Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Điều 2. Giải thích từ ngữ và các chữ viết tắt

Điều 3. Quy định chung

Điều 4. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi

Điều 5. Soạn thảo văn bản
Cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

Điều 6. Duyệt dự thảo văn bản, kiểm tra văn bản trước khi trình ký

Điều 7. Ký văn bản

Điều 8. Phát hành văn bản

Điều 9. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật

Điều 10. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi văn bản đi

Điều 11. Lưu văn bản đi

Điều 12. Bản sao văn bản

Điều 13. Văn bản nội bộ trong phạm vi cơ quan
Các loại văn bản trình/trao đổi trong nội bộ Cơ quan EVN/Đơn vị áp dụng chữ ký số, cụ thể:

Điều 14. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến

Điều 15. Tiếp nhận văn bản giấy đến

Điều 16. Tiếp nhận văn bản điện tử đến

Điều 17. Đăng ký văn bản đến

Điều 18. Trình, chuyển giao, xử lý văn bản đến

Điều 19. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công việc

Điều 20. Các hành vi bị cấm

Điều 21. Trách nhiệm của CBCNV sử dụng Hệ thống văn phòng số

Điều 22. Chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản

Điều 23. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Điều 24. Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư

Điều 25. Giá trị pháp lý của văn bản sử dụng chữ ký số

Điều 26. Văn bản sử dụng chữ ký số và không sử dụng chữ ký số

Điều 27. Trách nhiệm, quyền hạn của người ký văn bản

Điều 28. Thời gian ký duyệt văn bản

Điều 29. Thẩm quyền theo dõi, đôn đốc quá trình xử lý văn bản, hồ sơ công việc

Điều 30. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

Điều 31. Sử dụng Danh mục hồ sơ

Điều 32. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

Điều 33. Quy trình lấy ý kiến của Hội đồng thành viên EVN/Đơn vị

Điều 34. Quy trình ký văn bản (không lấy ý kiến HĐTV)

Điều 35. Lưu trữ hồ sơ của Hội đồng thành viên EVN/Đơn vị

Điều 36. Con dấu

Điều 37. Quản lý con dấu

Điều 38. Sử dụng con dấu

Điều 39. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Điều 40. Chỉnh lý tài liệu

Điều 41. Xác định giá trị tài liệu
Căn cứ vào các quy định hiện hành của pháp luật và bảng thời hạn bảo quản của EVN để xác định giá trị hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản phù hợp nhất. Việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:

Điều 42. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Điều 43. Huỷ tài liệu hết giá trị

Điều 44. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Điều 45. Bảo quản tài liệu lưu trữ

Điều 46. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cơ quan.

Điều 47. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tuỳ theo mục đích, yêu cầu, tính chất công việc, người có thẩm quyền cho phép độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ theo các hình thức sau: nghiên cứu tại chỗ, cho mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ, cho mượn tài liệu ra khỏi Cơ quan EVN/Đơn vị.

Điều 48. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Điều 49. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

Điều 50. Danh mục bí mật Nhà nước và EVN

Điều 51. Các hành vi bị nghiêm cấm

Điều 52. Soạn thảo, in ấn, sao chụp tài liệu mật

Điều 53. Giải mật; mẫu dấu, biển cấm và sử dụng dấu mật EVN

Điều 54. Vận chuyển, giao nhận, thu hồi, lưu trữ và bảo vệ tài liệu mật
Thực hiện theo Luật BVBMNN, Nghị định số 26/2020/NĐ-CP và các sửa đổi, bổ sung, các văn bản hướng dẫn sau này và các quy định hiện hành khác có liên quan.

Điều 55. Nguyên tắc quản lý, khai thác, sử dụng, bảo quản tài liệu mật
Thực hiện theo Luật BVBMNN; Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/02/2020, Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/3/2020 và các văn bản có liên quan.

Điều 56. Thủ tục xét duyệt cung cấp các tài liệu mật

Điều 57. Chế độ báo cáo, thống kê về công tác bảo mật
Cơ quan EVN và các đơn vị trong EVN phải thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác bảo vệ bí mật theo đúng Nghị định số 26/2020/NĐ-CP, cụ thể:

Điều 58. Tiêu huỷ các tài liệu mật
Trình tự, nguyên tắc, thẩm quyền, thủ tục, cách thức tiêu hủy tài liệu mật tuân thủ theo đúng Luật BVBMNN; Nghị định số 26/2020/NĐ-CP và các văn bản có liên quan.

Điều 59. Các quy định có liên quan khác về công tác bảo mật, cam kết bảo vệ bí mật trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam

Điều 60. Cấu tạo của Bảng thời hạn bảo quản
Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam được cấu tạo ở dạng bảng gồm 04 cột chính:

Điều 61. Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu

Điều 62. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

Điều 63. Trách nhiệm quản lý, kiểm tra, hướng dẫn

Điều 64. Chế độ thống kê, báo cáo và đánh giá

Điều 65. Điều khoản thi hành

Lưu đồ 1: Quy trình quản lý văn bản đến

Diễn giải quy trình quản lý văn bản đến

Số hiệu	Tên bước	Vai trò	Diễn giải bước quy trình
1	Tiếp nhận, đăng ký văn bản giấy	Văn thư cơ quan	- Khi có văn bản đến từ ngoài EVN (các Bộ, ngành,...), Văn thư cơ quan thực hiện: + Kiểm tra tiếp nhận, phân loại, bóc bì; + Cấp số theo từng sổ VB lên VB đến; ghi số và đóng dấu “Công văn đến” Thực hiện tiếp Bước 3.
2	Tiếp nhận văn bản điện tử	Văn thư cơ quan	- Kiểm tra chi tiết thông tin văn bản (văn bản điện tử) gửi qua Hệ thống văn phòng số trong nội bộ EVN hoặc Trục liên thông văn bản Quốc gia. Thực hiện tiếp Bước 4.
3	Số hóa văn bản (chỉ thực hiện đối với văn bản giấy)	Văn thư cơ quan	- Scan đầy đủ văn bản đến đã cấp số và các phụ lục kèm theo. - Văn bản giấy sẽ được chuyển tới bộ phận Lưu trữ cơ quan để thực hiện quy trình lưu/quản lý hồ sơ.
4	Kiểm tra, cập nhật (đăng ký) văn bản vào Hệ thống để chuyển tới Người phân phối văn bản	Văn thư cơ quan	- Kiểm tra tính xác thực, toàn vẹn, đầy đủ của văn bản đến. Nếu văn bản đến không đúng thể thức/nơi nhận/hoặc thiếu phụ lục, cán bộ văn thư thông báo trả lại nơi gửi (ghi rõ lý do trả lại vào Hệ thống). - Nhập thông tin văn bản vào Hệ thống phần mềm. - Cấp số, vào sổ văn bản: + Thực hiện lấy số và chọn sổ lưu trữ văn bản trên chương trình (trong ngành/ngoài ngành/cấp trên). Số văn bản trong năm sẽ tự tăng dần trong một sổ văn bản và không phân biệt văn bản giấy hay văn bản điện tử. - Thông tin đăng ký tối thiểu gồm các trường thông tin số 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 13, 14, 15, 16 của Phụ lục I kèm theo. - Đối với văn bản số hóa từ văn bản giấy thì văn thư sẽ thực hiện ký số cơ quan/tổ chức vào văn bản số hóa sau khi hoàn thiện các bước trên. - Sau khi hoàn thành tiếp nhận và cập nhật văn bản vào Hệ thống, văn bản sẽ được chuyển tiếp tới Bước 5 và Bước 6.
5	Thông báo phản hồi đơn vị gửi	Văn thư cơ quan	- Thông báo cho cơ quan/tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản và tình trạng của văn bản: hợp lệ hoặc chưa hợp lệ. - Đối với văn bản điện tử thì thực hiện thông qua chức năng thông báo đã nhận văn bản trên Hệ thống. - Khi văn bản đến, nếu không đủ thông tin thì có trả lại kèm lý do trả lại. Khi trả lại văn bản thì văn bản sẽ được trả lại cho văn thư của đơn vị gửi.
6	Tiếp nhận và kiểm tra thông tin	Người được giao nhiệm vụ phân phối văn bản	Thực hiện tiếp nhận và kiểm tra lại thông tin văn bản, nếu: - Văn bản bị gửi nhầm, sai thông tin, thiếu file văn bản,… thì thực hiện hiệu chỉnh hoặc trả lại cho văn thư thực hiện lại từ Bước 4 - Văn bản đúng và đầy đủ thông tin thì thực hiện phân phối văn bản bằng chức năng trên Hệ thống tại Bước 7.
7	Phân phối văn bản	Người được giao nhiệm vụ phân phối văn bản	- Người được giao nhiệm vụ phân phối văn bản (căn cứ vào Quy chế Quản trị, bản phân công nhiệm vụ trong lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị, chức năng nhiệm vụ của các Ban/Phòng) thực hiện phân phối/chuyển văn bản đến Người có thẩm quyền để chỉ đạo hoặc các Ban/phòng để xử lý văn bản. - Thông tin phân phối văn bản cần cập nhật gồm có: + Ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo (trường hợp nếu có các bút phê chỉ đạo) +Độ khẩn của văn bản (nếu có thay đổi) + Các lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị nhận văn bản, xác định rõ các vai trò chủ trì (1), phối hợp (n), xem để biết (n) +Các Ban/Phòng nhận văn bản, trong đó xác định rõ các vai trò chủ trì (1), phối hợp (n), xem để biết (n) - Đối với văn bản phân phối trực tiếp đến cho các Ban/Phòng thì chuyển sang Bước 12 để giải quyết công việc. - Đối với văn bản quan trọng, cần xin ý kiến chỉ đạo, Người được giao nhiệm vụ phân phối thực hiện phân phối văn bản về các lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị để chỉ đạo giải quyết văn bản. Nghiệp vụ chuyển sang Bước 8.
8	Tiếp nhận và kiểm tra thông tin	Lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị	Lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị tiếp nhận văn bản đến và xem nội dung văn bản, xem xét ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến các lãnh đạo sẽ ở một trong các vai trò chỉ đạo: chủ trì, phối hợp, xem để biết. Nghiệp vụ chuyển sang Bước 9
