TẬP ĐOÀN

ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

Số: 333/QĐ-EVN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập -Tự do- Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 9 tháng 3 năm 2020

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy định về công tác Văn phòng

trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam

TỔNG GIÁM ĐỐC TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 26/2018/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2018 của Chính phủ về Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn Điện lực Việt Nam;

Căn cứ Nghị quyết số 06/NQ-HĐTV, ngày 08 tháng 01 năm 2020 của Hội đồng thành viên EVN về thông qua Quy định về công tác văn phòng trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;

Theo đề nghị của ông Chánh Văn phòng và ông Trưởng Ban Pháp chế Tập đoàn Điện lực Việt Nam,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định về công tác văn phòng trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam”.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký, thay thế Quyết định số 599/QĐ-EVN ngày 17/5/2018 của Tổng Giám đốc Tập đoàn Điện lực Việt Nam về việc ban hành Quy định về công tác Văn phòng trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam; các quy định khác có liên quan do Tập đoàn Điện lực Việt Nam ban hành trước đây trái với Quyết định này đều bãi bỏ.
Điều 3.
Các Phó Tổng Giám đốc EVN, các Trưởng Ban thuộc Hội đồng thành viên EVN, Chánh Văn phòng, Trưởng các Ban chức năng Cơ quan EVN, Thủ trưởng các Đơn vị trực thuộc EVN, các công ty con do EVN nắm giữ 100% vốn điều lệ; các Công ty TNHH MTV cấp III, Người đại diện phần vốn của EVN tại các công ty cổ phần, Người đại diện phần vốn của Công ty TNHH MTV cấp II tại các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần; các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:

- Như điều 3;

- HĐTV (để b/c);

- Các PTGĐ;

- KSV EVN;

- Công đoàn Điện lực Việt Nam;

- Đoàn thanh niên EVN;

- Các Ban/Văn phòng Cơ quan EVN;

- Các đơn vị thành viên và trực thuộc EVN;

- Các Đơn vị cấp III thuộc EVN;

- Lưu: VT, PC, VP.

TỔNG GIÁM ĐỐC

 

 

Trần Đình Nhân

TẬP ĐOÀN
ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập -Tự do- Hạnh phúc

QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

TRONG TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC QUỐC GIA VIỆT NAM

(Ban hành kèm theo Quyết định số:      /QĐ-EVN ngày     tháng 02 năm 2020

của Tổng Giám đốc Tập đoàn Điện lực Việt Nam)

Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy định này quy định về công tác văn thư, lưu trữ, quản lý, sử dụng con dấu, quản lý sử dụng văn phòng điện tử, chữ ký số, công tác bảo vệ bí mật trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam.
2. Đối tượng áp dụng:
Quy định này áp dụng đối với:
a) Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN);
b) Công ty con do EVN nắm giữ 100% vốn điều lệ (Công ty TNHH MTV cấp II);
c) Công ty con do Công ty TNHH MTV cấp II nắm giữ 100% vốn điều lệ (Công ty TNHH MTV cấp III);
d) Người đại diện phần vốn của EVN, Người đại diện phần vốn của Công ty TNHH MTV cấp II tại các công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần (sau đây gọi tắt là Người đại diện);
e) Các tổ chức, cá nhân có liên quan.
Điều 2. Giải thích từ ngữ và các chữ viết tắt
1. Lãnh đạo EVN/Đơn vị, gồm:
a) Tại EVN là: Chủ tịch HĐTV, các Thành viên HĐTV, Tổng giám đốc EVN, các Phó Tổng giám đốc EVN;
b) Tại các Đơn vị cấp II là: Chủ tịch HĐTV, các Thành viên HĐTV, Tổng giám đốc/Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc/Phó Giám đốc;
c) Tại các Đơn vị cấp III là: Chủ tịch Công ty, chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc/Giám đốc, Phó Tổng giám đốc/Phó giám đốc;
d) Tại các Đơn vị trực thuộc EVN, Đơn vị cấp II, cấp III là: Giám đốc, Phó Giám đốc và các chức danh tương đương.
2. EVN: Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
3. HĐTV: Hội đồng thành viên EVN.
4. Người đứng đầu EVN/ Đơn vị: Người được cử/bổ nhiệm giữ chức vụ cao nhất trong việc quản lý/điều hành cơ quan/đơn vị. Tại EVN và các đơn vị có Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị/Chủ tịch công ty thì Người đứng đầu đơn vị là Chủ tịch Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị, Chủ tịch Tổng công ty/Công ty. Đối với các đơn vị không có Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị hoặc Chủ tịch thì Tổng giám đốc/Giám đốc hoặc tương đương là Người đứng đầu đơn vị.
5. Ban: Được dùng để chỉ các Ban/Văn phòng của Cơ quan EVN và Ban Tổng hợp, Ban Kiểm toán nội bộ và Giám sát tài chính, Ban Chiến lược phát triển thuộc Hội đồng thành viên EVN. Các Ban/Phòng chức năng tham mưu của các Đơn vị thành viên, trực thuộc EVN theo quy định tại Khoản 6 điều này.
6. Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc EVN; các công ty TNHH MTV cấp II, công ty TNHH MTV cấp III;
7. Cơ quan EVN: Bộ máy quản lý điều hành và bộ máy giúp việc tại trụ sở chính của EVN.
8. Văn phòng: Gọi chung tên đơn vị Văn phòng, hoặc Phòng Tổ chức Hành chính (TCHC)/Phòng Tổng hợp (TH)/Phòng Hành chính và Lao động (HCLĐ) của các đơn vị thành viên theo mô hình tổ chức của EVN/Đơn vị.
9. CVP: Chánh Văn phòng hoặc Trưởng Phòng TCHC/HCLĐ/TH/HCLĐ.
10. PCVP: Phó Chánh Văn phòng/Phó Trưởng Phòng TCHC/HCLĐ/TH/HCLĐ.
11. CBCNV: Cán bộ, công nhân viên làm việc tại Cơ quan EVN/Đơn vị.
12. EVNICT: Công ty Viễn thông Điện lực và Công nghệ thông tin.
13. Thông điệp dữ liệu: Là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
14. Chữ ký số: Một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng mật mã không đối xứng, theo đó người có được dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
15. Chữ ký số hợp lệ: Chữ ký số đảm bảo an toàn được quy định tại Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 bao gồm:
a) Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
b) Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.
c). Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
16. Gửi, nhận văn bản điện tử: là việc sử dụng giải pháp, thiết bị công nghệ thông tin để gửi, nhận văn bản điện tử qua phần mềm văn phòng điện tử.
17. Hồ sơ điện tử: là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
18. Văn phòng điện tử: là ứng dụng công nghệ thông tin để chỉ đạo điều hành, quản lý văn bản, tạo lập hồ sơ công việc và tạo ra cơ sở dữ liệu điện tử trao đổi và xử lý văn bản qua môi trường mạng bao gồm: tiếp nhận, quản lý văn bản đến, tiến trình xử lý, phát hành văn bản đi, quản lý, lưu trữ hồ sơ công việc và báo cáo thống kê.
19. Lập hồ sơ điện tử: là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.
20. Tài liệu lưu trữ điện tử: là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
21. Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng là tổ chức thực hiện hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép. Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng là tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có cùng tính chất hoạt động hoặc mục đích công việc và được liên kết với nhau thông qua điều lệ hoạt động hoặc văn bản quy phạm pháp luật quy định cơ cấu tổ chức chung hoặc hình thức liên kết, hoạt động chung. Hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về dịch vụ chứng thực chữ ký số theo quy định của pháp luật.
22. Ký số: là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.
23. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử: là Hệ thống quản lý văn bản và điều hành có chức năng quản lý hồ sơ điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là Hệ thống).
24. Văn bản mật, tài liệu mật: được hiểu là các văn bản, tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan EVN/Đơn vị thuộc danh mục bí mật theo quy định hiện hành của Nhà nước, Bộ Công Thương và của EVN.
25. Cập nhật dữ liệu: là nhập mới, bổ sung, sửa đổi, hoàn thiện những trường thông tin theo yêu cầu của Hệ thống.
26. Văn bản số hóa từ văn bản giấy: là văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa.
27. Luật BVBMNN: Luật Bảo vệ bí mật nhà nước (Luật số 29/2018/QH14 ban hành ngày 15/11/2018).
Những từ ngữ, chữ viết tắt khác được hiểu và được giải nghĩa theo quy định trong Bộ Luật Dân sự, Luật Doanh nghiệp, Luật Lưu trữ, Luật giao dịch điện tử, các Nghị định, Thông tư, hướng dẫn và các văn bản pháp luật khác của nhà nước ban hành còn hiệu lực, trong Điều lệ tổ chức và hoạt động của EVN/Đơn vị các Quy chế quản lý nội bộ. Trong quy định này, mọi dẫn chiếu liên quan đến bất kỳ một văn bản quy phạm pháp luật nào sẽ bao gồm cả những văn bản sửa đổi hoặc văn bản thay thế của văn bản đó.
nhayHiện tại, Luật Doanh nghiệp năm 2014 đã hết hiệu lực, được thay thế bởi Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 năm 2020, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021.nhay

Điều 3. Quy định chung
1. Tất cả CBCNV của Cơ quan EVN/Đơn vị đều phải xử lý văn bản đi/đến và xử lý công việc theo chức năng, nhiệm vụ được giao hoàn toàn trên văn phòng điện tử (trừ văn bản ở các cấp độ mật).
2. Người có thẩm quyền tại EVN/Đơn vị ký số các văn bản của EVN/Đơn vị phát hành để chỉ đạo điều hành, trừ các văn bản bắt buộc ký bản giấy tại Phụ lục Quy định này.
3. Trường hợp xảy ra lỗi hệ thống, mất điện, mất đường truyền không thể truy cập để xử lý văn bản thì người dùng phải thông báo kịp thời với bộ phận CNTT xử lý, khắc phục lỗi. Nếu văn bản thuộc loại khẩn, phải báo cáo người có thẩm quyền để xin ý kiến chỉ đạo trực tiếp bằng bản giấy.
4. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước/ngành Công Thương, UBQLVNN tại doanh nghiệp, mật EVN/Đơn vị (sau đây gọi tắt là tài liệu mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và theo Quy định này.
5. Tất cả văn bản đến (trừ văn bản ở các cấp độ mật) ngoài hệ thống văn phòng điện tử, Văn phòng cơ quan EVN/Đơn vị tiếp nhận, số hóa, cập nhật các thông tin vào các trường dữ liệu và chuyển vào hệ thống văn phòng điện tử.
6. Văn bản đến và đi trên hệ thống văn phòng điện tử có xác thực tính toàn vẹn về nội dung là tài liệu có giá trị pháp lý lưu hành trên môi trường điện tử trong toàn Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam. Ban/phòng/cá nhân liên quan tiếp nhận các văn bản được người có thẩm quyền giao hoặc phân công xử lý trên văn phòng điện tử để triển khai thực hiện.
7. Các ý kiến chỉ đạo hoặc thông tin trao đổi qua hòm thư điện tử do cơ quan tạo lập cho cá nhân, đều có giá trị pháp lý trong nội bộ cơ quan EVN/Đơn vị để thực hiện.
8. Phương thức gửi nhận các văn bản điện tử dạng khẩn: tự động được gửi vào email hoặc tin nhắn đến người được giao chủ trì giải quyết bằng chức năng của phần mềm.
9. Văn bản đến trình Lãnh đạo EVN/Đơn vị để xin ý kiến chỉ đạo/phân phối, sau khi Lãnh đạo EVN/Đơn vị cho ý kiến chỉ đạo hoặc phân xử lý văn bản tới các Ban/phòng/cá nhân thì nội dung này được chuyển thành công việc (trong một văn bản có thể có một hoặc nhiều công việc).
10. Thời hạn giải quyết văn bản:
a) Mặc định là 15 ngày làm việc và được tính từ khi văn bản được chuyển đến tài khoản của lãnh đạo Ban/Đơn vị chủ trì xử lý, trừ trường hợp yêu cầu tiến độ công việc cụ thể;
b) Đối với các văn bản có thời hạn giải quyết cụ thể thì sẽ được lãnh đạo EVN/Đơn vị và lãnh đạo Ban/Phòng xác định thời gian xử lý tương ứng;
c) Đối với các văn bản có thời hạn giải quyết chậm hơn so với quy định, cần có giải trình cụ thể lý do và phải được lãnh đạo Đơn vị/Ban/Văn phòng giao nhiệm vụ chấp thuận.
11. Công việc hoàn thành:
a) Công việc của Ban/Văn phòng hoặc Chuyên viên/nhân viên chủ trì được coi là đã hoàn thành khi đáp ứng đủ một trong các điều kiện sau:
- Văn bản đã được Người có thẩm quyền ký duyệt và văn thư Cơ quan EVN/Đơn vị cấp số, phát hành theo quy định (đối với văn bản lấy số);
- Các nhiệm vụ công việc được giao hoàn thành đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng hiệu quả, đúng quy định và được lãnh đạo Ban/Văn phòng đồng ý về nội dung đề xuất (đối với nhiệm vụ công việc được giao nội bộ).
b) Người chủ trì của Ban/Văn phòng/Phòng được giao chủ trì có trách nhiệm lập hồ sơ công việc và xác thực về kết quả hoàn thành công việc được giao trên hệ thống văn phòng điện tử.
12. Nguyên tắc công nhận kết quả hoàn thành công việc:
a) Lãnh đạo EVN/Đơn vị công nhận kết quả hoàn thành công việc của Ban/phòng;
b) Lãnh đạo Ban/Văn phòng công nhận kết quả hoàn thành công việc của CBCNV thuộc phạm vi, lĩnh vực công việc được phân công phụ trách. Có trách nhiệm chỉ đạo việc lập hồ sơ công việc điện tử (và hồ sơ giấy nếu có), giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
13. Tất cả lãnh đạo và CBCNV chịu trách nhiệm bảo mật tài khoản sử dụng văn phòng điện tử của cá nhân được cung cấp, chịu trách nhiệm đối với các tác nghiệp bằng tài khoản văn phòng điện tử của cá nhân. Các tác nghiệp trên hệ thống văn phòng điện tử phải được lưu vết chi tiết toàn bộ quá trình xử lý.
14. Văn phòng Cơ quan EVN/Đơn vị theo dõi, đôn đốc quá trình giải quyết công việc của các Ban/Phòng, định kỳ thống kê tình hình giải quyết công việc trong tuần/tháng và tổ chức đánh giá nhiệm vụ hoàn thành công việc bằng chức năng của hệ thống.
Chương II
QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ,
CHỮ KÝ SỐ VÀ VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TRONG EVN
Mục I
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều 4. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi
1. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào hệ thống.
2. Trong năm, số ký hiệu của một văn bản đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan, tổ chức.
3. Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng.
4. Văn bản (đã được cấp có thẩm quyền ký) phải được cấp số phát hành trong vòng 01 giờ của ngày làm việc kể từ khi được chuyển đến văn thư cơ quan. Các loại văn bản đi khẩn phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được người có thẩm quyền ký.
5. Hình thức văn bản: EVN/Đơn vị có thẩm quyền ban hành các loại văn bản hành chính như sau: Nghị quyết, quyết định, quy chế, quy định, quy trình, thông cáo, chỉ thị (cá biệt), công văn, công điện, chương trình, kế hoạch, hướng dẫn, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, thông báo, hợp đồng, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, thư công.
6. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo quy định, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam và quy định của pháp luật có liên quan.
7. Một số yêu cầu về thể thức văn bản điện tử (quy định đối với phần mềm quản lý văn bản của EVN):
a) Vùng số ký hiệu bắt buộc phải có chữ “Số:” để hệ thống nhận dạng và cấp số ký hiệu;
b) Vùng địa danh, ngày tháng năm bắt buộc phải có chữ “ngày” để hệ thống nhận dạng và cấp địa danh, ngày tháng năm;
c) Khi kết thúc nội dung văn bản bắt buộc phải có ký hiệu “”: để hệ thống sẽ nhận dạng và chèn chữ ký nháy vào sau ký hiệu “” (nếu có nhiều người ký nháy sẽ lần lượt chèn vào vị trí tiếp theo);
d) Vùng thông tin ký của lãnh đạo bắt buộc phải có đầy đủ “Tên người ký” để hệ thống nhận dạng và chèn chữ ký có dấu vào vị trí bên trên tên người ký. Khoảng cách tối thiểu giữa tên người ký và chức danh người ký là 07 dòng đơn;
e) Văn bản ký số không bắt buộc phải điền số ký hiệu, ngày tháng năm vào các phụ lục kèm theo. Ngoại trừ các bản được văn thư in ra đóng dấu để lưu và gửi cho các đơn vị/cá nhân không kết nối văn phòng điện tử của EVN.
Điều 5. Soạn thảo văn bản
Cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
1. Xác định hình thức, thể loại, nội dung và độ mật, độ khẩn (nếu có) của văn bản cần soạn thảo dự thảo.
2. Thu thập và xử lý thông tin có liên quan đến nội dung văn bản cần dự thảo.
3. Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo EVN/Đơn vị, tổ chức tham khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan để xin ý kiến chỉ đạo/góp ý và hoàn chỉnh bản dự thảo.
4. Ghi rõ thành phần tại mục nơi nhận của văn bản là (bản giấy) nếu văn bản gửi cho đơn vị/người nhận bên ngoài hoặc không có kết nối gửi/nhận văn bản điện tử với EVN/Đơn vị, các trường hợp khác mặc định sẽ thực hiện gửi nhận hoàn toàn văn bản điện tử mà không cần gửi văn bản giấy.
5. Khi soạn thảo, ban hành Nghị quyết, Quyết định thuộc thẩm quyền của HĐTV EVN phải đồng thời gửi báo cáo Ủy ban quản lý vốn nhà nước tại doanh nghiệp.
6. Đưa dự thảo văn bản vào Hệ thống; cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 4, 6, 9, 10 , 12, 13, 14.2, 15, 16, 17 Phụ lục II Quy định này (Tên loại văn bản; ký hiệu văn bản; trích yếu nội dung; ngôn ngữ; ghi chú; chức vụ, họ tên người ký; tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản; mức độ khẩn; số lượng bản phát hành; hạn trả lời văn bản).
Việc cập nhật số của văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số trang văn bản; mã định danh cơ quan, tổ chức nhận văn bản vào các Trường thông tin số 5, 7, 8, 11 , 14.1 Phụ lục II Quy định này (Số của văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số trang của văn bản; mã định danh của cơ quan, tổ chức nhận văn bản) được thực hiện bằng chức năng của hệ thống.
Điều 6. Duyệt dự thảo văn bản, kiểm tra văn bản trước khi trình ký
1. Lãnh đạo Ban/Văn phòng/Phòng chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra, chịu trách nhiệm toàn bộ về nội dung, cơ sở pháp lý của văn bản, đồng thời phải ký tắt vào văn bản và các phụ lục liên quan đến tài chính (nếu có) đối với văn bản giấy. Đối với văn bản ký số cần ký nháy vào phụ lục thì phải đưa phụ lục vào cùng file nội dung văn bản ký.
2. Bộ phận thư ký/giúp việc có trách nhiệm kiểm tra sự phù hợp về thể thức của văn bản trước khi trình người có thẩm quyền ký duyệt. Trường hợp phát hiện có sai sót, bộ phận thư ký/giúp việc cơ quan EVN/Đơn vị thông báo cho Ban/Phòng/đơn vị chủ trì soạn thảo để sửa đổi, bổ sung đúng quy định.
Điều 7. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật, điều lệ tổ chức và hoạt động; quy chế/quy định làm việc; quy chế phân cấp hoặc uỷ quyền của
người có thẩm quyền và quy định tại Khoản 3, Điều 38 Quy định này.
2. Các văn bản điện tử sử dụng chữ ký số hợp lệ luân chuyển trên hệ thống văn phòng điện tử là tài liệu điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy trong toàn EVN.
3. Lãnh đạo EVN/Đơn vị, Lãnh đạo Ban/Văn phòng/Phòng được cấp chữ ký số có trách nhiệm ký chữ ký mẫu để đưa vào hệ thống văn phòng điện tử.
4. Trường hợp cần bổ sung, hiệu chỉnh văn bản đã được người có thẩm quyền ký nhưng chưa phát hành, Ban/Văn phòng/Phòng chủ trì có trách nhiệm báo cáo giải trình lại người có thẩm quyền đã ký văn bản để xin ý kiến chỉ đạo.
5. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản giấy.
6. Trong trường hợp quyết định không ghi cụ thể ngày hiệu lực thì Quyết định đó có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 8. Phát hành văn bản
1. Phát hành văn bản điện tử
a) Sau khi người có thẩm quyền ký số trên văn bản điện tử theo quy định, hệ thống tự động chuyển văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản;
b) Văn thư cơ quan: cấp số, ngày, tháng, năm vào văn bản bằng chức năng của hệ thống; in và đóng dấu của cơ quan, tổ chức (quy định tại Khoản 4, Điều 9 Quy định này) để lưu tại văn thư 01 bản và in số lượng bản giấy phải phát hành đến các đối tượng quy định tại Khoản 1, Điều 9 Quy định này; ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điều 23 Quy định này và phát hành văn bản điện tử. Các phụ lục đính kèm (gắn liền hoặc tách rời) với văn bản ký số khi phát hành được xem như là một phần của văn bản và có giá trị pháp lý trên văn phòng điện tử.
2. Phát hành văn bản số hóa từ bản giấy
Các văn bản đã được người có thẩm quyền ký (đối với danh mục văn bản không ký số), người soạn thảo có trách nhiệm nhập/cập nhật các thông tin vào hệ thống và chuyển bản gốc cho Văn thư cơ quan. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ kiểm tra các trường thông tin, cấp số, thực hiện số hóa văn bản giấy theo quy định tại điểm d, khoản 6, Điều 17 Quy định này, ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại điểm e, khoản 6, Điều 17 Quy định này và phát hành văn bản số hóa.
3. Lưu văn bản điện tử trong Hệ thống.
Điều 9. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật
1. Đối tượng nhận văn bản giấy
a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử (các đơn vị ngoài EVN hoặc đơn vị không kết nối gửi nhận văn bản điện tử);
b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật.
2. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo. Không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng.
3. Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước, của EVN và các văn bản khác có liên quan.
4. Đóng dấu cơ quan
a) Dấu đóng lên văn bản giấy có chữ ký, thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng màu mực dấu theo đúng quy định;
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo (việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên EVN/Đơn vị hoặc tên của phụ lục;
d) Đóng dấu giáp lai (việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang).
5. Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ;
b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước, Quy định này và các văn bản hiện hành khác có liên quan;
c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm c, khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Điều 10. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi văn bản đi
1. Văn thư cơ quan cần lựa chọn bì thư, hoàn thiện địa chỉ, đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì thư theo yêu cầu của Ban/Phòng ban hành văn bản (nếu có). Ban/Phòng phát hành chịu trách nhiệm cung cấp địa chỉ nơi nhận văn bản giấy.
2. Chuyển phát văn bản đi (loại văn bản phải gửi bản giấy)
a) Những văn bản đã thực hiện đầy đủ các thủ tục hành chính (cấp số, dấu, scan, ký số) phải được phát hành ngay qua văn phòng điện tử đồng thời gửi chuyển phát ngay trong ngày văn bản giấy đến nơi nhận không kết nối liên thông điện tử;
b) Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính;
c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ.
3. Chuyển phát văn bản trong nội bộ cơ quan EVN/Đơn vị: không gửi bản giấy trong nội bộ cơ quan EVN/Đơn vị, trừ một số loại văn bản theo quy định.
4. Gửi chuyển phát nhanh văn bản, tài liệu ra nước ngoài phải có ý kiến phê duyệt bằng văn bản của Thủ trưởng cơ quan.
5. Chuyển phát văn bản Mật được thực hiện theo Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ và Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an, các văn bản sửa đổi bổ sung thay thế sau này và Quy định này. Các loại văn bản mật, Ban/Phòng (hoặc người) phát hành phải trực tiếp cho vào bì, dán kín, ghi số công văn và ngày tháng ban hành văn bản ra ngoài bì, ghi rõ địa chỉ người nhận văn bản đó và đề nghị văn thư cơ quan gửi theo chế độ tài liệu mật.
6. Các trường hợp văn bản thuộc diện khẩn hoặc theo yêu cầu cần chuyển gấp của người có thẩm quyền, các Ban/Phòng/cá nhân soạn thảo văn bản đó phải chịu trách nhiệm fax/mail (đối với đơn vị không trong phạm vi kết nối văn phòng điện tử của EVN/Đơn vị) và thông báo cho đơn vị/người nhận để biết trước nội dung làm việc.
7. Trường hợp đặc biệt, nếu cần nhận văn bản trực tiếp, người nhận văn bản phải có giấy giới thiệu và phải được người có thẩm quyền (CVP/PCVP) đồng ý trước khi ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản đi của văn thư cơ quan.
8. Văn thư cơ quan có trách nhiệm gửi phát hành tất cả các loại văn bản do cơ quan EVN/Đơn vị ban hành. Để đảm bảo cho văn bản gửi đi được chính xác, đầy đủ, kịp thời và đúng địa chỉ, trong quá trình gửi đi, người được phân công phải có nhiệm vụ kiểm tra lại tổng thể văn bản như: số, ký hiệu, ngày tháng năm, dấu, nơi nhận văn bản và hoàn thiện địa chỉ gửi nơi nhận.
Những văn bản bưu điện trả lại (do không có người nhận, thay đổi địa chỉ,…) phải liên hệ ngay với Ban/Phòng đầu mối soạn thảo phát hành văn bản đó để tra soát hoàn thiện ngay địa chỉ, gửi lại và ghi chú vào sổ gửi văn bản đi để kiểm tra, xác minh khi cần thiết. Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo lãnh đạo xem xét, giải quyết.
9. Để thu hồi văn bản đã phát hành, Ban/Văn phòng chủ trì phải trình phát hành văn bản khác để thu hồi (trong văn bản phải ghi rõ văn bản này thay thế cho văn bản số…. ngày, tháng, năm về việc….) theo chỉ đạo của người ký văn bản hoặc cấp trên của người ký văn bản. Hệ thống VPĐT cho phép VP chuyển văn bản thu hồi về đơn vị chủ trì đã nhận văn bản và đánh dấu văn bản đã được thu hồi trên hệ thống để nhận biết.
10. Việc gửi/nhận văn bản điện tử đến Chính phủ/Bộ/ngành thực hiện theo quy định tại Quyết định 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
Điều 11. Lưu văn bản đi
1. Đối với văn bản giấy: Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan EVN/Đơn vị có chữ ký trực tiếp, chữ ký tắt của người có thẩm quyền; 01 (một) bản chính lưu tại hồ sơ công việc của người được giao nhiệm vụ theo dõi, giải quyết công việc đó.
a) Các loại hợp đồng/biên bản nghiệm thu/thanh lý được cơ quan EVN/Đơn vị ký kết với đối tác trong và ngoài nước đều phải được văn thư cơ quan cấp số, đóng dấu và lưu trữ 01 bản tại văn thư cơ quan theo quy định của pháp luật;
b) Các văn bản, tài liệu phát sinh trong quá trình giải quyết công việc thực tiễn của các Ban/Phòng (biên bản, tờ trình, phiếu trình, phiếu xin ý kiến, các chứng từ, biên nhận...) có liên quan đều phải thực hiện lưu trữ vào hồ sơ công việc theo quy định.
2. Đối với văn bản điện tử: Khi phát hành trên hệ thống văn phòng điện tử, Văn thư EVN/Đơn vị phải in 01 bản đầy đủ cả các phụ lục đính kèm để đóng dấu lưu trữ tại văn thư theo quy định.
3. Tập lưu văn bản tại văn thư cơ quan EVN/Đơn vị phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký trong sổ đăng ký văn bản đi trên văn phòng điện tử; viết bìa hồ sơ, biên mục hoàn thiện hồ sơ và định kỳ (3 tháng) phải giao nộp cho lưu trữ cơ quan lưu theo quy định (có biên bản giao nhận).
4. Việc cấp số, nhân bản, gửi phát hành, lưu trữ, bảo quản và sử dụng bản lưu có đóng dấu độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật.
5. Bộ phận Văn thư - Lưu trữ cơ quan EVN/Đơn vị có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại cơ quan theo quy định của pháp luật và EVN.
Điều 12. Bản sao văn bản
1. Việc sao các văn bản do Người đứng đầu EVN/Đơn vị quyết định hoặc ủy quyền cho LĐVP/LĐPHC (trừ những văn bản có đóng dấu mật, tối mật, tuyệt mật thực hiện theo quy định của Nhà nước và EVN về quản lý công văn, tài liệu mật).
2. EVN/Đơn vị chỉ được ký sao y bản chính các văn bản do EVN/đơn vị mình ban hành hoặc ký kết. Đơn vị/Ban/Phòng/cá nhân khi trình ký sao y bản chính, phải xuất trình bản gốc để đối chiếu.
3. Hình thức sao văn bản bao gồm: sao y bản chính, trích sao và sao lục. Thể thức bản sao gồm tên cơ quan; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; họ tên và chữ ký của người ký sao; dấu của cơ quan. nơi nhận.
4. Các bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản (bản copy) chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
Những ý kiến bút phê ghi bên lề văn bản chỉ sử dụng trong nội bộ cơ quan EVN/Đơn vị (không được sao chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan EVN/Đơn vị). Trường hợp những ý kiến ghi bên lề văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác hay phát biểu chính thức với cơ quan, cá nhân ngoài cơ quan EVN/Đơn vị các Ban/Phòng đầu mối được giao xử lý có nhiệm vụ thể chế hoá bằng văn bản hành chính trình người có thẩm quyền ký, đóng dấu để giao dịch.
6. Bản sao định dạng giấy của văn bản điện tử:
a) Bản sao y văn bản điện tử định dạng giấy phải có thông tin chỉ rõ văn bản này được “Sao y bản gốc văn bản điện tử”;
b) Bản trích sao văn bản điện tử định dạng giấy phải có thông tin chỉ rõ văn bản này được “Trích sao văn bản gốc văn bản điện tử”;
c) Bản sao lục định dạng giấy từ văn bản số hóa đã được xác thực phải có thông tin chỉ rõ văn bản này được “Sao lục văn bản số hóa”.
Điều 13. Văn bản nội bộ
Các loại văn bản trình/trao đổi trong nội bộ cơ quan EVN/Đơn vị áp dụng chữ ký số, cụ thể:
1. Các tờ trình xin phê duyệt chủ trương (mua sắm trang bị công cụ, dụng cụ, vé máy bay, tiếp khách, đi công tác, kiểm tra hướng dẫn, hội nghị, hội thảo, tập huấn,....); các văn bản trao đổi, xin ý kiến nội bộ, trả lời ý kiến; giấy đi đường, giấy đăng ký xe đi công tác, thẻ taxi, đăng ký văn phòng phẩm, xin nghỉ phép/nghỉ ốm, bảng chấm công, chấm điểm thành tích... sau khi được phê duyệt ký số có giá trị pháp lý như văn bản trình ký/phê duyệt trực tiếp trên văn bản giấy và được công nhận là thành phần tài liệu hợp lệ trong bộ hồ sơ thanh toán của cơ quan EVN/Đơn vị.
2. Ý kiến phê duyệt (kèm chữ ký) của người có thẩm quyền đối với các nội dung văn bản tại Khoản 1 Điều này được hiển thị trực quan trên văn bản tại vị trí người soạn thảo đã xác định sẵn theo đúng mẫu quy định.
3. Văn bản nội bộ có hiệu lực từ khi người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
4. Đơn vị vận hành hệ thống CNTT có trách nhiệm đảm bảo toàn vẹn dữ liệu, liên kết giữa các yêu cầu tại khoản 1 Điều này để thuận tiện cho công tác tìm kiếm, trích xuất thống kê báo cáo.
Mục II
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 14. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến
1. Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào hệ thống văn phòng điện tử.
2. Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đến của cơ quan, tổ chức.
3. Tất cả văn bản đến cơ quan EVN/Đơn vị phải được quản lý tập trung, thống nhất tại Văn thư cơ quan EVN/Đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và đưa file vào hệ thống, (trừ những loại văn bản có dấu chỉ các mức độ Mật, các đơn, thư tố cáo được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và Quy định này). Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư cơ quan EVN/Đơn vị hoặc không qua hệ thống Văn phòng điện tử của EVN/Đơn vị thì các Ban/Phòng, cá nhân liên quan không có trách nhiệm giải quyết.
4. Văn bản đến ngày nào phải được chuyển giao trong ngày đó, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: "Hỏa tốc", "Thượng khẩn", "Khẩn" (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay qua văn phòng điện tử sau khi nhận được.
5. Giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định.
6. Văn thư cơ quan EVN/Đơn vị lưu tập trung văn bản đến trong một năm tại văn thư cơ quan (trừ các loại văn bản ở các cấp độ mật hoặc các văn bản theo danh mục sẽ chuyển cho Ban/phòng/cá nhân được giao chủ trì để lưu và lập hồ sơ công việc). Người được giao chủ trì chịu trách nhiệm lập hoàn thiện hồ sơ lưu trữ theo quy định.
Điều 15. Tiếp nhận văn bản giấy đến
1. Văn thư cơ quan (hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản ngoài giờ hành chính, ngày nghỉ, ngày lễ) được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong, các cấp độ khẩn, mật (nếu có) v.v... Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không nguyên vẹn hoặc chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo ngay cho người có trách nhiệm và kèm theo ký xác nhận của người chuyển giao văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax, Văn thư cơ quan phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, các phụ lục kèm theo v.v... trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi. Các hồ sơ dự thầu/đơn thư cần ghi thêm thời gian tiếp nhận hồ sơ.
Đối với các văn bản có đóng dấu chỉ các cấp độ: mật, khẩn, thượng khẩn, hoả tốc, hỏa tốc hẹn giờ phải trình người có thẩm quyền ngay sau khi nhận được văn bản. Nếu các văn bản này gửi đến cơ quan EVN/Đơn vị ngoài giờ hành chính, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản ngoài giờ của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, ký nhận và bảo quản cẩn mật trong tủ sắt có khóa đồng thời phải gọi điện báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm để giải quyết kịp thời; Các loại văn bản khác đảm bảo an toàn thông tin và bàn giao lại cho văn thư cơ quan vào đầu giờ làm việc của ngày hôm sau.
2. Văn bản đến được phân loại sơ bộ thành 3 loại:
a) Loại cần đăng ký vào văn phòng điện tử:
Các văn bản giấy/fax đến cơ quan EVN/Đơn vị đều phải được người nhận/nơi nhận chuyển về Văn thư cơ quan EVN/Đơn vị để đăng ký quản lý tập trung theo đúng quy định của pháp luật.
b) Loại bì thư có ký hiệu về độ mật:
Các bì văn bản mật có dấu"TUYỆT MẬT", "TỐI MẬT", "MẬT" hoặc có ký hiệu bằng chữ: A, B, C và đóng dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì" thì văn thư cơ quan đăng ký số ngoài bì vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi riêng, có thể đăng ký vào văn phòng điện tử để quản lý nhưng không đính kèm file văn bản, đối với loại văn bản “TUYỆT MÂT” và “TỐI MẬT” không được ghi trích yếu văn bản.Văn thư không được bóc bì mà phải chuyển giao đến người có tên trên bì hoặc người được giao trách nhiệm (CVP/người được ủy quyền), ký sổ giao nhận. Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ, các sửa đổi bổ sung thay thế sau này và Quy định này.
Trường hợp bì thư mật có dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì” và/hoặc ghi tên riêng, Văn thư cơ quan EVN/Đơn vị vào sổ và chuyển giao ngay đến tên người nhận hoặc Bộ phận thư ký/giúp việc để ký sổ giao nhận “Tài liệu mật đến”.
Tiếp nhận, chuyển giao, xử lý và hoàn trả điện mật từ Văn phòng Trung ương Đảng: các loại điện mật của Văn phòng Trung ương Đảng, sau khi trình người có thẩm quyền để chỉ đạo giải quyết, phải tiến hành thu hồi bản chính để giao nộp trả lại cho Văn phòng Trung ương Đảng theo quy định số 06/QĐ-VPTW ngày 01/6/2017 của Văn phòng Ban chấp hành TW về việc quy định chế độ sử dụng và quản lý điện mật của các cơ quan TW.
c) Loại vào sổ chuyển nhưng không bóc bì:
Gồm các bì thư ghi tên riêng của lãnh đạo thư cá nhân, bì thư ghi tên Ban/Phòng…được gửi đến cơ quan EVN/Đơn vị.
Những văn bản đến gửi đích danh người/phòng ban/tổ chức nhận nhưng có nội dung liên quan đến công việc đều phải chuyển lại văn thư cơ quan EVN/Đơn vị để đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến vào văn phòng điện tử theo quy định.
3. Đối với các văn bản được quy định ở điểm a, khoản 2 Điều này: Văn thư cơ quan kiểm tra tiếp nhận và làm thủ tục đăng ký văn bản vào văn phòng điện tử. Khi bóc bì phải thực hiện theo hướng dẫn sau:
a) Những bì có đóng các dấu độ khẩn, thượng khẩn... cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;
b) Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản; địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần kiểm tra lại bì tránh để sót văn bản;
c) Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót, phải thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;
d) Nếu văn bản gửi đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu bì với phiếu gửi; khi nhận xong phải ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
e) Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh hoặc đối chiếu khi xử lý thì phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
Điều 16. Tiếp nhận văn bản điện tử đến
1. Văn thư kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
2. Văn thư kiểm tra nội dung văn bản, các phụ lục kèm theo để phát hiện kịp thời các sai sót như: văn bản gửi nhầm địa chỉ, số hóa nhầm hoặc thiếu nội dung văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo và hoàn trả qua hệ thống cho nơi gửi (kèm ghi chú rõ lý do trả lại).
Điều 17. Đăng ký văn bản đến
1. Đối với các văn bản điện tử và văn bản giấy, sau khi kiểm tra văn bản, nếu không phát hiện sai sót, văn thư tiến hành đăng ký tiếp nhận văn bản vào Hệ thống văn phòng điện tử.
2. Trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kết nối, liên thông trong việc gửi, nhận văn bản điện tử qua trục liên thông văn bản quốc gia, văn thư cơ quan kiểm tra, cập nhật vào hệ thống các Trường thông tin số 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 , 12, 15, 16 Phụ lục I Quy định này.
3. Cấu trúc và định dạng của các trường thông tin theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông và Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
4. Số đến, thời gian đến (trường thông tin số 13, 14 Phụ lục I Quy định này) được tự động cập nhật và lưu trong Hệ thống.
5. Đối với văn bản giấy được, văn thư đóng dấu "ĐẾN" (Mẫu dấu đến được quy định tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ nội vụ) vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống dưới địa danh và ngày, tháng, năm văn bản kể cả văn bản Fax (trừ hoá đơn, chứng từ kế toán).
6. Số hóa văn bản đến từ văn bản giấy
Đối với văn bản giấy được quy định ở Điểm a, Khoản 2, Điều 15:
a) Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến định dạng giấy, ký số của cơ quan tổ chức theo quy định tại Điểm e Khoản này. Việc số hóa tài liệu gửi kèm văn bản có định dạng giấy căn cứ vào yêu cầu quản lý, thực tiễn hoạt động do cơ quan, tổ chức quy định;
b) Cấu trúc và định dạng của các trường thông tin theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông và Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
c) Số đến, thời gian đến được lưu trong Hệ thống;
d) Tiêu chuẩn số hóa tài liệu:
- Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
- Ảnh màu;
- Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;
- Tỷ lệ số hóa: 100%.
e) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa trên văn bản số hóa để xử lý công việc trong Hệ thống:
- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản;
- Thông tin: Tên cơ quan, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Điều 18. Trình, chuyển giao, xử lý văn bản đến
1. Việc luân chuyển văn bản đến trong cơ quan EVN/Đơn vị phải thực hiện trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Các Ban/Phòng/cá nhân phải thường xuyên kiểm tra hệ thống văn phòng điện tử để kịp thời xử lý văn bản đến và lập hồ sơ điện tử theo quy định.
2. Các văn bản gửi đến cơ quan EVN/Đơn vị từ Ban Bí thư, Ban Đảng, Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ sẽ trình Chủ tịch HĐTV/Chủ tịch Công ty; Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Bộ Công an, Bộ Công Thương, Thanh tra Chính phủ, Uỷ ban quản lý vốn Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc cấp trên tương đương thì trên cơ sở thẩm quyền, phân cấp hiện hành của EVN/Đơn vị, Văn phòng EVN/Đơn vị sẽ trình Chủ tịch HĐTV (Đơn vị có HĐTV), Chủ tịch Công ty hoặc TGĐ EVN/TGĐ/Giám đốc Đơn vị qua văn phòng điện tử (trừ văn bản mật). Đối với các văn bản quan trọng liên quan đến việc điều hành, Văn phòng EVN/Đơn vị gửi TGĐ và đồng thời chuyển Ban TH-HĐTV để báo cáo Chủ tịch/Thành viên HĐTV (Đơn vị có HĐTV).
3. Trường hợp hoạt động của HĐTV các Tổng công ty có đặc thù hoặc theo yêu cầu của công tác quản lý điều hành, HĐTV các Tổng công ty ban hành Nghị quyết để quy định đối với văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của HĐTV Tổng công ty theo đặc thù hoặc yêu cầu quản lý điều hành, trên cơ sở tuân thủ các quy định của pháp luật.
4. Trường hợp văn bản giấy chuyển đến nhầm địa chỉ, chức năng, người nhận có trách nhiệm chuyển trả lại ngay cho văn thư cơ quan EVN/Đơn vị để chuyển đúng địa chỉ; không được chuyển trực tiếp cho Ban/Phòng khác.
Trường hợp văn bản điện tử chuyển đến nhầm địa chỉ, chức năng, người nhận có trách nhiệm báo lại ngay cho người đã phân phối văn bản (văn thư hoặc Lãnh đạo) để chuyển đúng địa chỉ.
5. Người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến; cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin số 17, 18, 19 Phụ lục I Quy định này. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phải xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp, thời hạn giải quyết văn bản và ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết.
6. Lãnh đạo cơ quan có thể trực tiếp xử lý văn bản hoặc có thể chuyển cho Lãnh đạo ngang cấp để chỉ đạo theo đúng phân công nhiệm vụ hoặc trình Lãnh đạo cấp trên (trong cùng đơn vị) để báo cáo xin ý kiến chỉ đạo.
7. Ban/Phòng/cá nhân tiếp nhận công việc kèm theo văn bản (trên văn phòng điện tử hoặc bản giấy đối với văn bản theo danh mục) để nghiên cứu triển khai thực hiện và lập hồ sơ công việc theo quy định. Các Ban/Phòng/cá nhân phối hợp chỉ nhận văn bản trên hệ thống văn phòng điện tử (file pdf hoặc bản chữ ký số).
8. Việc giao nhận văn bản giấy trong cơ quan EVN/Đơn vị phải được thể hiện trên sổ giao nhận và có ký nhận.
Điều 19. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công việc
1. Căn cứ nội dung của văn bản đến, lãnh đạo EVN/Đơn vị giao cho một Ban/Phòng hoặc một cá nhân giải quyết. Đối với vấn đề phức tạp có thể giao nhiều Ban/Phòng phối hợp giải quyết nhưng phải có Ban/Phòng chủ trì và giải quyết. Ban/Phòng/cá nhân chủ trì có trách nhiệm lập hồ sơ công việc điện tử (và hồ sơ giấy nếu có) theo đúng quy định; các Ban/Phòng/cá nhân phối hợp có trách nhiệm gửi ý kiến đúng thời gian quy định (trong trường hợp hết thời hạn trả lời mà Ban/Phòng/cá nhân phối hợp không gửi ý kiến thì coi như đồng ý và phải cùng chịu trách nhiệm về phần nội dung xin ý kiến mà Ban/Phòng/cá nhân chủ trì soạn thảo phát hành).
2. CVP EVN/Đơn vị (hoặc người được ủy quyền) thực hiện những công việc sau:
a) Xem xét toàn bộ văn bản đến, căn cứ vào Quy chế/Quy định làm việc, phân công nhiệm vụ trong lãnh đạo đơn vị và chức năng nhiệm vụ của các Ban/Phòng để chuyển phân phối văn bản đến trên văn phòng điện tử;
b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công việc của các Ban/Phòng, cá nhân và các đơn vị theo thời hạn quy định.
3. Ban TH có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các Ban/Đơn vị trong thực hiện chỉ đạo của HĐTV, Chủ tịch HĐTV, các Thành viên HĐTV.
4. Lãnh đạo Ban/Phòng có trách nhiệm truy cập hệ thống văn phòng điện tử để tiếp nhận và chỉ đạo, phân công, theo dõi, đôn đốc giải quyết công việc đảm bảo theo tiến độ được người có thẩm quyền giao.
5. Định kỳ hàng năm Văn phòng EVN/Đơn vị sẽ in Danh mục hồ sơ đã giải quyết xong của CBCNV và yêu cầu giao nộp hồ sơ công việc vào lưu trữ cơ quan theo quy định của Luật lưu trữ.
6. Trước khi kết thúc công việc, cá nhân được giao nhiệm vụ chủ trì (thuộc Ban chủ trì) giải quyết công việc có trách nhiệm xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đến phát sinh ra công việc đó theo Danh mục hồ sơ của cơ quan; cập nhật vào hệ thống trường thông tin số 2.3 Phụ lục I Quy định này.
Mục III
QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
TRÊN HỆ THỐNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TRONG EVN
Điều 20. Các hành vi bị cấm
1. Cho người khác sử dụng tài khoản và mật khẩu của mình.
2. Phát tán thư rác và virus vào hệ thống văn phòng điện tử.
3. Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quá trình truyền, gửi và nhận văn bản trên hệ thống văn phòng điện tử.
4. Thay đổi, xóa, hủy, sao chụp, tiết lộ, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ nội dung của văn bản trên hệ thống văn phòng điện tử.
5. Các hành vi bị cấm khác theo quy định của pháp luật và quy định của EVN.
Điều 21. Trách nhiệm của CBCNV sử dụng hệ thống văn phòng điện tử
1. Sử dụng hệ thống văn phòng điện tử theo tài khoản được cấp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được phân công theo quy định.
2. Thực hiện trình tự xử lý công việc theo đúng quy trình nghiệp vụ.
3. Lập hồ sơ công việc trên hệ thống văn phòng điện tử đúng quy định.
4. Bảo mật tài khoản được cấp, trường hợp bị mất mật mã tài khoản phải báo ngay cho Lãnh đạo Ban/Văn phòng/Phòng và cán bộ chuyên trách CNTT của cơ quan để khắc phục kịp thời.
5. Người được cấp chứng thư số phải đảm bảo bảo mật chứng thư số đã được cấp và bàn giao lại cho cơ quan khi chuyển công tác, nghỉ việc.
Điều 22. Chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản
1. Vị trí: tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản như trên văn bản giấy.
2. Hình ảnh: như chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png).
3. Văn phòng EVN/Đơn vị là đầu mối quản lý chữ ký mẫu, đề xuất xóa hoặc bổ sung chữ ký mẫu vào hệ thống văn phòng điện tử theo đúng trình tự quy định (việc thay đổi chữ ký mẫu vào hệ thống văn phòng điện tử phải do người ký có yêu cầu và phải được người có chữ ký duyệt bằng văn bản).
4. EVNICT/bộ phận CNTT của đơn vị chịu trách nhiệm quản trị hệ thống văn phòng điện tử, bảo mật an toàn tuyệt đối các chữ ký, thực hiện xóa hoặc bổ sung chữ ký mẫu theo đề nghị bằng văn bản của Văn phòng EVN/Đơn vị.
Điều 23. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1. Vị trí: như vị trí con dấu trong bản giấy (xem ví dụ tại phụ lục XIV);
2. Hình ảnh: dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png);
3. Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Điều 24. Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư
1. Việc quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.
2. Thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức phải được giao bằng văn bản cho văn thư cơ quan quản lý và trực tiếp sử dụng.
3. Văn thư cơ quan có trách nhiệm:
a) Không giao thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Phải trực tiếp ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành;
c) Văn thư chỉ được ký số con dấu của cơ quan, tổ chức vào văn bản đi điện tử do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có thẩm quyền. Văn thư chỉ được ký số văn thư khi thực hiện số hoá từ văn bản gốc nhận được dạng giấy để đưa lên văn phòng điện tử
Điều 25. Giá trị pháp lý của văn bản sử dụng chữ ký số
1. Văn bản sử dụng chữ ký số do EVN/Đơn vị ban hành có giá trị pháp lý như văn bản ký trực tiếp trên giấy.
2. Trong trường hợp văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, đơn vị thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng, nếu thông điệp dữ liệu được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng chữ ký số được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ và các sửa đổi bổ sung, thay thế và hướng dẫn sau này.
Điều 26. Văn bản sử dụng chữ ký số và không sử dụng chữ ký số
1. Văn bản không bắt buộc ký trực tiếp trên giấy, yêu cầu được ký bằng chữ ký số hoàn toàn để trao đổi, lưu trữ trên hệ thống văn phòng điện tử
2. Đối với các loại văn bản quy định không sử dụng chữ ký số thực hiện ký trực tiếp trên giấy (chi tiết tại Phụ lục XIII).
3. Tùy vào nội dung văn bản cần lưu trữ hoặc phát hành ra bên ngoài cần có bản giấy, Ban/Phòng trình ký có thể trình ký văn bản giấy bổ sung sau khi phát hành văn bản điện tử thành công trên hệ thống văn phòng điện tử.
4. Căn cứ nguồn gốc hình thành, văn bản điện tử được chia thành các dạng sau:
a) Dạng 1: Văn bản điện tử được tạo ra trực tiếp bằng phần mềm máy tính, được lưu dưới dạng file phù hợp (bản mềm);
b) Dạng 2: Văn bản điện tử được tạo ra từ văn bản giấy (bản cứng) bằng cách số hóa.
Điều 27. Trách nhiệm, quyền hạn của người ký văn bản
1. Chữ ký số chỉ được sử dụng để thực hiện các giao dịch theo đúng chức danh, thẩm quyền mà mình được phân công phụ trách.
2. Người ký văn bản phải ký đúng thẩm quyền, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo EVN/Đơn vị và pháp luật về những văn bản do mình ký.
3. Yêu cầu làm rõ những nội dung trong văn bản trình ký, hoặc chỉ đạo bộ phận kiểm duyệt văn bản truyền đạt lại ý kiến về các nội dung yêu cầu đối với Ban/Phòng chủ trì.
4. Ký văn bản đúng thời hạn quy định.
5. Có quyền từ chối ký văn bản trong trường hợp văn bản không đúng thẩm quyền phê duyệt, chưa đúng thể thức trình bày văn bản, lỗi chính tả hoặc yêu cầu phải sửa đổi, hiệu chỉnh nội dung văn bản.
Điều 28. Thời gian ký duyệt văn bản
1. Thời gian xử lý và ký duyệt văn bản
a) Ký duyệt ngay đối với văn bản có các mức độ khẩn;
b) Đối với các văn bản thông thường, trong vòng 16 giờ làm việc văn bản phải được xem xét, giải quyết (tính từ thời điểm văn bản trình ký được chuyển đến tài khoản của người có trách nhiệm) trừ trường hợp không thể truy nhập vào văn phòng điện tử.
2. Lãnh đạo EVN/Đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận, xem xét và ký duyệt những văn bản được trình đến thuộc thẩm quyền của mình, đảm bảo đúng tiến độ.
Điều 29. Thẩm quyền theo dõi, đôn đốc văn bản, hồ sơ công việc
1. HĐTV EVN và Ban Tổng hợp thuộc HĐTV EVN được thực hiện những quyền sau qua hệ thống VPĐT:
a) Giám sát, theo dõi việc ban hành và tổ chức thực hiện các Nghị quyết, Quyết định của HĐTV các Tổng công ty;
b) Theo dõi, đôn đốc (đến đơn vị cấp III và người đại diện phần vốn tại các CTCP) quá trình triển khai thực hiện các văn bản do HĐTV ban hành.
2. Văn phòng EVN giám sát, theo dõi kết quả lập hồ sơ công việc điện tử của tất cả các đơn vị trong toàn EVN, thông qua chức năng thống kê của hệ thống văn phòng điện tử.
Mục IV
LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 30. Lập hồ sơ
1. Tất cả CBCNV của Ban chủ trì được giao chủ trì giải quyết công việc đều phải lập hồ sơ công việc trên văn phòng điện tử, (lập hồ sơ giấy nếu có) và giao nộp hồ sơ đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
2. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan/tổ chức/cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
3. Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:
a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, đúng công việc của cơ quan EVN/Đơn vị, Ban/Phòng chủ trì giải quyết;
b) Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
4. Văn phòng EVN/Đơn vị có trách nhiệm chủ trì phối hợp với bộ phận CNTT tổ chức hướng dẫn, kiểm tra lập hồ sơ công việc trên hệ thống văn phòng điện tử.
5. Hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy (nếu có) phải trùng khớp nhau về tên hồ sơ, từng thành phần hồ sơ tài liệu được đưa vào trong hồ sơ, phải xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ. Tên hồ sơ (tiêu đề hồ sơ) được viết như sau:
a) Tên loại văn bản - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của EVN/Đơn vị;
Ví dụ: Báo cáo kế hoạch SXKD năm 2019 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam
b) Tên loại văn bản - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề;
Ví dụ: Kế hoạch của Tập đoàn Điện lực Việt Nam về thực hiện cải cách hành chính năm 2020;
c) Hồ sơ hội nghị (hội thảo) - nội dung - tác giả (đơn vị chủ trì) – địa điểm – thời gian: áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo;
Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị tổng kết năm 2019 và triển khai nhiệm vụ kế hoạch năm 2020 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam
d) Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với loại hồ sơ việc;
Ví dụ: Hồ sơ về việc xử lý sự cố tại Công ty Thủy điện Hòa Bình từ ngày 05 - 20 tháng 5 năm 2019
e) Hồ sơ - tên người: áp dụng đối với hồ sơ nhân sự;
Ví dụ: Hồ sơ của Ông Nguyễn Văn A - Chuyên viên Ban TC&NS Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
f) Tập lưu (quyết định, công văn ...) - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của EVN/Đơn vị.
Ví dụ: Tập lưu Quyết định tháng 01 năm 2019 của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
Điều 31. Sử dụng Danh mục hồ sơ
1. Hàng năm, Văn phòng EVN/Đơn vị phối hợp với các Ban/Phòng xây dựng Danh mục hồ sơ công việc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ hàng năm của các Ban/Phòng cơ quan EVN/Đơn vị.
2. Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Danh mục hồ sơ, hồ sơ được dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của cá nhân thuộc các Ban/Phòng thì các Ban/Phòng đó cần kịp thời đề nghị Văn phòng EVN/Đơn vị tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ hàng năm do cơ quan EVN/Đơn vị ban hành.
3. Danh mục hồ sơ được cập nhật lên hệ thống văn phòng điện tử để làm cơ sở cho CBCNV lập hồ sơ công việc và giúp Văn phòng theo dõi kết quả lập hồ sơ của các Ban.
Điều 32. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Lập hồ sơ giấy
Đối với những văn bản, tài liệu phải lập hồ sơ giấy, CBCNV các Ban/Văn phòng/Phòng thực hiện lập hồ sơ theo các quy định hiện hành của pháp luật, của EVN theo trình tự các bước như sau:
a) Mở hồ sơ: Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: kí hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ;
b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ: Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm. Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu có liên quan ... bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của các thành phần tài liệu liên quan trong hồ sơ, tránh bị thất lạc;
c) Kết thúc hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ; xem xét loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính, bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ; sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản .... Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập. Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ, hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ;
d) Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau;
e) Trường hợp thực tế trong hồ sơ giấy đã có văn bản chính đến lưu tại văn thư thì CBCNV các Ban/Văn phòng/Phòng chỉ cập nhật vào hồ sơ các văn bản, tài liệu khác như: Tờ trình nội bộ, các loại Biên bản, Báo cáo, Phiếu ý kiến ...không lấy số ở văn thư.
2. Lập hồ sơ công việc trên hệ thống văn phòng điện tử:
Nội dung, trình tự lập hồ sơ điện tử chi tiết tại Lưu đồ 6 Quy định này.
3. Tạo lập hồ sơ điện tử
a) Số thứ tự của văn bản, tài liệu trong hồ sơ được tạo lập tự động theo thời gian. CBCNV được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm hoàn thiện và kết thúc hồ sơ, xác định những hồ sơ thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan;
b) Hồ sơ lưu điện tử được phân quyền khai thác, sử dụng theo quy định.
Mục V
QUY TRÌNH LẤY Ý KIẾN, KÝ VĂN BẢN
VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ CỦA HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
Điều 33. Quy trình lấy ý kiến của Hội đồng thành viên EVN/Đơn vị
1. Các nội dung xin ý kiến Hội đồng thành viên phải thể hiện dưới dạng tờ trình.
2. Nội dung chính của Tờ trình:
a) Đối với các nội dung trình đã được ban hành mẫu của cơ quan quản lý nhà nước
hoặc của Tập đoàn thì thực hiện theo mẫu.
b) Nội dung trình chưa có mẫu thì thực hiện theo một số nguyên tắc cơ bản sau:
- Căn cứ pháp lý.
- Nội dung trình (Ban/VP soạn thảo) hoặc tóm tắt nội dung trình (đơn vị trình).
- Ý kiến thẩm tra của Ban chủ trì (đơn vị trình) về tính pháp lý và nội dung trình.
- Đề xuất, kiến nghị.
c) Đối với các Kế hoạch, Đề án, Quy chế quản lý nội bộ... về nội dung cần đánh giá kết quả thực hiện giai đoạn trước, tóm tắt nội dung chính, đề xuất, kiến nghị.
3. Biên chế hồ sơ trình/ báo cáo Hội đồng thành viên EVN chi tiết tại Phụ lục IX.
4. Các hồ sơ do TGĐ trình xin ý kiến HĐTV chỉ gửi hồ sơ điện tử kèm theo các tài liệu liên quan thông qua hệ thống văn phòng điện tử (ngoại trừ các văn bản thuộc danh mục bí Mật)
5. Hội đồng thành viên lấy ý kiến các Thành viên HĐTV trên mạng, trừ các nội dung mật và theo chỉ đạo của Chủ tịch HĐTV.
6. Hội đồng thành viên sử dụng chữ ký trực tiếp đối với Biên bản, Nghị quyết họp Hội đồng thành viên, Trường hợp cần thiết, Chủ tịch HĐTV, các Thành viên HĐTV ký Biên bản, sau đó Chủ tịch HĐTV ký Nghị quyết hoặc các văn bản chỉ đạo khác của Hội đồng thành viên.
7. Chủ tịch HĐTV ký trực tiếp đối với các văn bản sau khi đã xin ý kiến Hội đồng thành viên, trường hợp cần thiết có thể ký số. Chủ tịch HĐTV ký số đối với văn bản không xin ý kiến Hội đồng thành viên, trường hợp cần thiết có thể ký trực tiếp.
8. Thành viên HĐTV ký trực tiếp đối với văn bản nằm trong danh sách không sử dụng chữ ký số theo quy định, trường hợp cần thiết có thể ký.
9. Các nội dung ký số lấy ý kiến Hội đồng thành viên trên mạng:
a) Các Thành viên HĐTV sử dụng chữ ký số khi cho ý kiến.
b) Ban Tổng hợp sử dụng chữ ký số:
- Phiếu lấy ý kiến.
- Phiếu trình.
- Văn bản đề nghị các Ban/VP, đơn vị cung cấp thêm thông tin, giải thích các nội dung chưa nêu rõ trong tờ trình xin ý kiến Hội đồng thành viên.
- Văn bản đề nghị các Ban/VP, đơn vị giải trình ý kiến của Chủ tịch HĐTV, các Thành viên HĐTV (các Ban/VP ký số giải trình gửi Ban TH để báo cáo Hội đồng thành viên).
- Văn bản chuyển ý kiến của Chủ tịch HĐTV, các Thành viên HĐTV để chỉ đạo xây dựng nội dung xin ý kiến Hội đồng thành viên (lãnh đạo EVN ký số giải trình bằng văn bản lấy số EVN và gửi Hội đồng thành viên).
10. Quy trình lấy ý kiến Hội đồng thành viên trên mạng sử dụng chữ ký số.
a) Hồ sơ xin ý kiến Hội đồng thành viên trên mạng và bản giấy (Ban TH scan và chuyển lên phần mềm các văn bản đến trực tiếp). Chủ tịch HĐTV (hoặc Thành viên HĐTV được ủy quyền) chỉ đạo lấy ý kiến các Thành viên HĐTV (trên mạng);
b) Ban TH kiểm tra Biên chế Hồ sơ (hồ sơ trên mạng), lập và ký số Phiếu lấy ý kiến các Thành viên HĐTV;
c) Các Thành viên HĐTV có ý kiến trên mạng và sử dụng chữ ký số, cụ thể:
- Đồng ý hoặc không đồng ý: ký số vào Phiếu lấy ý kiến.
- Yêu cầu giải trình: chưa ký số và thực hiện như nêu tại mục giải trình.
- Có ý kiến và ký số sau khi xem xét giải trình lần 1, lần 2 (nếu có).
- Thành viên HĐTV có ý kiến và ký số lại (Phiếu lấy ý kiến mới) đối với nội dung Chủ tịch HĐTV đề nghị lấy ý kiến các Thành viên HĐTV (giải trình gửi Chủ tịch HĐTV, dự thảo Nghị quyết và các nội dung khác).
- Trường hợp cần thiết, Thành viên HĐTV đề xuất đưa ra họp HĐTV.
d) Giải trình:
- Ban TH đề nghị các Ban/VP, đơn vị giải trình ý kiến của Chủ tịch HĐTV, các Thành viên HĐTV hoặc chuyển ý kiến của Chủ tịch, Thành viên HĐTV đến lãnh đạo EVN chỉ đạo xây dựng nội dung xin ý kiến Hội đồng thành viên để giải trình bằng văn bản (giải trình lần 1 gửi của các Ban/VP, giải trình lần 2 gửi lãnh đạo EVN hoặc lãnh đạo EVN có thể giải trình đối với nội dung khó, phức tạp). Trường hợp cần thiết, Chủ tịch HĐTV ký số gửi lãnh đạo EVN.
- Ban/VP, đơn vị gửi văn bản điện tử về Ban TH kèm theo tài liệu (nếu có). Lãnh đạo EVN gửi văn bản điện tử về Hội đồng thành viên.
- Ban TH bổ sung văn bản giải trình trên mạng, báo cáo các Thành viên HĐTV biết để cho ý kiến (nhắn tin, email hoặc công cụ trên mạng).
e) Khi có đủ ý kiến của các Thành viên HĐTV theo quy định, Ban TH thực hiện như sau:
- Lập và ký Phiếu trình.
- Dự thảo Nghị quyết (Trưởng Ban hoặc Phó Trưởng Ban được ủy quyền ký nháy) và/hoặc kiểm tra nội dung, thể thức, ký nháy của dự thảo văn bản do các Ban/VP soạn thảo. Trình Chủ tịch HĐTV hoặc Thành viên HĐTV được ủy quyền.
f) Hồ sơ trình Chủ tịch HĐTV ký trực tiếp gồm có:
- Phiếu trình.
- Dự thảo văn bản.
- Biên chế Hồ sơ trình bản giấy theo quy định.
g) Chủ tịch HĐTV xem xét Phiếu trình, Hồ sơ, dự thảo văn bản:
- Nếu đồng ý, ký trực tiếp dự thảo văn bản và được coi là 01 phiếu biểu quyết nhất trí với nội dung xin ý kiến Hội đồng thành viên hoặc nội dung điều chỉnh sau khi giải trình.
- Nếu yêu cầu giải trình, quay lại bước giải trình.
- Giải trình có sai khác với nội dung xin ý kiến Hội đồng thành viên, Ban TH lấy ý kiến lại các Thành viên HĐTV theo chỉ đạo và thực hiện các bước tiếp theo như trên.
h) Trường hợp ủy quyền, Chủ tịch HĐTV cho ý kiến và ký số vào Phiếu lấy ý kiến trước khi Thành viên HĐTV ký thay mặt Hội đồng thành viên;
i) Văn bản sau khi Chủ tịch HĐTV ký được Ban TH ban hành hoặc chuyển để các Ban/VP chủ trì ban hành;
j) Ban/VP chủ trì lấy văn bản từ Ban TH và đăng ký ban hành văn bản;
k) Văn thư ban hành văn bản;
l) Ban TH lưu trữ Hồ sơ của Hội đồng thành viên;
11. Quy trình lấy ý kiến Hội đồng thành viên sử dụng chữ ký trực tiếp:
a) Quy trình họp Hội đồng thành viên;
- Hồ sơ tài liệu gửi Chủ tịch, các Thành viên HĐTV bao gồm:
+ Giấy mời họp (nếu có).
+ Tài liệu họp được gửi trước cho các Thành viên HĐTV trên mạng hoặc qua email hoặc trực tiếp bản giấy hoặc tại cuộc họp (đối với nội dung cấp bách).
+ Giải trình hoặc báo cáo bổ sung (nếu có).
- Ban TH dự thảo Biên bản và Nghị quyết họp Hội đồng thành viên.
- Chủ tịch HĐTV, các Thành viên HĐTV ký Biên bản, Nghị quyết họp Hội đồng thành viên theo nội dung nêu tại Khoản 6 Điều này.
b) Quy trình lấy ý kiến sử dụng chữ ký trực tiếp;
Đối với một số văn bản (văn bản mật hoặc một số văn bản khác), Chủ tịch HĐTV chỉ đạo lấy ý kiến các Thành viên HĐTV bằng văn bản, cụ thể như sau:
- Hồ sơ xin ý kiến Hội đồng thành viên. Chủ tịch HĐTV (hoặc Thành viên HĐTV được ủy quyền) chỉ đạo lấy ý kiến các Thành viên HĐTV.
- Ban TH kiểm tra Biên chế Hồ sơ và ký Phiếu lấy ý kiến các Thành viên HĐTV.
- Các Thành viên HĐTV có ý kiến.
- Ban TH chuyển ý kiến của Chủ tịch, Thành viên HĐTV đến lãnh đạo EVN để giải trình hoặc đề nghị các Ban/VP giải trình (nếu có).
- Ban TH lấy ý kiến các Thành viên HĐTV hoặc báo cáo Chủ tịch HĐTV sau khi có giải trình.
- Các Thành viên HĐTV có ý kiến về nội dung giải trình (nếu có).
- Khi có đủ ý kiến của các Thành viên HĐTV theo quy định, Ban TH ký Phiếu trình (cán bộ thụ lý và lãnh đạo Ban), dự thảo Nghị quyết (Trưởng Ban ký nháy) và/hoặc kiểm tra nội dung, thể thức, ký nháy của dự thảo văn bản do các Ban/VP soạn thảo, trình Chủ tịch HĐTV.
- Chủ tịch HĐTV xem xét Hồ sơ, Phiếu trình, dự thảo văn bản. Nếu đồng ý sẽ ký trực tiếp, Ban TH ban hành hoặc chuyển Ban/VP chủ trì ban hành. Nếu không đồng ý, quay lại bước yêu cầu giải trình hoặc Ban TH dự thảo văn bản trình Chủ tịch ký gửi lãnh đạo EVN.
- Ban/VP Chủ trì lấy văn bản từ Ban TH và đăng ký ban hành văn bản.
- Văn thư ban hành văn bản.
- Ban TH lưu trữ Hồ sơ của Hội đồng thành viên.
Điều 34. Quy trình ký văn bản (không lấy ý kiến HĐTV):
1. Quy trình ký số trên mạng
a) Chủ tịch HĐTV ký số
- Hồ sơ gồm phiếu trình, tài liệu kèm theo (nếu có), dự thảo văn bản đã ký nháy của lãnh đạo Tập đoàn chỉ đạo xây dựng nội dung trình và Trưởng Ban/Chánh VP chủ trì hoặc đồng chủ trì (trừ văn bản do Ban TH dự thảo).
- Ban TH kiểm tra nội dung, thể thức, ký nháy. Nếu không đúng quy định trả lại Ban/VP để hoàn thiện lại. Nếu đúng quy định trình Chủ tịch HĐTV.
- Chủ tịch HĐTV đồng ý sẽ ký số, văn bản sẽ chuyển về Ban TH kiểm tra lần cuối trước khi chuyển văn thư ban hành. Chủ tịch HĐTV không đồng ý, chuyển về Ban TH và Ban/VP trình để trình lại.
- Văn thư ban hành văn bản điện tử.
- Ban TH lưu trữ Hồ sơ điện tử (nếu là tờ trình, quyết định, báo cáo, công văn, chỉ thị, giấy ủy quyền).
- Chủ tịch HĐTV sẽ ký số đối với các văn bản trực tiếp, trường hợp cần thiết sẽ ký trực tiếp hoặc ký trực tiếp các nội dung theo quy định.
b) Các Thành viên HĐTV ký số
- Hồ sơ gồm dự thảo văn bản ký nháy của Trưởng Ban/ Chánh Văn phòng, phiếu trình và tài liệu kèm theo (nếu có).
- Thành viên HĐTV đồng ý sẽ ký số và chuyển văn thư ban hành. Thành viên HĐTV không đồng ý, chuyển Ban Chủ trì để trình lại. Người giúp việc kiêm nhiệm của Thành viên HĐTV có thể tham gia quá trình rà soát nội dung, thể thức, ký nháy theo yêu cầu của Thành viên HĐTV.
- Văn thư ban hành văn bản điện tử.
- Ban Chủ trì lưu trữ Hồ sơ điện tử theo quy định.
- Thành viên HĐTV ký số đối với các nội dung không nằm trong Phụ lục bắt buộc phải ký trực tiếp theo quy định của Tập đoàn, trường hợp cần thiết Thành viên HĐTV ký trực tiếp.
2. Quy trình ký trực tiếp
a) Trình Chủ tịch HĐTV ký
- Hồ sơ gồm dự thảo văn bản đã ký nháy của lãnh đạo Tập đoàn chỉ đạo xây dựng nội dung trình và Trưởng Ban/ Chánh VP chủ trì hoặc đồng chủ trì (trừ văn bản do Ban TH dự thảo), phiếu trình và tài liệu liên quan (nếu có) gửi Ban TH.
- Ban TH kiểm tra nội dung, thể thức, ký nháy. Nếu không đúng quy định trả lại Ban/VP chủ trì để hoàn thiện lại. Nếu đúng quy định trình Chủ tịch HĐTV.
- Chủ tịch HĐTV đồng ý sẽ ký, Ban TH kiểm tra lần cuối trước khi chuyển Ban/VP chủ trì ban hành. Chủ tịch HĐTV không đồng ý, chuyển về Ban TH để chuyển Ban/VP chủ trì để trình lại.
- Ban Chủ trì lấy văn bản và hoàn thiện lại hoặc đăng ký phát hành.
- Văn thư ban hành văn bản.
- Ban TH lưu trữ Hồ sơ (nếu là tờ trình, quyết định, báo cáo, công văn, chỉ thị, giấy ủy quyền).
b) Trình Thành viên HĐTV ký
- Hồ sơ gồm dự thảo văn bản, phiếu trình và tài liệu liên quan (nếu có).
- Thành viên HĐTV đồng ý sẽ ký, người giúp việc kiêm nhiệm chuyển Ban/VP Chủ trì ban hành. Thành viên HĐTV không đồng ý, người giúp việc kiêm nhiệm chuyển Ban/VP chủ trì để trình lại. Người giúp việc kiêm nhiệm có thể tham gia quá trình rà soát nội dung, thể thức, ký nháy theo yêu cầu của Thành viên HĐTV.
- Ban Chủ trì lấy văn bản và hoàn thiện lại hoặc đăng ký phát hành.
- Văn thư ban hành văn bản.
- Ban/VP chủ trì lưu trữ Hồ sơ theo quy định.
Điều 35. Lưu trữ hồ sơ của Hội đồng thành viên EVN/Đơn vị
1. Lưu trữ Hồ sơ điện tử của Hội đồng thành viên
a) Ban TH lưu trữ Hồ sơ điện tử của Hội đồng thành viên trên mạng theo một số nguyên tắc sau:
- Xin ý kiến Hội đồng thành viên: Chủ tịch HĐTV hoặc Thành viên HĐTV ký trực tiếp hoặc ký số văn bản thì Hồ sơ lưu trữ có tên theo trích yếu văn bản ban hành và gồm văn bản ban hành kèm theo Hồ sơ, Phiếu lấy ý kiến của các Thành viên HĐTV, giải trình (nếu có), Phiếu trình.
- Không xin ý kiến Hội đồng thành viên: Chủ tịch HĐTV hoặc Thành viên HĐTV được ủy quyền ký trực tiếp hoặc ký số ban hành văn bản thì Hồ sơ lưu trữ có tên là trích yếu văn bản ban hành và phiếu trình, các tài liệu kèm theo (nếu có).
b) Tạo thư mục Lưu trữ Hội đồng thành viên trên module của xin ý kiến của Hội đồng thành viên để tiện lưu trữ và truy xuất dữ liệu.
2. Lưu trữ Hồ sơ bản giấy của Hội đồng thành viên
Ban TH lưu trữ hồ sơ bản giấy theo nguyên tắc sau:
a) Xin ý kiến Hội đồng thành viên: văn bản Hội đồng thành viên, Chủ tịch HĐTV
hoặc Thành viên HĐTV được ủy quyền ký trực tiếp (kể cả Biên bản nếu có), hồ sơ, giải trình (nếu có), phiếu trình.
b) Không xin ý kiến Hội đồng thành viên: văn bản Chủ tịch HĐTV hoặc Thành
viên HĐTV được ủy quyền ký trực tiếp và phiếu trình, tài liệu kèm theo (nếu có).
3. Các Ban/VP khi ban hành văn bản do Chủ tịch HĐTV hoặc Thành viên HĐTV
được ủy quyền ký trực tiếp hoặc ký số gửi ít nhất 01 bản có dấu về Hội đồng thành viên thông qua Ban TH.
4. Ban TH có trách nhiệm thực hiện giao nộp hồ sơ công việc đã giải quyết xong của HĐTV vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Mục VI
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG
CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 36. Con dấu
1. Các loại con dấu gồm có: dấu ướt, dấu nổi, dấu xi, dấu thu nhỏ:
a) Dấu ướt là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin, hình thức, kích thước theo quy định, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu mực để đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu;
b) Dấu nổi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi nội dung thông tin trên bề mặt con dấu;
c) Dấu xi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu xi để đóng niêm phong sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu;
d) Dấu thu nhỏ là loại dấu ướt hoặc dấu nổi nhưng có kích thước nhỏ hơn.
2. Mẫu con dấu: Mẫu con dấu gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung và mầu mực dấu.
3. Hình thức con dấu của EVN/Đơn vị là dấu tròn.
4. Kích cỡ con dấu:
a) Con dấu của EVN, của các Đơn vị cấp II và Đơn vị cấp III: có đường kính 36 mm; có hai đường chỉ, đường chỉ ngoài là 2 đường tròn sát nhau, đường tròn phía ngoài nét đậm, đường tròn phía trong nét nhỏ; đường chỉ trong là 1 đường tròn nét nhỏ. Khoảng cách giữa 2 đường chỉ là 5mm;
b) Con dấu của các Đơn vị trực thuộc các Đơn vị quy định tại Điểm a Khoản này: có kích thước 34mm; có hai đường chỉ, đường chỉ ngoài là 2 đường tròn sát nhau, đường tròn phía ngoài nét đậm, đường tròn phía trong nét nhỏ; đường chỉ trong là 1 đường tròn nét nhỏ. Khoảng cách giữa 2 đường chỉ là 4mm;
c) Con dấu của địa điểm kinh doanh và Đơn vị khác trực thuộc các Đơn vị nêu tại Điểm a, Điểm b Khoản này, có kích thước 32mm; có hai đường chỉ, đường chỉ ngoài là 2 đường tròn sát nhau, đường tròn phía ngoài nét đậm, đường tròn phía trong nét nhỏ; đường chỉ trong là 1 đường tròn nét nhỏ. Khoảng cách giữa 2 đường chỉ là 4mm.
Địa điểm kinh doanh và các Đơn vị khác trực thuộc các Đơn vị nêu tại Điểm a, Điểm b Khoản này có thể sử dụng con dấu chi nhánh hoặc Đơn vị có tư cách pháp nhân để thực hiện nhiệm vụ theo phân cấp, ủy quyền.
5. Nội dung con dấu: theo Điều 30, Khoản 1 Điều 38, Điều 41 Luật Doanh nghiệp,
Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày 19/10/2015, Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ, các sửa đổi bổ sung, thay thế sau này, cụ thể:
nhayHiện tại, Luật Doanh nghiệp năm 2014 đã hết hiệu lực, được thay thế bởi Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 năm 2020, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021.
Hiện tại, Nghị định số 96/2015/NĐ- CP năm 2015 đã hết hiệu lực, được thay thế bởi Nghị định số 47/2021/NĐ-CP năm 2021, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/04/2021.
Hiện tại, Nghị định số 78/2015/NĐ- CP năm 2015 đã hết hiệu lực, được thay thế bởi Nghị định số 01/2021/NĐ-CP năm 2021, có hiệu lực thi hành từ ngày 04/01/2021.nhay