9	Văn bản chuyển nhầm, cần phân phối lại	Lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị	Có 02 trường hợp xảy ra: - Trường hợp phát hiện văn bản chuyển nhầm và cần phân phối lại thì thực hiện trả lại văn bản cho Người phân phối/người chỉ đạo: Thực hiện trả lại văn bản và kèm theo thông tin lý do trả lại hoặc yêu cầu phân phối lại văn bản cho bộ phận phân phối văn bản biết để xử lý. Nghiệp vụ chuyển sang Bước 7. - Trường hợp cần chuyển chỉ đạo cho lãnh đạo khác chỉ đạo, thì chuyển sang Bước 10.
10	Chuyển chỉ đạo	Lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị	Sau khi tiếp nhận văn bản, lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị có thể chuyển cho lãnh đạo khác chỉ đạo (bao gồm cả lãnh đạo cấp trên). *Ghi chú:* - Khi chuyển chỉ đạo cho lãnh đạo khác ngang cấp thì vai trò của lãnh đạo đã chuyển chỉ đạo sẽ được loại bỏ trên hệ thống. Đối với chuyển chỉ đạo để xin ý kiến của lãnh đạo cấp trên thì vẫn hiển thị để người chuyển chỉ đạo nhìn thấy chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên nếu có.
11	Chỉ đạo giải quyết văn bản	Lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị	Lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị thực hiện: Phân/giao xử lý: Thực hiện chỉ đạo các Ban/Phòng xử lý văn bản (Chủ trì, phối hợp, xem để biết) và có ý kiến tổ chức giải quyết công việc (nếu có); quy trình nghiệp vụ chuyển sang Bước 12. Nội dung chỉ đạo xử lý công việc cần cập nhật trên Hệ thống bao gồm: - Ý kiến chỉ đạo - Độ khẩn của văn bản - Ban/Phòng được giao xử lý công việc, trong đó xác định các vai trò Chủ trì (1), Phối hợp (n), Xem để biết (n) - Hạn xử lý - Yêu cầu văn bản trả lời/Chỉ đạo (nếu có) *Ghi chú:* + Trường hợp lãnh đạo giao xử lý văn bản cho lãnh đạo cấp dưới (Ví dụ trường hợp TGĐ chỉ đạo các PTGĐ; CT HĐTV phân văn bản cho các TV HĐTV, Ban TGĐ) thì được hiểu là chỉ đạo giải quyết văn bản, văn bản chuyển qua trạng thái đã chuyển xử lý. Nếu văn bản đã được kết thúc bởi người giao chủ trì cuối cùng hoặc người chủ trì kế tiếp thì tài khoản của người giao sẽ hiển thị văn bản ở mục đã xử lý. Tự kết thúc văn bản: Lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị có thể tự kết thúc văn bản được Lãnh đạo cấp trên giao. Trường hợp lãnh đạo cơ quan tự kết thúc công việc thì Thư ký sẽ chịu trách nhiệm lập/cập nhật hồ sơ công việc trên Hệ thống.
12	Tiếp nhận công việc	Lãnh đạo Ban/Phòng	Lãnh đạo Ban/Phòng, tiếp nhận văn bản được chuyển từ lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị/lãnh đạo Văn phòng/Người phân phối văn bản; Thực hiện kiểm tra thông tin văn bản cần xử lý: - Nếu thông tin văn bản không đầy đủ hoặc nhầm vai trò thì tiến hành trả lại văn bản về đối tượng giao việc trước đó. Cụ thể: nếu nơi phân văn bản là lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị thì chuyển lại Bước 11; Nếu theo nơi chuyển là hay Lãnh đạo Văn phòng thì trả lại về Bước 7 - Nếu thông tin văn bản đảm bảo, đúng vai trò xử lý thì chuyển sang Bước 13 để tổ chức xử lý công việc. - Văn bản chuyển nhầm khi trả lại thì tài khoản của người thực hiện sẽ không còn thông tin văn bản.
13	Tổ chức giải quyết công việc (chủ trì, phối hợp)	Lãnh đạo Ban/Phòng chủ trì, phối hợp	Các Lãnh đạo Ban/Phòng chủ trì hay phối hợp tiếp nhận nội dung chỉ đạo từ Lãnh đạo cấp trên và tổ chức giải quyết công việc theo quy trình giải quyết công việc theo vai trò của mình: - Trường hợp lãnh đạo Ban/Phòng (vai trò chủ trì, phối hợp) có thể trực tiếp xử lý/giải quyết công việc thì chuyển sang Bước 14 để kết thúc văn bản/công việc. - Trường hợp lãnh đạo Ban/Phòng (vai trò chủ trì, phối hợp) cần chỉ đạo/giao cho cấp phó hoặc chuyên viên giải quyết công việc thì chuyển sang Bước 16.
14	Tự kết thúc văn bản	Lãnh đạo Ban/Phòng chủ trì, phối hợp	- Các Lãnh đạo Ban/phòng trực tiếp xử lý văn bản/công việc và kết thúc công việc (cập nhật kết quả báo cáo lên Hệ thống): + Trường hợp lãnh đạo Ban/Phòng có vai trò chủ trì thì sẽ đóng vai trò là Người giải quyết chủ trì cuối cùng để kết thúc luồng công việc/văn bản. Sau khi kết thúc văn bản/công việc, Ban/phòng chủ trì phải lập và lưu hồ sơ điện tử theo quy định, khi kết thúc công việc phải giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan ngay; chuyển qua Bước 15 - Trong trường hợp lãnh đạo Ban/Phòng có vai trò Phối hợp trực tiếp giải quyết công việc; để kết thúc văn bản thì sẽ đóng vai trò là Người giải quyết phối hợp cuối cùng để kết thúc luồng công việc/văn bản.