a) Vành ngoài vòng tròn: bao gồm thông tin về mã số doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của EVN/Đơn vị; tên viết tắt loại hình doanh nghiệp của Đơn vị hoặc của Đơn vị cấp trên trực tiếp nếu Đơn vị là chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (C.T.T.N.H.H, C.T.C.P); trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh thì ghi tên viết tắt loại hình doanh nghiệp của đơn vị cấp trên trực tiếp của chi nhánh; địa danh nơi đặt trụ sở của EVN/Đơn vị, chi nhánh, địa điểm kinh doanh;
b) Trong vòng tròn: Tên EVN/Đơn vị, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
6. Màu mực dấu: dấu ướt sử dụng mực dấu màu đỏ.
7. Con dấu quy định tại Điều này được sử dụng khi Đơn vị được thành lập mới hoặc có thay đổi về nội dung con dấu (tên, mã số, loại hình doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính Đơn vị,…). Các Đơn vị đã được khắc con dấu trước ngày 01/7/2015 tiếp tục sử dụng con dấu hiện hành theo quy định của pháp luật.
8. Số lượng con dấu:
a) EVN/Đơn vị sử dụng 01 (một) con dấu ướt theo mẫu quy định tại các Khoản 3, 4, 5, 6, 7 Điều này; 01 (một) con dấu của mỗi loại con dấu nổi, con dấu xi, con dấu thu nhỏ, tùy theo yêu cầu nhiệm vụ của từng Đơn vị. Việc sử dụng thêm con dấu ướt (dấu thứ 2), do người có thẩm quyền tại Khoản 9 Điều này quyết định;
b) Con dấu nổi, con dấu xi, con dấu thu nhỏ chỉ sử dụng tại EVN, Đơn vị cấp II và Đơn vị cấp III, trừ trường hợp pháp luật và Quy chế quản lý nội bộ của EVN hoặc cơ quan có thẩm quyền quy định cho phép các Đơn vị trực thuộc các Đơn vị này sử dụng các con dấu trên và phải được sự chấp thuận của Người có thẩm quyền theo quy định tại Khoản 9 Điều này.
9. Thẩm quyền quyết định con dấu:
a) Con dấu của EVN/Đơn vị do HĐTV EVN/Đơn vị cấp II/Chủ tịch công ty cấp II, cấp III quyết định trên cơ sở tại Quy định này;
b) HĐTV EVN quyết định mẫu, hình thức, kích cỡ, nội dung con dấu, màu mực con dấu của EVN theo quy định tại các Khoản 3, 4, 5, 6, 7 Điều này;
c) Chủ tịch HĐTV EVN quyết định mẫu, hình thức, kích cỡ, nội dung con dấu, màu mực con dấu của các Đơn vị trực thuộc EVN, các trung tâm và Đơn vị tương đương khác của các Đơn vị trực thuộc này theo quy định tại các Khoản 3, 4, 5, 6 Điều này. Quyết định số lượng con dấu của từng loại (kể cả việc sử dụng thêm con dấu ướt thứ 2) của EVN và các Đơn vị trực thuộc EVN. Quyết định các chức danh được sử dụng con dấu của EVN để đóng lên chữ ký của chức danh đó, trừ các chức danh quy định tại Điều 38 Quy định này;
d) HĐTV/Chủ tịch Công ty cấp II, cấp III quyết định mẫu, hình thức, kích cỡ, nội dung con dấu màu mực con dấu của Đơn vị mình và các Đơn vị trực thuộc theo quy định tại các Khoản 3, 4, 5, 6 Điều này;
e) Chủ tịch HĐTV/Chủ tịch Công ty cấp II, cấp III quyết định mẫu, hình thức, kích cỡ, nội dung con dấu màu mực con dấu của các Đơn vị trực thuộc theo quy định tại các Khoản 3, 4, 5, 6 Điều này, các trung tâm và Đơn vị tương đương khác của các Đơn vị trực thuộc này. Quyết định số lượng con dấu của từng loại (kể cả việc sử dụng thêm con dấu ướt thứ 2) của Đơn vị mình và các Đơn vị trực thuộc. Quyết định các chức danh được sử dụng con dấu của Đơn vị để đóng lên chữ ký của chức danh đó;
f) Người đứng đầu Đơn vị trực thuộc EVN, Đơn vị cấp II, Đơn vị cấp III quyết định các chức danh sử dụng con dấu của Đơn vị mình đóng lên chữ ký của chức danh đó;
g) Chủ tịch HĐTV EVN/ Chủ tịch HĐTV/Chủ tịch công ty cấp II, công ty cấp III theo thẩm quyền quyết định con dấu và sử dụng con dấu cho các Đơn vị khác chưa nêu tại Điều này, cơ sở quy định tại các Khoản 3, 4, 5, 6 Điều này.
Điều 37. Quản lý con dấu
1. Thông báo mẫu con dấu: việc thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan có liên quan và sử dụng con dấu thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Quy định này.
nhayHiện tại, Luật Doanh nghiệp năm 2014 đã hết hiệu lực, được thay thế bởi Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 năm 2020, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021.nhay

2. CVP EVN/Đơn vị chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo EVN/ Đơn vị về việc quản lý, sử dụng con dấu của EVN/Đơn vị.
3. Con dấu phải được giao bằng văn bản của người có thẩm quyền cho cán bộ văn thư quản lý và sử dụng. Cán bộ văn thư cơ quan được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo EVN/Đơn vị và pháp luật về bảo quản, quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của văn thư cơ quan. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu (con dấu phải được bảo quản trong két sắt);
b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền.
4. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ văn thư phải báo cáo người có thẩm quyền để làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu EVN/ Đơn vị phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
5. Các hành vi cấm:
a) Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả;
b) Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu;
c) Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng;
d) Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã thông báo;
e) Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức, đơn vị khác để hoạt động;
f) Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu;
g) Sử dụng con dấu chưa thông báo mẫu con dấu của Cơ quan đăng ký kinh doanh.
đối với loại dấu phải thông báo hoặc chưa được sự chấp thuận của Người có thẩm quyền theo Quy định này;
h) Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền;
i) Sử dụng dấu để đóng dấu treo vào văn bản không do người có thẩm quyền ký hoặc chưa được sự chấp thuận của Người có thẩm quyền;
j) Các hành vi khác theo quy định của pháp luật và của EVN.
6. Khi có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập/hoặc thay tên/hoặc địa chỉ trụ sở chính/hoặc chuyển đổi loại hình… phải huỷ bỏ con dấu cũ theo đúng trình tự quy định và làm thủ tục khắc dấu mới, trừ trường hợp Đơn vị nhận sáp nhập vẫn sử dụng dấu cũ (chỉ hủy bỏ con dấu của đơn vị bị sáp nhập).
7. Mẫu con dấu trong một Đơn vị phải có nội dung, màu mực, hình thức thống nhất.
Điều 38. Sử dụng con dấu
1. Người được giao quản lý con dấu của cơ quan phải trực tiếp tự tay đóng dấu vào các văn bản, hồ sơ tài liệu của cơ quan ban hành.
2. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản sau khi các văn bản đã đảm bảo các yêu cầu về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và đúng chữ ký của người có thẩm quyền. Trước khi đóng dấu phải kiểm tra văn bản đã ký duyệt liên quan đến sử dụng con dấu để đảm bảo đóng dấu đúng quy định, đúng tên người ký, đúng chức danh.
3. Những người có thẩm quyền ký văn bản để thực hiện quyền, trách nhiệm theo quy định của pháp luật, Điều lệ/Quy chế tổ chức và hoạt động hoặc được phân cấp hoặc được giao nhiệm vụ hoặc được ủy quyền ký văn bản, tài liệu, hợp đồng, thỏa thuận theo quy định của EVN/Đơn vị sẽ được sử dụng con dấu của EVN/Đơn vị để đóng vào chữ ký trên văn bản tài liệu, hợp đồng, thỏa thuận mình đã ký.
a) Chủ tịch HĐTV EVN/Đơn vị ký thay mặt HĐTV và sử dụng con dấu đóng vào chữ ký đối với các văn bản tài liệu theo quy định tại Khoản này; ký và sử dụng con dấu đóng vào chữ ký đối với các văn bản tài liệu để thực hiện các nhiệm vụ với chức danh Chủ tịch HĐTV theo quy định tại Điều lệ EVN/Đơn vị. Chủ tịch HĐTV EVN/Đơn vị ký trực tiếp theo chức danh Chủ tịch HĐTV (không ký thay mặt) và sử dụng con dấu vào các văn bản tài liệu nhân danh Chủ tịch HĐTV theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ EVN/Đơn vị, phân công nhiệm vụ của HĐTV;
nhayHiện tại, Luật Doanh nghiệp năm 2014 đã hết hiệu lực, được thay thế bởi Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 năm 2020, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021.nhay

b) Thành viên HĐTV EVN/Đơn vị sử dụng con dấu để đóng vào chữ ký của mình trong trường hợp được Chủ tịch HĐTV ủy quyền theo quy định trong Điều lệ hoặc được ủy quyền/phân công theo Quy chế Quản lý nội bộ, hình thức ký là thay mặt HĐTV, chức danh ký là Thành viên theo Điều lệ của EVN/Đơn vị. Thành viên HĐTV EVN/Đơn vị ký với tư cách cá nhân và sử dụng con dấu trong các loại văn bản theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ EVN/Đơn vị (không ký thay mặt) đối với các loại văn bản sau: i) văn bản yêu cầu Tổng giám đốc, các Ban/Đơn vị cung cấp thông tin hoặc thực hiện chỉ đạo theo Nghị quyết, Quyết định của HĐTV; ii) văn bản báo cáo cấp có thẩm quyền sau các chuyến đi công tác ở nước ngoài; iii) văn bản trình/báo cáo HĐTV theo nhiệm vụ được phân công;
nhayHiện tại, Luật Doanh nghiệp năm 2014 đã hết hiệu lực, được thay thế bởi Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 năm 2020, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021.nhay

c) TGĐ ký các văn bản theo phân cấp ủy quyền của HĐTV, quy định của pháp luật, Điều lệ tổ chức và hoạt động của EVN; phân công nhiệm vụ trong Ban TGĐ. Trường hợp TGĐ vắng mặt, một PTGĐ được TGĐ uỷ quyền điều hành công việc của EVN trong thời gian TGĐ vắng mặt. PTGĐ phụ trách các lĩnh vực công tác được ký thay TGĐ về các vấn đề cụ thể theo lĩnh vực phân công hoặc ủy quyền của TGĐ.
4. Ngoài những người có thẩm quyền quy định tại Khoản 3 Điều này, các chức danh sau của Cơ quan Tập đoàn (hoặc đơn vị trừ có quy định khác) được sử dụng con dấu của EVN để thực hiện nhiệm vụ của mình theo chức năng nhiệm vụ được giao cho Ban/Văn phòng, cụ thể như sau:
a) CVP ký thừa lệnh TGĐ các văn bản phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của TGĐ, PTGĐ; các văn bản thông báo, truyền đạt ý kiến chỉ đạo của TGĐ, PTGĐ; các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo, đôn đốc về nghiệp vụ chuyên môn, công tác hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ, văn phòng điện tử, ký sao y bản chính các văn bản do EVN ban hành, các văn bản gửi đến EVN; giấy đi đường và các văn bản do TGĐ ủy quyền trực tiếp. PCVP ký thay CVP các văn bản theo lĩnh vực công việc được CVP phân công phụ trách hoặc ủy quyền;
b) Trưởng Ban Tổng hợp thuộc Hội đồng thành viên EVN/Đơn vị được ký thừa lệnh Chủ tịch HĐTV (hoặc theo yêu cầu của các Thành viên HĐTV) đối với các loại văn bản sau: thông báo, giấy mời, chương trình, công văn (truyền đạt ý kiến chỉ đạo), văn bản yêu cầu báo cáo HĐTV và các loại văn bản khác do Chủ tịch HĐTV giao. Phó Trưởng ban Tổng hợp ký thay Trưởng Ban Tổng hợp các văn bản theo ủy quyền của Trưởng Ban Tổng hợp;
c) Trưởng Ban Kiểm tra – Thanh tra ký thừa lệnh TGĐ các văn bản sau: Giấy báo tin, Phiếu chuyển đơn không yêu cầu hồi báo, Phiếu chuyển đơn có yêu cầu hồi báo, Phiếu hướng dẫn và một số văn bản mang tính chất nghiệp vụ thuộc lĩnh vực công tác thanh tra, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo. Phó Trưởng Ban Kiểm tra - Thanh tra ký thay Trưởng Ban Kiểm tra - Thanh tra các văn bản theo lĩnh vực công việc được phân công phụ trách hoặc ủy quyền.
5. Nghiêm cấm đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền; đóng dấu vào văn bản của người không thuộc cơ quan EVN/Đơn vị phát hành.
6. Việc sử dụng dấu nổi để đóng vào văn bằng, chứng nhận, chứng chỉ do EVN/Đơn vị cấp theo quy định của pháp luật và của EVN.
7. Đối với các văn bản ký số: Hình ảnh con dấu sẽ được chèn đúng vị trí chữ ký số của người ký (như trên văn bản ký giấy), sau khi văn thư EVN/Đơn vị hoàn tất các thủ tục kiểm tra và cấp số.
8. Chủ tịch HĐTV các Đơn vị cấp II, Chủ tịch/Giám đốc Đơn vị cấp III quyết định các chức danh sử dụng con dấu của Đơn vị theo Quy định này.
Chương III
QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục I
CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 39. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Đối với tài liệu giấy
a) Trước 31/3 hàng năm lưu trữ cơ quan EVN/Đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong nộp lưu từ các Ban/Phòng vào kho lưu trữ cơ quan;
b) CBCNV có trách nhiệm phân loại, chỉnh lý, sắp xếp hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu mình đã giải quyết theo danh mục và thành phần tài liệu cần có trong mỗi hồ sơ, lập danh mục để giao nộp vào lưu trữ cơ quan;
c) Văn phòng EVN/Đơn vị có trách nhiệm chuẩn bị phòng kho lưu trữ và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu (tiêu chuẩn kho lưu trữ thực hiện theo Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng);
d) Lưu trữ cơ quan phối hợp với các Ban/Phòng và các cá nhân rà soát danh mục hồ sơ, tài liệu, lập biên bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan.
2. Đối với tài liệu điện tử
a) Tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại;
b) Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, cán bộ lưu trữ phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc, bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu. Đối chiếu bản kê mục lục hồ sơ nộp lưu để tiếp nhận;
c) Việc tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và quy định này.
3. Trong trường hợp những hồ sơ/tài liệu đã đến hạn nộp vào lưu trữ cơ quan mà các cá nhân/phòng/Ban chưa giao nộp ngay, do giữ lại để phục vụ công việc thường xuyên thì phải lập thành danh mục trình lãnh đạo EVN/Đơn vị có ý kiến đồng ý và các cá nhân/phòng/Ban hoàn toàn chịu trách nhiệm về những loại hồ sơ, tài liệu này. Thời hạn giữ lại những hồ sơ, tài liệu này không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu/hoặc từ ngày có ý kiến đồng ý của lãnh đạo EVN/Đơn vị.
4. “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành 02 bản theo các mẫu của Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước.
Quy trình của việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo Khoản 3, Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
5. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản;
c) Trong trường hợp hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu nhưng cần giữ lại phải thực hiện theo Khoản 3 Điều này.
6. Lưu trữ cơ quan chỉ được tiếp nhận các hồ sơ tại khoản 1 và khoản 2 điều này, khi hồ sơ đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu, quy định về lập hồ sơ. Đồng thời thống kê báo cáo kết quả lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của CBCNV trong cơ quan, chậm nhất vào ngày 31/3 hàng năm.
Điều 40. Chỉnh lý tài liệu
1. Hồ sơ, tài liệu của cơ quan phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
2. Nguyên tắc chỉnh lý
Thực hiện theo quy định tại công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000; các văn bản hiện hành khác có liên quan/hoặc các sửa đổi bổ sung sau này và đảm bảo nguyên tắc:
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan EVN/Đơn vị.
3. Tài liệu sau khi chỉnh lý xong phải đạt được những yêu cầu sau:
a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
c) Hoàn thiện và hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
d) Lập các công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, tài liệu. cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng;
e) Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
Điều 41. Xác định giá trị tài liệu
Căn cứ vào các quy định hiện hành của pháp luật và bảng thời hạn bảo quản của EVN để xác định giá trị hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản phù hợp nhất. Việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
1. Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu có thời hạn bảo quản tính bằng số năm cụ thể theo quy định.
2. Xác định tài liệu hết giá trị và lập danh mục, viết thuyết minh để tiêu huỷ.
Điều 42. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu EVN/ Đơn vị trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của lưu trữ cơ quan để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do lãnh đạo EVN/Đơn vị quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan EVN/Đơn vị bao gồm:
a) Chủ tịch Hội đồng (đại diện lãnh đạo EVN/Đơn vị);
b) CVP/ hoặc PCVP là ủy viên;
c) Người làm lưu trữ cơ quan EVN/Đơn vị là Thư ký Hội đồng;
d) Đại diện lãnh đạo Ban/Phòng có tài liệu là ủy viên;
e) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.
3. Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu
a) Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại và kiểm tra thực tế tài liệu trước khi có ý kiến tiêu huỷ (nếu cần).
b) Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số. Nội dung cuộc họp được lập thành biên bản có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình lãnh đạo EVN/Đơn vị. Biên bản được lập thành 02 bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu của EVN/Đơn vị và một bản đưa vào hồ sơ trình EVN/cơ quan có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.
Điều 43. Huỷ tài liệu hết giá trị
1. Đối với tài liệu giấy
a) Thẩm quyền thẩm tra tài liệu trước khi tiêu huỷ:
- Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Lãnh đạo EVN/Đơn vị thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy;
- Lãnh đạo Đơn vị không thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan cấp trên trực tiếp có ý kiến bằng văn bản đối với tài liệu hết giá trị cần hủy.
- EVN/Đơn vị có trách nhiệm thẩm tra tài liệu và có ý kiến bằng văn bản về danh mục tài liệu đề nghị tiêu hủy của các Đơn vị thành viên. Riêng đối với danh mục tài liệu đề nghị tiêu hủy của tất cả các Đơn vị trực thuộc các Tổng công ty Điện lực; các Tổng công ty Phát điện, Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia, thì phải có ý kiến chấp thuận bằng văn bản của EVN trước khi thực hiện tiêu hủy theo quy định.
b) Thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị:
Tổng Giám đốc EVN/Đơn vị (hoặc người có thẩm quyền/người được ủy quyền) quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại cơ quan EVN/Đơn vị sau khi có ý kiến thẩm tra bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền.
c) Tiêu hủy tài liệu hết giá trị:
- Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của Tổng giám đốc EVN/Đơn vị (hoặc người có thẩm quyền/người được ủy quyền).
- Khi tiêu huỷ tài liệu phải huỷ hết thông tin có trong tài liệu.
- Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được lập thành biên bản có xác nhận của người thực hiện tiêu huỷ tài liệu.
- Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm: Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu; quyết định thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu; biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu; công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị; công văn thẩm tra tài liệu hết giá trị của EVN/cơ quan có thẩm quyền; quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị; biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị; biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
2. Đối với tài liệu điện tử
a) Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo trình tự và thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ giấy hết giá trị;
b) Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.
3. Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại lưu trữ cơ quan trong thời gian ít nhất 20 năm kể từ ngày tài liệu được tiêu hủy.
4. Nghiêm cấm các Đơn vị thành viên, trực thuộc; các Ban/Phòng và cá nhân tự tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu (cả hồ sơ điện tử) dưới bất kỳ hình thức nào.
Điều 44. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử
1. Đối với tài liệu giấy
a) Trách nhiệm của cơ quan EVN/Đơn vị.
- Tổ chức chỉnh lý hồ sơ, tài liệu hoàn chỉnh trước khi giao nộp và thực hiện các thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử vào Lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định; hướng dẫn và quy định của EVN;
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản: lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và cơ quan EVN/Đơn vị giữ 01 bản.
b) Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử:
Cơ quan EVN/Đơn vị có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử các cấp theo quy định hiện hành, trừ những tài liệu thuộc danh mục hồ sơ tài liệu chuyên môn nghiệp vụ cần thiết phục vụ cho công việc hàng ngày của cơ quan EVN/Đơn vị thì thực hiện theo Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ và quy định của EVN tại Quyết định số 1032/QĐ-EVN ngày 31/8/2017 về việc ban hành Danh mục tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của ngành Điện cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày của EVN.
c) Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử thực hiện theo Thông tư 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp và các quy định hiện hành của EVN.
d) Tất cả các Đơn vị tại Khoản 2, Điều 1 quy định này đều phải báo cáo về EVN (qua Văn phòng) để xem xét cho ý kiến bằng văn bản về danh mục trước khi giao nộp vào lưu trữ lịch sử các cấp.
2. Đối với tài liệu điện tử
a) Quy trình về việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo Khoản 4 Điều 8 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 3/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ và các văn bản pháp lý hiện hành có liên quan;
b) Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử giữa cơ quan EVN/Đơn vị với Lưu trữ lịch sử phải được thực hiện theo tiêu chuẩn về trao đổi dữ liệu theo quy định của pháp luật.
3. Trong quá trình thực hiện việc giao nộp hồ sơ tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử, các Đơn vị phải báo cáo EVN trước khi triển khai thực hiện.
4. Những hồ sơ, tài liệu của các Đơn vị trực thuộc EVN không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử phải được tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh, bảo quản tại Đơn vị cho tới khi hết giá trị bảo quản thì làm thủ tục để tiêu huỷ theo quy định của pháp luật và quy định này.
Mục II
BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 45. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Đối với tài liệu giấy
a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan do các CBCNV của các Ban/Phòng tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu;
b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan;
c) Văn phòng EVN/Đơn vị chịu trách nhiệm tham mưu giúp người có thẩm quyền thực hiện những công việc sau:
- Chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ, trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
- Lập và quản lý các sổ sách để theo dõi, quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan/đơn vị.
- Thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu trong kho như: kiểm tra, vệ sinh định kỳ, khử trùng và xử lý môi trường kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ....
- Kịp thời báo cáo, đề xuất với người có thẩm quyền các biện pháp xử lý các vấn đề liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử
EVNICT/Bộ phận CNTT có trách nhiệm bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo các nguyên tắc và yêu cầu cụ thể như sau:
a) Nguyên tắc: Bảo đảm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bảo quản toàn vẹn, an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ (bao gồm các văn bản, tài liệu hồ sơ điện tử và hồ sơ lưu trữ được scan số hóa đưa lên văn phòng điện tử). Bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
b) Yêu cầu: Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông. Không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập. Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn. Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu;
c) Việc kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, sao lưu phần mềm và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, bảo đảm an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thực hiện theo quy định tại Điều 9, 10, 11, 12 Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 46. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cơ quan.
1. Đối tượng được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
a) Các Ban/Phòng và cá nhân trong cơ quan cần khai thác để giải quyết công việc của cơ quan.
b) Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền; tổ chức, cá nhân bên ngoài cần khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ cho công việc, nghiên cứu khoa học.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu:
a) Các Ban/Phòng và các cá nhân trong cơ quan cần khai thác tài liệu phải có văn bản đề nghị (trong văn bản đề nghị phải ghi rõ từng văn bản, ngày tháng năm văn bản hoặc tên hồ sơ, lý do cần mượn tài liệu để phục vụ việc gì) gửi Văn phòng xem xét cung cấp. Trong một số trường hợp, Văn phòng có quyền đề nghị các Ban/Đơn vị phải có văn bản trình Thủ trưởng cơ quan xem xét phê duyệt trước khi chuyển Văn phòng cung cấp;
b) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài có nhu cầu khai thác tài liệu phải có văn bản đề nghị hoặc có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức và phải được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền;
c) Cán bộ lưu trữ hoặc lưu trữ kiêm nhiệm cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn các thủ tục và cung cấp tài liệu lưu trữ theo điểm a, b, Khoản 2 của Điều này, sau khi có ý kiến bằng văn bản của Thủ trưởng cơ quan hoặc ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng. Tất cả các văn bản hồ sơ đề nghị mượn tài liệu phải được lưu trữ theo đúng quy định hiện hành, ghi và ký sổ sách đầy đủ;
d) Tất cả độc giả khai thác, sử dụng tài liệu phải tuân thủ nội quy kho lưu trữ và các quy định về bảo vệ bí mật tài liệu của EVN và pháp luật hiện hành;
e) Các Ban/Phòng trong cơ quan cần mượn bản chính văn bản đến, phải có văn bản gửi Văn phòng nêu rõ lý do mượn/hoặc sao y bản chính và có trách nhiệm ký sổ tại tại bộ phận văn thư lưu trữ cơ quan. Trong thời gian không quá 15 ngày làm việc (kể từ ngày ký sổ mượn), Ban/Phòng có trách nhiệm hoàn trả bản gốc (hoặc bản chính) cho Văn phòng để lưu trữ. Người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm theo dõi, thống kê báo cáo định kỳ về tình trạng quản lý tập lưu văn bản theo quy định.
Điều 47. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tuỳ theo mục đích, yêu cầu, tính chất công việc, người có thẩm quyền cho phép độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ theo các hình thức sau: nghiên cứu tại chỗ, cho mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ, cho mượn tài liệu ra khỏi cơ quan EVN/Đơn vị.
1. Trường hợp CBCNV của các Ban/Phòng cơ quan EVN/Đơn vị cần mượn tài liệu lưu trữ ra khỏi kho lưu trữ để sử dụng trong cơ quan thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền.
2. Trường hợp mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi của cơ quan EVN/Đơn vị ra nước ngoài do người đứng đầu EVN/Đơn vị quyết định.
3. Trường hợp mang tài liệu đặc biệt quý hiếm ra nước ngoài do Thủ tướng Chính phủ quyết định.
Điều 48. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lãnh đạo EVN/Đơn vị quyết định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan EVN/Đơn vị thuộc độ mật bảo quản tại cơ quan EVN/Đơn vị theo quy định hiện hành và quy định này.
2. CVP hoặc PCVP phụ trách quyết định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ loại thường tại cơ quan EVN/Đơn vị (không có dấu độ mật hoặc đã giải mật).
3. Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ loại nào thì cho phép sao, chụp tài liệu lưu trữ loại đó. Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ của cơ quan EVN/Đơn vị phải do cán bộ lưu trữ trực tiếp thực hiện và có ghi sổ ký nhận.
4. Quy trình khai thác/sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử: Các Ban/Đơn vị khi có nhu cầu khai thác hồ sơ tài liệu điện tử đã giao nộp vào lưu trữ cơ quan trên hệ thống điện tử, phải có văn bản ghi rõ tên/ký hiệu hồ sơ tài liệu cần mượn (gửi qua E-Office). Văn phòng căn cứ quy định tại điều này để thực hiện quy trình sao y bản chính/hoặc cho xem hồ sơ lưu trữ theo nguyên tắc như sau:
a) Văn phòng in sao y bản chính đúng hồ sơ tài liệu theo đề nghị để cung cấp/giao nhận cho Ban/Đơn vị theo quy định;
b) Hệ thống E-Office sẽ mở tính năng xem hồ sơ tài liệu lưu trữ điện tử do Ban/Đơn vị chủ trì giải quyết trước đây (thời gian yêu cầu). Trong khoảng thời gian trên Ban/Đơn vị chỉ có quyền xem hồ sơ tài liệu trực tiếp trên giao diện E-Office/không được cấp quyền sửa/xóa/thêm bằng bất kỳ hình thức nào (hết thời gian trên hệ thống E-Office sẽ tự động khóa tiện ích xem hồ sơ lưu trữ điện tử). Toàn bộ chu trình lịch sử tra cứu/xem đều được lưu vết đầy đủ trên hệ thống E-Office;
c) EVNICT/bộ phận CNTT của Đơn vị có trách nhiệm bổ sung cấu hình quy định tại điểm b Khoản này để đáp ứng yêu cầu khai thác/quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định.
Điều 49. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Văn phòng chịu trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo:
a) Ban hành nội quy sử dụng tài liệu, phòng đọc, bao gồm các nội dung cần quy định sau: thời gian phục vụ độc giả; các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu; những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc; quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên lưu trữ; độc giả không tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu; tuân thủ quy định về phòng chống cháy nổ…
b) Phục vụ kịp thời, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền duyệt;
c) Hướng dẫn, kiểm tra giám sát việc thực hiện nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cơ quan;
d) Lập và quản lý các loại sổ sách, hồ sơ để theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Người sử dụng tài liệu của cơ quan phải chấp hành nghiêm chỉnh nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, quy định của pháp luật có liên quan và các quy định tại quy định này về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, bảo quản, giữ gìn tài liệu, không được viết, tẩy xoá, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay xáo trộn trật tự tài liệu trong hồ sơ.
Chương IV
QUY ĐỊNH VỀ BẢO VỆ BÍ MẬT TRONG EVN
Mục I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 50. Danh mục bí mật Nhà nước và EVN
1. Những tài liệu bí mật Nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật hoặc Mật là những tài liệu có đóng dấu “TUYỆT MẬT”, “TỐI MẬT” hoặc “MẬT” do các cơ quan khác gửi đến EVN.
2. Các tài liệu bí mật Nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật là những tin, tài liệu được quy định tại Luật BVBMNN (khi có hiệu lực) và Quyết định số 106/2008/QĐ-TTg ngày 21/7/2008 của Thủ tướng Chính phủ về Danh mục bí mật Nhà nước độ “Tuyệt mật”, “Tối mật” trong ngành Công Thương do EVN quản lý.
3. Các tài liệu Mật trong ngành Công Thương là những tài liệu được quy định tại Quyết định số 1534/2008/QĐ-BCA(A11) ngày 18/9/2008 của Bộ trưởng Bộ Công an về Danh mục bí mật Nhà nước độ Mậttrong ngành Công Thương do EVN quản lý.
4. Các tài liệu thuộc EVN và các Đơn vị quản lý nhưng không được xếp vào Danh mục bí mật Nhà nước được nêu tại các Khoản 1, 2, 3 của Điều này do yêu cầu của EVN được xếp vào danh mục tài liệu độ Mật, gồm có:
a. Phương án bảo vệ an ninh, an toàn các trụ sở làm việc, các công trình điện, kho vật tư; phương án, xây dựng và cấp điện cho huyện đảo Trường Sa...;
b. Hồ sơ kiểm soát của Ban Kiểm toán nội bộ và giám sát tài chính thuộc HĐTV EVN hoặc của Ban Kiểm toán nội bộ và giám sát tài chính tại các Đơn vị là Công ty TNHH một thành viên do EVN nắm giữ 100% vốn điều lệ chưa được cấp có thẩm quyền thông qua và các Nghị quyết của HĐTV chưa công bố (trừ các văn bản trao đổi, chỉ đạo thông báo chương trình kiểm soát...);
c. Đề án tổ chức bộ máy, điều chuyển, sắp xếp cán bộ, hồ sơ cán bộ do EVN/Đơn vị quản lý chưa công bố;
d. Đề thi kiểm tra tuyển dụng nhân sự, nâng ngạch chuyên môn, nghiệp vụ hoặc các loại đề thi chuyên môn/chuyên ngành khác chưa công bố;
e. Hồ sơ cá nhân của cán bộ công nhân viên, hồ sơ lý lịch đảng viên (kể cả hồ sơ được lưu trữ bằng dữ liệu điện tử);
f. Tài liệu liên quan đến công tác bảo vệ chính trị nội bộ;
g. Các báo cáo quyết toán tài chính chưa công bố.
Điều 51. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Thu thập, làm lộ, làm mất, chiếm đoạt, mua bán, tiêu huỷ trái phép tài liệu mật trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam.
2. Tự nghiên cứu, sản xuất, sử dụng mật mã để tiến hành các hoạt động xâm phạm an ninh của Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam và các hành vi khác vi phạm Quy định này.
Điều 52. Soạn thảo, in ấn, sao chụp tài liệu mật
Khi soạn thảo, đánh máy, in các văn bản; sao chụp hồ sơ, tài liệu có liên quan đến bí mật trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam phải thực hiện theo đúng Luật BVBMNN (khi có hiệu lực) và Quyết định số 50/QĐ-BCT ngày 09/01/2017 của Bộ Công Thương về việc ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành Công Thương và những quy định sau:
1. Tổ chức thực hiện việc soạn thảo, in ấn, sao chụp tài liệu mật ở nơi bảo đảm an toàn do thủ trưởng Đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu mật quy định, với sự giám sát của các cán bộ quản lý tài liệu mật. Không đư­ợc sử dụng máy tính đã nối mạng Internet để đánh máy, in sao tài liệu mật. Các Đơn vị phải cử cán bộ làm công tác bảo mật nhằm theo dõi, quản lý các tin tức, tài liệu mật do Đơn vị quản lý.
2. Khi soạn thảo văn bản có nội dung bí mật trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam, người soạn thảo văn bản phải đề xuất mức độ mật của từng tài liệu và người duyệt ký văn bản có trách nhiệm xác định độ mật và chịu trách nhiệm về quyết định độ mật cùng phạm vi ban hành tài liệu. Không đ­ược đánh máy hoặc in ấn thừa số bản đã quy định. Sau khi đánh máy, in ấn xong, người soạn thảo phải kiểm tra lại và hủy ngay bản thảo, bản in thử, hỏng (nếu không cần l­ưu).
3. Việc sao, chụp các tài liệu mật ở dạng ảnh, băng, đĩa, ổ cứng di động (USB) vv... phải niêm phong và đóng dấu độ mật, ghi rõ họ tên người sao, chụp ở bì niêm phong.
4. Khi tổ chức lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo văn bản, cơ quan chủ trì soạn thảo phải xác định cụ thể phạm vi, đối tượng các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan, cần xin ý kiến hoặc tham khảo ý kiến, phải đóng dấu xác định mức độ mật cần thiết vào dự thảo trư­ớc khi gửi xin ý kiến. Cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận được dự thảo phải thực hiện việc quản lý, sử dụng theo đúng độ mật đã ghi trên dự thảo.
5. Đối với các tài liệu thuộc danh mục tài liệu mang độ mật trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam được xây dựng, lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử hoặc được số hoá trực tiếp trên hệ thống mạng công nghệ thông tin, được lưu hành thông qua giao dịch điện tử sử dụng chữ ký số thì việc bảo vệ bí mật, lưu trữ và tiêu huỷ tài liệu được thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về giao dịch điện tử.
Điều 53. Giải mật; mẫu dấu, biển cấm và sử dụng dấu mật EVN
1.Tài liệu, vật mang bí mật EVN sẽ tự động giải mật trong các trường hợp sau:
a) Công bố bằng văn bản trên E-Office hoặc trang thông tin điện tử của EVN/Đơn vị;
b) Các hình thức công bố công khai khác.
Sau khi tài liệu, vật mang bí mật EVN tự động giải mật, văn thư EVN/Đơn vị có trách nhiệm đóng dấu giải mật theo quy định.
2. Mẫu dấu mật, mẫu biển cấm và sử dụng dấu mật
a) Thực hiện theo Luật BVBMNN (khi có hiệu lực); Quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước trong ngành Công Thương ban hành kèm theo Quyết định số 50/QĐ-BCT ngày 09/01/2017 của Bộ Công Thương và các văn bản có liên quan.
b) Bộ phận văn thư xử lý tài liệu mật của Đơn vị có trách nhiệm quản lý và đóng các dấu độ mật, dấu thu hồi vào văn bản theo sự chỉ đạo của Thủ trưởng Đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền xác nhận độ mật theo quy định;
c) Việc xác định để đóng dấu mức độ mật vào tài liệu phải thực hiện theo Quy định này. Dấu chỉ mức độ mật thích hợp phải đ­ược đóng vào phía trên bên trái trang đầu của tài liệu mật được quy định tại Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước”.
Điều 54. Vận chuyển, giao nhận, thu hồi, lưu trữ và bảo vệ tài liệu mật
Thực hiện theo Luật BVBMNN (khi có hiệu lực); Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước trong ngành Công Thương ban hành kèm theo Quyết định số 50/QĐ-BCT ngày 09/01/2017 của Bộ Công Thương, Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an, các sửa đổi, bổ sung sau này và các quy định hiện hành khác có liên quan.
Mục II
KHAI THÁC, SỬ DỤNG, BẢO QUẢN, BÁO CÁO THỐNG KÊ
TIÊU HỦY TÀI LIỆU MẬT VÀ CAM KẾT BẢO VỆ BÍ MẬT
Điều 55. Khai thác, sử dụng, bảo quản tài liệu mật
Thực hiện theo Luật BVBMNN (khi có hiệu lực); Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước trong ngành Công Thương ban hành kèm theo Quyết định số 50/QĐ-BCT ngày 09/01/2017 của Bộ Công Thương và các văn bản có liên quan.
Điều 56. Thủ tục xét duyệt cung cấp các tài liệu mật
1. Các cá nhân, tổ chức muốn được tìm hiểu, thu thập tin tức, cung cấp tài liệu thuộc phạm vi bí mật phải có chứng minh thư nhân dân, công văn hoặc giấy giới thiệu do thủ trưởng đơn vị đó ký, đóng dấu (ghi rõ nội dung, yêu cầu cần tìm hiểu, thời gian, họ tên, chức danh người đến liên hệ công việc) phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo trình tự quy định tại Điều 18 Quyết định số 50/QĐ-BCT ngày 09/01/2017 của Bộ Công Thương và các quy định có liên quan của UBQLVNN tại doanh nghiệp.
2. Khi cần phải cung cấp các tài liệu bí mật trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam cho các tổ chức quốc tế, n­ước ngoài hoặc mang ra nư­ớc ngoài phải tuân thủ các quy định sau:
a) Loại “Tuyệt mật” phải đ­ược Thủ tư­ớng Chính phủ duyệt;
b) Loại “Tối mật” phải được Bộ tr­ưởng Bộ Công an phê duyệt;
c) Loại “Mật” trong Ngành Công Thương phải được Bộ trưởng Bộ Công Thương phê duyệt;
d) Loại “Mật” nêu trong Khoản 4, Điều 50 của Quy định này phải được Tổng Giám đốc EVN phê duyệt (hoặc PTGĐ phụ trách lĩnh vực), riêng điểm b phải được Chủ tịch HĐTV EVN chấp thuận trước khi cấp.
3. Đơn vị và ng­ười thực hiện chỉ được phép cung cấp đúng các nội dung đã được phê duyệt và yêu cầu bên nhận tin sử dụng đúng mục đích thoả thuận và không được tiết lộ cho bên thứ ba.
e) Khi mang tài liệu ra n­ước ngoài, phải có văn bản trình rõ nội dung bí mật mang ra n­ước ngoài như­ thế nào, xin ý kiến của cơ quan cấp trên theo hệ thống dọc và những nơi có liên quan để xem xét quyết định.
f) Cán bộ, nhân viên của Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam khi tiếp xúc với ng­ười nư­ớc ngoài không được phép tiết lộ bí mật trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;
g) Không được làm công việc có sử dụng đến tài liệu mật trong lúc có mặt người không có trách nhiệm liên quan đến công việc đó. Khi mất tài liệu mật phải báo cáo ngay với thủ trưởng Đơn vị đồng thời thủ trưởng Đơn vị phải báo cáo ngay với thủ trưởng trực tiếp quản lý và cơ quan Công an để xử lý kịp thời;
h) Các Đơn vị: vì yêu cầu của công việc chuyên môn, cần cung cấp tài liệu mật do EVN quản lý cho các cơ quan bên ngoài đều phải qua Văn phòng EVN để đăng ký và làm các thủ tục theo quy định.
4. Thẩm quyền cung cấp tài liệu mật cho các tổ chức, cá nhân trong nước khi có yêu cầu:
a) Chủ tịch HĐTV, Tổng giám đốc có thẩm quyền cho phép in, sao chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tối mật, Mật theo Điểm c, Khoản 2, Điều 7 Quyết định số 50/QĐ-BCT ngày 09/01/2017 của Bộ Công Thương và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan;
b) Chủ tịch HĐTV EVN, Tổng giám đốc EVN có quyền phê duyệt việc cung cấp các tài liệu độ “Mật” nêu trong Khoản 4, Điều 50 của Quy định này; theo quy định của Điều lệ EVN và chức năng nhiệm vụ và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan;
c) Chủ tịch HĐTV, Chủ tịch Công ty, Tổng giám đốc/Giám đốc các Đơn vị cấp II có thẩm quyền phê duyệt việc cung cấp các tài liệu độ “Mật” nêu trong Khoản 4, Điều 50 của Quy định này trên cơ sở chức năng nhiệm vụ theo Điều lệ của đơn vị, bao gồm:
- Phương án bảo vệ an toàn các đơn vị và các hệ thống truyền tải, phân phối điện thuộc đơn vị quản lý;
- Đề thi kiểm tra phục vụ tuyển dụng nhân sự, nâng ngạch chuyên môn, nghiệp vụ hoặc các loại đề thi chuyên môn/chuyên ngành khác của đơn vị chưa công bố;
- Hồ sơ cá nhân của cán bộ công nhân viên, hồ sơ lý lịch đảng viên (kể cả hồ sơ được lưu trữ bằng dữ liệu điện tử) do đơn vị quản lý;
- Tài liệu liên quan đến công tác bảo vệ chính trị nội bộ của đơn vị.
d) Thủ trưởng các đơn vị là công ty con của EVN có thẩm quyền phê duyệt việc cung cấp một số tài liệu độ “Mật” nêu trong Khoản 4, Điều 50 của Quy định này.
5. Khi cấp tài liệu mật phải có: giấy giới thiệu, biên bản giữa bên giao và bên nhận (biên bản phải ghi chặt chẽ và ghi đầy đủ các tài liệu giao nhận, ký nhận đầy đủ).
Điều 57. Chế độ báo cáo, thống kê về công tác bảo mật
Cơ quan EVN và các đơn vị trong EVN phải thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác bảo mật theo đúng quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước trong ngành Công Thương ban hành kèm theo Quyết định số 50/QĐ-BCT ngày 09/01/2017 của Bộ Công Thương, cụ thể:
1. Các đơn vị lưu giữ bí mật nhà nước, EVN phải thống kê tài liệu, vật mang bí mật nhà nước, bí mật EVN của đơn vị mình theo trình tự thời gian và từng độ mật.
2. Báo cáo đột xuất: Thủ trưởng đơn vị phải báo cáo kịp thời về Văn phòng EVN/Đơn vị những vụ việc lộ, lọt, mất bí mật nhà nước xảy ra hoặc các hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Trong báo cáo cần nêu rõ lý do, nguyên nhân, các biện pháp đã tiến hành xử lý, kết quả và ý kiến đề xuất.
3. Báo cáo định kỳ:
- Báo cáo công tác hàng năm gửi trước ngày 15/12 hàng năm;
- Báo cáo 5 năm.
Báo cáo định kỳ là báo cáo toàn diện về công tác bảo vệ bí mật hàng năm hoặc 5 năm của Đơn vị, báo cáo cần ngắn gọn, chính xác, phản ánh đầy đủ tình hình công tác bảo vệ bí mật trong năm hoặc 5 năm.
4. Các loại báo cáo của cơ quan EVN gửi về: Bộ Công Thương theo quy định.
5.Các loại báo cáo về bảo vệ bí mật của các đơn vị trong EVN gửi về:
a) Văn phòng Tập đoàn Điện lực Việt Nam trước 15/12 hàng năm;
b) Ủy ban nhân dân, cơ quan công an cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đơn vị đóng trụ sở.
Điều 58. Tiêu huỷ các tài liệu mật
Trình tự, nguyên tắc, thẩm quyền, thủ tục, cách thức tiêu hủy tài liệu mật tuân thủ theo đúng Luật BVBMNN (khi có hiệu lực); Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước trong ngành Công Thương ban hành kèm theo Quyết định số 50/QĐ-BCT ngày 9/01/2017 của Bộ Công Thương và các văn bản có liên quan.
1. Thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu mật được quy định như sau:
a) Tại Cơ quan EVN do Tổng Giám đốc quyết định.
b) Tại các Đơn vị của EVN do Thủ trưởng đơn vị quyết định.
c) Đối với mật mã thực hiện quy định của Ban Cơ yếu Chính phủ.
2. Tổ chức tiêu huỷ tài liệu mật phải được thực hiện theo quy định sau:

a)  Hội đồng tiêu huỷ tài liệu mật của Cơ quan EVN gồm:

- Thủ trưởng Cơ quan EVN

  Chủ tịch Hội đồng

- CVP hoặc PCVP EVN

  Phó Chủ tịch Hội đồng

- Đại diện bộ phận bảo mật của cơ quan

  Ủy viên

- Đại diện đơn vị có tài liệu huỷ

  Ủy viên

- Người trực tiếp quản lý tài liệu mật

  Ủy viên, thư ký hội đồng

b) Hội đồng tiêu huỷ tài liệu mật của các đơn vị gồm:

- Đại diện lãnh đạo đơn vị

  Chủ tịch Hội đồng

- CVP hoặc PCVP, Trưởng hoặc Phó phòng HC.                                            

  Phó Chủ tịch Hội đồng

- Đại diện bộ phận bảo mật của cơ quan

Ủy viên

- Đại diện của bộ phận có tài liệu huỷ

Ủy viên

- Người trực tiếp quản lý tài liệu mật

Ủy viên, thư ký Hội đồng
c) Lập biên bản thống kê đầy đủ danh mục từng tài liệu mật cần tiêu huỷ, trong đó phải ghi rõ số công văn, số bản, trích yếu tài liệu. Nội dung biên bản phải phản ánh phương thức, trình tự tiến hành và người thực hiện tiêu huỷ tài liệu mật theo đúng quy định của pháp luật. Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia tiêu huỷ.
d) Không tiết lộ thời gian, địa điểm tiêu hủy tài liệu mật và không để lọt ra ngoài các tài liệu mật cần tiêu hủy.
3. Cách thức tiêu huỷ tài liệu mật:
a) Đối với tài liệu mật là văn bản in trên giấy phải được đốt hoặc xé, nghiền nhỏ tới mức không thể chắp ghép lại đ­ược.
b) Đối với tài liệu mật là­ băng, đĩa, phim, phải làm thay đổi toàn bộ hình dạng và tính năng tác dụng đảm bảo không thể khai thác, sử dụng đ­ược.
c) Trong trư­ờng hợp đặc biệt, không có điều kiện tổ chức tiêu hủy tài liệu mật theo quy định trên, nếu tài liệu mật không được tiêu hủy ngay sẽ gây hậu quả nghiêm trọng cho an ninh, quốc phòng hoặc lợi ích khác của Nhà nước và EVN thì người đang quản lý tài liệu mật đó được quyền tự tiêu hủy nhưng ngay sau đó phải báo cáo bằng văn bản với người đứng đầu EVN/ Đơn vị và cơ quan Công an. Nếu việc tự tiêu hủy tài liệu mật không có lý do chính đáng thì người tiêu hủy tài liệu đó phải chịu trách nhiệm tr­ước pháp luật.
d) Biên bản tiêu hủy tài liệu mật lưu tại bộ phận bảo mật của đơn vị.
Điều 59. Các quy định có liên quan khác về công tác bảo mật, cam kết bảo vệ bí mật trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam
1. Các đơn vị phải bố trí, bồi huấn, giao nhiệm vụ cụ thể cho CBCNV làm công tác bảo vệ bí mật.
2. CBCNV cơ quan EVN/Đơn vị làm công tác liên quan trực tiếp đến bí mật trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam phải có lý lịch rõ ràng, có phẩm chất đạo đức tốt, cẩn thận, kín đáo, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và năng lực công tác hoàn thành nhiệm vụ đ­ược giao.
3. CBCNV các đơn vị làm công tác liên quan trực tiếp đến bí mật trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam phải cam kết bảo vệ bí mật bằng văn bản (theo mẫu tại phụ lục kèm theo) với thủ trư­ởng đơn vị. Văn bản cam kết nộp cho bộ phận bảo mật, tổ chức của đơn vị l­ưu giữ. Khi nhận công tác hoặc thôi làm công tác bảo mật phải có sự thoả thuận của cơ quan an ninh cùng cấp và làm cam kết bảo vệ bí mật trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam. Khi ra n­ước ngoài phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép. Những ng­ười được giao làm công việc liên quan đến bí mật trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam phải thực hiện nghiêm túc các nội dung tại Quy định này và các quy định pháp luật có liên quan.
4. Các đơn vị phải tuân thủ việc giải mật, giảm mật, tăng mật tài liệu, vật mang tin bí mật và trang bị cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác bảo vệ bí mật và thanh tra, kiểm tra trong lĩnh vực bảo vệ bí mật nhà nước theo Luật BVBMNN (khi có hiệu lực) và Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước trong ngành Công Thương ban hành kèm theo Quyết định số 50/QĐ-BCT ngày 9/01/2017 của Bộ Công Thương.
5. Trách nhiệm của các đơn vị/cá nhân trong việc sử dụng, quản lý điện mật:
a) Việc sử dụng điện mật phải được thể hiện theo chế độ tài liệu mật và theo đúng quy định số 06/QĐ-VPTW ngày 01/6/2017 của Văn phòng Ban chấp hành Trung ương, các sửa đổi bổ sung sau này và các quy định hiện hành của EVN. Nội dung điện mật chỉ phổ biến đến người có trách nhiệm, không được tự ý sao chép, lưu trữ phổ biến nguyên văn hoặc chuyển cho nhiều người xem;
b) Cơ quan/cá nhân khi giải quyết xong điện mật phải trả lại cho cơ yếu của Văn phòng Trung ương Đảng bảo quản. Điện “Tuyệt mật” phải trả lại sau một tuần; điện “Mật”, “Tối mật” phải trả lại sau một tháng. Khi cần giữ điện mật lại để nghiên cứu, phải trao đổi với cơ yếu của Văn phòng Trung ương Đảng về thời gian giữ lại;
c) Cơ quan hoặc cán bộ làm thất lạc điện mật phải nhanh chóng lập biên bản xác nhận rõ: người làm mất, mất trong trường hợp nào, nội dung điện đề cập về vấn đề gì... đồng thời phải báo ngay cho Thủ trưởng đơn vị và phụ trách cơ yếu của Văn phòng Trung ương Đảng biết để có biện pháp xử lý kịp thời.
Chương V
QUY ĐỊNH VỀ THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
Điều 60. Cấu tạo của Bảng thời hạn bảo quản
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam được cấu tạo ở dạng bảng gồm 04 cột chính:
1. Cột 1: Ghi số thứ tự của hồ sơ, tài liệu. Số thứ tự được đánh liên tục từ đầu đến cuối bảng.
2. Cột 2: Ghi tên nhóm hồ sơ và tên hồ sơ, tài liệu.
Các nhóm hồ sơ, tài liệu được xác định trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của cơ quan EVN/Đơn vị bao gồm 21 nhóm được sắp xếp cơ bản theo trật tự từ chung đến riêng. Cụ thể như sau:
a) Tài liệu tổng hợp, hành chính;
b) Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê;
c) Tài liệu tổ chức, nhân sự;
d) Tài liệu đào tạo, bồi dưỡng;
e) Tài liệu lao động, tiền lương;
f) Tài liệu tài chính, kế toán;
g) Tài liệu quản lý đầu tư xây dựng và đấu thầu;
h) Tài liệu khoa học công nghệ và môi trường;
i) Tài liệu viễn thông và công nghệ thông tin;
j) Tài liệu hợp tác quốc tế;
k) Tài liệu thanh tra, bảo vệ;
l) Tài liệu pháp chế;
m) Tài liệu thi đua, khen thưởng;
n) Tài liệu quan hệ cộng đồng;
o) Tài liệu kỹ thuật sản xuất điện;
p) Tài liệu điều độ;
q) Tài liệu truyền tải;
r) Tài liệu kinh doanh và kiểm tra, giám sát mua bán điện;
s) Tài liệu về công tác điện nông thôn;
t) Tài liệu an toàn và bảo hộ lao động;
u) Tài liệu vật tư, xuất nhập khẩu;
v) Tài liệu của tổ chức Đảng;
w) Tài liệu của tổ chức Công đoàn;
x) Tài liệu của tổ chức Đoàn thanh niên cơ quan;
y) Tài liệu của tổ chức Hội cựu chiến binh cơ quan.
Trong mỗi nhóm, các hồ sơ, tài liệu được sắp xếp theo trật tự sau:
- Tập văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn chung (hồ sơ nguyên tắc);
- Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn;
- Hồ sơ hội nghị;
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo;
- Hồ sơ tổ chức thực hiện chương trình, đề án, dự án;
- Hồ sơ giải quyết các việc;
- Hồ sơ kiểm tra, thanh tra;
- Báo cáo chuyên đề;
- Sổ sách;
- Công văn trao đổi.
3. Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản tài liệu theo hai mức: vĩnh viễn hoặc có thời hạn tính bằng năm.
4. Cột 4: Ghi chú những vấn đề cần chỉ dẫn hoặc lưu ý khi thực hiện.
Điều 61. Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
1. Mức bảo quản vĩnh viễn: Tài liệu thuộc mức này được đưa vào bảo quản tại Lưu trữ cơ quan và sau đó được lựa chọn nộp vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạn theo quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ và theo Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 3/01/2013 của Chính phủ và Quyết định số 1032/QĐ-EVN ngày 31/8/2017 về việc ban hành Danh mục tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của ngành Điện cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày.
2. Mức bảo quản có thời hạn: Tài liệu thuộc mức này chỉ đưa vào bảo quản tại Lưu trữ cơ quan, không nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. Hết thời hạn bảo quản, tài liệu được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu huỷ theo trình tự quy định của pháp luật.
3. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu này được sử dụng để xác định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan EVN/Đơn vị trong toàn Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam.
4. Đối với những hồ sơ, tài liệu liên quan đến sự kiện, vụ việc hoặc giai đoạn lịch sử không còn giữ được đầy đủ thì cần nâng mức thời hạn bảo quản lên cao hơn so với quy định tại Bảng này.
5. Trường hợp thực tế phát sinh những hồ sơ, tài liệu mà chưa có trong Bảng thời hạn bảo quản này thì các đơn vị có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tương ứng được quy định trong Bảng và tuyệt đối tuân thủ các văn bản pháp luật hiện hành khác có liên quan để xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu.
6. Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, đánh giá lại; nếu cần thiết có thể gia hạn thời hạn bảo quản.
Điều 62. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
1. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam được thể hiện ở dạng bảng tại phụ lục XII kèm theo.
2. Thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu điện tử được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và quy định này.
Chương VI
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 63. Trách nhiệm quản lý, kiểm tra, hướng dẫn
1. Văn phòng EVN/Đơn vị có trách nhiệm:
a) Chủ trì phối hợp với Ban Pháp chế quản lý, kiểm tra, hướng dẫn và đôn đốc thực hiện Quy định này đối với các Ban/Đơn vị thuộc đối tượng áp dụng quy định tại Điều 2 của Quy định này;
b) Định kỳ phối hợp với các Ban liên quan tổ chức đánh giá, tổng hợp báo cáo hiệu quả sử dụng của hệ thống văn phòng điện tử và tham mưu việc chỉnh sửa, nâng cấp nhằm đáp ứng nhu cầu công việc của cơ quan EVN/Đơn vị;
c) Phối hợp EVNICT/Bộ phận CNTT của đơn vị đảm bảo hệ thống văn phòng điện tử hoạt động thông suốt ổn định, đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc của cơ quan EVN/Đơn vị. Định kỳ hàng tháng báo cáo lãnh đạo Tập đoàn tình hình quản lý, sử dụng hệ thống văn phòng điện tử trong hoạt động điều hành và sản xuất của Tập đoàn;
d) Đầu mối sử dụng hệ thống văn phòng điện tử để quản lý văn bản đi/đến, trao đổi thông tin, quản lý hồ sơ, tài liệu trong EVN đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật;
e) Đề xuất việc hiệu chỉnh nghiệp vụ phần mềm nhằm đáp ứng nhu cầu công việc thực tế tại EVN/Đơn vị đảm bảo phù hợp với các quy định hiện hành của Nhà nước;
f) Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp, báo cáo tình hình giải quyết công việc, lập hồ sơ công việc và tiến độ triển khai ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị;
g) Văn phòng EVN/Đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận/xử lý/tra cứu tìm kiếm toàn bộ văn bản đi/đến EVN/Đơn vị theo đúng trình tự, chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền; là đầu mối tiếp nhận các ý kiến đề xuất của các Ban/Phòng về việc hiệu chỉnh/phân quyền cho CBCNV để tổng hợp trình lãnh đạo EVN/Đơn vị xem xét phê duyệt trước khi giao EVNICT/bộ phận CNTT thực hiện hiệu chỉnh.
2. Trách nhiệm của các Ban/Phòng:
a) Trên cơ sở văn bản đến do CVP hoặc PCVP cơ quan EVN/Đơn vị chuyển đến hoặc lãnh đạo EVN/Đơn vị chỉ đạo, chuyển thành công việc, giao và chỉ đạo CBCNV chuyên môn giải quyết hoặc trực tiếp giải quyết;
b) Theo dõi nội dung và quá trình giải quyết của CBCNV, chỉ đạo đôn đốc CBCNV giải quyết công việc đúng thời hạn yêu cầu tại Khoản 10 Điều 3 Quy định này;
c) Các Ban/Phòng/cá nhân chỉ được quyền tra cứu, đọc xem các văn bản do Lãnh đạo EVN/Đơn vị phân công giải quyết theo chức năng nhiệm vụ.
3. EVNICT và bộ phận CNTT của các đơn vị có trách nhiệm:
a) Quản lý toàn bộ cơ sở hạ tầng kỹ thuật, máy chủ, cài đặt, vận hành hệ thống văn phòng điện tử, đảm bảo sự toàn vẹn về văn bản/hồ sơ/dữ liệu chỉ đạo điều hành trên hệ thống; đảm bảo tiện ích thống kê/trích xuất các số liệu báo cáo bằng chức năng của hệ thống phần mềm; đảm bảo các dữ liệu thống kê luôn sẵn sàng được cập nhật theo ngày/tuần/tháng/quý/năm;
b) Quản lý, cấp và thu hồi tài khoản đăng nhập hệ thống văn phòng điện tử cho các CBCNV trên cơ sở đề nghị bằng văn bản của Văn phòng EVN/Đơn vị;
c) Chịu trách nhiệm trong công tác triển khai, vận hành, hướng dẫn, hỗ trợ sử dụng. đảm bảo tuyệt đối an toàn bảo mật; quản trị hệ thống văn phòng điện tử cho cơ quan EVN/Đơn vị; phối hợp với Văn phòng EVN/Đơn vị đào tạo và hướng dẫn sử dụng hệ thống;
d) Chủ động đề xuất với Văn phòng EVN/Đơn vị các giải pháp hiệu chỉnh, nâng cấp để đảm bảo hệ thống luôn đáp ứng tốt theo yêu cầu quản lý của cơ quan EVN/Đơn vị;
e) EVNICT chỉ được phép hiệu chỉnh phần mềm, bổ sung về quyền tra cứu/đăng nhập/xem văn bản và các tiện ích khác cho tài khoản của các cá nhân/Ban/Đơn vị khi có đồng ý bằng văn bản của Văn phòng EVN trình Thủ trưởng Cơ quan phê duyệt hoặc văn bản chấp thuận về quy trình nghiệp vụ của Văn phòng EVN.
Điều 64. Chế độ thống kê, báo cáo
Định kỳ (tuần/tháng/quý), Văn phòng EVN/Đơn vị căn cứ vào kết quả giải quyết công việc trên hệ thống; thực hiện thống kê tỷ lệ hoàn thành giải quyết công việc trong tuần/tháng để báo cáo Người có thẩm quyền tại cuộc họp giao ban tuần/tháng/quý.
Điều 65. Điều khoản thi hành
1. Các Phó Tổng Giám đốc EVN, Trưởng các Ban thuộc HĐTV EVN, Chánh Văn phòng, Trưởng các Ban chức năng của EVN, Thủ trưởng các Đơn vị thuộc đối tượng áp dụng tại Khoản 2, Điều 1 Quy định này và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy định này.
2. Các Đơn vị áp dụng trực tiếp Quy định này và được ban hành hướng dẫn thực hiện những nội dung đặc thù của đơn vị chưa được quy định tại Quy định này. Hướng dẫn của Đơn vị không được trái quy định pháp luật, quy định của EVN và Quy định này.
3. Quy định này là cơ sở để Người đại diện phần vốn của EVN, của đơn vị cấp II, cấp III tại các công ty cổ phần, công ty TNHH tại doanh nghiệp khác vận dụng, có ý kiến khi xây dựng ban hành quy định có nội dung liên quan đến Quy định này tại đơn vị mình.
4. Trong quá trình thực hiện Quy định này, nếu phát hiện những vướng mắc, khó khăn, cần bổ sung, sửa đổi, các Ban/Đơn vị báo cáo về Tập đoàn Điện lực Việt Nam để nghiên cứu, sửa đổi bổ sung cho phù hợp.

Lưu đồ 1: Quy trình quản lý văn bản đến

Diễn giải quy trình quản lý văn bản đến

Số hiệu

Tên bước

Vai trò

Diễn giải bước quy trình

1

Tiếp nhận, đăng ký văn bản giấy

Văn thư cơ quan

- Khi có văn bản đến từ ngoài EVN (các Bộ, ngành,...), Văn thư cơ quan thực hiện:

+ Kiểm tra tiếp nhận, phân loại, bóc bì;

+ Cấp Số theo từng sổ VB lên VB đến; Đóng Số và đóng dấu “Đến” 

Thực hiện tiếp Bước 3.

2

Tiếp nhận văn bản điện tử

Văn thư cơ quan

- Kiểm tra chi tiết thông tin văn bản (văn bản điện tử) gửi qua Hệ thống VPĐT trong nội bộ EVN. Thực hiện tiếp Bước 4.

3

Số hóa Văn bản

(chỉ thực hiện đối với VB giấy)

Văn thư cơ quan

- Scan đầy đủ văn bản đến đã cấp Số và các phụ lục kèm theo.

- Văn bản giấy sẽ được chuyển tới Bộ phận Lưu trữ cơ quan để thực hiện quy trình Lưu/Quản lý Hồ sơ.

4

Kiểm tra, cập nhật (Đăng ký) văn  bản vào Hệ thống để gửi tới Người phân phối văn bản

Văn thư cơ quan

- Kiểm tra tính xác thực, toàn vẹn, đầy đủ của văn bản đến. Nếu văn bản đến không đúng thể thức/nơi nhận/hoặc thiếu phụ lục, Cán bộ văn thư thông báo trả lại nơi gửi (ghi rõ lý do trả lại vào Hệ thống).

- Nhập thông tin văn bản vào Hệ thống phần mềm.

- Cấp số, vào sổ văn bản:

   + Thực hiện lấy số và chọn sổ lưu trữ văn bản trên chương trình (trong ngành/ngoài ngành/cấp trên). Số văn bản trong năm sẽ tự tăng dần trong một sổ văn bản và không phân biệt văn bản giấy hay điện tử.

- Thông tin đăng ký tối thiểu gồm các trường thông tin số 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 , 12, 13, 14, 16 của Phụ lục I kèm theo.

- Đối với văn bản số hóa từ văn bản giấy thì Văn thư sẽ thực hiện Ký số cơ quan/ tổ chức vào văn bản số hóa sau khi hoàn thiện các bước trên.

- Sau khi hoàn thành tiếp nhân và cập nhật văn bản vào Hệ thống, văn bản sẽ được chuyển tiếp tới Bước 5 và Bước 6.

5

Thông báo phản hồi đơn vị gửi

Văn thư cơ quan

- Thông báo cho cơ quan/tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản và tình trạng của văn bản: hợp lệ hoặc chưa hợp lệ.

- Đối với VB điện tử thì thực hiện thông qua chức năng Thông báo đã nhận văn bản trên Hệ thống.

- Khi văn bản đến, nếu không đủ thông tin thì có trả lại kèm lý do trả lại. Khi trả lại văn bản thì văn bản sẽ được trả lại cho Văn thư của đơn vị gửi.

6

Tiếp nhận và kiểm tra thông tin

Người được giao nhiệm vụ phân phối văn bản

Thực hiện tiếp nhận và kiểm tra lại thông tin văn bản, nếu:

- Văn bản bị gửi nhầm, sai thông tin, thiếu file văn bản,… thì thực hiện hiệu chỉnh hoặc trả lại cho Văn thư thực hiện lại từ Bước 4

- Văn bản đúng và đầy đủ thông tin thì thực hiện Phân phối văn bản bằng chức năng trên Hệ thống tại Bước 7.

7

Phân phối văn bản

Người được giao nhiệm vụ phân phối văn bản

- Căn cứ vào thẩm quyền, Người được giao nhiệm vụ phân phối văn bản thực hiện phân phối/chuyển văn bản đến người cơ quan để chỉ đạo và các Ban/phòng để xử lý văn bản.

- Thông tin phân phối Văn bản cần cập nhật gồm có:

  • Ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo (trường hợp nếu có các bút phê chỉ đạo)
  • Độ khẩn của văn bản (nếu có thay đổi)
  • Các Lãnh đạo cơ quan nhận văn bản, xác định rõ các vai trò chủ trì (1), phối hợp (n), Xem để biết (n)
  • Các Ban/Phòng nhận văn bản, trong đó xác định rõ các vai trò chủ trì (1), phối hợp (n), Xem để biết (n)

- Đối với văn bản phân phối trực tiếp đến cho các Ban/Phòng thì chuyển sang Bước 12 để giải quyết công việc.

- Đối với văn bản cần xin ý kiến chỉ đạo phân phối, Người được giao nhiệm vụ phân phối thực hiện phân phối văn bản về các Lãnh đạo cơ quan để chỉ đạo giải quyết văn bản. Nghiệp vụ chuyển sang Bước 8.

8

Tiếp nhận và kiểm tra thông tin

Lãnh đạo cơ quan

Các LĐ cơ quan tiếp nhận văn bản đến và xem nội dung văn bản, xem xét ý kiến phân phối văn bản.

Văn bản đến các Lãnh đạo sẽ ở một trong các vai trò chỉ đạo: chủ trì, phối hợp, xem để biết. Nghiệp vụ chuyển sang Bước 9

9

VB chuyển nhầm, cần phân phối lại

Lãnh đạo cơ quan

Có 02 trường hợp xảy ra:

  • Trường hợp phát hiện văn bản chuyển nhầm và cần phân phối lại thì thực hiện trả lại văn bản cho Người phân phối/người chỉ đạo:

Thực hiện trả lại văn bản và kèm theo thông tin lý do trả lại hoặc yêu cầu phân phối lại văn bản cho bộ phận phân phối văn bản biết để xử lý.

Chuyển sang Bước 7.

  • Trường hợp cần chuyển chỉ đạo cho Lãnh đạo khác chỉ đạo, thì chuyển sang Bước 10.

10

Chuyển chỉ đạo

Lãnh đạo cơ quan
  • Sau khi tiếp nhận văn bản, Lãnh đạo cơ quan có thể chuyển cho Lãnh đạo khác chỉ đạo (bao gồm cả lãnh đạo cấp trên).

Ghi chú:

  • Khi chuyển chỉ đạo cho lãnh đạo khác ngang cấp thì vai trò của LĐ đã chuyển chỉ đạo sẽ được loại bỏ trên hệ thống. Đối với chuyển chỉ đạo để xin ý kiến của LĐ cấp trên thì vẫn hiển thị để người chuyển chỉ đạo nhìn thấy chỉ đạo của LĐ cấp trên nếu có.

11

Chỉ đạo giải quyết văn bản

Lãnh đạo cơ quan

Lãnh đạo cơ quan thực hiện:

a) Phân/giao xử lý: Thực hiện chỉ đạo các Ban/phòng xử lý văn bản (Chủ trì, Phối hợp, Xem để biết) và có ý kiến tổ chức giải quyết công việc (nếu có); quy trình nghiệp vụ chuyển sang Bước 12.
b) Nội dung chỉ đạo xử lý công việc cần cập nhật trên Hệ thống bao gồm:
  • Ý kiến chỉ đạo
  • Độ khẩn của văn bản
  • Ban/Phòng được giao xử lý công việc, trong đó xác định các vai trò Chủ trì (1), Phối hợp (n), Xem để biết (n)
  • Hạn xử lý
  • Y/c VB trả lời/Chỉ đạo (nếu có)

Ghi chú:

+ Trường hợp Lãnh đạo giao xử lý văn bản cho Lãnh đạo cấp dưới (Ví dụ trường hợp TGĐ chỉ đạo các PTGĐ; CT HĐTV phân văn bản cho các TV HĐTV, Ban TGĐ) thì được hiểu là chỉ đạo giải quyết văn bản, văn bản chuyển qua trạng thái đã chuyển xử lý. Nếu văn bản đã được kết thúc bởi người giao chủ trì cuối cùng hoặc người chủ trì kế tiếp thì tài khoản của người giao sẽ hiển thị văn bản ở mục đã xử lý.

- Tự kết thúc văn bản: Lãnh đạo cơ quan có thể tự kết thúc văn bản được Lãnh đạo cấp trên giao. Trường hợp LĐ cơ quan tự kết thúc công việc thì Thư ký sẽ chịu trách nhiệm Lập/cập nhật hồ sơ lưu trữ.

12

Tiếp nhận công việc

Lãnh đạo Ban/Phòng

c) Lãnh đạo Ban/Phòng, tiếp nhận văn bản được chuyển từ Lãnh đạo cơ quan/Lãnh đạo Văn phòng/Người phân phối văn bản; Thực hiện kiểm tra thông tin văn bản cần xử lý:

a. Nếu thông tin văn bản không đầy đủ hoặc nhầm vai trò thì tiến hành trả lại văn bản về đối tượng giao việc trước đó. Cụ thể: nếu nơi phân văn bản là Lãnh đạo cơ quan thì chuyển lại Bước 11; Nếu theo nơi chuyển là hay Lãnh đạo Văn phòng thì trả lại về Bước 7

b. Nếu thông tin văn bản đảm bảo, đúng vai trò xử lý thì chuyển sang Bước 13 để tổ chức xử lý công việc.

             c. Văn bản chuyển nhầm khi trả lại thì tài khoản của người thực hiện sẽ không còn thông tin văn bản.