15	Cập nhật hồ sơ lưu trữ	Lãnh đạo Ban/Phòng Chủ trì, Phối hợp	Thực hiện theo quy trình quản lý hồ sơ công việc, sau khi hoàn tất hồ sơ thì chuyển sang Bước 20 để giao nộp hồ sơ tới Bộ phận Lưu trữ cơ quan.
16	Giao chuyên viên xử lý	Lãnh đạo Ban/Phòng chủ trì, phối hợp	Lãnh đạo Ban/Phòng (vai trò chủ trì, phối hợp) chỉ đạo giải quyết công việc tới người giải quyết công việc, các nội dung chỉ đạo bao gồm: - Ý kiến chỉ đạo - Độ khẩn của văn bản - Cá nhân nhận văn bản, trong đó xác định các vai trò cá nhân Chủ trì (1), phối hợp (n), Xem để biết (n) - Hạn xử lý Đối với các văn bản mà lãnh đạo Ban/phòng có vai trò “xem để biết” thì lãnh đạo Ban/phòng có thể chuyển/chia sẽ văn bản tới các cá nhân trong Ban/Phòng đó, nhưng không có chức năng xử lý công việc/văn bản trên Hệ thống.
17	Tiếp nhận công việc	Cá nhân được giao giải quyết công việc	Người giải quyết công việc, tiếp nhận văn bản được chuyển từ lãnh đạo cấp trên đến và kiểm tra thông tin về công việc cần xử lý: - Nếu thông tin không đầy đủ hoặc nhầm vai trò thì tiến hành trả lại văn bản kèm theo nội dung/lý do trả lại, chuyển sang Bước 16. - Nếu thông tin đầy đủ, đúng vai trò xử lý thì chuyển sang Bước 18 để tổ chức giải quyết công việc.
18	Giải quyết công việc	Cá nhân được giao giải quyết công việc	Cá nhân được giao chủ trì/phối hợp/xem để biết giải quyết công việc thực hiện xử lý công việc (cập nhật kết quả công việc trên Hệ thống, thực hiện kết thúc việc được giao). Trong quá trình giải quyết công việc có thể trao đổi với các Ban/Phòng/cá nhân liên quan thông qua văn bản nội bộ, hoặc phát hành các văn bản đi cần thiết. Cụ thể có các trường hợp: + Trường hợp Người được giao giải quyết công việc có vai trò chủ trì thuộc Ban/phòng Chủ trì, sẽ thực hiện: Chủ trì giải quyết công việc theo chỉ đạo của lãnh đạo Ban/Phòng chủ trì để giải quyết công việc theo quy trình xử lý công việc. Trong quá trình giải quyết phải có trách nhiệm nghiên cứu các quy định/văn bản có liên quan để trình phát hành văn bản đi (nếu trong văn bản đến có yêu cầu/hoặc do người giao việc có yêu cầu), Tổ chức tạo, lập hồ sơ công việc tại Bước 19. Tiếp nhận ý kiến của Ban/Phòng phối hợp, chuyên viên phối hợp (nếu có) để xử lý các công việc được giao theo quy trình quản lý công việc. + Trường hợp Người được giao giải quyết công việc có vai trò chủ trì thuộc Ban/phòng phối hợp, sẽ thực hiện: Chủ trì giải quyết công việc theo chỉ đạo của lãnh đạo Ban/Phòng (Phối hợp) để kết thúc văn bản theo vai trò của mình. Đề xuất, đóng góp ý kiến cho Ban/Phòng (Phối hợp), xử lý các công việc được giao theo quy trình quản lý công việc. Lập và lưu hồ sơ công việc cá nhân để theo dõi trên Hệ thống (loại hồ sơ của người chủ trì thuộc Ban/phòng phối hợp sẽ không phải giao nộp vào Lưu trữ cơ quan) + Người giải quyết công việc/văn bản (có vai trò phối hợp) thực hiện: Phối hợp giải quyết văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo Ban/Phòng chủ trì hoặc phối hợp để kết thúc công việc/văn bản theo vai trò của mình. Đề xuất, đóng góp ý kiến cho Ban/Phòng chủ trì hoặc phối hợp, xử lý các công việc được giao theo quy trình quản lý công việc. *Ghi chú:* Đối với công việc có yêu cầu văn bản trả lời thì khi kết thúc công việc bắt buộc phải chọn văn bản đã phát hành đính kèm.
19	Tạo, cập nhật hồ sơ lưu trữ	Người được giao giải quyết công việc (vai trò chủ trì thuộc Ban/Phòng chủ trì)	Thực hiện rà soát, hoàn chỉnh hồ sơ công việc, kết thúc hồ sơ và giao nộp ngay hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định tại Bước 20. Ghi chú: Hồ sơ lưu trữ sẽ được tổng hợp/liên kết các thành phần hồ sơ/tài liệu từ các tài liệu, văn bản điện tử đến/đi/văn bản nội bộ… vào Hồ sơ công việc tương ứng mà người chủ trì chọn
20	Quản lý hồ sơ lưu trữ	Lưu trữ cơ quan	Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ lưu trữ, nếu hồ sơ được lập đúng quy định thì mới được tiếp nhận vào Hệ thống và chuyển sang xử lý theo Quy trình lưu trữ và quản lý hồ sơ lưu trữ.