13

Tổ chức giải quyết công việc (Chủ trì, Phối hợp)

Lãnh đạo Ban/Phòng Chủ trì, Phối hợp

Các Lãnh đạo Ban/Phòng chủ trì hay phối hợp tiếp nhận nội dung chỉ đạo từ Lãnh đạo cấp trên và tổ chức giải quyết công việc theo quy trình giải quyết công việc theo vai trò của mình:

- Trường hợp LĐBP (vai trò chủ trì, phối hợp) có thể trực tiếp xử lý/giải quyết công việc thì chuyển sang Bước 14 để Kết thúc văn bản/công việc.

- Trường hợp LĐBP (vai trò chủ trì, phối hợp) cần chỉ đạo/giao Chuyên viên giải quyết công việc thì chuyển sang Bước 16.

14

Tự kết thúc văn bản

Lãnh đạo Ban/Phòng Chủ trì, Phối hợp

- Các LĐ Ban/phòng trực tiếp xử lý văn bản/công việc và kết thúc công việc (cập nhật kết quả báo cáo lên Hệ thống):

+ Trường hợp LĐ Ban/Phòng có vai trò chủ trì thì sẽ đóng vai trò là Người giải quyết chủ trì cuối cùng để kết thúc luồng văn bản. Sau khi kết thúc văn bản/công việc, Ban/phòng chủ trì phải lập và lưu Hồ sơ điện tử vào cơ quan; chuyển qua Bước 15

- Trong trường hợp LĐ Ban/Phòng có vai trò Phối hợp trực tiếp giải quyết công việc; để kết thúc văn bản thì sẽ đóng vai trò là Người giải quyết phối hợp cuối cùng để kết thúc luồng văn bản.

15

Cập nhật hồ sơ lưu trữ

Lãnh đạo Ban/Phòng Chủ trì, Phối hợp

Thực hiện theo quy trình quản lý hồ sơ công việc, sau khi hoàn tất hồ sơ thì chuyển sang Bước 20 để giao nộp hồ sơ tới Bộ phận lưu trữ cơ quan.

16

Giao chuyên viên xử lý

Lãnh đạo Ban/Phòng Chủ trì, Phối hợp

LĐBP (vai trò chủ trì, phối hợp) chỉ đạo giải quyết công việc tới người giải quyết công việc, các  nội dung chỉ đạo bao gồm:

  • Ý kiến chỉ đạo
  • Độ khẩn của văn bản
  • Cá nhân nhận văn bản, trong đó xác định các vai trò cá nhân Chủ trì (1), phối hợp (n), Xem để biết (n)
  • Hạn xử lý

Đối với các văn bản mà LĐ Ban/phòng có vai trò “Xem để biết” thì LĐ Ban/phòng có thể chuyển/chia sẽ văn bản tới các cá nhân trong Ban/phòng đó, nhưng không có chức năng Xử lý bản trên Hệ thống.

17

Tiếp nhận công việc

Cá nhân được giao giải quyết công việc

Người giải quyết công việc, tiếp nhận văn bản được chuyển từ Lãnh đạo cấp trên đến và kiểm tra thông tin về công việc cần xử lý:

d. Nếu thông tin không đầy đủ hoặc nhầm vai trò thì tiến hành trả lại văn bản kèm theo nội dung/lý do xin lại ý kiến, chuyển sang Bước 16.
e. Nếu thông tin đầy đủ, đúng vai trò xử lý thì chuyển sang Bước 18 để tổ chức giải quyết công việc.

18

Giải quyết công việc

Cá nhân được giao giải quyết công việc

Cá nhân được giao giải quyết công việc thực hiện xử lý công việc (cập nhật kết quả công việc trên Hệ thống, thực hiện Kết thúc việc được giao). Trong quá trình giải quyết công việc có thể trao đổi với các Ban/phòng/cá nhân liên quan thông qua văn bản nội bộ, hoặc phát hành các văn bản đi cần thiết. Cụ thể có các trường hợp:

d) Trường hợp Người được giao giải quyết công việc có vai trò Chủ trì thuộc Ban/phòng Chủ trì, sẽ thực hiện:
  • Chủ trì giải quyết công việc theo chỉ đạo của LĐ Ban/Phòng chủ trì để giải quyết công việc theo quy trình xử lý công việc.
  • Trong quá trình giải quyết phải có trách nhiệm nghiên cứu các quy định/văn bản có liên quan để trình phát hành văn bản đi (nếu trong văn bản đến có yêu cầu/hoặc do người giao việc có yêu cầu),
  • Tổ chức tạo, lập hồ sơ công việc tại Bước 19.
  • Tiếp nhận ý kiến của Ban/Phòng phối hợp, chuyên viên phối hợp (nếu có) để xử lý các công việc được giao theo quy trình quản lý công việc.
e) Trường hợp Người được giao giải quyết công việc có vai trò Chủ trì thuộc Ban/phòng phối hợp, sẽ thực hiện:
  • Chủ trì giải quyết công việc theo chỉ đạo của Lãnh đạo Ban/Phòng (Phối hợp) để kết thúc văn bản theo vai trò của mình.
  • Đề xuất, đóng góp ý kiến cho Ban/Phòng (Phối hợp), xử lý các công việc được giao theo quy trình quản lý công việc.
  • Lập và lưu hồ sơ công việc cá nhân để theo dõi trên Hệ thống (loại hồ sơ của người chủ trì thuộc Ban/phòng phối hợp sẽ không phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan)
f) Người giải quyết văn bản (có vai trò Phối hợp) thực hiện:
  • Phối hợp giải quyết văn bản theo chỉ đạo của LĐ Ban/Phòng chủ trì hoặc phối hợp để kết thúc văn bản theo vai trò của mình.
  • Đề xuất, đóng góp ý kiến cho Ban/Phòng chủ trì hoặc phối hợp, xử lý các công việc được giao theo quy trình quản lý công việc.

Ghi chú:

Đối với công việc có yêu cầu VB trả lời thì khi kết thúc công việc bắt buộc phải chọn văn bản đã phát hành đính kèm.

19

Tạo, Cập nhật hồ sơ lưu trữ

Người được giao giải quyết công việc (vai trò chủ trì thuộc Ban/phòng Chủ trì)

Thực hiện hoàn chỉnh và giao nộp hồ sơ vào Bộ phận lưu trữ cơ quan theo quy định tại Bước 20.

Ghi chú: Hồ sơ lưu trữ sẽ được tổng hợp/liên kết các thành phần hồ sơ/tài liệu từ các tài liệu, văn bản điện tử đến/đi/văn bản nội bộ… vào Hồ sơ công việc

20

Quản lý hồ sơ lưu trữ

Bộ phận lưu trữ cơ quan

Tiếp nhận Hồ sơ lưu trữ và xử lý theo Quy trình lưu trữ và quản lý hồ sơ lưu trữ.

Lưu đồ 2: Quy trình quản lý văn bản đi có ký số


Diễn giải quy trình quản lý văn bản đi có ký số

Số hiệu

Tên bước

Vai trò

Diễn giải bước quy trình

1

Đăng ký (trình) văn bản dự thảo vào Hệ thống

 

Cá nhân được giao nhiệm vụ chủ trì dự thảo

- Cá nhân được giao nhiệm vụ đăng ký thông tin văn bản vào Hệ thống để xin ý kiến, gồm:

+ Đăng ký file văn bản dự thảo vào Hệ thống; Cập nhật các Trường thông tin số 4, 6, 9, 10 , 12, 13, 14.2, 15, 16, 17 như Phụ lục II (gồm: Tên loại văn bản, Ký hiệu văn bản, Trích yếu nội dung, Ngôn ngữ, Ghi chú, Chức vụ, họ tên người ký, Tên cơ quan/tổ chức nhận văn bản, Số lượng bản phát hành, Mức độ khẩn, Hạn trả lời văn bản);

+ Cập nhật hồ sơ tài liệu giải trình/phụ lục kèm theo theo quy định;

+ Chọn LĐ Ban/phòng chủ trì để ký trình;

+ Chọn thêm liên Ban/Phòng/Đơn vị (nếu là văn bản liên Ban/Phòng/Đơn vị đồng trình) để ký tắt;

+ Chọn Cơ quan/Người có thẩm quyền ký ban hành để ký ban hành văn bản;

+ Tạo lưu văn bản này vào hồ sơ công việc đang giải quyết.

- Theo dõi quá trình phê duyệt văn bản; Căn cứ các yêu cầu hiệu chỉnh văn bản và chỉ đạo từ LĐ các cấp (khi thấy văn bản bị trả về) để hoàn thiện và cập nhật/đăng ký lại văn bản trên Hệ thống.

Chuyển sang Bước 2.

Ghi chú: cho phép đăng ký trình ký số đối với các quy chế/quyết định nội bộ (đây là trường hợp yêu cầu ký, đóng dấu trên nhiều file: file Quyết định và file Quy trình kèm theo)

2

Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật

LĐ Ban/phòng chủ trì soạn thảo

LĐ Ban/phòng chủ trì xem xét nội dung, ký số đồng ý hoặc trả lại văn bản kèm theo yêu cầu hiệu chỉnh:

+ Nếu có yêu cầu bổ sung, hiệu chỉnh: Văn bản được trả lại về Bước 1 để Người soạn thảo hiệu chỉnh hoàn thiện dự thảo theo yêu cầu và cập nhật đăng ký lại văn bản trên Hệ thống cho đến khi LĐ đơn vị ký Đồng ý.

+ Nếu ký Đồng ý thì văn bản dự thảo được chuyển tới các Ban/Phòng phối hợp cho ý kiến. Chuyển sang Bước 3.

3

Góp ý về nội dung, thể thức, kỹ thuật

LĐ các Ban/Phòng phối hợp

Các Ban/Phòng phối hợp xem xét nội dung, ký số đồng ý hoặc trả lại văn bản kèm theo ý kiến góp ý:

+ Trường hợp một Ban/Phòng trả lại văn bản nếu không đồng ý: văn bản sẽ được trả lại Bước 1 để Người soạn thảo thực hiện hiệu chỉnh bản dự thảo theo ý kiến góp ý của các đơn vị cho đến khi LĐ Ban/phòng phối hợp Ký tắt.

+ Trường hợp tất cả LĐ các Ban/phòng phối hợp và chủ trì đều đã ký tắt

Đồng ý, Hệ thống (hoặc LĐ Ban/phòng chủ trì) thực hiện chuyển bản dự thảo đến Thư ký Lãnh đạo để kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày . Chuyển sang Bước 4.

Ghi chú: Quá trình ý kiến góp ý của các LĐ Ban/phòng có thể thực hiện song song với nhau. - Trường hợp các ý kiến của Ban chủ trì/phối hợp có ý kiến khác nhau (không thể thống nhất để ký đồng trình) thì Ban chủ trì có trách nhiệm tổng hợp báo cáo người có thẩm quyền xin ý kiến chỉ đạo.

4

Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Người kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày (Thư ký Lãnh đạo)

Thư ký Lãnh đạo tiếp nhận văn bản trên Hệ thống và thực hiện kiểm tra lại thể thức, kỹ thuật, hồ sơ đính kèm, xác nhận kiểm tra:

+ Trường hợp không đồng ý, thực hiện nhập ý kiến góp ý (lý do trả lại) và trả lại văn bản: Văn bản chuyển về Bước 1 để Người soạn thảo thực hiện hiệu chỉnh văn bản và đăng ký lại bản thảo trên Hệ thống.

+ Trường hợp xác nhận Đồng ý thì văn bản sẽ được trình đến Người có thẩm quyền ký ban hành xem xét (Trên thông tin văn bản có dấu hiệu “Đã kiểm tra” để LĐ cơ quan biết). Chuyển sang Bước 5.

Ghi chú: Thư ký của Lãnh đạo nào thì sẽ chịu trách nhiệm nội dung kiểm tra cho Lãnh đạo đó (theo phân công/phân quyền trên Hệ thống).

5

Phê duyệt nội dung trình (nếu phải qua Lãnh đạo phụ trách kiểm tra)

Lãnh đạo phụ trách (nếu có)

Lãnh đạo phụ trách xem xét nội dung văn bản, ý kiến của Thư ký và có ý kiến chỉ đạo:

+ Trường hợp Không Đồng ý thì cập nhật ý kiến góp ý hiệu chỉnh và thực hiện trả lại văn bản: Văn bản và nội dung chỉ đạo sẽ được chuyển đến các Ban/Phòng liên quan và người soạn thảo để cập nhật đăng ký lại (về Bước 1).

+ Trường hợp Đồng ý thì thực hiện Ký số trên văn bản điện tử; văn bản sẽ được chuyển tới Lãnh đạo cấp trên để ký ban hành (sang Bước 6).

6

Xem xét và ký phát hành văn bản

Người có thẩm quyền ký ban hành (Lãnh đạo cơ quan)

- Người có thẩm quyền ký ban hành xem xét nội dung văn bản và quá trình phê duyệt của LĐ các Ban/VP và Thư ký.

- Thực hiện trả lại văn bản nếu có yêu cầu hiệu chỉnh hoặc ký số phát hành:

+ Trường hợp chưa Đồng ý ký số thì thực hiện trả lại văn bản kèm theo các ý kiến góp ý hiệu chỉnh dự thảo: Nội dung chỉ đạo và văn bản sẽ được chuyển lại các Ban/phòng liên quan và người chủ trì soạn thảo hiệu chỉnh và đăng ký lại (Về Bước 1).

+ Trường hợp Đồng ý thì thực hiện Ký số trên văn bản điện tử để phát hành đi: Sau khi văn bản được ký, Hệ thống chuyển văn bản tới Văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản. Chuyển sang Bước 9.

7

Tiếp nhận, kiểm tra tại Văn thư trước khi phát hành

 

Sau khi văn bản được LĐ cơ quan ký số, Văn thư cơ quan tiếp nhận và kiểm tra thể thức, chữ ký của người có thẩm quyền; hồ sơ văn bản đính kèm, nơi nhận…:

+ Trường hợp văn bản đảm bảo thì tiến hành cấp số phát hành (chuyển sang Bước 8).

+ Trường hợp văn bản chưa đảm bảo thì cập nhật lý do trả lại văn bản và trả lại văn bản tới Ban/phòng và Người chủ trì để hoàn thiện và trình ký lại văn bản. Văn bản được chuyển về Bước 1.

8

Cấp số, ngày, tháng, năm

Văn thư cơ quan

- Thực hiện cấp số, ngày, tháng, năm vào văn bản bằng chức năng của Hệ thống (sử dụng tính năng Ký số điện tử để chèn thông tin số, ngày tháng vào văn bản) và thực hiện tiếp các công việc.

- Thực hiện các công việc Bước 9 và Bước 10

9

Đóng dấu điện tử (Ký số) của cơ quan/tổ chức và phát hành

Văn thư cơ quan

Để phát hành văn bản điện tử thông qua Hệ thống phần mềm:

- Thực hiện đóng dấu điện tử (Ký số) của cơ quan/tổ chức lên văn bản (thực hiện sau khi in văn bản giấy);

- Phát hành VB điện tử thông  qua Hệ thống và Trục liên thông văn bản điện tử.

10

In, nhân bản, đóng dấu, phát hành và lưu văn bản giấy

Văn thư cơ quan

Trường hợp phát hành văn bản giấy đến nơi không có đủ điều kiện nhận hoặc sử dụng văn bản điện tử:

- In, nhân bản, đóng dấu, phát hành

- Lưu văn bản giấy (lưu tại Văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành đến các đối tượng theo quy định).

11

Lưu và cập nhật hồ sơ điện tử

Cá nhân được giao chủ trì dự thảo văn bản

Sau khi kết thúc việc phát hành văn bản, Chuyên viên chủ trì thực hiện kiểm tra văn bản đã được người có thẩm quyền ký/văn thư cấp số/dấu phát hành và Hệ thống sẽ tự động cập nhật vào hồ sơ công việc đã chọn từ Bước 1.

Ghi chú:

a. Trong quá trình xem xét nội dung các văn bản đã trả lại, trường hợp thấy văn bản đảm bảo nội dung, Hệ thống cung cấp chức năng cho phép các Lãnh đạo cấp (Cơ quan/Tổ chức và Ban/phòng) xác nhận hoặc đồng ý ký số lại những Văn bản đã trả lại trước đó.
b. Tại các bước xem xét văn bản, nếu Lãnh đạo trả lại văn bản và có ý kiến chỉ đạo sửa đổi nội dung văn bản, thì LĐ Ban/phòng chủ trì chỉ đạo cá nhân soạn thảo hiệu chỉnh lại văn bản và trình ký lại (về Bước 1).
c. Lưu vết toàn bộ chu trình xử lý (bao gồm phiên bản các file văn bản và quá trình góp ý), đồng thời những người liên quan đều nhìn thấy luồng văn bản (Khi VB ở một trong các bước trình ký bị trả lại thì VB đó và quá trình phê duyệt đều có thể được nhìn thấy bởi cá nhân/đơn vị liên quan trước đó.)
d. Gửi tin nhắn/email/cảnh báo cho người liên quan trong quá trình trình, duyệt, phát hành văn bản.

Lưu đồ 3: Quy trình ban hành văn bản ký giấy

Để thuận lợi theo dõi, biểu đồ dưới đây có sự tạm lược bớt các quá trình xin ý kiến, phê trả lại trong quá trình trình ký văn bản.

Diễn giải quy trình quản lý văn bản đi ký giấy

Số hiệu

Tên bước

Vai trò

Diễn giải bước quy trình

1

Dự thảo văn bản, xin ý kiến và hoàn thiện văn bản.

In văn bản và trình ký trực tiếp

Cá nhân được giao chủ trì dự thảo văn bản

- Căn cứ trên các ý kiến chỉ đạo và góp ý của Lãnh đạo Ban/phòng chủ trì và các Ban/phòng liên quan, cá nhân được giao chủ trì dự thảo văn bản thực hiện hoàn thiện văn bản.  

- Đăng ký bản mềm của văn bản dự kiến trình ký lên Hệ thống, kèm theo hồ sơ tài liệu phụ lục/tài liệu giải trình theo quy định; đồng thời điền đầy đủ thành phần nơi nhận, tiêu đề văn bản, số trang, họ tên chức vụ người ký … theo quy định Phụ lục của Thông tư 01/2019/BNV.

- Thực hiện in, trình ký văn bản giấy tới Lãnh đạo Ban/phòng chủ trì. Chuyển sang Bước 2.

2

Ký chịu trách nhiệm nội dung

(trên VB giấy)

LĐ Ban/phòng chủ trì soạn thảo

- Lãnh đạo Ban/phòng chủ trì ký chịu trách nhiệm nội dung trên VB giấy.

- Chuyển văn bản tới các Lãnh đạo Ban/phòng phối hợp để đồng ký (Chuyển sang Bước 3)

3

Ký chịu trách nhiệm nội dung

(trên VB giấy)

Các Ban/Phòng phối hợp

- Lãnh đạo Ban/phòng phối hợp nếu đồng ý nội dung văn bản thì ký chịu trách nhiệm nội dung.

- Sau khi tất cả các đơn vị đồng trình đã ký, thì VB chuyển đến cho Người kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày (Thư ký lãnh đạo) để kiểm tra: chuyển sang Bước 4.

4

Ký chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật (trên VB giấy)

Người kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày (Thư ký LĐ)

- Thư ký Lãnh đạo nếu đồng ý nội dung văn bản thì thực hiện ký chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật văn bản.

- Chuyển văn bản tới Lãnh đạo cơ quan để xem xét ký duyệt ban hành (Chuyển sang Bước 5).

5

Ký ban hành văn bản (trên VB giấy)

Lãnh đạo cơ quan (Người có thẩm quyền ký ban hành VB)

- Nếu văn bản đã đảm bảo yêu cầu, Lãnh đạo cơ quan thực hiện ký ban hành văn bản giấy,

- Sau đó văn bản được chuyển tới Văn thư cơ quan kiểm tra và làm các thủ tục phát hành. Chuyển sang Bước 6.

6

Cấp số, ngày, tháng văn bản, nhân bản, đóng dấu

Văn thư cơ quan

- Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản giấy đã có chữ ký của LĐ cơ quan, thực hiện kiểm tra lại thể thức/phụ lục đính kèm/chữ ký của người có thẩm quyền.

- Trường hợp văn bản đảm bảo thể thức thì thực hiện cấp Số, Ngày, tháng văn bản, nhân bản, đóng dấu;  Thực hiện quét và đính kèm các files văn bản đã đóng dấu đầy đủ vào Hệ thống; đồng thời cập nhật lại thông tin đã được đăng ký trên Hệ thống.

- Thực hiện Bước 7 số hóa, ký số của cơ quan/tổ chức lên văn bản trước khi phát hành (trường hợp phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy) và Bước 9 (Trường hợp phát hành văn bản giấy).

Ghi chú: Trong trường hợp Hệ thống E-Office đã tích hợp phần mềm bóc tách nhận dạng văn bản: Khi phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy, Văn thư cơ quan quét (scan) văn bản đi. Hệ thống số hóa, bóc tách dữ liệu số hóa bản quét đó và nhận lại bản pdf 2 lớp. Sau đó, Văn thư cơ quan thực hiện đính kèm file pdf 2 lớp vào E-Office.

7

Số hóa, ký số của cơ quan/tổ chức lên văn bản

Văn thư cơ quan

Số hóa, ký số của cơ quan/tổ chức lên văn bản số hóa trên Hệ thống. Chuyển sang Bước 8.

8

Phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy

Văn thư cơ quan

Trường hợp phát hành văn bản điện tử số hóa từ văn bản giấy: Thực hiện phát hành văn bản số hóa qua Hệ thống.

9

Phát hành văn bản giấy

Văn thư cơ quan

Trường hợp Phát hành văn bản giấy: Thực hiện phát hành văn bản giấy đến nơi không có đủ điều kiện nhận hoặc sử dụng văn bản điện tử.

10

Lưu Hồ sơ

Cá nhân được giao nhiệm vụ chủ trì dự thảo

Sau khi kết thúc việc phát hành văn bản, Cá nhân chủ trì thực hiện cập nhật hồ sơ công việc.

Lưu đồ 4: Quy trình quản lý văn bản nội bộ giữa các Ban/Phòng

Diễn giải lưu đồ văn bản nội bộ giữa các Ban/ Phòng:

Số hiệu

Tên bước

Vai trò

Diễn giải bước quy trình
1.

Đăng ký và cập nhật lại văn bản trên Hệ thống

Người chủ trì soạn thảo thuộc Ban/Phòng gửi văn bản

- Soạn thảo văn bản và Đăng ký văn bản (kèm theo hồ sơ tài liệu giải trình/phụ lục) lên Hệ thống.

- Gửi văn bản dự thảo tới cấp LĐ Ban/Phòng để xin ý kiến xem xét, hiệu chỉnh, phê duyệt văn bản dự thảo.

- Hoàn thiện nội dung văn bản theo yêu cầu của cấp LĐ Ban/Phòng nếu văn bản không được duyệt và trình lại/cập nhật thông tin để LĐ Ban/Phòng xem xét cho ý kiến chỉ đạo tiếp theo.

- Cập nhật Hồ sơ công việc văn bản đã được LĐ Ban/Phòng duyệt.
2.

Yêu cầu hiệu chỉnh

Lãnh đạo - Ban/Phòng gửi văn bản

- Tiếp nhận văn bản, cho ý kiến phê duyệt hoặc chỉ đạo, hiệu chỉnh sửa đổi bổ sung cho bản dự thảo.

- Trường hợp LĐ Ban/Phòng có ý kiến góp ý, quy trình sẽ quay lại Bước 1 để thực hiện.

- Trường hợp đã nhất trí với dự thảo, quy trình chuyển sang Bước 3 để thực hiện Ký số.
3.

Ký số văn bản

Lãnh đạo - Ban/Phòng gửi văn bản

- LĐ Ban/Phòng thực hiện ký số phát hành văn bản sau khi người soạn thảo văn bản đã hoàn thiện bản dự thảo theo các ý kiến góp ý LĐ Ban/Phòng.
4.

Tiếp nhận văn bản, giao xử lý công việc

Lãnh đạo -

Ban/Phòng nhận văn bản

- LĐ Ban/phòng nhận văn bản tiếp nhận văn bản đến trên Hệ thống, cho ý kiến phân phối, chỉ đạo chuyên viên giải quyết xử lý văn bản. Xem xét công việc này có trực tiếp xử lý hay không:

+ Trường hợp LĐ Ban/Phòng nhận văn bản trực tiếp xử lý văn bản thì chuyển qua Bước 6  để trực tiếp kết thúc công việc.

+ Trường hợp LĐ Ban/Phòng không trực tiếp xử lý thì chuyển sang Bước 5 để giao chuyên viên xử lý công việc.
5.

Giải quyết công việc

Chuyên viên -

Ban/Phòng nhận văn bản

- Tiếp nhận văn bản và tổ chức xử lý công việc, nghiên cứu, soạn thảo văn bản trả lời (nếu có). Quy trình thực hiện gửi văn bản trả lời tới Ban/Phòng gửi văn bản đến thực hiện theo Bước 1 của quy trình này.

- Tổ chức xử lý công việc, kết thúc công việc, cập nhật thông tin kết quả công việc lên Hệ thống.
6.

Giải quyết công việc (Lãnh đạo trực tiếp xử lý)

Lãnh đạo -

Ban/Phòng nhận văn bản

- Lãnh đạo Ban/Phòng nhận văn bản trực tiếp thực hiện xử lý công việc và kết thúc công việc, cập nhật kết quả công việc lên Hệ thống.
7.

Cập nhật hồ sơ công việc

Các Lãnh đạo Ban/phòng và các Chuyên viên

Ban/Phòng gửi và nhận văn bản

- Thực hiện cập nhật hồ sơ công việc theo Quy trình Lập hồ sơ công việc, lưu trữ vào cơ quan

Lưu đồ 5: Quy trình văn bản nội bộ có sự phê duyệt, chỉ đạo của Lãnh đạo Cơ quan

Diễn giải lưu đồ văn bản nội bộ (có phê duyệt, chỉ đạo)

     Lưu đồ này áp dụng cho tất cả các loại văn bản nội bộ trong cơ quan EVN/Đơn vị: được soạn thảo, xin ý kiến chỉ đạo, phê duyệt chủ trương, gửi - nhận văn bản hoàn toàn trên môi trường điện tử.

Số hiệu

Tên bước

Vai trò

Diễn giải bước quy trình
1.

Đăng ký và cập nhật lại văn bản trên Hệ thống

Chuyên viên chủ trì thuộc Ban/Phòng chủ trì

- Soạn thảo văn bản và thực hiện Đăng ký văn bản dự thảo (kèm theo hồ sơ tài liệu giải trình/phụ lục theo quy định) lên Hệ thống để trình tới tới LĐ Ban/Phòng xin ý kiến xem xét, hiệu chỉnh, phê duyệt văn bản dự thảo. Lưu ý cần cập nhật đầy đủ các trường thông tin:

  • Trích yếu (bắt buộc)
  • LĐ Ban/Phòng duyệt (nếu có)
  • Ban/VP đồng trình (nếu có)
  • LĐ cơ quan ký (bắt buộc)
  • Nơi nhận nội bộ (chọn danh sách bộ phận/cá nhân người nhận văn bản, và đề xuất vai trò thực hiện hoặc xem để biết)

- Hoàn thiện nội dung văn bản theo yêu cầu của cấp LĐ Ban/Phòng nếu văn bản không được duyệt và trình lại/cập nhật thông tin để LĐ Ban/Phòng xem xét cho ý kiến chỉ đạo tiếp theo.

- Cập nhật Hồ sơ công việc văn bản đã được LĐ Ban/Phòng duyệt.
2.

Yêu cầu hiệu chỉnh

Lãnh đạo - Ban/Phòng chủ trì

- Tiếp nhận văn bản, cho ý kiến phê duyệt hoặc chỉ đạo, hiệu chỉnh sửa đổi bổ sung cho bản dự thảo.

- Trường hợp LĐ Ban/Phòng có ý kiến góp ý, lúc này quy trình sẽ quay lại Bước 1 để hoàn thiện bản dự thảo và trình lại văn  bản.

- Trường hợp đã nhất trí với dự thảo, quy trình chuyển sang Bước 3 để thực hiện Ký số.
3.

Ký số văn bản

Lãnh đạo - Ban/Phòng chủ trì

- Sau khi người soạn thảo văn bản đã hoàn thiện bản dự thảo theo các ý kiến góp ý, LĐ Ban/Phòng chủ trì thực hiện Ký số văn bản.

- Văn bản được Hệ thống chuyển tới các Ban/phòng phối hợp, quy trình chuyển sang Bước 4.
4.

Xem xét văn bản, Yêu cầu hiệu chỉnh ?

Lãnh đạo - Ban/Phòng phối hợp

- Tiếp nhận và xem xét nội dung văn bản;

- Cho ý kiến phê duyệt hoặc góp ý hiệu chỉnh sửa đổi bổ sung cho bản dự thảo.

- Trường hợp có ý kiến góp ý, LĐ Ban/Phòng phối hợp cho ý kiến góp ý và chuyển sang Bước 11 để Ban/phòng chủ trì chỉ đạo hoàn thiện dự thảo.

- Trường hợp không có ý kiến góp ý, chuyển qua Bước 5 để thực hiện ký số văn bản.
5.

Ký số văn bản

Lãnh đạo - Ban/Phòng phối hợp

- Sau khi tiếp nhận văn bản, nếu đồng ý với nội dung văn bản trình của Ban/Phòng chủ trì, LĐ Ban/Phòng phối hợp thực hiện ký số văn bản (Hình thức ký đồng trình)

- Sau khi văn bản đã được ký bởi tất cả các Ban/phòng  thì sẽ được chuyển đến LĐ cơ quan và Thư ký Lãnh đạo (để đảm bảo kiểm tra trước khi trình tới LĐ phê duyệt).

Ghi chú: Khi văn bản trình lên thì văn bản đến song song cả Thư ký Lãnh đạo và LĐ cơ quan đều thấy.
6.

Kiểm tra thể thức, nội dung?

Thư ký Lãnh đạo

Thư ký Lãnh đạo tiếp nhận văn bản trên Hệ thống và thực hiện kiểm tra lại thể thức, kỹ thuật, xác nhận kiểm tra:

+ Trường hợp không đồng ý, thực hiện nhập ý kiến góp ý (lý do trả lại) và trả lại văn bản: Văn bản chuyển về Bước 11 và Bước 1 để Ban/phòng chủ trì thực hiện hiệu chỉnh văn bản và đăng ký lại bản thảo trên Hệ thống.

+ Trường hợp xác nhận Đồng ý thì văn bản sẽ được trình đến Lãnh đạo cơ quan xem xét ký duyệt (Trên thông tin văn bản có dấu hiệu “Đã kiểm tra” để LĐ cơ quan biết). Chuyển sang Bước 7.

Chú ý: Thư ký nhìn thấy văn bản song song với LĐ cơ quan và chỉ được có ý kiến về dự thảo khi LĐ cơ quan chưa xử lý văn bản.

Thư ký có quyền trả lại văn bản khi LĐ chưa xử lý và mặc định sẽ chuyển đến tài khoản của LĐ.
7.

Yêu cầu hiệu chỉnh

Lãnh đạo cơ quan

- Lãnh đạo cơ quan xem xét văn bản được Ban/Phòng chủ trì trình, nếu có yêu cầu hiệu chỉnh thì gửi ý kiến chỉ đạo tới Ban/Phòng chủ trì và chuyển đến Bước 11 để chỉ đạo cá nhân chủ trì dự thảo cập nhật lại văn bản đăng ký.

- Trường hợp không có yêu cầu hiệu chỉnh, văn bản được chuyển sang Bước 8 để trình LĐ cơ quan xét duyệt văn bản, chỉ đạo thực hiện công việc.
8.

Có ý kiến chỉ đạo, phân công xử lý công việc và Ký số văn bản

Lãnh đạo cơ quan

- LĐ cơ quan cập nhật ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ tới các Ban/phòng/đơn vị thực hiện; và thực hiện ký số phê duyệt.

- LĐ cơ quan có thể điều chỉnh lại danh sách đơn vị/cá nhân nhận văn bản và phải xử lý công việc so với đề xuất đăng ký ban đầu.

- Sau khi LĐ cơ quan ký, Hệ thống cần chèn số lên văn bản.
9.

Chuyển văn bản đến các đơn vị

Lãnh đạo cơ quan

- Sau khi LĐ cơ quan ký số văn bản, văn bản được chuyển đến các đơn vị (gồm chủ trì, phối hợp) kèm nội dung chỉ đạo để thực hiện.

- Các Ban/Phòng chủ trì, phối hợp tổ chức triển khai công việc theo quy trình Tiếp nhận và xử lý văn bản đến.
10.

Tiếp nhận yêu cầu hiệu chỉnh, chỉ đạo chuyên viên hoàn thiện văn bản

Lãnh đạo - Ban/Phòng chủ trì

- Lãnh đạo Ban/Phòng chủ trì tiếp nhận yêu cầu hiệu chỉnh văn bản từ LĐ cơ quan và các Ban/phòng liên quan, chỉ đạo chuyên viên hoàn thiện văn bản để trình duyệt lại. Trên hệ thống, chức năng hỗ trợ chỉ đạo có thể là cập nhật ý kiến chỉ đạo (comment).

Lưu đồ 6: Quy trình lập và nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan

Diễn giải quy trình lập và nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan

 

Số hiệu

Tên bước

Vai trò

Diễn giải bước quy trình

 

Bắt đầu: Tiếp nhận công việc được giao chủ trì

Cá nhân chủ trì giải quyết công việc

- Cá nhân được giao chủ trì giải quyết công việc tiếp nhận các công việc được Lãnh đạo giao như xử lý VB đến, VB từ các ban/phòng yêu cầu phối hợp xử lý công việc, trình VB đi, hoặc các công việc phát sinh khác,…

- Đầu năm, các Ban/Phòng xây dựng và cập nhật Danh mục hồ sơ của Ban/Phòng trên Hệ thống E-Office theo thời gian Văn phòng/Phòng yêu cầu. Hệ thống cho phép thêm, sửa và trích xuất thống kê Danh mục hồ sơ (nếu cần). Mỗi Hồ sơ sẽ giao cho 1 cá nhân chủ trì thực hiện.

1

Xem xét tình trạng hồ sơ (xác định số và ký hiệu hồ sơ)

Cá nhân chủ trì giải quyết công việc

- Căn cứ vào Danh mục hồ sơ công việc Ban/phòng đang được quản lý trên Hệ thống (Danh mục này được cơ quan và các Ban/phòng phê duyệt định kỳ và công bố trong các đơn vị), Cá nhân được giao giải quyết công việc xác định Số và Ký hiệu Hồ sơ liên quan cần cập nhật;

Nếu đã có Hồ sơ trong Danh mục thì thực hiện cập nhật các tài liệu vào Hồ sơ (chuyển sang thực hiện Bước 4).

- Trường hợp phát sinh Hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc đề xuất tạo bổ sung Hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống (Chuyển sang Bước 2)

2

Khởi tạo Hồ sơ đề xuất và xin ý kiến Lãnh đạo phê duyệt bổ sung vào Danh mục 

Cá nhân chủ trì giải quyết công việc

- Cá nhân được giao việc thực hiện khởi tạo Hồ sơ đề xuất và xin ý kiến với Ban LĐ Ban/phòng về việc tạo bổ sung hồ sơ mới vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống. Thực hiện Khởi tạo hồ sơ công việc: Tên hồ sơ (tiêu đề hồ sơ), thời hạn bảo quản của hồ sơ, Lãnh đạo duyệt hồ sơ).

 - Phần mềm cho phép sửa, xóa thông tin Hồ sơ đã tạo.

3

Đồng ý thêm Hồ sơ mới vào Danh mục

Lãnh đạo Ban/phòng chủ trì giải quyết công việc

- Xem xét Hồ sơ mới được khởi tạo:

+ Nếu có yêu cầu hiệu chỉnh hoặc không đồng ý tạo hồ sơ mới thì trao đổi ý kiến với Chuyên viên để hoàn thiện thông tin. Quy trình trở lại Bước 1 và Bước 2 để Chuyên viên đề xuất phương án khác.

+ Nếu phê duyệt đồng ý thì Hồ sơ sẽ được bổ sung vào trong Danh mục hồ sơ công việc Ban/phòng; Quy trình chuyển sang Bước 4 để chuyên viên tiến hành cập nhật tài liệu lên Hồ sơ.

4

Cập nhật các tài liệu vào Hồ sơ công việc (Đưa văn bản vào Hồ sơ)

Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ

- Trong quá trình giải quyết các công việc được giao, Cá nhân được giao giải quyết công việc thực hiện cập nhật/liên kết các tài liệu liên quan đến công việc đó vào Hồ sơ điện tử. Cách thức cập nhật Hồ sơ bằng cách cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin Số và ký hiệu Hồ sơ đối với các văn bản (VB đến và VB đi,...). Các nguồn văn bản, tài liệu cập nhật vào Hồ sơ điện tử gồm:

+ Văn bản đến được giao cho Chuyên viên chủ trì xử lý

+  Liên kết văn bản, tài liệu từ giao diện văn bản đến, văn bản đi trên E-Office;

+ Attach các văn bản, tài liệu đưa vào Hồ sơ điện tử (với những văn bản, tài liệu không luân chuyển trên E-Office). Yêu cầu phải cập nhật đầy đủ thông tin của văn bản, tài liệu vào hồ sơ: số, ký hiệu văn bản, tên loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản, tác giả văn bản ...

- Hệ thống hỗ trợ các chức năng:

+ Cập nhật trình tự văn bản, tài liệu trong hồ sơ điện tử theo trình tự giải quyết công việc.

+ Cho phép sửa, xóa, thêm mới văn bản, tài liệu trong quá trình lập hồ sơ; cho phép sắp xếp lại thứ tự văn bản, tài liệu trong hồ sơ điện tử.

Hệ thống.

- Đối với các văn bản/tài liệu mật yêu cầu thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước và EVN.

5

Kết thúc hồ sơ, chuyển trạng thái hồ sơ khi công việc được hoàn thành

Cá nhân chủ trì giải quyết công việc

- Khi công việc hoàn thành, cá nhân chủ trì giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản/tài liệu có trong Hồ sơ, sắp xếp văn bản, tài liệu theo đúng trình tự của hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ

- Hồ sơ sau khi được chuyên viên kết thúc sẽ chuyển sang “Hồ sơ công việc Ban/phòng” và đợi ý kiến chỉ đạo, phê duyệt của Lãnh đạo Ban/phòng.

Chuyển sang Bước 6.

6

Kiểm tra, xác nhận kết quả lập hồ sơ (bao gồm Chuyển trạng thái Hồ sơ

Lãnh đạo Ban/phòng chủ trì giải quyết công việc

- Lãnh đạo Ban/phòng chủ trì công việc sẽ thực hiện kiểm tra, xác nhận kết quả lập Hồ sơ của Chuyên viên được giao xử lý; có trách nhiệm xác nhận hoàn thành lập Hồ sơ cho Chuyên viên:

+ Nếu công việc đã kết thúc, Hồ sơ điện tử đã được lập đầy đủ thì Lãnh đạo Ban/phòng xác nhận hoàn thành, hồ sơ sẽ tự động chuyển sang Bộ phận lưu trữ cơ quan chờ tiếp nhận vào lưu trữ cơ quan.

“Hồ sơ công việc Ban/Phòng” được chuyển sang trạng thái “Hồ sơ nộp lưu” và chuyển tới bộ phận Lưu trữ cơ quan để kiểm tra, tiếp nhận

(Chuyển sang Bước 7)

Ghi chú: Hồ sơ vẫn được theo dõi tại mục Hồ sơ đã nộp lưu tại Ban/phòng đó để phục vụ cho việc khai thác hồ sơ khi cần.

+ Nếu công việc chưa kết thúc hoặc hồ sơ lập chưa đầy đủ thì Lãnh đạo Ban/phòng trả lại Chuyên viên/Nhân viên để hoàn thiện, hồ sơ đó quay lại Bước 4 (nghiệp vụ Cập nhật các tài liệu vào Hồ sơ công việc)

7

Kiểm tra hồ sơ

Cán bộ Lưu trữ cơ quan

- Lãnh đạo Văn phòng (hoặc người được ủy quyền) phân công cán bộ tiếp nhận, kiểm tra các Hồ sơ.

- Cán bộ Lưu trữ cơ quan tiếp nhận các Hồ sơ do các Ban/phòng gửi đến, lúc này đang là “Hồ sơ chờ tiếp nhận”. Thực hiện kiểm tra kết quả lập Hồ sơ của các Ban/phòng(chỉ kiểm tra/đối chiếu theo số thứ tự tại tờ mục lục hồ sơ nộp lưu):

+ Nếu Hồ sơ đảm bảo thì Xác nhận Đồng ý và chuyển sang Bước 8.

+ Nếu không đồng ý thì có ý kiến yêu cầu Ban/Phòng và Chuyên viên đang chủ trì cập nhật bổ sung, hiệu chỉnh Hồ sơ; Trả lại Hồ sơ cho chuyên viên đang chủ trì (trả lại có ghi lý do trả lại hồ sơ)

Hồ sơ trả lại chuyển về Chuyên viên chủ trì xử lý đồng thời thông báo cho Lãnh đạo Ban/Phòng có hồ sơ trả lại và Lãnh đạo Văn phòng/Phòng biết.

8

Tiếp nhận hồ sơ và đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ”

Lưu trữ cơ quan

- Bộ phận lưu trữ thực hiện tiếp nhận và cấp mã số hồ sơ lưu (hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “Hồ sơ đã tiếp nhận”) nếu kiểm tra hồ sơ lập đảm bảo quy định.

- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận và đưa Hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” trong Hệ thống.

9

Quản lý

và Tra cứu Hồ sơ lưu trữ

Lưu trữ cơ quan

Bộ phận Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm quản lý các Hồ sơ lưu trữ. Tham chiếu tới các Quy trình quản lý hồ sơ lưu trữ và Quy trình khai thác Hồ sơ lưu trữ

Lưu đồ 7: Quy trình khai thác Hồ sơ lưu trữ
Diễn giải quy trình khai thác Hồ sơ lưu trữ

Số hiệu

Tên bước

Vai trò

Diễn giải bước quy trình

1

Yêu cầu khai thác HSTL của cá nhân/tổ chức ngoài EVN

Cá nhân/tổ chức ngoài EVN

Cá nhân đến khai thác tài liệu phải có văn bản/giấy giới thiệu hoặc xuất trình CMTND, điền đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu khai thác Hồ sơ tài liệu như Số văn bản cần khai thác hoặc cung cấp đầy đủ thông tin Hồ sơ tài liệu cần khai thác, thời gian xem tài liệu.

2

Yêu cầu khai thác HSTL của cá nhân/tổ trong EVN

Cá nhân/tổ chức trong EVN

CBCNV các Ban/VP/Phòng trong Tập đoàn cung cấp văn bản đề nghị khai thác/giấy giới thiệu ghi rõ tên người khai thác tài liệu, số văn bản hoặc cung cấp đầy đủ thông tin hồ sơ tài liệu cần khai thác, thời gian xem tài liệu (thông qua chức năng được hệ thống VPĐT cung cấp). Khi đó, sẽ có 2 trường hợp chuyển yêu cầu khai thác HSTL (theo quy tắc sau hoặc theo thực tế):

 - Chuyển yêu cầu tới LĐ EVN: Lãnh đạo EVN quyết định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan EVN thuộc độ mật bảo quản tại cơ quan EVN theo quy định hiện hành. Trường hợp mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi của cơ quan EVN ra nước ngoài do LĐ EVN quyết định

 - Chuyển yêu cầu tới LĐ VP: Đối với các HSTL lưu trữ không có dấu mật hoặc đã giải mật. Trong một số trường hợp, Lãnh đạo VP có quyền đề nghị các Ban/Đơn vị phải có văn bản trình Thủ trưởng cơ quan xem xét phê duyệt trước khi chuyển Văn phòng cung cấp.

3

Xét duyệt yêu cầu đối với trường hợp cá nhân/tổ chức ngoài EVN

Lãnh đạo EVN

Người có thẩm quyền xem xét các đề nghị khai thác do VP tiếp nhận/trình và phê duyệt yêu cầu trước khi VP chỉ đạo nhân viên lưu trữ thực hiện cung cấp hồ sơ cho người yêu cầu theo đúng quy định

4

Xét duyệt yêu cầu đối với trường hợp cá nhân/tổ chức trong EVN

Lãnh đạo VP

Lãnh đạo VP tiếp nhận, xét duyệt yêu cầu và quyết định cho phép khai thác hoặc từ chối yêu cầu khai thác HSTL.

5

Phân công Nhân viên lưu trữ thực hiện

Lãnh đạo VP

Lãnh đạo VP phân công chuyên viên trong bộ phận lưu trữ phụ trách công việc

6

Tìm kiếm trên Hệ thống và phản hồi kết quả

Cán bộ lưu trữ cơ quan

- Tra cứu thông tin hồ sơ trên hệ thống VPĐT

- Cấu hình chức năng trên hệ thống VPĐT để mở tính năng xem hồ sơ tài liệu lưu trữ điện tử trong khoảng thời gian cụ thể.

- Đối với các hồ sơ tài liệu giấy thì tìm kiếm trong kho quản lý

7

Cấp quyền cho người dùng truy cập hồ sơ

Cán bộ lưu trữ cơ quan

Đối với hồ sơ điện tử thì thực hiện cấp quyền khai thác cho cá nhân/tổ chức khai thác trong một khoảng thời gian giới hạn

Lưu ý: hệ thống sẽ lưu vết toàn bộ thời gian, người xem,

8

Cho mượn hồ sơ, tài liệu giấy

Cán bộ lưu trữ cơ quan

Đối với hồ sơ tài liệu giấy, thì cán bộ lưu trữ chuyển cho cá nhân/tổ chức mượn. Các cá nhân/tổ chức xem hồ sơ tài liệu giấy sau đó hoàn trả lại  khi kết thúc (có biên bản/sổ giao nhận)

9

Truy cập khai thác hồ sơ, tài liệu

Cá nhân/tổ chức trong EVN

Tổ chức/cá nhân xem hồ sơ tài liệu thông qua truy nhập giao diện hệ thống; chỉ có quyền xem mà không được cấp quyền sửa/xóa/thêm hồ sơ tài liệu. Hết thời gian quy định, hệ thống VPĐT sẽ tự động khóa tiện ích xem hồ sơ lưu trữ điện tử đối với Ban/VP/cá nhân này

10

Truy cập khai thác hồ sơ, tài liệu

Cá nhân/tổ chức ngoài EVN

Cá nhân truy cập và xem tài liệu trên máy tính được đặt tại bộ phận lưu trữ của EVN

Phụ lục I

THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

STT

Trường thông tin

Tên
(viết tắt tiếng Anh)

Kiểu dữ liệu

Độ dài

1

Mã định danh văn bản

DocCode

String

25

2

Mã hồ sơ

FileCode

String

40

2.1

Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ

Organld

String

13

2.2

Năm hình thành hồ sơ

FileCatalog

Number

4

2.3

Số và ký hiệu hồ sơ

FileNotation

String

20

3

Số thứ tự văn bản trong hồ sơ

DocOrdinal

Number

3

4

Tên loại văn bản

TypeName

String

100

5

Số của văn bản

CodeNumber

String

11

6

Ký hiệu của văn bản

CodeNotation

String

30

7

Ngày, tháng, năm văn bản

IssuedDate

Date

10

8

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

OrganName

String

200

9

Trích yếu nội dung

Subject

String

500

10

Ngôn ngữ

Language

String

30

11

Số trang của văn bản

PageAmount

Number

3

12

Ghi chú

Description

String

500

13

Ngày, tháng, năm đến

ArrivalDate

Date

10

14

Số đến

ArrivalNumber

Number

10

15

Chức vụ, họ tên người ký

Signerlnfo

 

 

15.1

Chức vụ của người ký văn bản

Position

String

100

15.2

Họ và tên người ký văn bản

FullName

String

50

16

Mức độ khẩn

Priority

Number

1

17

Đơn vị hoặc người nhận

ToPlaces

String

1000

18

Ý kiến phân phối, chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản

TraceHeaderList

LongText

 

19

Thời hạn giải quyết

DueDate

Date

10

Phụ lục II

THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

 

STT

Trường thông tin

Tên
(viết tắt tiếng Anh)

Kiểu dữ liệu

Độ dài

1

Mã định danh văn bản

DocCode

String

25

2

Mã hồ sơ

FileCode

 

 

2.1

Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ

Organld

String

13

2.2

Năm hình thành hồ sơ

FileCatalog

Number

4

2.3

Số và ký hiệu hồ sơ

FileNotation

String

20

3

Số thứ tự văn bản trong hồ sơ

DocOrdinal

Number

3

4

Tên loại văn bản

TypeName

String

100

5

Số của văn bản

CodeNumber

String

11

6

Ký hiệu của văn bản

CodeNotation

String

30

7

Ngày, tháng, năm văn bản

IssuedDate

Date

10

8

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

OrganName

String

200

9

Trích yếu nội dung

Subject

String

500

10

Ngôn ngữ

Language

String

30

11

Số trang của văn bản

PageAmount

Number

3

12

Ghi chú

Description

String

500

13

Chức vụ, họ tên người ký

Signerlnfo

 

 

13.1

Chức vụ của người ký văn bản

Position

String

100

13.2

Họ và tên người ký văn bản

FullName

String

50

14

Nơi nhận

To

 

 

14.1

Mã định danh của cơ quan, tổ chức nhận văn bản

OrganId

String

13

14.2

Tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản

OrganName

String

200

15

Mức độ khẩn

Priority

Number

1

16

Số lượng bản phát hành

IssuedAmount

Number

3

17

Hạn trả lời văn bản

DueDate

Date

10

Phụ lục III

THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ SƠ

 

STT

Trường thông tin

Tên
(viết tắt tiếng Anh)

Kiểu dữ liệu

Độ dài

1

Mã hồ sơ

FileCode

 

 

1.1

Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ

OrganId

String

13

1.2

Năm hình thành hồ sơ

FileCatalog

Number

4

1.3

Số và ký hiệu hồ sơ

FileNotation

String

20

2

Tiêu đề hồ sơ

Title

String

500

3

Thời hạn bảo quản

Maintenance

String

30

4

Chế độ sử dụng

Rights

String

30

5

Người lập hồ sơ

Creator

String

30

6

Ngôn ngữ

Language

String

50

7

Thời gian bắt đầu

StartDate

Date

10

8

Thời gian kết thúc

EndDate

Date

10

9

Tổng số văn bản trong hồ sơ

DocTotal

Number

4

10

Tổng số trang của hồ sơ

PageTotal

Number

4

11

Ghi chú

Description

String

500

TẬP ĐOÀN

ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

TÊN BAN/VP (1)

__________

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

________________________

Hà Nội, ngày     tháng     năm (2)

 

Phụ lục IV

PHIẾU TRÌNH

Về việc …………………….……(3).

 

    Kính gửi:……………………(4).

 

1. Nội dung trình bày: (5)
a. Đặt vấn đề (6):
b. Nội dung công việc (7):
c. Tổng hợp các ý kiến góp ý của các đơn vị liên quan (nếu có) (8):

2. Ý kiến đề xuất: (9)
a. Đề xuất phương án giải quyết vấn đề (10):
b. Kiến nghị (nếu có) (11)

[Tên VP/Ban trình] (12) kính trình/báo cáo (13) đồng chí [chức danh lãnh đạo] (14) xem xét, phê duyệt/có ý kiến chỉ đạo (15) 

 

CÁN BỘ THỤ LÝ (16)

LÃNH ĐẠO BAN/VP TRÌNH (17)

 

Ý KIẾN CHỈ ĐẠO/PHÊ DUYỆT CỦA LÃNH ĐẠO (18)

HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY PHIẾU TRÌNH
1. Căn lề: 2 x 2 x 3 x 2 cm. Cỡ chữ: 14. Khoảng cách đoạn (spacing) : 6pts. Khoảng cách dòng (line spacing): single. Xuống dòng lùi 1,25 cm.
2. Các đề mục nêu trong Mẫu Phiếu trình chỉ là gợi ý về bố cục và cách thức trình bày Phiếu trình. Người soạn thảo lược bỏ các gợi ý (mục 1, 2, tiểu mục a, b, c) khi trình bày văn bản.
3. Hướng dẫn chi tiết trong trình bày Phiếu trình:
(1): Ghi tên Văn phòng hoặc Ban/Phòng trình văn bản, bằng chữ in hoa.
Ví dụ: Ban Chiến lược trình:

TẬP ĐOÀN

ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

BAN CHIẾN LƯỢC

 

(2): Ghi địa danh và ngày tháng trình văn bản.

(3): Trích yếu nội dung trình lãnh đạo: Cần ghi ngắn gọn, khái quát, đại ý chính của sự việc hoặc của văn bản.

(4): Kính gửi: Ghi Đồng chí + [Tên lãnh đạo] + [,] + chức danh lãnh đạo.

Ví dụ: Kính gửi: Đồng chí Dương Quang Thành, Chủ tịch HĐTV

(5): Nội dung trình bày: trình bày toàn bộ nội dung cần báo cáo với lãnh đạo, trong đó nên bố cục thành 3 tiểu mục: Đặt vấn đề. Nội dung công việc. và Tổng hợp các ý kiến góp ý của các đơn vị liên quan (nếu có).

(6): Đặt vấn đề: Nêu lý do hoặc mục đích trình giải quyết hồ sơ/công việc. Trong nội dung này cần trích dẫn các văn bản, các ý kiến chỉ đạo của cấp trên. văn bản, yêu cầu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

(7): Nội dung công việc: Trình bày nội dung sự việc từ các văn bản đề nghị của các cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc ý kiến chỉ đạo của các cấp lãnh đạo hoặc nhu cầu của đơn vị trình.  

(8): Tổng hợp các ý kiến góp ý của các đơn vị liên quan (nếu có).

(9): Ý kiến đề xuất: trên cơ sở các nội dung đã nêu, đơn vị trình nêu ý kiến đề xuất với lãnh đạo, trong đó nên bố cục thành 2 tiểu mục: đề xuất phương án giải quyết vấn đề và kiến nghị (nếu có).

(10): Đề xuất phương án giải quyết vấn đề: Nêu rõ phương án đơn vị đề xuất với lãnh đạo để giải quyết vấn đề là gì.

(11): Kiến nghị (nếu có): Nêu những kiến nghị với lãnh đạo để hỗ trợ, bổ sung cho các ý kiến đề xuất đã nêu.

(12): Ghi tên Văn phòng hoặc Ban trình văn bản, bằng chữ in thường.

(13): Tùy thuộc nội dung Ban trình muốn trình hoặc báo cáo lãnh đạo mà ghi tương ứng với nội dung trình bày.

(14): Ghi rõ chức danh của lãnh đạo nhận văn bản.

Ví dụ: Chủ tịch Hội đồng thành viên.

(15) Tùy thuộc nội dung Ban trình muốn trình lãnh đạo phê duyệt hoặc báo cáo để lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo mà ghi tương ứng với nội dung trình bày.

(16): Cán bộ soạn thảo, thụ lý văn bản (ký và ghi rõ họ tên, số điện thoại liên hệ).

(17): Lãnh đạo Ban trình: ký và ghi rõ họ tên.

(18): Nơi ghi ý kiến chỉ đạo/phê duyệt của lãnh đạo nhận văn bản.

Phụ lục V

MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

 

TÊN BAN/ĐƠN VỊ (giao nộp tài liệu)

 

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

Năm 20...

 

Hộp/ cặp số

Số, ký hiệu HS

 

Tiêu đề hồ sơ

 

Thời gian TL

Thời hạn bảo quản

Số tờ

 

Ghi chú

 

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mục lục này gồm: .................... hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Viết bằng chữ: ............................................................ hồ sơ (ĐVBQ).

Trong đó có: ........................... hồ sơ (ĐVBQ) bảo quản vĩnh viễn.

                    ........................... hồ sơ (ĐVBQ) bảo quản có thời hạn.

 

................, ngày ......... tháng ...... năm 20....

Người lập

(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)

Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao nộp.

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.

Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ

Phụ lục VI

MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

 

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

.............., ngày        tháng       năm 20...
 

 

BIÊN BẢN

Về việc giao nhận tài liệu

 

- Căn cứ Thông tư số 07/TT-BNV  ngày 22  tháng  11  năm 2012  của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Căn cứ Quy chế văn thư, lưu trữ của cơ quan ban hành kèm theo quyết định...

- Căn cứ ....... (Danh mục hồ sơ năm ..., Kế hoạch thu thập tài liệu...),

Chúng tôi gồm:

   BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là:

   - Ông (bà): ...................................................…….................................

   Chức vụ công tác/chức danh: ................................................................

   BÊN NHẬN: (lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức), đại diện là:

   - Ông (bà): .......……...........................................

   Chức vụ công tác/chức danh: ............................................

   Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

   1. Tên khối tài liệu giao nộp: ...............................................

   2. Thời gian của tài liệu: ...................................................

   3. Số lượng tài liệu:

   - Tổng số hộp (cặp): ....................................................

   - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): .......... Quy ra mét giá: ........... mét

   3. Tình trạng tài liệu giao nộp: ..................................................................
   4. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.

Biên bản này được lập thành hai bản. bên giao (đơn vị/cá nhân) giữ một bản, bên nhận (lưu trữ cơ quan) giữ một bản

 

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

 

Phụ lục VII

MỤC LỤC VĂN BẢN

    Ví dụ:

Số

TT

Số,

ký hiệu VB

Thời gian

Tên loại và trích yếu

nội dung văn bản

Tác giả

Tờ

số

Ghi chú

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

01

100/VTLTNN

01/12/2017

Công văn báo cáo công tác văn thư lưu trữ năm 2016

Cục VTLTNN

01

 

02

123/EVN-VP

02/12/2017

Công văn gửi các đơn vị thành viên và trực thuộc báo cáo công tác văn thư, lưu trữ năm 2016

EVN

02

 

02

254/EVNNPC – TCKT

05/12/2017

Báo cáo công tác văn thư lưu trữ năm 2016

EVN NPC

05

 

03

2000/EVNHANOI

7/12/2017

Báo cáo công tác văn thư lưu trữ năm 2016

EVNHANOI

12

 

04

...

 

 

 

 

 

05

...

 

 

 

 

 

06

...

 

 

 

 

 

07

...

 

 

 

 

 

08

500/EVN-VP

10/01/2017

Báo cáo công tác văn thư lưu trữ năm 2016 của EVN

EVN

120

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                   

                                                                                          …………, ngày … tháng … năm …

                                                                                                            Người lập

Phụ lục VIII

MẪU DANH MỤC HỒ SƠ

 

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 
 

 

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA ... (tên cơ quan, tổ chức)

                                              Năm ...

(Ban hành kèm theo Quyết định số: ..... /QĐ-EVN ngày .... tháng .... năm ...... của ...............................................)

 

Số và  ký hiệu HS

Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ

Thời hạn bảo quản

Đơn vị/ người lập hồ sơ

Ghi chú

 

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

 

I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN

 

 

 

 

1. Tên đề mục nhỏ

 

 

 

 

Tiêu đề hồ sơ

 

 

 

Bản Danh mục hồ sơ này có …….(1) hồ sơ, bao gồm:

…………….(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn.

…………...(2) hồ sơ bảo quản có thời hạn.

 

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(chữ ký, dấu)

Họ và tên

Hướng dẫn sử dụng:
(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục.
(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục.
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ (theo hướng dẫn tại Quy định này)
Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ. tiêu đề hồ sơ (theo hướng dẫn tại  Quy định này).
Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số  năm cụ thể.
Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ.
Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v...

Phụ lục IX
Biên chế Hồ sơ Tờ trình/ Báo cáo Hội đồng thành viên EVN/Đơn vị

1. Kết quả kiểm toán nội bộ và giám sát tài chính

- Tờ trình.

- Biên bản.

- Văn bản pháp lý (nếu có).

- Tờ trình của Kiểm soát viên, Biên bản (nếu có).

- Báo cáo giải trình của các đơn vị (nếu có).

2. Tờ trình về Đề án

- Tờ trình.

- Đề án.

- Dự thảo Quyết định phê duyệt Đề án hoặc Dự thảo văn bản báo cáo cấp có thẩm quyền phê duyệt Đề án.

- Văn bản pháp lý.

Tài liệu liên quan (nếu có).

3. Tờ trình về kế hoạch năm

- Tờ trình.

- Các văn bản pháp lý ảnh hưởng tới kết quả tính toán KH năm tới (Quyết định phê duyệt KH vận hành HTĐ, KH vận hành TTĐ,...); Kế hoạch điện thương phấm và điện SX & mua năm tới.

- Các chỉ tiêu kế hoạch vận hành kỹ thuật năm tới.

- Kế hoạch tài chính của Công ty mẹ và các Tổng công ty năm tới.

- Kế hoạch đầu tư xây dựng toàn Tập đoàn năm.

- Kế hoạch sử dụng, tuyển dụng và năng suất lao động năm.

- Kế hoạch đào tạo năm tới.

- Tờ trình Bộ Công Thương về danh mục A, B.

- Tờ trình KH và các phụ lục chi tiết kèm theo của 9 TCT.

- Các văn bản giải trình, bổ sung của các đơn vị (nếu có).

4. Tờ trình về Quy chế quản lý nội bộ

- Tờ trình.

- Dự thảo Quyết định.

- Dự thảo QCQLNB bản cuối.

- Bảng tổng hợp, giải trình ý kiến góp ý của các Ban chức năng, đơn vị, tổ chức cá nhân có liên quan.

- Bảng tổng hợp các điểm khác biệt giữa Quy chế mới và cũ (nếu có).

- Văn bản thẩm định dự thảo QCQLNB của Ban Pháp chế.

- Văn bản thẩm định dự thảo QCQLNB của Tư vấn luật (nếu có).

- Văn bản cam kết của các Tổng công ty về áp dụng QCQLNB (nếu có). ce)^Các văn bản khác liên quan (nếu có).

5. Tờ trình về bố nhiệm mới cán bộ

- Tờ trình.

- Bảng danh mục tài liệu trong hồ sơ kèm theo .

- Ý kiến của Ban Thường vụ/Thường trực Đảng ủy EVN .

- Tờ trình về việc đề nghị bổ nhiệm cán bộ do Người đứng đầu đơn vị ký gửi Tập đoàn. (Trưởng hợp bổ nhiệm Người đứng đầu đơn vị thì cấp phó ký trình, không có cấp phó thì Bí thư/Phó bí thư cấp ủy cùng cấp ký tờ trình).

- Biên bản họp lãnh đạo đơn vị thống nhất phương án nhân sự dự kiến đề nghị bổ nhiệm.

- Biên bản kiểm phiếu giới thiệu (nếu có), tín nhiệm nhân sự đề nghị bổ nhiệm của cán bộ chủ chốt đơn vị. (Trong trường họp tổ chức hội nghị hoặc tổ chức lấy phiếu giới thiệu theo yêu cầu).

- Nghị quyết của Ban Thường vụ Đảng ủy/ cấp ủy đơn vị về nhân sự đề nghị bổ nhiệm.

- Biên bản họp ban lãnh đạo đơn vị để thảo luận, nhận xét ưu khuyết điểm và biểu quyết về đề nghị bổ nhiệm cán bộ.

- Sơ yếu lý lịch cán bộ (Mẫu 2C-BNV/2008) có xác nhận của đơn vị nơi quản lý sử dụng cán bộ; dán ảnh 4x6cm chụp trong vòng 6 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ.

- Bản tự nhận xét đánh giá phân loại cán bộ (có chữ ký của Người đứng đầu đơn vị hoặc một thành viên lãnh đạo và đóng dấu của đơn vị).

- Bản kê khai tài sản thu nhập (Theo mẫu quy định, có chữ ký và ký nháy tất cả các trang).

- Các bản sao văn bằng chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng đã kê khai trong hồ sơ lý lịch cán bộ (Có công chứng hoặc đóng dấu của cơ quan sao y bản chính).

- Hồ sơ khám sức khỏe định kỳ của năm gần nhất.

- Các kết luận kiểm tra, thanh tra giải quyết khiếu nại tố cáo (nếu có).

- Nhận xét, đánh giá của cấp ủy hoặc chính quyền nơi cư trú (quản lý sinh hoạt 2 chiều).

- Văn bản thỏa thuận của lãnh đạo cấp ủy địa phương (đối với các đơn vị trực thuộc cấp ủy đảng địa phương/Đảng ủy khối doanh nghiệp địa phương).

- Giải trình nguồn tài chính cho con đi học nước ngoài (nếu có).

- Ý kiến của các PTGĐ, Trưởng Ban TTBV, Kế toán trưởng (đối với chức danh KTT các đơn vị trực thuộc, công ty con do Tập đoàn nắm 100% vốn điều lệ), hoặc ý kiến của PTGĐ phụ trách đối với chức danh Phó trưởng Ban TĐ, cấp phó đơn vị cấp II trực thuộc và Người đứng đầu đơn vị cấp III.

6. Tờ trình về bố nhiệm lại/ kéo dài thời gian giữ chức vụ cán bộ

- Tờ trình.

- Bảng danh mục hồ sơ kèm theo tờ trình .

- Ý kiến của Ban Thường vụ/Thường trực Đảng ủy EVN (bản copy).

Văn bản đồng ý của cấp có thẩm quyền về chủ trương bổ nhiệm lại cán bộ.

-Tờ trình của đơn vị về việc đề nghị bổ nhiệm lại cán bộ kèm danh sách cán bộ được đề nghị bổ nhiệm lại hoặc không được bổ nhiệm lại. (Trường hợp cấp trưởng trong diện được đề nghị bổ nhiệm lại thì có công văn riêng do cấp phó ký, không có cấp phó thì văn bản do đồng chí Bí thư/ Phó bí thư cấp ủy cùng cấp ký).

- Biên bản họp lãnh đạp đơn vị về nhân xét, đánh giá quá trình thực hiện chức trách nhiệm vụ của cán bộ nhiềm kỳ vừa qua và thống nhất chủ trương bổ nhiệm lại/kéo dài thời gian giữ chức vụ (trong trường họp tổ chức hội nghị hoặc tổ chức lấy phiếu giới thiệu theo yêu cầu).

- Biên bản kiểm phiếu tín nhiệm bổ nhiệm lại.

- Bổ sung sơ yếu lý lịch, văn bằng chứng chỉ kê khai tài sản(Nếu có thay đổi).      ,           ,

- Bản tự nhận xét đánh giá hàng năm của cán bộ đề nghị bổ nhiệm lại (có xác nhận của đơn vị nơi quản lý sử dụng cán bộ).

- Bản đánh giá cả nhiệm kỳ của lãnh đạo đơn vị đối với cán bộ đề nghị bổ nhiệm lại (có chữ ký của Người đứng đầu đơn vị hoặc một thành viên lãnh đạo và đóng dấu của đơn vị).

- Chương trình hành động nếu được cấp có thẩm quyền bổ nhiệm lại (Theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền).

-  Nhận xét, đánh giá của cấp ủy hoặc chính quyền nơi cư trú (quản lý sinh hoạt 2 chiều).

- Văn bản của cấp có thẩm quyền/người có thẩm quyền phê duyệt chủ trương. (bản chính).

- Ý kiến của các PTGĐ, Trưởng Ban TTBV, Kế toán trưởng (đối với chức danh KTT các đơn vị trực thuộc, công ty con do Tập đoàn nắm 100% vốn điều lệ), hoặc ý kiến của PTGĐ phụ trách đối với chức danh Phó trưởng Ban TĐ, cấp phó đơn vị cấp II trực thuộc và Người đứng đầu đơn vị cấp III. (Hiện TCNS lưu cùng hồ sơ gốc).

7. Tờ trình về chỉ đạo NĐD phần vốn EVN tại ĐHCĐ thường niên

- Tờ trình

-  Báo cáo tài chính đã được kiểm toán của CTCP.

- Báo cáo của Người đại diện.

- Các tài liệu liên quan (nếu có).

8. Tờ trình về thoái vốn:

- Tờ trình.

- Chứng thư thẩm định giá.

- Các tài liệu khác liên quan.

9. Tờ trình về duyệt khoản vay

- Tờ trình.

- Hợp đồng vay vốn.

- Báo cáo đánh giá hồ sơ đề xuất của Tổ công tác.

- Báo cáo quá trình đàm phán trực tiếp.

- Thư thu phí đại lý/ bảo hiểm/ …

- Thư thu phí.

- Các tài liệu khác kèm theo.

10. Tờ trình về định mức đơn giá:

- Tờ trình.

- Dự thảo Quyết định.

- Các căn cứ pháp lý để xây dựng định mức, đơn giá.

- Bảng tổng hợp chi tiết việc xây dựng định mức, đơn giá (có so sánh).

- Báo cáo thẩm định định mức - đơn giá của đơn vị có thẩm quyền.

11. Tờ trình phê duyệt Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (Pre-FS), Báo cáo nghiên cứu khả thi (FS), Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng dự án và dự thảo quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng của dự án:

- Tờ trình.

- Dự thảo Quyết định.

- Các văn bản pháp lý căn cứ để lập.

- Hồ sơ lập Báo cáo NCTKT, NCKT, kinh tế - kỹ thuật của tư vấn.

- Báo cáo thẩm định của tư vấn theo quy định.

- Các tài liệu khác có liên quan đến nội dung Tờ trình.

- Tờ trình về Kế hoạch Lựa chọn nhà thầu

- Tờ trình.

- Dự thảo Quyết định hoặc văn bản báo cáo cấp trên.

- Báo cáo thẩm định.

- Văn bản pháp lý chính.

- Tờ trình của đơn vị (nếu có).

- Văn bản góp ý của các Ban liên quan (nếu có).

- Dự toán được phê duyệt (nếu có).

- Văn bản giao/ nhận nhiệm vụ và/ hoặc hồ sơ năng lực nhà thầu đối với Gói thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu/ đấu thầu hạn chế.

- Tờ trình về phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

- Tờ trình.

- Dự thảo Quyết định (nếu có).

- Báo cáo của Tổ chuyên gia xét thầu.

- Báo cáo thẩm định.

- Văn bản pháp lý chính.

- Tờ trình của đơn vị (nếu có).

- Văn bản góp ý của các Ban liên quan (nếu có).

- Tờ trình về Hợp đồng Mua bán điện

- Đối với Hợp đồng MBĐ lần đầu.

- Tờ trình.

- Công văn đề nghị đàm phán hợp đồng mua bán điện của Chủ đầu tư.

- Quyết định đầu tư xây dựng công trình kèm theo thuyết minh và báo cáo thẩm định dự án đầu tư nhà máy của tư vấn độc lập, các tài liệu kèm theo.

- Quyết định phê duyệt tổng mức đầu tư lần đầu của dự án và các nội dung chính trong thiết kế cơ sở của dự án đầu tư có liên quan đến việc đàm phán hợp đồng mua bán điện, báo cáo thẩm định thiết kế cơ sở.

- Báo cáo quyết toán của Chủ đầu tư, báo cáo kiểm toán quyết toán (đối với các dự án đã quyết toán).

- Thỏa thuận đấu nối NMĐ vào HTĐQG kèm theo phương án đấu nối của NMĐ; thỏa thuận đo đếm.

- Hợp đồng vay vốn hoặc các văn bản, tài liệu có tính pháp lý giữa Chủ đầu tư và các bên cho vay, kế hoạch hoặc thực tế giải ngân các nguồn vốn vay.

- Tài liệu tính toán tổn thất công suất và điện năng của MBA, đường dây truyền tải từ NMĐ đến điểm đấu nối với HTĐQG và tài liệu tính toán điện tự dùng trong NMĐ.

- Hợp đồng cung cấp nhiên liệu cho NMĐ, quy định rõ giá nhiên liệu cho phát điện, cước vận chuyển nhiên liệu và các phụ phí kèm theo, điểm giao nhận nhiên liệu và thời hạn cung cấp nhiên liệu.

- Tài liệu tính suất hao nhiên liệu đối với NMĐ than hoặc suất hao nhiệt đối với NMĐ khí.

- Phương án giá bán điện được tính toán theo quy định của pháp luật. Bảng tính giá hợp đồng mua bán điện được lập dưới dạng Excel.

- Công văn báo cáo của Công ty mua bán điện.

- Biên bản cuộc họp đàm phán hợp đồng giữa EPTC và Chủ đầu tư.

- Văn bản góp ý của các Ban EVN liên quan.

- Dự thảo Hợp đồng mua bán điện/HĐ SĐBS theo mẫu.

- Các tài liệu khác (nếu có).

- Đối với Hợp đồng sửa đổi bổ sung

- Tờ trình.

- Các tài liệu dẫn chứng lý do/cơ sở dẫn tới việc phải SĐBS Hợp đồng.

- Phương án giá bán điện được tính toán theo quy định của pháp luật. Bảng tính giá hợp đồng mua bán điện được lập dưới dạng Excel.

- Công văn báo cáo của Công ty mua bán điện.

- Biên bản đàm phán.

- Dự thảo Hợp đồng SĐBS.

- Văn bản góp ý của các Ban EVN liên quan.

- Các tài liệu khác (nếu có).

- Đối với Hợp đồng MBĐ các dự án có giá được quy định bởi Cơ quan nhà nước có thẩm quyền (gió, mặt trời, sinh khối, chi phí tránh được, …)

- Tờ trình

- Quyết định đầu tư xây dựng công trình kèm theo thuyết minh và báo cáo thẩm định dự án đầu tư nhà máy của tư vấn độc lập, các tài liệu kèm theo.

- Thỏa thuận đấu nối NMĐ vào HTĐQG kèm theo phương án đấu nối của NMĐ; thỏa thuận đo đếm.

- Công văn báo cáo của Công ty mua bán điện.

- Biên bản đàm phán.

- Dự thảo Hợp đồng SĐBS.

- Ý kiến của các Ban liên quan.