Lưu đồ 2: Quy trình quản lý văn bản đi có ký số

Diễn giải quy trình quản lý văn bản đi có ký số

Số hiệu	Tên bước	Vai trò	Diễn giải bước quy trình
1	Đăng ký (trình) văn bản dự thảo vào Hệ thống	Cá nhân được giao nhiệm vụ chủ trì dự thảo	- Cá nhân được giao nhiệm vụ đăng ký thông tin văn bản vào Hệ thống để xin ý kiến, gồm: + Đăng ký file văn bản dự thảo vào Hệ thống; cập nhật các trường thông tin số 3, 5, 6, 8, 9, 10, 12, 13.2, 14, 15, 16, như Phụ lục II (gồm: Tên loại văn bản, ký hiệu văn bản, ngày tháng năm, trích yếu nội dung, ngôn ngữ, số trang, chức vụ, họ tên người ký, tên cơ quan/tổ chức nhận văn bản, số lượng bản phát hành, mức độ khẩn, hạn trả lời văn bản). + Cập nhật hồ sơ tài liệu giải trình/phụ lục kèm theo theo quy định; + Chọn lãnh đạo Ban/Phòng chủ trì để ký trình; + Chọn thêm liên Ban/Phòng/Đơn vị (nếu là văn bản liên Ban/Phòng/Đơn vị đồng trình) để ký tắt; + Chọn Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản; + Cập nhật lưu văn bản này vào hồ sơ công việc đang giải quyết. - Theo dõi quá trình phê duyệt văn bảnc căn cứ các yêu cầu hiệu chỉnh văn bản và chỉ đạo từ lãnh đạo các cấp (khi thấy văn bản bị trả về) để hoàn thiện và cập nhật/đăng ký lại văn bản trên Hệ thống. Chuyển sang Bước 2. Ghi chú: cho phép đăng ký trình ký số đối với các Quy chế/Quyết định nội bộ (đây là trường hợp yêu cầu ký, đóng dấu, ký số cơ quan trên nhiều file: file Quyết định và file Phụ lục kèm theo) theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ quy định vê công tác văn thư.
2	Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật	LĐ Ban/phòng chủ trì soạn thảo	Lãnh đạo Ban/Phòng chủ trì xem xét nội dung, ký số đồng ý hoặc trả lại văn bản kèm theo lý do yêu cầu hiệu chỉnh: + Nếu có yêu cầu bổ sung, hiệu chỉnh: Văn bản được trả quay về Bước 1 để Người soạn thảo hiệu chỉnh hoàn thiện dự thảo theo yêu cầu và cập nhật đăng ký, trình ký lại văn bản trên Hệ thống cho đến khi lãnh đạo đơn vị đồng ý ký số (Hệ thông lưu vết toàn bộ quá trình trả lại, kèm lý do). + Nếu đồng ý ký số thì văn bản dự thảo được chuyển tới các Ban/Phòng phối hợp cho ý kiến. Chuyển sang Bước 3.
3	Góp ý về nội dung, thể thức, kỹ thuật	LĐ các Ban/Phòng phối hợp	Các Ban/Phòng phối hợp xem xét nội dung, đồng ý ký số hoặc trả lại văn bản kèm theo ý kiến góp ý: + Trường hợp một Ban/Phòng trả lại văn bản nếu không đồng ý: văn bản sẽ được trả lại Bước 1 để Người soạn thảo thực hiện hiệu chỉnh bản dự thảo theo ý kiến góp ý của các đơn vị, cho đến khi lãnh đạo Ban/phòng phối hợp ký tắt. + Trường hợp tất cả lãnh đạo các Ban/phòng phối hợp và chủ trì đều đã ký tắt (ký số) thì dự thảo sẽ chuyển đến Thư ký lãnh đạo trên Hệ thống để kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày. Chuyển sang Bước 4.
4	Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; nội dung văn bản	Người kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày (Văn thư cơ quan); kiểm tra nội dung, các phụ lục văn bản (thư ký lãnh đạo)	Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản trên Hệ thống và thực hiện kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định, các tài liệu đính kèm, ghi ý kiến (nếu có) và xác nhận kiểm tra: + Trường hợp văn bản không đúng thể thức, không đủ Phụ lục thì không đồng ý, thực hiện nhập ý kiến góp ý (lý do trả lại) và trả lại văn bản: Văn bản chuyển về Bước 1 để Người soạn thảo thực hiện hiệu chỉnh văn bản và đăng ký lại văn bản trên Hệ thống. + Trường hợp xác nhận đồng ý thì văn bản sẽ được chuyển đến Thư ký lãnh đạo để kiểm tra, soát xét kỹ nội dung, các Phụ lục và tài liệu đính kèm. Nếu văn bản đáp ứng đúng quy định thì trình đến Người có thẩm quyền xem xét ký ban hành (Trên thông tin văn bản có dấu hiệu “Đã kiểm tra” để Người ký biết). Sau khi có xác nhận đã kiểm tra của Văn thư cơ quan và Thư ký thì văn bản và hồ sơ trình sẽ chuyển sang Bước 5. (hoặc Hệ thống có tiện ích đáp ứng cấu hình đồng thời Văn thư, Thư ký, Người ký đều nhìn thấy văn bản ngay sau khi Ban chủ trì trình ký). Ghi chú: Thư ký của lãnh đạo nào thì sẽ chịu trách nhiệm rà soát, kiểm tra nội dung và các Phụ lục kèm theo của văn bản trình lãnh đạo đó (theo phân công/phân quyền trên Hệ thống).
5	Phê duyệt nội dung trình (nếu phải qua Lãnh đạo phụ trách kiểm tra)	Lãnh đạo phụ trách (nếu có)	Lãnh đạo phụ trách xem xét nội dung văn bản, ý kiến của Thư ký và có ý kiến chỉ đạo: + Trường hợp không đồng ý thì cập nhật ý kiến góp ý hiệu chỉnh và thực hiện trả lại văn bản: Văn bản và nội dung chỉ đạo sẽ được chuyển đến các Ban/Phòng liên quan và người soạn thảo để cập nhật đăng ký trình lại (về Bước 1). + Trường hợp đồng ý thì thực hiện ký số trên văn bản điện tử, văn bản sẽ được chuyển tới Lãnh đạo cấp trên để ký ban hành (sang Bước 6).
6	Xem xét và ký phát hành văn bản	Người có thẩm quyền ký ban hành (Lãnh đạo cơ quan)	- Người có thẩm quyền ký ban hành xem xét nội dung văn bản và quá trình phê duyệt của lãnh đạo các Ban/Văn phòng và Thư ký. - Thực hiện trả lại văn bản nếu có yêu cầu hiệu chỉnh hoặc ký số phát hành: + Trường hợp chưa đồng ý ký số thì thực hiện trả lại văn bản kèm theo các ý kiến góp ý hiệu chỉnh dự thảo: Nội dung chỉ đạo và văn bản sẽ được chuyển lại các Ban/Phòng liên quan và người chủ trì soạn thảo hiệu chỉnh và đăng ký lại (quay về Bước 1). + Trường hợp đồng ý thì thực hiện ký số trên văn bản điện tử để phát hành đi. Sau khi văn bản được ký duyệt, Hệ thống chuyển văn bản tới Văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản theo quy định. Chuyển sang Bước 9.
7	Tiếp nhận, kiểm tra tại Văn thư cơ quan trước khi phát hành	Văn thư cơ quan	Sau khi văn bản được lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị ký số, Văn thư cơ quan tiếp nhận và kiểm tra chữ ký của Người có thẩm quyền; hồ sơ văn bản đính kèm, nơi nhận…: + Trường hợp văn bản đảm bảo thì tiến hành cấp số phát hành (chuyển sang Bước 8). + Trường hợp văn bản chưa đảm bảo thì cập nhật lý do trả lại văn bản và trả lại văn bản tới Ban/phòng và Người chủ trì để hoàn thiện và trình ký lại văn bản. Văn bản được chuyển về Bước 1.
8	Cấp số, ngày, tháng, năm cho văn bản	Văn thư cơ quan	- Thực hiện cấp số, ngày, tháng, năm vào văn bản bằng chức năng của Hệ thống (sử dụng tính năng ký số của cơ quan để phát hành văn bản) và thực hiện tiếp các công việc. - Thực hiện các công việc Bước 9 và Bước 10
9	Đóng dấu điện tử (Ký số) của cơ quan/tổ chức và phát hành	Văn thư cơ quan	Để phát hành văn bản điện tử thông qua Hệ thống phần mềm: - Thực hiện đóng dấu điện tử (ký số cơ quan) của cơ quan/tổ chức lên văn bản; - Phát hành văn bản điện tử thông qua Hệ thống và Trục liên thông văn bản điện tử Quốc gia.
10	In, nhân bản, đóng dấu, phát hành văn bản giấy	Văn thư cơ quan	Trường hợp phát hành văn bản giấy đến nơi không có đủ điều kiện nhận hoặc sử dụng văn bản điện tử: - In, nhân bản, đóng dấu, phát hành - Lưu văn bản ký điện tử hoàn toàn bằng chức năng của Hệ thống D-office (không in bản giấy để lưu)
11	Lưu và cập nhật hồ sơ điện tử	Cá nhân được giao chủ trì dự thảo văn bản	Sau khi kết thúc việc phát hành văn bản, Chuyên viên chủ trì thực hiện kiểm tra văn bản đã được người có thẩm quyền ký/văn thư cấp số/dấu phát hành và Hệ thống sẽ tự động cập nhật vào hồ sơ công việc đã chọn từ Bước 1.

Ghi chú:

+ Trong quá trình xem xét nội dung các văn bản đã trả lại, trường hợp thấy văn bản đảm bảo nội dung, Hệ thống cung cấp chức năng cho phép các lãnh đạo cấp (cơ quan/Tổ chức và Ban/phòng) xác nhận hoặc đồng ý ký số lại những Văn bản đã trả lại trước đó.

+ Tại các bước xem xét văn bản, nếu lãnh đạo trả lại văn bản và có ý kiến chỉ đạo sửa đổi nội dung văn bản, thì LĐ Ban/phòng chủ trì chỉ đạo cá nhân soạn thảo hiệu chỉnh lại văn bản và trình ký lại (về Bước 1).

+ Lưu vết toàn bộ chu trình xử lý (bao gồm phiên bản các file văn bản và quá trình góp ý), đồng thời những người liên quan đều nhìn thấy luồng quá trình xử lý văn bản (Khi văn bản ở một trong các bước trình ký bị trả lại thì văn bản đó và quá trình phê duyệt đều có thể được nhìn thấy bởi cá nhân/đơn vị liên quan trước đó.)

+ Gửi tin nhắn/email/cảnh báo cho người liên quan trong quá trình trình, duyệt, phát hành văn bản.

Lưu đồ 3: Quy trình ban hành văn bản ký giấy

Để thuận lợi theo dõi, biểu đồ dưới đây có sự tạm lược bớt các quá trình xin ý kiến, phê trả lại trong quá trình trình ký văn bản.

Diễn giải quy trình quản lý văn bản đi ký giấy

Số hiệu	Tên bước	Vai trò	Diễn giải bước quy trình
1	Dự thảo văn bản, xin ý kiến và hoàn thiện văn bản. In văn bản và trình ký trực tiếp	Cá nhân được giao chủ trì dự thảo văn bản	- Căn cứ trên các ý kiến chỉ đạo và góp ý của lãnh đạo Ban/phòng chủ trì và các Ban/phòng liên quan, cá nhân được giao chủ trì dự thảo văn bản thực hiện hoàn thiện văn bản. - Đăng ký bản mềm của văn bản dự kiến trình ký lên Hệ thống, kèm theo hồ sơ tài liệu (Phụ lục/tài liệu giải trình) theo quy định; đồng thời điền đầy đủ thành phần nơi nhận, tiêu đề văn bản, số trang, họ tên chức vụ người ký … vào các trường dữ liệu theo quy định . - Thực hiện in văn bản giấy trình lãnh đạo Ban/Phòng chủ trì ký tắt. Chuyển sang Bước 2.
2	Ký chịu trách nhiệm nội dung (trên văn bản giấy)	Lãnh đạo Ban/phòng chủ trì soạn thảo	- Lãnh đạo Ban/Phòng chủ trì ký chịu trách nhiệm nội dung trên văn bản giấy, xác định độ mật, khẩn của văn bản - Chuyển văn bản tới các lãnh đạo Ban/Phòng phối hợp để đồng ký (Chuyển sang Bước 3)
3	Ký chịu trách nhiệm nội dung (trên văn bản giấy)	Các Ban/Phòng phối hợp	- Lãnh đạo Ban/phòng phối hợp nếu đồng ý nội dung văn bản thì ký chịu trách nhiệm nội dung. - Sau khi tất cả các đơn vị đồng trình đã ký, thì văn bản chuyển đến cho Bộ phận Thư ký lãnh đạo để kiểm tra: chuyển sang Bước 4.
4	Ký chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật (trên văn bản giấy)	Người kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày (Thư ký)	- Thư ký Lãnh đạo nếu đồng ý nội dung văn bản thì thực hiện ký chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. - Chuyển văn bản tới lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị để xem xét ký duyệt ban hành (Chuyển sang Bước 5).
5	Ký ban hành văn bản (trên văn bản giấy)	Lãnh đạo cơ quan (Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản)	- Nếu văn bản đã đảm bảo yêu cầu, lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị thực hiện ký ban hành văn bản giấy, - Sau đó văn bản được chuyển tới Văn thư cơ quan kiểm tra và làm các thủ tục phát hành. Chuyển sang Bước 6.
6	Cấp số, ngày, tháng văn bản, nhân bản, đóng dấu	Văn thư cơ quan	- Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản giấy đã có chữ ký của lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị thực hiện kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản/phụ lục đính kèm/các chữ ký của người có thẩm quyền. - Trường hợp văn bản đảm bảo đúng thể thức thì thực hiện cấp số, ngày, tháng văn bản, nhân bản, đóng dấu; đồng thời cập nhật lại thông tin đã được đăng ký trên Hệ thống. - Thực hiện Bước 7 số hóa, ký số của cơ quan/tổ chức lên văn bản trước khi phát hành (trường hợp phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy) và Bước 9 (Trường hợp phát hành văn bản giấy). Ghi chú: Trong trường hợp Hệ thống D-Office đã tích hợp phần mềm bóc tách nhận dạng văn bản: Khi phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy, Văn thư cơ quan quét (scan) văn bản đi. Hệ thống số hóa, bóc tách dữ liệu số hóa bản quét đó và nhận lại bản pdf 2 lớp. Sau đó, Văn thư cơ quan thực hiện đính kèm file pdf 2 lớp vào D-Office, chọn xác thực gửi trên Trục liên thông văn bản Quốc gia.
7	Số hóa, ký số của cơ quan/tổ chức lên văn bản	Văn thư cơ quan	Số hóa, ký số của cơ quan/tổ chức lên văn bản số hóa trên Hệ thống. Chuyển sang Bước 8.
8	Phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy	Văn thư cơ quan	Trường hợp phát hành văn bản điện tử số hóa từ văn bản giấy: Thực hiện phát hành văn bản số hóa qua Hệ thống.
9	Phát hành văn bản giấy	Văn thư cơ quan	Trường hợp Phát hành văn bản giấy: Thực hiện phát hành văn bản giấy đến nơi nhạn không có đủ điều kiện nhận văn bản qua Trục liên thông hoặc sử dụng văn bản điện tử.
10	Lưu hồ sơ công việc	Cá nhân được giao nhiệm vụ chủ trì dự thảo	Sau khi kết thúc việc phát hành văn bản, Người chủ trì thực hiện lập, cập nhật văn bản vào hồ sơ công việc.