- Các tài liệu khác (nếu có).

- Đối với Hợp đồng SĐBS MBĐ với nước ngoài

- Tờ trình.

- Các tài liệu dẫn chứng lý do/cơ sở dẫn tới việc phải SĐBS Hợp đồng.

- Công văn báo cáo của Công ty mua bán điện.

- Biên bản đàm phán.

- Dự thảo Hợp đồng/Hợp đồng SĐBS.

- Ý kiến của các Ban liên quan.

- Các tài liệu khác (nếu có).

- Tờ trình về thông qua Chủ trương ký biên bản ghi nhớ - MOU:

- Tờ trình.

- Dự thảo MOU.

- Văn bản góp ý của các Ban/ đơn vị.

- Thư trao đổi của EVN, đối tác.

- Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên (nếu có).

- Tờ trình về thông qua chủ trương hỗ trợ kinh phí cơ sở vật chất.

- Tờ trình.

- Bảng tổng hợp tình hình hỗ trợ trên địa bàn của EVN và các đơn vị.

- Văn bản đề nghị hỗ trợ.

- Dự án đầu tư được phê duyệt.

- Văn bản góp ý của các Ban/đơn vị (nếu có).

- Tờ trình về thông qua chủ chương tiếp nhận Hỗ trợ kỹ thuật.

- Tờ trình.

- Tóm tắt dự án Hỗ trợ kỹ thuật.

- Văn bản góp ý của các Ban/ đơn vị.

- Thư trao đổi của EVN, đối tác.

- Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên (nếu có).

Ghi chú:

Các căn cứ pháp lý và văn bản dẫn chiếu trong nội dung tờ trình/ báo cáo Hội đồng thành viên (bản word) cần được tạo Hyperlink liên kết đến cơ sở dữ liệu của Tập đoàn.

Phụ lục X

Mẫu bản cam kết bảo vệ bí mật trong EVN

 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

 

BẢN CAM KẾT BẢO VỆ BÍ MẬT

TRONG TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC QUỐC GIA VIỆT NAM

 

            Họ và tên:                    Bí danh:

            Chức vụ:

            Đơn vị công tác:

            Được phân công công tác:               từ ngày    tháng   năm

            Tôi hiểu rằng, việc giữ gìn bí mật Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam là để bảo vệ lợi ích của Tổ quốc Việt Nam. tôi đã được hướng dẫn nghiên cứu các văn bản của Nhà nước, của Tập đoàn Điện lực Việt Nam về bảo vệ bí mật. Tôi xin cam kết như sau:

1. Thực hiện nghiêm túc “Quy định công tác Văn phòng trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam ban hành kèm theo quyết định số:       QĐ/EVN ngày    tháng    năm 2017 của Tổng Giám đốc EVN”.

            2. Không để mất, lọt ra ngoài, gây thất thoát, làm lộ những bí mật mà tôi được giao tiếp xúc và xử lý.      

            Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật và kỷ luật của Đơn vị về những sai phạm lời cam kết của mình

 

              CHỨNG NHẬN                                         .............., ngày .... tháng .... năm

  CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ                                                     Người cam kết

        (ký tên và đóng dấu)                                                                       (ký tên)

Phụ lục XI

Phiếu gửi tài liệu mật

 

 

TẬP ĐOÀN

ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

(Đơn vị….)

 

 

  

                                            Số:........................./PG

PHIẾU GỬI TÀI LIỆU MẬT

 

Kính gửi: .............................................................

 

Tài liệu số: ...........................................................................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................................................................
 

Tổng cộng là:....................................................Văn bản, công văn.

 

….., ngày    tháng       năm

(Ký nhận và đóng dấu)

……, ngày       tháng   năm

(Người gửi ký và ghi rõ họ tên)

 

 


 

 

 

Xin gửi phiếu này cho Văn phòng/Phòng hành chính (hoặc bộ phận văn thư lưu trữ của đơn vị gửi tài liệu).

Phụ lục XII

BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU

STT

TÊN NHÓM VÀ TÊN HỒ SƠ, TÀI LIỆU

THBQ

 

1. Tài liệu tổng hợp-hành chính

 

 

1.1. Tài liệu tổng hợp

 

1

Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan

  • Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước
  • Gửi để biết (đổi tên cơ quan, thay đổi trụ sở, thông báo mẫu dấu, chữ ký…)

 

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

05 năm

2

Hồ sơ xây dựng, thẩm định chế độ/quy định/hướng dẫn chung về điện lực

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

3

Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn hoặc các sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức

Vĩnh viễn

4

Hồ sơ hội nghị sơ kết, tổng kết công tác của cơ quan

  • Dài hạn, hàng năm
  • Quý, 06 tháng, 9 tháng

 

Vĩnh viễn

20 năm

5

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

Vĩnh viễn

10 năm

6

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

20 năm

05 năm

7

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác Quý, tháng, tuần

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

05 năm

03 năm

8

Lịch công tác tuần

01 năm

9

Chương trình và báo cáo công tác đột xuất

10 năm

10

Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước

Vĩnh viễn

11

Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn chung về điện lực

Vĩnh viễn

12

Hồ sơ ứng dụng ISO trong hoạt động của cơ quan

Vĩnh viễn

13

Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp

10 năm

14

Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, thuyết trình, giải trình, trả lời chất vấn, phát biểu…)

Vĩnh viễn

15

Sổ ghi biên bản cuộc họp

10 năm

16

Tập công văn trao đổi chung về công tác điện lực

10 năm

 

1.2. Tài liệu  hành chính, văn thư, lưu trữ

 

17

Tập văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn chung về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

18

Hồ sơ xây dựng quy định/hướng dẫn về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ (quy định trang bị máy tính xách tay. mua hàng. tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản. thể thức quản lý văn bản…)

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

19

Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ

10 năm

20

Hồ sơ Hội nghị tập huấn công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ

10 năm

21

Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hàng năm, nhiều năm

  • Đơn vị ban hành
  • Các đơn vị khác

 

 

Vĩnh viễn

10 năm

22

Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Các đơn vị khác

 

 

10 năm

05 năm

23

Hồ sơ thực hiện Dự án/Chương trình về cải cách hành chính 

20 năm

24

Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

20 năm

25

Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

20 năm

26

Hồ sơ ứng dụng Văn phòng điện tử

20 năm sau khi phần mềm được thay thế

27

Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

20 năm

28

Báo cáo đột xuất về hành chính, văn thư, lưu trữ

10 năm

29

Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo Cải cách hành chính

20 năm

30

Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo thực hiện Quy chế dân chủ

20 năm

31

Sổ đăng ký văn bản đi

Vĩnh viễn

32

Sổ đăng ký văn bản đến

20 năm

33

Tập lưu văn bản của Hội đồng Thành viên, quyết định, quy định, quy chế nội bộ, quy trình, kế hoạch, báo cáo,  hợp đồng, công văn, hướng dẫn

Vĩnh viễn

34

Tập lưu văn bản khác: giấy mời, thông báo …

50 năm

35

Công văn trao đổi về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

10 năm

 

1.3. Tài liệu về quản lý cơ sở vật chất

 

36

Hồ sơ về quản lý nhà, đất

Vĩnh viễn

37

Hồ sơ mua sắm máy móc thiết bị

20 năm

38

Hồ sơ bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị

20 năm

39

Hồ sơ kiểm kê, thu hồi, thanh lý máy móc thiết bị

20 năm

40

Hồ sơ sử dụng, vận hành ô tô, máy móc, thiết bị của cơ quan

Theo tuổi thọ thiết bị

41

Hồ sơ về điều hành xe ô tô

05 năm

42

Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định

10 năm

43

Sổ sách theo dõi cấp phát nhiên liệu

05 năm

44

Sổ sách theo dõi cấp phát văn phòng phẩm

05 năm

45

Công văn trao đổi

10 năm

 

1.4. Tài liệu về công tác y tế

 

46

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác y tế

  • Năm
  • Quý, 06 tháng

 

Vĩnh viễn

20 năm

47

Hồ sơ về phòng chống dịch bệnh

10 năm

48

Hồ sơ về quản lý bệnh nghề nghiệp

20 năm

49

Hồ sơ về tổ chức khám, chữa bệnh, chăm sóc sức khoẻ

10 năm

50

Hồ sơ về cấp phát thẻ bảo hiểm y tế

10 năm

51

Hồ sơ mua sắm thuốc và các dụng cụ y tế

10 năm

52

Sổ cấp phát thuốc

05 năm

53

Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo Dân số và Kế hoạch hoá gia đình

20 năm

10 năm

54

Công văn trao đổi về công tác y tế

10 năm

 

2. Tài liệu quy hoạch-kế hoạch-thống kê

 

 

2.1. Tài liệu quy hoạch

 

55

Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác quy hoạch

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

56

Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn công tác quy hoạch

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

57

Hồ sơ xây dựng, thẩm định đề án/dự án quy hoạch và chiến lược phát triển điện lực

  • Được duyệt
  • Không được duyệt

 

 

Vĩnh viễn

05 năm

58

Hồ sơ Hội nghị chuyên đề về quy hoạch ngành điện

Vĩnh viễn

59

Hồ sơ Hội nghị sơ kết/tổng kết việc thực hiện đề án, dự án quy hoạch và chiến lược phát triển điện lực

Vĩnh viễn

60

Hồ sơ thực hiện đề án, dự án quy hoạch và chiến lược phát triển điện lực

Vĩnh viễn

61

Hồ sơ kiểm tra việc thực hiện đề án, dự án quy hoạch và chiến lược phát triển điện lực

Vĩnh viễn

62

Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo Thực hiện phát triển điện lực quốc gia

20 năm

63

Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo Quy hoạch điện

20 năm

64

Công văn trao đổi về công tác quy hoạch

10 năm

 

2.2. Tài liệu kế hoạch

 

65

Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác kế hoạch

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

66

Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn công tác kế hoạch (quy chế phân cấp thực hiện công tác kế hoạch. quy trình lập và duyệt kế hoạch…)

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

67

Kế hoạch (chỉ tiêu kế hoạch được giao, kế hoạch chính thức, kế hoạch điều chỉnh, bổ sung) và báo cáo thực hiện kế hoạch toàn diện

  • Dài hạn, trung hạn và hàng năm
  • Quý, 06 tháng, 9 tháng
  • Tuần, tháng

 

 

 

Vĩnh viễn

20 năm

05 năm

68

Kế hoạch (chỉ tiêu kế hoạch được giao, kế hoạch chính thức, kế hoạch bổ sung) và báo cáo thực hiện kế hoạch từng lĩnh vực (sản xuất kinh doanh, lao động tiền lương, xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn, mua sắm vật tư thiết bị, tài chính, vốn…)

  • Dài hạn, trung hạn và hàng năm
  • Quý, 06 tháng, 9 tháng
  • Tuần, tháng

 

 

 

 

Vĩnh viễn

20 năm

05 năm

69

Hồ sơ kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

20 năm

70

Hồ sơ xét duyệt công nhận hoàn thành kế hoạch

Vĩnh viễn

71

Công văn trao đổi về công tác kế hoạch

10 năm

 

2.3. Tài liệu thống kê

 

72

Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác thống kê

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

73

Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác thống kê

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

74

Báo cáo điều tra cơ bản

Vĩnh viễn

75

Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

Vĩnh viễn

10 năm

76

Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề quý, 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

20 năm

05 năm

77

Hồ sơ xây dựng niên giám thống kê

10 năm

78

Sổ thống kê

20 năm

79

Công văn trao đổi về công tác thống kê

10 năm

 

3. Tài liệu tổ chức-nhân sự

 

 

3.1. Tài liệu tổ chức

 

80

Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác tổ chức

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

81

Hồ sơ xây dựng/bổ sung, sửa đổi Điều lệ tổ chức và hoạt động. Quy chế làm việc và các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn khác về công tác tổ chức

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

82

Hồ sơ hội nghị chuyên đề về tổ chức nhân sự do cơ quan chủ trì

Vĩnh viễn

83

Kế hoạch và báo cáo công tác tổ chức dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

Vĩnh viễn

05 năm

84

Kế hoạch và báo cáo công tác tổ chức quý, 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

20 năm

05 năm

85

Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức, sắp xếp, thành lập,  hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị

 

Vĩnh viễn

86

Hồ sơ về cổ phần hoá, chuyển đổi, sắp xếp các doanh nghiệp

Vĩnh viễn

87

Hồ sơ về thực hiện phân cấp cho các đơn vị trực thuộc và hạch toán phụ thuộc

Vĩnh viễn

88

Hồ sơ về thành lập Ban/Hội đồng/Tổ chuyên gia/Tổ công tác

20 năm

89

Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn chức danh viên chức chuyên môn nghiệp vụ

Vĩnh viễn

90

Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc công nhân kỹ thuật

Vĩnh viễn

91

Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế, định biên lao động

Vĩnh viễn

92

Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo Đổi mới và Phát triển doanh nghiệp

20 năm

93

Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng xếp hạng doanh nghiệp

20 năm

94

Công văn trao đổi về công tác tổ chức

10 năm

 

3.2. Tài liệu nhân sự/cán bộ

 

95

Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác cán bộ

Đến khi văn bản hết  hiệu lực thi hành

96

Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác nhân sự

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

97

Hồ sơ về xây dựng kế hoạch, quy hoạch cán bộ

20 năm

98

Hồ sơ về đề bạt/bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển cán bộ

70 năm

99

Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm

  • Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển
  • Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi

 

 

20 năm

05 năm

100

Hồ sơ lý lịch của CBCNVC

Vĩnh viễn

101

Danh sách cán bộ, công nhân viên

Vĩnh viễn

102

Báo cáo thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công nhân viên

Vĩnh viễn

103

Sổ thống kê nhân sự

70 năm

104

Hồ sơ kỷ luật cán bộ

70 năm

105

Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng kỷ luật

20 năm

106

Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, Bảo hiểm xã hội . . .)

70 năm

107

Công văn trao đổi về công tác nhân sự

10 năm

 

4. Tài liệu đào tạo, bồi dưỡng

 

108

Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác đào tạo, bồi dưỡng

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

109

Hồ sơ xây dựng đề án, chiến lược và các văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành công tác đào tạo, bồi dưỡng

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

110

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

 

Vĩnh viễn

10 năm

111

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

 

20 năm

05 năm

112

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

 

05 năm

03 năm

113

Hồ sơ xây dựng Khung chương trình đào tạo, bồi dưỡng

  • Được duyệt
  • Không được duyệt

 

Vĩnh viễn

05 năm

114

Hồ sơ xây dựng giáo trình đào tạo, bồi dưỡng

  • Được duyệt
  •  Không được duyệt

 

Vĩnh viễn

05 năm

115

Hồ sơ tuyển sinh các khoá đào tạo tại cơ sở đào tạo và dạy nghề

10 năm

116

Hồ sơ về các khoá đào tạo tại cơ sở đào tạo và dạy nghề

  • Chính quy
  • Tại chức

Vĩnh viễn

117

Hồ sơ học sinh/sinh viên

20 năm

118

Hồ sơ quản lý ký túc xá

10 năm

119

Hồ sơ các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, tay nghề ở trong và ngoài nước

10 năm

120

Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ cơ quan

20 năm

121

Công văn trao đổi về công tác đào tạo, bồi dưỡng

10 năm

 

5. Tài liệu lao động, tiền lương

 

 

5.1.Tài liệu lao động

 

122

Tập văn bản quy phạm pháp luật về lao động

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

123

Hồ sơ xây dựng các chế độ/quy định về lao động (nội quy lao động, hợp đồng lao động, bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh lao động, định mức lao động…)

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

124

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch lao động, tiền lương dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

Vĩnh viễn

10 năm

125

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch lao động, tiền lương 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

20 năm

05 năm

126

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch lao động, tiền lương quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

05 năm

03 năm

127

Hồ sơ tổ chức thực hiện các chế độ/quy định về lao động

Vĩnh viễn

128

Báo cáo thống kê lao động

20 năm

129

Hợp đồng lao động

5 năm kể từ khi chấm dứt hợp đồng

130

Hồ sơ giải quyết tranh chấp lao động

10 năm

131

Công văn trao đổi về công tác lao động

10 năm

 

5.2. Tài liệu tiền lương

 

132

Tập văn bản quy phạm pháp luật về tiền lương, tiền công

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

133

Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định/hướng dẫn về tiền lương, quỹ tiền lương, đơn giá tiền lương, phụ cấp, thù lao, tiền thưởng

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

134

Hồ sơ về tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn về tiền lương, quỹ tiền lương, đơn giá tiền lương, phụ cấp, thù lao, tiền thưởng

Vĩnh viễn

135

Báo cáo thống kê tiền lương và thu nhập

20 năm

136

Hồ sơ về quyết toán tiền lương

Vĩnh viễn

137

Hồ sơ về nâng lương, nâng bậc, nâng ngạch, chuyển đổi bảng lương

20 năm

138

Hồ sơ về kiểm tra việc nâng lương, nâng bậc, nâng ngạch, chuyển đổi bảng lương

 

20 năm

139

Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng lương

20 năm

140

Công văn trao đổi về công tác tiền lương, tiền công

10 năm

 

5.3. Tài liệu bảo hiểm

 

141

Tập văn  bản quy phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

142

Hồ sơ về bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

70 năm

143

Công văn trao đổi về công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp

10 năm

 

6. Tài liệu tài chính-kế toán

 

144

Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác tài chính, kế toán

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

145

Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định về tài chính, kế toán (Quy định về quản lý tài chính. quản lý chi tiêu và hạch toán kế toán. quản lý công nợ. nhận, quản lý, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn. quản lý, phân phối và sử dụng các quỹ….)

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

146

Hồ sơ hội nghị tài chính-kế toán do cơ quan chủ trì

Vĩnh viễn

147

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch tài chính, kế toán dài hạn, trung hạn và hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

Vĩnh viễn

10 năm

148

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch tài chính, kế toán 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

20 năm

05 năm

149

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch tài chính, kế toán quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

05 năm

03 năm

150

Hồ sơ thực hiện chế độ/quy định về tài chính, kế toán (quản lý vốn, tài sản, giá, thuế, phí, lệ phí, chi tiêu…)

Vĩnh viễn

151

Hồ sơ kiểm tra tài chính

  • Vụ nghiêm trọng
  • Vụ việc khác

 

Vĩnh viễn

10 năm

152

Hồ sơ kiểm toán tài chính

  • Vụ nghiêm trọng
  • Vụ việc khác

 

Vĩnh viễn

10 năm

153

Hồ sơ huy động vốn dài hạn, trung hạn và ngắn hạn

50 năm

154

Hồ sơ đầu tư vốn ra bên ngoài

50 năm

155

Hồ sơ phân bổ, cấp phát vốn

20 năm

156

Hồ sơ chuyển nhượng, cho thuê, bàn giao tài sản cố định

Vĩnh viễn

157

Hồ sơ thanh lý tài sản cố định

20 năm

158

Hồ sơ duyệt quyết toán tài chính năm

Vĩnh viễn

159

Hồ sơ duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành

Vĩnh viễn

160

Báo cáo tài chính hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

Vĩnh viễn

10 năm

161

Báo cáo tài chính tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

20 năm

05 năm

162

Báo cáo kiểm kê tài sản cố định

20 năm

163

Sổ kế toán

  • Sổ tổng hợp
  • Sổ chi tiết

 

20 năm

10 năm

164

Chứng từ kế toán

  • Sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm

-  Không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và báo cáo tài chính

 

10 năm

 

05 năm

(Quy định tại Điều 41 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015)

165

Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán

10 năm

 

7. Tài liệu quản lý đầu tư xây dựng  cơ bản và đấu thầu

 

 

7.1. Tài liệu quản lý đầu tư  xây dựng

 

166

Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác đầu tư xây dựng cơ bản

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

167

Hồ sơ xây dựng quy định, quy trình và các văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn công tác đầu tư xây dựng (Quy định về quản lý chất lượng xây  dựng công trình thuỷ điện. Quy định về công tác dò tìm, xử lý bom, mìn, vật nổ và chất độc hoá học khi xây dựng công trình nguồn điện…)

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

 

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực văn bản

168

Kế hoạch và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tư xây dựng cơ bản dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

Vĩnh viễn

10 năm

169

Kế hoạch và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tư xây dựng cơ bản 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

20 năm

05 năm

170

Kế hoạch và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tư xây dựng cơ bản quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

05 năm

03 năm

171

Hồ sơ xây dựng công trình thuỷ điện, nhiệt điện, điện khí, điện hạt nhân và năng lượng tái tạo, công trình lưới điện

  • Công trình trọng điểm quốc gia. Dự án nhóm A
  • Dự án nhóm B. Dự án nhóm C và Dự án cải tạo, sửa chữa lớn, mở rộng quy mô công trình

(Cấp công trình được quy định tại Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18/6/2015 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng)

 

 

Vĩnh viễn

 

Theo tuổi thọ công trình

172

Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình nhà, xưởng

15 năm

173

Hồ sơ xin chủ trương đầu tư xây dựng công trình

Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171

174

Hồ sơ lựa chọn nhà thầu (với nhà thầu trúng thầu)

Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171

175

Hồ sơ về lập và phê duyệt Báo cáo kinh tế kỹ thuật/Dự án đầu tư xây dựng công trình

  • Tờ trình.
  • Báo cáo kinh tế kỹ thuật/Dự án đầu tư bao gồm: Thuyết minh dự án, bản vẽ thiết kế cơ sở (tổng thể mặt bằng, bản vẽ kiến trúc, bản vẽ kết cấu, bản vẽ hệ thống kỹ thuật và hạ tầng kỹ thuật, bản vẽ sơ đồ hệ thống phòng chống cháy nổ) và dự toán.
  • Văn bản thẩm định.
  • Quyết định phê duyệt/Quyết định đầu tư xây dựng công trình.

Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171

176

Hồ sơ khảo sát xây dựng công trình (địa chất, địa hình, khí tượng, thuỷ văn…)

  • Đề cương khảo sát
  • Hợp đồng khảo sát
  • Nhiệm vụ và phương án kỹ thuật khảo sát
  • Báo cáo kết quả khảo sát
  • Văn bản phê duyệt và chấp thuận nghiệm thu
  • Báo cáo khảo sát của Chủ đầu tư.

 

Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171

177

Hồ sơ thiết kế kỹ thuật xây dựng công trình

  • Hợp đồng thiết kế bản vẽ kỹ thuật
  • Thiết kế kỹ thuật gồm: thuyết minh, bản vẽ thiết kế kỹ thuật, dự toán và tổng dự toán công trình
  • Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu và Biên bản nghiệm thu Hợp đồng thiết kế bản vẽ thiết kế kỹ thuật
  • Tờ trình TKKT
  • Các văn bản/báo cáo thẩm định liên quan TKKT
  • Quyết định phê duyệt TKKT.

 

Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171

178

Hồ sơ thẩm định thiết kế cơ sở:

  • Văn bản đề nghị thẩm định thiết kế cơ sở
  • Hồ sơ thiết kế cơ sở  (thuyết minh và bản vẽ)
  • Hồ sơ khảo sát công trình
  • Hợp đồng thẩm tra TKCS
  • Tài liệu chứng minh năng lực hành nghề của đơn vị/cá nhân lập thiết kế cơ sở
  • Các văn bản tham gia góp ý của cơ quan có thẩm quyền liên quan
  • Báo cáo thẩm tra của đơn vị thẩm tra
  • Báo cáo thẩm định của Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. 

 

Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171

179

Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công công trình

  • Hợp đồng thiết kế bản vẽ thi công
  • Thiết kế bản vẽ thi công gồm: thuyết minh, bản vẽ thiết kế thi công, dự toán thi công
  • Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu và Biên bản nghiệm thu Hợp đồng thiết kế bản vẽ thi công
  • Quyết định phê duyệt TKBVTC (trường hợp thiết kế 2 bước), Báo cáo đánh giá tác động môi trường (trường hợp thiết kế 2 bước)
  • Tờ trình phê duyệt TKBVTC (trường hợp thiết kế 2 bước).

 

Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171

180

Hồ sơ thẩm định thiết kế bản vẽ thi công:

  • Văn bản đề nghị thẩm định thiết kế bản vẽ thi công
  • Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công (thuyết minh và bản vẽ)
  • Hồ sơ khảo sát công trình
  • Tài liệu chứng minh năng lực hành nghề của đơn vị/cá nhân lập thiết kế bản vẽ thi công
  • Các văn bản tham gia góp ý của cơ quan có thẩm quyền liên quan
  • Hợp đồng thẩm tra TKBVTC (trường hợp thiết kế 2 bước)
  • Báo cáo thẩm tra của đơn vị thẩm tra (trường hợp thiết kế 2 bước)
  • Báo cáo thẩm định của Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền (trường hợp thiết kế 2 bước).  

Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171

181

Hồ sơ cấp giấy phép xây dựng công trình

  • Văn bản đề nghị cấp giấy phép xây dựng
  • Tài liệu chứng minh quyền sử dụng đất
  • Bản vẽ thiết kế được duyệt
  • Văn bản thẩm định
  • Giấy phép xây dựng

 

Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171

182

Hồ sơ thi công công trình

  • Hợp đồng thi công
  • Tài liệu sử dụng làm căn cứ thi công (Thiết kế bản vẽ thi công được duyệt). Bản vẽ hoàn công
  • Phương án, biện pháp thi công
  • Biểu đồ thi công
  • Biên bản kiểm tra, thí nghiệm vật liệu, cấu kiện, vật tư, thiết bị sử dụng
  • Nhật ký thi công và nhật ký giám sát thi công
  • Báo cáo tình hình thi công (khối lượng/chất lượng và tiến độ)

 

Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171

183

Hồ sơ sự cố công trình

  • Báo cáo nhanh sự cố
  • Biên bản kiểm tra hiện trường
  • Báo cáo đánh giá xác định mức độ và nguyên nhân gây sự cố
  • -  Tài liệu thiết kế, thi công có liên quan đến sự cố
  • -  Báo cáo về biện pháp khắc phục và kết quả khắc phục sự cố.

Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171

184

Bản vẽ hoàn công (bản vẽ phù hợp với thực tế, dùng để bảo trì, bảo trì công trình, được lập trên cơ sở bản vẽ thi công)

Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171

185

Hồ sơ nghiệm thu

  • Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu
  • Phiếu yêu cầu nghiệm thu
  • Biên bản kiểm tra, thử nghiệm thiết bị, vận hành
  • Biên bản nghiệm thu (từng việc/từng giai đoạn/từng hạng mục/toàn bộ công trình)
  • Các văn bản liên quan đến việc kiểm tra công tác nghiệm thu công trình xây dựng do các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền thực hiện
  • Văn bản nghiệm thu về PCCC của cảnh sát PCCC
  • Giấy xác nhận hoàn thành công trình bảo vệ môi trường của cơ quan chức năng
  • Hồ sơ bàn giao công trình: Hồ sơ hoàn thành công trình, tài liệu hướng dẫn sử dụng, vận hành, bảo trì công trình.

Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171

186

Hồ sơ quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành

Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171

187

Hồ sơ về hoạt động của Ban Quản lý dự án:

  • Nhiệt điện
  • Thuỷ điện
  • Điện lực dầu khí
  • Điện hạt nhân và năng lượng tái tạo
  • Lưới điện
  • Xây dựng dân dụng

Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171

188

Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng :

  • Đến bù, giải phóng mặt bằng công trình
  • Kiểm tra chất lượng, tiến độ các công trình
  • Nghiệm thu công trình (từng hạng mục và tổng thể)

Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171

189

Công văn trao đổi về công tác đầu tư xây dựng

10 năm

 

7.2. Tài liệu đấu thầu

 

190

Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác đấu thầu

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

191

Hồ sơ xây dựng quy chế, quy trình, quy định, quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn thực hiện công tác đấu thầu (Quy chế về công tác đấu thầu...)

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

192

Hồ sơ đấu thầu các gói thầu:

  • Tư vấn xây dựng
  • Thiết kế
  • Thi công
  • Cung ứng vật tư
  • Mua sắm và lắp đặt thiết bị…

20 năm

193

Kế hoạch đấu thầu

 

20 năm

194

Hồ sơ về sơ tuyển nhà thầu

  • Hồ sơ mời sơ tuyển
  • Thông báo mời sơ tuyển
  • Biên bản giao nhận hồ sơ dự sơ tuyển
  • Báo cáo đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển
  • Tờ trình và Quyết định phê duyệt kết quả sơ tuyển
  • Thông báo kết quả sơ tuyển

20 năm

195

Hồ sơ mời thầu

  • Hồ sơ mời thầu (Thông tin về gói thầu, câu hỏi về năng lực, kinh nghiệm đối với nhà thầu và các chỉ dẫn cần thiết cho nhà thầu)
  • Thông báo/Thư mời thầu/Văn bản làm rõ hoặc trả lời làm rõ hồ sơ mời thầu
  • Hồ sơ dự thầu (Đơn dự thầu, bảo lãnh dự thầu, tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu)
  • Biên bản giao nhận hồ sơ dự thầu
  • Biên bản mở thầu
  • Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu
  • Báo cáo kết quả lựa chọn nhà thầu

 

20 năm

196

Hồ sơ thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu

  • Kế hoạch đấu thầu
  • Hồ sơ mời thầu
  • Báo cáo kết quả lựa chọn nhà thầu
  • Báo cáo kết quả thẩm định
  • Quyết định phê duyệt kết quả trúng thầu

20 năm

197

Hợp đồng kinh tế

  • Thông báo kết quả trúng thầu
  • Biên bản thương thảo
  • Hợp đồng kinh tế

20 năm

198

Hồ sơ dự thầu nhưng không trúng

05 năm

199

Hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị trong đấu thầu dự án

20 năm

200

Báo cáo dài hạn, hàng năm về công tác đấu thầu
Thành phần tài liệu gồm:
- Văn bản của EVN liên quan
- Văn bản của cấp lãnh đạo, bộ ngành liên quan đến báo cáo
- Văn bản, báo cáo của các đơn vị (nếu có)

Vĩnh viễn

201

       Hồ sơ kiểm tra/thanh tra về đấu thầu
Thành phần tài liệu gồm:
- Chương trình, kế hoạch kiểm tra, thanh tra hàng năm (nếu có)
- Đề cương kiểm tra, thanh tra tại đơn vị
- Báo cáo của đơn vị được kiểm tra, thanh tra về nội dung kiểm tra (nếu có)
- Biên bản,  kết quả thanh/ kiểm tra của Đoàn thanh/ kiểm tra tại đơn vị
- Công văn của EVN yêu cầu đơn vị thực hiện kiến nghị sau thanh/ kiểm tra.
- Công văn của đơn vị về việc thực hiện các kiến nghị sau kiểm tra, thanh tra.

20 năm

202

Công văn trao đổi về công tác đấu thầu

10 năm

 

8. Tài liệu khoa học công nghệ-môi trường

 

 

8.1. Tài liệu khoa học công nghệ

 

203

Tập văn bản quy phạm pháp luật về hoạt động khoa học công nghệ (KHCN)

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

204

Hồ sơ xây dựng đề án, dự án, chiến lược phát triển KHCN và văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn về hoạt động KHCN (Quy chế quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ…)

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

205

Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác KHCN

Vĩnh viễn

206

Hồ sơ hội nghị/hội thảo khoa học

Vĩnh viễn

207

Kế hoạch và báo cáo tình hình hoạt động KHCN dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

Vĩnh viễn

10 năm

208

Kế hoạch và báo cáo tình hình hoạt động KHCN 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

20 năm

05 năm

209

Kế hoạch và báo cáo tình hình hoạt động KHCN quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

05 năm

03 năm

210

Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu KHCN

  • Cấp Nhà nước
  • Cấp Bộ, ngành
  • Cấp cơ sở

 

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

20 năm

211

Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình công nghệ

  • Được ban hành
  • Không được ban hành

 

Vĩnh viễn

05 năm

212

Hồ sơ triển khai ứng dụng kết quả nghiên cứu KHCN

Vĩnh viễn

213

Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng KHCN

20 năm

214

Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng thẩm tra xét duyệt đề tài nghiên cứu khoa học

 

20 năm

215

Công văn trao đổi về hoạt động KHCN

10 năm

 

8.2. Tài liệu về sở hữu trí tuệ

 

216

Tập văn bản quy phạm pháp luật về sở hữu trí tuệ

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

217

Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn hoạt động sở hữu trí tuệ (Quy định về quản lý hoạt động sáng kiến cải tiến kỹ thuật và hợp lý hoá sản xuất…)

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

218

Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, giải pháp hữu ích được công nhận:

  • Cấp Nhà nước
  • Cấp Bộ, ngành
  • Cấp cơ sở

 

 

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

20 năm

219

Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, giải pháp hữu ích không được công nhận

05 năm

220

Hồ sơ về các đối tượng của quyền sở hữu trí tuệ:

  • Quyền tác giả: các tác phẩm văn học, nghệ thuật. các công trình nghiên cứu khoa học.đối tượng quyền liên quan đến quyền tác giả bao gồm cuộc biểu diễn, bản ghi âm, ghi hình, chương trình phát sóng, tín hiệu vệ tinh mang chương trình được mã hoá, bản quyền các phần mềm của EVN, các chương trình máy tính, cơ sở dữ liệu đã được mã hóa.
  • Quyền sở hữu công nghiệp: thiết kế kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu ...