Lưu đồ 4: Quy trình quản lý văn bản nội bộ giữa các Ban/Phòng

Diễn giải lưu đồ văn bản nội bộ giữa các Ban/Phòng

(văn bản không lấy số tại văn thư và không đóng dấu Tập đoàn/Đơn vị)

Số hiệu	Tên bước	Vai trò	Diễn giải bước quy trình
	Đăng ký và cập nhật lại văn bản trên Hệ thống	Người chủ trì soạn thảo thuộc Ban/Phòng gửi văn bản	- Soạn thảo văn bản và đăng ký phát hành văn bản nội bộ (kèm theo hồ sơ tài liệu giải trình/phụ lục(nếu có) lên Hệ thống. - Gửi văn bản dự thảo tới cấp lãnh đạo Ban/Phòng để xin ý kiến xem xét, hiệu chỉnh, phê duyệt văn bản dự thảo. - Hoàn thiện nội dung văn bản theo yêu cầu của cấp lãnh đạo Ban/Phòng nếu văn bản không được duyệt và trình lại/cập nhật thông tin để lãnh đạo Ban/Phòng xem xét cho ý kiến chỉ đạo tiếp theo. - Cập nhật các văn bản đã được lãnh đạo Ban/Phòng duyệt vào hồ sơ công việc.
	Yêu cầu hiệu chỉnh	Lãnh đạo - Ban/Phòng gửi văn bản	- Tiếp nhận văn bản, cho ý kiến phê duyệt hoặc chỉ đạo, hiệu chỉnh sửa đổi bổ sung cho bản dự thảo. - Trường hợp lãnh đạo Ban/Phòng có ý kiến góp ý, quy trình sẽ quay lại Bước 1 để thực hiện. - Trường hợp lãnh đạo Ban/Phòng đã nhất trí với dự thảo, quy trình chuyển sang Bước 3 để thực hiện ký số.
	Ký số văn bản	Lãnh đạo - Ban/Phòng gửi văn bản	- Lãnh đạo Ban/Phòng thực hiện ký số phát hành văn bản sau khi người soạn thảo văn bản đã hoàn thiện bản dự thảo theo các ý kiến góp ý lãnh đạo Ban/Phòng.
	Tiếp nhận văn bản, giao xử lý công việc	Lãnh đạo - Ban/Phòng nhận văn bản	- Lãnh đạo Ban/Phòng nhận văn bản tiếp nhận văn bản đến trên Hệ thống, cho ý kiến phân phối, chỉ đạo chuyên viên giải quyết xử lý văn bản. Xem xét công việc này có trực tiếp xử lý hay không: + Trường hợp Lãnh đạo Ban/Phòng nhận văn bản trực tiếp xử lý văn bản thì chuyển qua Bước 6 để trực tiếp kết thúc công việc. + Trường hợp Lãnh đạo Ban/Phòng không trực tiếp xử lý thì chuyển sang Bước 5 để giao chuyên viên xử lý công việc.
	Giải quyết công việc	Chuyên viên - Ban/Phòng nhận văn bản	- Tiếp nhận văn bản và tổ chức xử lý công việc, nghiên cứu, soạn thảo văn bản trả lời (nếu có). Quy trình thực hiện gửi văn bản trả lời tới Ban/Phòng gửi văn bản đến thực hiện theo Bước 1 của quy trình này. - Tổ chức xử lý công việc, kết thúc công việc, cập nhật thông tin kết quả công việc lên Hệ thống.
	Giải quyết công việc (Lãnh đạo trực tiếp xử lý)	Lãnh đạo - Ban/Phòng nhận văn bản	- Lãnh đạo Ban/Phòng nhận văn bản trực tiếp thực hiện xử lý công việc và kết thúc công việc, cập nhật kết quả công việc lên Hệ thống.
	Cập nhật hồ sơ công việc	Người chủ trì (thuộc cả Ban/Phòng phát hành và Ban/Phòng nhận văn bản)	- Thực hiện cập nhật hồ sơ công việc theo Quy trình Lập hồ sơ công việc để lưu trên Hệ thống theo quy định (phục vụ theo dõi, tra cứu của Ban/Phòng) .

Lưu đồ 5: Quy trình văn bản nội bộ có sự phê duyệt, chỉ đạo của Lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị (lãnh đạo cơ quan)

Diễn giải lưu đồ văn bản nội bộ (có xin ý kiến phê duyệt, chỉ đạo)

Lưu đồ này áp dụng cho tất cả các loại văn bản nội bộ trong Cơ quan EVN/Đơn vị: được soạn thảo, xin ý kiến chỉ đạo, phê duyệt chủ trương, bắt buộc chỉ gửi - nhận văn bản hoàn toàn trên môi trường điện tử.