Vĩnh viễn

221

Hồ sơ giải quyết vi phạm quyền sở hữu trí tuệ

  • Vụ nghiêm trọng
  • Vụ việc khác

 

Vĩnh viễn

20 năm

222

Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng sáng kiến

20 năm

223

Sổ đăng ký sở hữu trí tuệ

50 năm

224

Công văn trao đổi về sở hữu trí tuệ

10 năm

 

 8.3. Tài liệu về tài nguyên, môi trường

 

225

Tập văn bản quy phạm pháp luật về tài nguyên, môi trường

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

226

Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý môi trường các công trình điện

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

227

Hồ sơ kiểm tra môi trường các công trình điện

20 năm

 

Hồ sơ các vụ gây ô nhiễm vệ sinh môi trường

  • Nghiêm trọng
  • Vụ việc khác

 

Vĩnh viễn

20 năm

228

Công văn trao đổi về môi trường

10 năm

 

9. Tài liệu viễn thông và công nghệ thông tin

 

229

Tập văn bản quy phạm pháp luật về viễn thông và công nghệ thông tin

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

 

9.1. Tài liệu quản lý, vận hành hệ thống viễn thông và công nghệ thông tin

 

230

Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, quy định và văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành khác về quản lý vận hành hệ thống viễn thông và công nghệ thông tin (Quy chế quản lý và khai thác hệ thống viễn thông điện lực. quy định công tác điều hành hệ thống viễn thông công cộng…)

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

 

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

231

Hồ sơ xây dựng  dự án, chiến lược, quy hoạch phát triển  viễn thông và công nghệ thông tin

  • Được duyệt
  • Không được duyệt

 

 

Vĩnh viễn

05 năm

232

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch viễn thông và công nghệ thông tin dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

Vĩnh viễn

10 năm

233

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch viễn thông và công nghệ thông tin 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

20 năm

05 năm

234

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch viễn thông và công nghệ thông tin quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

05 năm

03 năm

235

Hồ sơ tổ chức thực hiện dự án, chiến lược, quy hoạch phát triển  cơ sở hạ tầng kỹ thuật viễn thông và công nghệ thông tin

Vĩnh viễn

 

236

Hồ sơ theo dõi quản lý chất lượng các công trình chuyên ngành viễn thông và công nghệ thông tin

20 năm

237

Hồ sơ theo dõi quản lý mã số, tên miền và địa chỉ dùng trong dịch vụ viễn thông

20 năm

238

Hồ sơ theo dõi quản lý tiêu chuẩn, chất lượng sản phẩm và dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin

20 năm

239

Hồ sơ theo dõi công tác đầu tư cơ sở hạ tầng mạng viễn thông chuyên dùng cho khách hàng

20 năm

240

Hồ sơ theo dõi quản lý kết nối, hoà mạng viễn thông công cộng, chuyên dùng và các mạng dùng riêng trong hoạt động viễn thông

20 năm

241

Hồ sơ theo dõi quản lý an ninh mạng viễn thông và công nghệ thông tin

20 năm

242

Hồ sơ quản lý hệ thống SCADA/EMS

20 năm

243

Hồ sơ quản lý thiết bị đầu cuối (RTU)

20 năm

244

Hồ sơ quản lý mạng LAN, WAN

20 năm

245

Hồ sơ quản lý hệ thống thông tin liên lạc

20 năm

246

Hồ sơ quản lý các thiết bị viễn thông và công nghệ thông tin khác

20 năm

247

Hồ sơ sửa chữa các thiết bị viễn thông và công nghệ thông tin

20 năm

248

Hồ sơ về quản lý dây thông tin treo trên trụ điện

20 năm

249

Hồ sơ quản lý, phát triển chương trình phầm mềm

10 năm

 

Lệnh điều hành mạng viễn thông

10 năm

250

Hồ sơ  về hoạt động của:

  • Ban chỉ đạo công nghệ thông tin
  • Ban chỉ đạo thực hiện dự án xây dựng hệ thống thông tin

20 năm

251

Công văn trao đổi về viễn thông và công nghệ thông tin

10 năm

 

9.2. Tài liệu kinh doanh viễn thông và công nghệ thông tin

 

252

Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn kinh doanh viễn thông và công nghệ thông tin

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

253

Kế hoạch và báo cáo tình hình kinh doanh viễn thông và công nghệ thông tin dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

Vĩnh viễn

10 năm

254

Kế hoạch và báo cáo tình hình kinh doanh viễn thông và công nghệ thông tin 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

20 năm

05 năm

255

Kế hoạch và báo cáo tình hình kinh doanh viễn thông và công nghệ thông tin quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

05 năm

03 năm

256

Hồ sơ về kinh doanh viễn thông

  • Quảng cáo, tiếp thị
  • Phát triển khách hàng
  • Chăm sóc và giải quyết khiếu nại thu cước
  • Phát triển đại lý phân phối
  • Thuê bao đầu cuối
  • Quản lý kho số

20 năm

257

Hợp đồng cung cấp dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin

20 năm

258

Hồ sơ mua bán thiết bị viễn thông và công nghệ thông tin

20 năm

259

Hồ sơ kiểm tra việc thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ viễn thông

20 năm

260

Hồ sơ  hoạt động của 

  • Ban triển khai dịch vụ viễn thông công cộng
  • Ban chỉ đạo nghiên cứu xây dựng chiến lược và giá dịch vụ viễn thông công cộng

 

20 năm

261

Công văn trao đổi về kinh doanh viễn thông và công nghệ thông tin

10 năm

 

10. Tài liệu hợp tác quốc tế

 

262

Tập văn bản quy phạm pháp luật về hợp tác quốc tế

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

263

Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành về hợp tác quốc tế (Quy định về đón tiép và làm việc với khách quốc tế. quy định về trình tự làm thủ tục đi công tác nước ngoài…)

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

264

Hồ sơ xây dựng chương trình đào tạo và dự án vay, cho vay vốn với nước ngoài

  • Được duyệt
  • Không được duyệt

 

 

Vĩnh viễn

05 năm

265

Kế hoạch và báo cáo tình hình hợp tác với các nước

  • Dài hạn và hàng năm
  • Quý, 6 tháng, 9 tháng
  • Tháng

 

Vĩnh viễn

20 năm

05 năm

266

Hồ sơ đoàn ra

  • - Ký kết hợp tác
  • - Học tập, khảo sát, tham quan, triển lãm, dự hội nghị, hội thảo

 

Vĩnh viễn

20 năm

267

Hồ sơ đoàn vào

  • - Ký kết hợp tác
  • - Học tập, khảo sát, thăm quan, triển lãm, dự hội nghị, hội thảo

 

Vĩnh viễn

20 năm

268

Hồ sơ tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam

Vĩnh viễn

269

Hồ sơ quản lý các Dự án ODA và các Dự án sử dụng vốn nước ngoài khác

Vĩnh viễn

270

Hồ sơ theo dõi việc thực hiện các cam kết, thoả thuận với các đối tác nước ngoài

50 năm

271

Hồ sơ biên soạn ấn phẩm ngoại ngữ

  • Báo cáo thường niên
  • Giới thiệu về hoạt động của cơ quan

10 năm

272

Thư, điện, thiếp chúc mừng

  • Quan trọng
  • Thông thường

 

Vĩnh viễn

20 năm

273

Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế

10 năm

 

11. Tài liệu thanh tra , bảo vệ

 

 

11.1. Tài liệu về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo

 

274

Tập văn bản quy phạm pháp luật về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

275

Hồ sơ xây dựng quy chế, quy định và các văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo  (Quy chế tổ chức và hoạt động thanh tra. Quy trình giải quyết khiếu nại tố cáo…)

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

276

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

Vĩnh viễn

10 năm

277

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

20 năm

05 năm

278

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

05 năm

03 năm

279

Hồ sơ hội nghị thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo

Vĩnh viễn

280

Hồ sơ tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về thanh tra và giải quyết khiếu nại tố cáo

20 năm

281

Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng

  • Hàng năm
  • Tháng, quý, 6 tháng

 

20 năm

05 năm

282

Hồ sơ về kiểm tra công tác phòng chống tham nhũng

20 năm

283

Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo phòng chống tham nhũng

20 năm

284

Hồ sơ thanh tra các vụ việc

  • Nghiêm trọng
  • Vụ việc khác

 

Vĩnh viễn

20 năm

285

Hồ sơ thực hiện Kết luận thanh tra

20 năm

286

Hồ sơ giải quyết các vụ khiếu nại, tố cáo

  • Nghiêm trọng
  • Vụ việc khác

 

Vĩnh viễn

20 năm

287

Sổ theo dõi tiếp dân

20 năm

288

Sổ theo dõi đơn thư

20 năm

289

Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo

10 năm

 

11.2. Tài liệu bảo vệ, quốc phòng, an ninh

 

290

Tập văn bản quy phạm pháp luật về bảo vệ, quốc phòng, an ninh

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

291

Hồ sơ xây dựng quy chế, quy định, nội quy về bảo vệ, quốc phòng, an ninh trật tự (Quy chế về tổ chức và hoạt động của lực lượng bảo vệ/phòng cháy, chữa cháy/phòng chống bão lụt. quy chế bảo vệ bí mật nhà nước…)

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

292

Lịch trực bảo vệ

05 năm

293

Phương án bảo vệ ngày lễ, sự kiện

10 năm

294

Sổ theo dõi ca trực

10 năm

295

Hồ sơ về các vụ cháy, nổ/lũ lụt

  • Vụ việc nghiêm trọng
  • Vụ việc khác

 

Vĩnh viễn

15 năm

296

Hồ sơ về các vụ phá hoại làm mất an ninh trật tự

  • Vụ việc nghiêm trọng
  • Vụ việc khác

 

Vĩnh viễn

15 năm

297

Hồ sơ tổ chức các lớp huấn luyện lực lượng tự vệ

10 năm

298

Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ huy quân sự, tự vệ

20 năm

299

Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo phòng chống AIDS, tệ nạn ma tuý và mãi dâm

20 năm

300

Sổ đăng ký CBCNV trong độ tuổi thực hiện nghĩa vụ quân sự

20 năm

301

Sổ theo dõi quân nhân phục viên, xuất ngũ, chuyển ngành

20 năm

302

Công văn trao đổi về công tác bảo vệ, quốc phòng, an ninh

10 năm

 

12. Tài liệu về pháp chế

 

303

Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác pháp chế

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

304

Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác pháp chế (Quy chế về tổ chức và hoạt động pháp chế. quy chế xây dựng và quản lý nhãn hiệu doanh nghiệp, Hồ sơ Nhãn hiệu…)

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

305

Hồ sơ hội nghị tổng kết việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật

Vĩnh viễn

306

Kế hoạch và báo cáo công tác pháp chế dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

Vĩnh viễn

10 năm

307

Kế hoạch và báo cáo công tác pháp chế 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

20 năm

05 năm

308

Kế hoạch và báo cáo công tác pháp chế quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

05 năm

03 năm

309

Hồ sơ về rà soát văn bản pháp luật 

10 năm

310

Hồ sơ cập nhật, hệ thống hoá văn bản pháp luật

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

311

Hồ sơ thẩm định pháp lý các văn bản ban hành

Vĩnh viễn

312

Hồ sơ kiểm tra việc tuân thủ pháp luật, các quy chế quản lý nội bộ của EVN

20 năm

313

Văn bản góp ý các dự thảo văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền gửi lấy ý kiến

05 năm

314

Hồ sơ phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và các quy định của cơ quan

10 năm

315

Hồ sơ tham gia tố tụng tại trọng tài hoặc toà án để  bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp

20 năm

316

Hồ sơ tư vấn pháp lý

20 năm

317

Công văn trao đổi về công tác pháp chế

10 năm

 

13. Tài liệu thi đua, khen thưởng

 

318

Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác thi đua, khen thưởng

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

319

Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác thi đua, khen thưởng

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

320

Hồ sơ hội nghị/ đại hội thi đua

Vĩnh viễn

321

Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

Vĩnh viễn

10 năm

322

Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng 6 tháng, 9 tháng, nhân các sự kiện

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

20 năm

05 năm

323

Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

05 năm

03 năm

324

Hồ sơ tổ chức thực hiện phong trào thi đua

20 năm

325

Hồ sơ khen thưởng được công nhận

  • Cấp Chủ tịch nước/Thủ tướng Chính phủ
  • Cấp Bộ và Tập đoàn
  • Cấp cơ sở

 

Vĩnh viễn

20 năm

10 năm

326

Hồ sơ đề nghị khen thưởng không được công nhận

10 năm

327

Hồ sơ tặng Kỷ niệm chương Vì sự nghiệp phát triển điện lực Việt Nam

20 năm

328

Sổ/báo cáo thống kê các danh hiệu thi đua khen thưởng

70 năm

329

Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng thi đua

20 năm

330

Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng Thưởng tiết kiệm nhiên liệu và điện tự dùng

20 năm

331

Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng

10 năm

 

14. Tài liệu quan hệ cộng đồng

 

332

Tập văn bản quy phạm pháp luật về quan hệ cộng đồng

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

333

Hồ sơ xây dựng chiến lược, kế hoạch, phương án  và các văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành công tác quan hệ cộng đồng, thông tin tuyên truyền, xây dựng và phát triển thương hiệu, văn hoá doanh nghiệp

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

334

Kế hoạch và báo cáo công tác quan hệ cộng đồng dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

Vĩnh viễn

10 năm

335

Kế hoạch và báo cáo công tác quan hệ cộng đồng 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

20 năm

05 năm

336

Kế hoạch và báo cáo công tác quan hệ cộng đồng quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

05 năm

03 năm

337

Hồ sơ tuyên truyền thực hiện các cuộc vận động do Đảng và các tổ chức đoàn thể phát động

20 năm

338

Tập bài viết thông tin trên Tạp chí Điện lực, Trang thông tin điện tử điện lực và trên các phương tiện thông tin đại chúng

10 năm

339

Hồ sơ biên soạn ấn phẩm thông tin

20 năm

340

Hồ sơ tổ chức sự kiện truyền thông

20 năm

341

Hồ sơ quản lý và khai thác Nhà truyền thống

Vĩnh viễn

342

Hồ sơ  về xây dựng và phát triển thương hiệu

20 năm

343

Hồ sơ về hoạt động của Ban/Tổ Xây dựng và phát triển thương hiệu

20 năm

344

Hồ sơ về xây dựng và phát triển văn hoá doanh nghiệp

20 năm

345

Hồ sơ về hoạt động của Ban/Tổ Xây dựng và phát triển văn hoá doanh nghiệp

20 năm

346

Công văn trao đổi về công tác quan hệ cộng đồng

10 năm

 

15. Tài liệu về kỹ thuật sản xuất điện năng

 

347

Tập văn bản quy phạm pháp luật về sản xuất điện năng

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

348

Hồ sơ xây dựng quy trình, quy phạm kỹ thuật vận hành thiết bị, quy trình chức danh vận hành và các văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn sản xuất điện năng (Quy định quản lý kỹ thuật các đơn vị phát điện. quy định kỹ thuật các đơn vị quản lý lưới điện. quy định cách xác định tổn thất điện năng. quy trình kỹ thuật an toàn điện trong công tác vận hành, sửa chữa, xây dựng đường dây và trạm. quy định xây dựng, quản lý và vận hành thiết bị…)

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

 

 

 

 

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

349

Kế hoạch và báo cáo tình hình sản xuất điện năng dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

Vĩnh viễn

10 năm

350

Kế hoạch và báo cáo tình hình sản xuất điện năng 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

20 năm

05 năm

351

Kế hoạch và báo cáo tình hình sản xuất điện năng quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

05 năm

03 năm

352

Phương án bảo đảm điện năng

20 năm

353

Sổ ghi các thông số kỹ thuật

20 năm

354

Sổ nhật ký vận hành

20 năm

355

Hồ sơ về sự cố trong sản xuất điện năng (báo cáo  nhanh sự có, biên bản điều tra, báo cáo phân tích sự cố)

  •  Sự cố hệ thống
  •  Sự cố cấp 1
  •  Sự cố cấp 2
  •  Sự cố cấp 3
  • Hiện tượng bất thường

 

20 năm

356

Sổ theo dõi sự cố 

20 năm

357

Sổ theo dõi hiện tượng bất thường

20 năm

 

16. Tài liệu điều độ điện

 

358

Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác điều độ điện

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

359

Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành công tác điều độ điện

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

 

16.1. Tài liệu về vận hành hệ thống điện

 

360

Báo cáo vận hành sản xuất

  • Năm
  • Tháng
  • Tuần, ngày

 

Vĩnh viễn

10 năm

05 năm

361

Hồ sơ về trực ban chỉ huy điều độ, bao gồm:

  • Chỉ huy điều độ hệ thống
  • Chỉ huy điều chỉnh tần số hệ thống điện
  • Chỉ huy vận hành các nhà máy điện
  • Chỉ huy điều chỉnh điện áp một số điểm nút chính
  • Chỉ huy thao tác và xử lý sự cố hệ thống
  • Chỉ huy khai thác, điều tiết hồ chứa của các nhà máy thuỷ điện
  • Chỉ huy vận hành thiết bị

20 năm

362

Phương thức ngắn hạn

  • Biểu cắt điện
  • Sơ đồ các phần tử hệ thống điện, nhà máy điện và trạm biến áp
  • Biểu hạn chế công suất phụ tải
  • Danh sách phụ tải ưu tiên
  • Phụ tải ngắn hạn
  • Phiếu thao tác trên hệ thống điện 500KV

20 năm

363

Hồ sơ tính toán kinh tế hệ thống điện

  • Tính toán chi phí sản xuất của các nhà máy điện
  • Thủ tục ấn định và dự báo

 

Vĩnh viễn

364

Hồ sơ phân tích và xử lý số liệu vận hành hệ thống điện

  • Báo cáo sản xuất định kỳ và đột xuất
  • Báo cáo sự cố

 

Vĩnh viễn

365

Hồ sơ về hệ thống SCADA các trạm

Vĩnh viễn

366

Công văn trao đổi về vận hành hệ thống điện

10 năm

 

16.2. Tài liệu vận hành kinh tế

 

367

Hồ sơ về xây dựng văn bản quan lý, chỉ đạo vận hành kinh tế hệ thống điện

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

368

Kế hoạch và báo cáo tình hình vận hành thị trường điện

  • Năm
  • Tháng
  • Tuần, ngày

 

Vĩnh viễn

10 năm

05 năm

369

Hồ sơ về quản lý vận hành thị trường điện

20 năm

370

Hồ sơ giải quyết tranh chấp khiếu nại liên quan đến thị trường điện

20 năm

371

Công văn trao đổi về vận hành kinh tế

10 năm

 

16.3. Tài liệu tính toán hệ thống điện

 

372

Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn về tính toán hệ thống điện

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

373

Hồ sơ tính toán chế độ vận hành hệ thống điện

Vĩnh viễn

374

Hồ sơ tính toán  rơ le bảo vệ và tự động hệ thống điện

Vĩnh viễn

375

Báo cáo tình hình hoạt động của thiết bị rơ le bảo vệ và tự động hoá

  • Năm
  • Quý
  • Tháng

 

 

Vĩnh viễn

20 năm

05 năm

376

Phương thức vận hành trung, dài hạn

Vĩnh viễn

377

Hồ sơ tính toán điều tiết hồ chứa các nhà máy thuỷ điện

Vĩnh viễn

378

Công văn trao đổi về tính toán hệ thống điện

10 năm

 

17. Tài liệu truyền tải điện

 

379

Tập văn bản quy phạm pháp luật về truyền tải điện

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

380

Hồ sơ xây dựng chủ trương, cơ chế, chính sách và các văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành về truyền tải

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

381

Hồ sơ hội nghị về công tác truyền tải

Vĩnh viễn

382

Kế hoạch và báo cáo công tác truyền tải dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

Vĩnh viễn

10 năm

383

Kế hoạch và báo cáo công tác truyền tải 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

20 năm

05 năm

384

Kế hoạch và báo cáo công tác truyền tải quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

05 năm

03 năm

385

Hồ sơ về vận hành mạng lưới điện

20 năm

386

Phương án cấp điện và bảo đảm điện hợp lý trong các ngày lễ, tổ chức sự kiện và trong thời kỳ đặc biệt

10 năm

387

Báo cáo thống kê số liệu kỹ thuật trên lưới điện

20 năm

388

Hợp đồng cung cấp dịch vụ truyền tải

10 năm

389

Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo Gỉam tổn thất điện năng

20 năm

390

Công văn trao đổi về công tác truyền tải

10 năm

 

18. Tài liệu kinh doanh và giám sát mua bán điện  năng

 

 

18.1. Tài liệu kinh doanh điện năng

 

391

Tập văn bản quy phạm pháp luật về kinh doanh điện

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

392

Hồ sơ xây dựng chiến lược kinh doanh, phương thức kinh doanh, quy trình, quy định và các văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành kinh doanh điện năng (Quy trình kinh doanh điện năng. quy chế về tổ chức và hoạt động bán lẻ điện năng. quy định trình tự, thủ tục đàm phán các hợp đồng mua bán điện. quy chế tham gia thị trường điện của các nhà máy điện hạch toán phụ thuộc….)

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

 

 

 

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

393

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kinh doanh điện năng dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

Vĩnh viễn

10 năm

394

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kinh doanh điện năng 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

20 năm

05 năm

395

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kinh doanh điện năng quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

05 năm

03 năm

396

Dự báo nhu cầu điện năng dài hạn

20 năm

397

Hồ sơ kiểm tra kinh doanh điện năng

  • Doanh thu
  • Tổn thất
  • Giá bán bình quân
  • Thu ngân
  • Tiết kiệm điện

20 năm

398

Báo cáo đánh giá sự thoả mãn của khách hàng dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

Vĩnh viễn

10 năm

399

Báo cáo đánh giá sự thoả mãn của khách hàng 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

20 năm

05 năm

400

Báo cáo đánh giá sự thoả mãn của khách hàng quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

05 năm

03 năm

401

Báo cáo thống kê nợ tiền điện 0h ngày 01/01 và 0h ngày 01/7

10 năm

402

Báo cáo truy thu-thoái hoàn

10 năm

403

Hồ sơ kỹ thuật công tơ đầu nguồn trạm 110KV

20 năm

404

Hồ sơ kỹ thuật công tơ đầu nguồn ranh giới giữa các công ty điện lực và giữa các trạm lẻ

20 năm

405

Hồ sơ kiểm tra công tác quản lý, treo tháo và ghi chỉ số công tơ

20 năm

406

Hồ sơ kiểm tra công tác quản lý, sửa chữa kìm niêm phong hộp đấu dây công tơ

20 năm

407

Hồ sơ quản lý giao, nhận điện năng

05 năm

408

Hồ sơ quản lý thiết bị đo đếm điện năng

20 năm

409

Hợp đồng sản xuất, gia công mặt kìm niêm phong hộp đấu dây công tơ

 

10 năm

410

Danh sách khách hàng sử dụng điện

10 năm

411

Hợp đồng mua bán điện

10 năm

412

Hoá đơn tiền điện

05 năm

413

Bảng kê hoá đơn tiền điện phát sinh hàng tháng

05 năm

414

Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo Triển khai thị trường điện nội bộ

 

20 năm

415

Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo thực hiện chương trình tiết kiệm điện

 

20 năm

416

Công văn trao đổi về kinh doanh điện năng

10 năm

 

18.2. Tài liệu  kiểm tra,  giám sát mua bán điện

 

417

Tập văn bản quy phạm pháp luật về kiểm tra, giám sát mua bán điện

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

418

Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành việc kiểm tra, giám sát mua bán điện năng

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

419

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch kiểm tra giám sát mua bán điện dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

Vĩnh viễn

10 năm

420

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch kiểm tra giám sát mua bán điện 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

20 năm

05 năm

421

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch kiểm tra giám sát mua bán điện quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

05 năm

03 năm

422

Hồ sơ kiểm tra, giám sát việc thực hiện các hợp đồng mua bán điện, sử dụng điện

20 năm

423

Hồ sơ kiểm tra công tác quản lý khách hàng

20 năm

424

Hồ sơ kiểm tra hệ thống đo đếm điện năng

20 năm

425

Hồ sơ kiểm tra và xử lý hành vi trộm cắp điện

20 năm

426

Công văn trao đổi về kiểm tra, giám sát mua bán điện

10 năm

 

19. Tài liệu về công tác điện nông thôn

 

427

Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác điện nông thôn

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

428

Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành điện nông thôn

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

429

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch điện nông thôn dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

Vĩnh viễn

10 năm

430

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch điện nông thôn 6 tháng, 9 tháng

- Đơn vị ban hành

  • Đơn vị khác

 

 

20 năm

05 năm

431

Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch điện nông thôn quý, tháng

- Đơn vị ban hành

- Đơn vị khác

 

 

05 năm

03 năm

432

Hồ sơ kiểm tra công tác điện nông thôn

20 năm

433

Hồ sơ tiếp nhận lưới điện nông thôn (trung áp, hạ áp)

20 năm

434

Hồ sơ hoàn trả lưới điện nông thôn (trung áp, hạ áp)

20 năm

435

Hồ sơ theo dõi công trình lưới điện nông thôn

20 năm

436

Hồ sơ theo dõi dịch vụ bán lẻ điện nông thôn

20 năm

437

Hồ sơ giải quyết tranh chấp trong công tác tiếp nhận, quản lý lưới điện nông thôn

20 năm

438

Công văn trao đổi về tiếp nhận, quản lý lưới điện nông thôn

10  năm

 

20. Tài liệu về an toàn và bảo hộ lao động

 

439

Tập văn bản quy phạm pháp luật về an toàn và bảo hộ lao động

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

440

Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn/quy trình/quy phạm kỹ thuật an toàn lao động, bảo hộ lao động, bảo vệ công trình điện, phòng chống cháy nổ, phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

441

Hồ sơ Hội nghị tổng kết về an toàn và bảo hộ  lao động

 

Vĩnh viễn

442

Hồ sơ Hội nghị tập huấn về an toàn và bảo hộ  lao động

20 năm

443

Chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch an toàn và bảo hộ lao động dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

Vĩnh viễn

10 năm

444

Chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch an toàn và bảo hộ lao động 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

20  năm

05 năm

445

Chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch an toàn và bảo hộ lao động quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

05 năm

03 năm

446

Hồ sơ kiểm tra kỹ thuật an toàn lao động

20 năm

447

Báo cáo tai nạn lao động dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

Vĩnh viễn

10 năm

448

Báo cáo tai nạn lao động 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

20 năm

05 năm

449

Báo cáo tai nạn lao động quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

05 năm

03 năm

450

Hồ sơ các vụ tai nạn lao động

  • Nghiêm trọng
  • Vụ khác

 

Vĩnh viễn

20 năm

451

Hồ sơ về trang bị bảo hộ lao động

20 năm

452

Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng bảo hộ lao động

20 năm

453

Phương án diễn tập phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lũ và tìm kiếm cứu nạn

20 năm

454

Hồ sơ kiểm tra công tác phòng chống cháy nổ

20 năm

455

Hồ sơ các vụ cháy nổ

  • Nghiêm trọng
  • Vụ việc khác

 

Vĩnh viễn

20 năm

456

Hồ sơ kiểm tra phòng chống lụt bão

20 năm

457

Báo cáo thiệt hại do bão, lũ gây ra

  • Nghiêm trọng
  • Vụ việc khác

 

Vĩnh viễn

20 năm

458

Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo Phòng chống lụt bão

20 năm

459

Hồ sơ kiểm tra bảo vệ hành lang bảo vệ an toàn lưới điện

20 năm

460

Hồ sơ các vụ vi phạm hàng lang an toàn lưới điện

  • Nghiêm trọng
  • Vụ việc khác

 

Vĩnh viễn

20 năm

461

Hồ sơ công tác huấn luyện, sát hạch kiến thức an toàn (quyết định công nhận kết quả kiểm tra, Cấp thẻ an toàn)

10 năm

462

Công văn trao đổi về an toàn và bảo hộ lao động

10 năm

 

21. Vật tư - xuất nhập khẩu

 

463

Tập văn bản quy phạm pháp luật về vật tư, xuất nhập khẩu

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

464

Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành vật tư, thiết bị

  • Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
  • Đối với đơn vị triển khai thực hiện

 

 

Vĩnh viễn

Theo hiệu lực của vb

465

Kế hoạch và báo cáo tình hình mua sắm, tiếp nhận, quản lý, cấp phát và sử dụng vật tư, thiết bị dài hạn, hàng năm

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

Vĩnh viễn

20 năm

466

Kế hoạch và báo cáo tình hình mua sắm, tiếp nhận, quản lý, cấp phát và sử dụng vật tư, thiết bị 6 tháng, 9 tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

20 năm

05 năm

467

Kế hoạch và báo cáo tình hình mua sắm, tiếp nhận, quản lý, cấp phát và sử dụng vật tư, thiết bị quý, tháng

  • Đơn vị ban hành
  • Đơn vị khác

 

 

05 năm

03 năm

468

Hồ sơ cấp phát vật tư, thiết bị

20 năm

469

Hồ sơ tiếp nhận, quản lý vật tư, thiết bị

20 năm

470

Hồ sơ thí nghiệm thiết bị điện

20 năm

471

Hồ sơ về tro bay (biên bản nghiệm thu khối lượng, phiếu thí nghiệm, biên bản lấy mẫu hiện trường, bảng tổng hợp khối lượng tro bay, biên bản giao nhận vật tư, phiếu xuất, giấy chứng nhận kiểm định cân)

 

20 năm

472

Hồ sơ điều động vật tư thiết bị

20 năm

473

Hồ sơ chuyển nhượng vật tư thiết bị

20 năm

474

Hồ sơ thanh lý vật tư thiết bị

20 năm

475

Hồ sơ sắp xếp, bảo quản vật tư thiết bị trong kho

20 năm

476

Hồ sơ kiểm tra tồn kho vật tư thiết bị

20 năm

477

Báo cáo thống kê xuất, nhập, tồn kho vật tư, thiết bi

20 năm

478

Sổ theo dõi vật tư thiết bị

  • Xuất, nhập vật tư
  • Tồn kho vật tư

 

20 năm

479

Công văn trao đổi về vật tư, xuất nhập khẩu

10 năm

 

22. Tài liệu của tổ chức Đảng cơ quan (Có con dấu riêng)

 

480

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

481

Hồ sơ đại hội đảng bộ cơ quan

Vĩnh viễn

482

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác đảng

  • Năm và hết nhiệm kỳ
  • Quý, 06 tháng
  • Tháng

 

Vĩnh viễn

10 năm

05 năm

483

Hồ sơ về thành lập/sáp nhập tổ chức đảng

Vĩnh viễn

484

Hồ sơ về công nhận cấp uỷ

Vĩnh viễn

485

Hồ sơ về tiếp nhận và bàn giao công tác đảng

10 năm

486

Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối, chỉ thị, nghị quyết và các cuộc vận động của tổ chức đảng

Vĩnh viễn

487

Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát

20 năm

488

Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở đảng và đảng viên hàng năm

70 năm

489

Hồ sơ đảng viên

70 năm

490

Sổ sách

  • Sổ đăng ký đảng viên
  • Sổ thu, chi đảng phí
  • Sổ ghi biên bản…

 

20 năm

491

Công văn trao đổi về công tác đảng

10 năm

 

23. Tài liệu của tổ chức Công đoàn cơ quan (Có con dấu riêng)

 

492

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

493

Hồ sơ đại hội công đoàn cơ quan

Vĩnh viễn

494

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác công đoàn

  • Năm và hết nhiệm kỳ
  • Quý, 06 tháng
  • Tháng

 

Vĩnh viễn

10 năm

05 năm

495

Hồ sơ về thành lập/sáp nhập/giải thể tổ chức công đoàn

Vĩnh viễn

496

Hồ sơ về công nhận BCH công đoàn

Vĩnh viễn

497

Hồ sơ về tiếp nhận và bàn giao công tác Công đoàn

10 năm

498

Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối, chỉ thị, nghị quyết và các cuộc vận động của tổ chức công đoàn

Vĩnh viễn

499

Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát

20 năm

500

Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức hàng năm

20 năm

501

Hồ sơ về tổ chức và hoạt động của Thanh tra nhân dân

20 năm

502

Sổ sách

  • Sổ đăng ký đoàn viên
  • Sổ thu chi công đoàn phí
  • Sổ ghi biên bản…

20 năm

503

Công văn trao đổi về công tác công đoàn

10 năm

 

24. Tài liệu của Đoàn Thanh niên cơ quan (Có con dấu riêng)

 

504

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

505

Hồ sơ đại hội Đoàn thanh niên cơ quan

Vĩnh viễn

506

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác đoàn thanh niên

  • Năm và hết nhiệm kỳ
  • Quý, 06 tháng
  • Tháng

 

Vĩnh viễn

10 năm

05 năm

507

Hồ sơ về thành lập Đoàn thanh niên

Vĩnh viễn

508

Hồ sơ về công nhận BCH Đoàn

Vĩnh viễn

509

Hồ sơ về tiếp nhận và bàn giao công tác Đoàn

10 năm

510

Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối, chỉ thị, nghị quyết và các cuộc vận động lớn của Đoàn thanh niên

Vĩnh viễn

511

Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát

20 năm

512

Hồ sơ đoàn viên

70 năm

513

Hồ sơ về công tác phát triển Đảng

20 năm

514

Sổ sách

  • Sổ đăng ký đoàn viên
  • Sổ thu chi đoàn phí
  • Sổ ghi biên bản…

 

20 năm

515

Công văn trao đổi về công tác đoàn thanh niên

10 năm

 

25. Tài liệu của Hội cựu chiến binh cơ quan (Có con dấu riêng)

 

516

Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Hội Cựu chiến binh

Đến khi văn bản  hết  hiệu lực  thi hành

517

Hồ sơ đại hội Hội Cựu chiến binh

Vĩnh viễn

518

Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác cựu chiến binh

  • Năm và hết nhiệm kỳ
  • Quý, 06 tháng
  • Tháng

 

Vĩnh viễn

10 năm

05 năm

519

Hồ sơ về thành lập Hội

Vĩnh viễn

520

Hồ sơ về công nhận BCH Hội

Vĩnh viễn

521

Hồ sơ về tiếp nhận và bàn giao công tác Hội

10 năm

522

Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối, chỉ thị, nghị quyết và các cuộc vận động lớn của Hội Cựu chiến binh

Vĩnh viễn

523

Sổ sách

  • Sổ đăng ký hội viên
  • Sổ thu chi hội phí
  • Sổ ghi biên bản…

 

20 năm

524

Công văn trao đổi về công tác của Hội Cựu chiến binh

10 năm

Phụ lục XIII

DANH MỤC VĂN BẢN LIÊN QUAN ĐẾN VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ

 

I. DANH MỤC VĂN BẢN PHẢI KÝ BẰNG BẢN GIẤY VÀ KHÔNG ĐĂNG TẢI LÊN  MÔI TRƯỜNG MẠNG:

 

TT

Lĩnh vực

Tên loại văn bản và nhóm nội dung văn bản đề cập

Ghi chú
1.

Văn bản mật các cấp độ

Văn bản mật do Tập đoàn và các đơn vị ban hành theo quy định của EVN và Văn bản mật theo quy định của pháp luật

Theo quy định của EVN và quy định của pháp luật.
2.

An toàn

Biên bản điều tra, phân tích nguyên nhân các sự cố lớn, nghiêm trọng trên hệ thống điện

 
3.

Pháp chế

Ý kiến pháp lý độc lập

Theo yêu cầu của đối tác, cấp có thẩm quyền.
4.

Tài liệu khác

Các văn bản, tài liệu thuộc diện hạn chế công bố theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo EVN/Đơn vị và các tài liệu, báo cáo bắt buộc bằng bản giấy theo quy định của pháp luật.

 
 
II. DANH MỤC VĂN BẢN CÓ THỂ KÝ BẰNG BẢN GIẤY VÀ CÓ ĐĂNG TẢI TRÊN MÔI TRƯỜNG MẠNG.

 

TT

 

Lĩnh vực

Tên loại văn bản và nhóm

nội dung văn bản đề cập

Ghi chú
1.

Hợp đồng, Thỏa thuận, Biên bản. Giấy ủy quyền

 
  • Hợp đồng, thỏa thuận ký kết giữa EVN, Đơn vị với các tổ chức, cá nhân ngoài Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam
  • Biên bản thanh lý, Biên bản giao nhận và các loại Biên bản khác ký kết giữa EVN, Đơn vị với các tổ chức, cá nhân ngoài Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam nhằm thực hiện Hợp đồng.
  • Giấy ủy quyền. Hợp đồng. Biên bản ký kết giữa EVN/Đơn vị với các tổ chức, cá nhân trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam.
  • Biên bản ký kết giữa EVN, Đơn vị với các tổ chức, cá nhân ngoài Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam....
  • Hợp đồng, Thỏa thuận, Biên bản ký kết giữa các đơn vị thuộc Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam bằng bản giấy theo quy định của pháp luật cần phải thực hiện bằng bản giấy.

-Pháp luật quy định: Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng. Để sử dụng chữ ký số trong việc ký hợp đồng phải được sự chấp thuận của các bên tham gia.

- Các loại văn bản này, EVN/Đơn vị có thể thực hiện việc ký số/gửi nhận văn bản với các tổ chức/các nhân ngoài Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam khi trục kết nối liên thông gửi/nhận của Chính phủ/Bộ ngành... được kết nối với EVN/Đơn vị đảm bảo theo quy định hiện hành về giao dịch điện tử.
2.

Tài chính kế toán
  • Hối phiếu, Giấy tờ có giá: Cổ phiếu, trái phiếu, kỳ phiếu, hối phiếu đòi nợ, hối phiếu nhận nợ, séc, quyền mua cổ phần, chứng quyền, quyền chọn mua, quyền chọn bán, hợp đồng tương lai, nhóm chứng khoán hoặc chỉ số chứng khoán, hợp đồng góp vốn đầu tư.
  • Các chứng từ thanh, quyết toán.

Trên cơ sở quy định của pháp luật về kế toán, Luật giao dịch điện tử và hướng dẫn của cấp có thẩm quyền, từng bước các Đơn vị quyết định áp dụng hình thức điện tử cho phù hợp.
3.

Tài liệu khác

Các văn bản, tài liệu theo quy định của HĐTV EVN và các văn bản, tài liệu mà hệ thống hạ tầng kỹ thuật chưa đáp ứng được nhu cầu ký số.

 

Phụ lục XIV

VÍ DỤ MẪU VĂN BẢN ĐIỆN TỬ DẠNG 1

(theo Điểm a Khoản 4 Điều 26).

 

Phụ lục XV

VÍ DỤ MẪU VĂN BẢN ĐIỆN TỬ DẠNG 2

(theo Điểm b Khoản 4 Điều 26)

 

Phụ lục

MỘT SỐ VĂN BẢN PHÁP LUẬT VÀ CÁC VĂN BẢN LIÊN QUAN

 

1. Luật doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn

a) Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 của Quốc hội khóa 13.

b) Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày 19/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp.

c) Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/09/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp.

d) Nghị định số 108/2018/NĐ-CP ngày 23/8/2018 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số Điều của Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/09/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp.

2. Luật bảo vệ bí mật nhà nước và các văn bản liên quan

a) Luật bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14 ngày 15/11/2018 của Quốc hội khóa 14 (có hiệu lực từ 01/7/2020);

b) Pháp lệnh về Bảo vệ bí mật nhà nước số 30/2000/UBTVQH10 ngày 28/12/2000 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội khóa 10;

c) Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;

d) Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước;

e) Quyết định số 106/2008/QĐ-TTg ngày 21/7/2008 của Thủ tướng Chính phủ về Danh mục bí mật Nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật trong ngành Công Thương;

f) Quyết định số 1534/2008/QĐ-BCA(A11) ngày 18/9/2008 của Bộ trưởng Bộ Công an về Danh mục bí mật Nhà nước độ Mậttrong ngành Công Thương;

g) Quyết định số 50/QĐ-BCT ngày 09/01/2017 của Bộ Công Thương về việc ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành Công Thương;

h) Quyết định số 06/QĐ-VPTW ngày 01/6/2017 của Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương quy định sử dụng điện mật.

3. Điều lệ EVN

Nghị định số 26/2018/NĐ-CP ngày 28/02/2018 của Chính phủ về việc ban hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

4. Luật giao giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn

a) Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005;

b) Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

c) Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016 của Bộ Thông tin và truyền thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệt thống quản lý văn bản và điều hành;

d) Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ Thông tin và truyền thông han hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước;

e) Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

5. Luật Lưu trữ, các Nghị định về VTLT và các văn bản hướng dẫn

a) Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

b) Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

c) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

d) Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

e) Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

f) Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

g) Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

h) Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;

i) Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ quan của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;

j) Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;

k) Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000;

l) Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

m) Côn văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

n) Công văn số 999/VTLTNN-NVTW ngày 25/9/2019 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc lưu văn bản đến tập trung tại văn thư.