Số hiệu	Tên bước	Vai trò	Diễn giải bước quy trình
1.	Đăng ký và cập nhật lại văn bản trên Hệ thống	Chuyên viên chủ trì thuộc Ban/Phòng chủ trì	- Soạn thảo văn bản và thực hiện đăng ký văn bản dự thảo (kèm theo hồ sơ tài liệu giải trình/phụ lục theo quy định) lên Hệ thống để trình tới tới lãnh đạo Ban/Phòng xin ý kiến xem xét, hiệu chỉnh, phê duyệt văn bản dự thảo. Lưu ý cần cập nhật đầy đủ các trường thông tin: Trích yếu văn bản (bắt buộc) Lãnh đạo Ban/Phòng duyệt (bắt buộc) Ban/Phòng đồng trình (nếu có) Lãnh đạo cơ quan ký duyệt (bắt buộc) Nơi nhận nội bộ (chọn danh sách bộ phận/cá nhân người nhận văn bản, và đề xuất vai trò thực hiện hoặc xem để biết) - Hoàn thiện nội dung văn bản theo yêu cầu của cấp lãnh đạo Ban/Phòng nếu văn bản không được duyệt và trình lại/cập nhật thông tin để lãnh đạo Ban/Phòng xem xét cho ý kiến chỉ đạo tiếp theo.
2.	Yêu cầu hiệu chỉnh	Lãnh đạo - Ban/Phòng chủ trì	- Tiếp nhận văn bản, cho ý kiến phê duyệt hoặc chỉ đạo, hiệu chỉnh sửa đổi bổ sung cho bản dự thảo. - Trường hợp lãnh đạo Ban/Phòng có ý kiến góp ý, lúc này quy trình sẽ quay lại Bước 1 để hoàn thiện bản dự thảo và trình lại văn bản. - Trường hợp đã nhất trí với dự thảo, quy trình chuyển sang Bước 3 để thực hiện Ký số.
3.	Ký số văn bản	Lãnh đạo - Ban/Phòng chủ trì	- Sau khi người soạn thảo văn bản đã hoàn thiện bản dự thảo theo các ý kiến góp ý, Lãnh đạo Ban/Phòng chủ trì thực hiện Ký số văn bản. - Văn bản được Hệ thống chuyển tới các Ban/Phòng phối hợp, quy trình chuyển sang Bước 4.
4.	Xem xét văn bản, yêu cầu hiệu chỉnh ?	Lãnh đạo - Ban/Phòng phối hợp	- Tiếp nhận và xem xét nội dung văn bản; - Cho ý kiến phê duyệt hoặc góp ý hiệu chỉnh sửa đổi bổ sung cho bản dự thảo. - Trường hợp có ý kiến góp ý, lãnh đạo Ban/Phòng phối hợp cho ý kiến góp ý và chuyển sang Bước 11 để Ban/Phòng chủ trì chỉ đạo hoàn thiện dự thảo. - Trường hợp không có ý kiến góp ý, chuyển qua Bước 5 để thực hiện ký số văn bản.
5.	Ký số văn bản	Lãnh đạo - Ban/Phòng phối hợp	- Sau khi tiếp nhận văn bản, nếu đồng ý với nội dung văn bản trình của Ban/Phòng chủ trì, Lãnh đạo Ban/Phòng phối hợp thực hiện ký số văn bản (Hình thức ký đồng trình) - Sau khi văn bản đã được ký số bởi tất cả các Ban/Phòng, thì sẽ được chuyển đến lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị và Thư ký lãnh đạo (để đảm bảo kiểm tra trước khi trình tới lãnh đạo phê duyệt). Ghi chú: Khi văn bản trình lên Hệ thống, thì văn bản sẽ đến song song cả Thư ký và Người duyệt đều thấy.
6.	Kiểm tra thể thức, nội dung	Thư ký Lãnh đạo	Thư ký Lãnh đạo tiếp nhận văn bản trên Hệ thống và thực hiện kiểm tra lại thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, xác nhận kiểm tra: + Trường hợp không đồng ý, thực hiện nhập ý kiến góp ý (lý do trả lại) và trả lại văn bản: Văn bản chuyển về Bước 10 và Bước 1 để Ban/Phòng chủ trì thực hiện hiệu chỉnh văn bản và đăng ký lại bản thảo trên Hệ thống. + Trường hợp xác nhận đồng ý thì văn bản sẽ được trình đến Người duyệt (lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị) xem xét phê duyệt (trên thông tin văn bản có dấu hiệu “Đã kiểm tra” để lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị biết). Chuyển sang Bước 7. Chú ý: Thư ký nhìn thấy văn bản song song với lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị và chỉ được có ý kiến về dự thảo khi lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị chưa xử lý văn bản. Thư ký có quyền trả lại văn bản khi lãnh đạo chưa xử lý và mặc định sẽ chuyển đến tài khoản của lãnh đạo (để báo cáo).
7.	Yêu cầu hiệu chỉnh	Lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị	- Lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị xem xét văn bản được Ban/Phòng chủ trì trình, nếu có yêu cầu hiệu chỉnh thì nhập ý kiến chỉ đạo và gửi ý kiến chỉ đạo tới Ban/Phòng chủ trì; chuyển đến Bước 10 để chỉ đạo cá nhân chủ trì dự thảo cập nhật lại văn bản đăng ký. - Trường hợp không có yêu cầu hiệu chỉnh, văn bản được chuyển sang Bước 8 để trình lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị xét duyệt văn bản, chỉ đạo thực hiện công việc.
8.	Có ý kiến chỉ đạo, phân công xử lý công việc và ký số văn bản	Lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị	- Lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị cập nhật ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ tới các Ban/phòng thực hiện; và thực hiện ký số phê duyệt. - Lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị có thể điều chỉnh lại danh sách đơn vị/cá nhân nhận văn bản và phải xử lý công việc so với đề xuất đăng ký ban đầu. - Sau khi lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị ký, Hệ thống cần chèn số văn bản nội bộ lên văn bản.
9.	Chuyển văn bản đến các đơn vị	Lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị	- Sau khi Lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị ký số văn bản, văn bản được chuyển đến các Ban/Phòng (gồm chủ trì, phối hợp) kèm nội dung chỉ đạo để thực hiện. - Các Ban/Phòng chủ trì, phối hợp tổ chức triển khai công việc theo quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến.
10.	Tiếp nhận yêu cầu hiệu chỉnh, chỉ đạo chuyên viên hoàn thiện văn bản	Lãnh đạo - Ban/Phòng chủ trì	- Lãnh đạo Ban/Phòng chủ trì tiếp nhận yêu cầu hiệu chỉnh văn bản từ lãnh đạo Tập đoàn/Đơn vị và các Ban/Phòng liên quan, chỉ đạo chuyên viên hoàn thiện văn bản để trình duyệt lại. Trên hệ thống, chức năng hỗ trợ chỉ đạo có thể là cập nhật ý kiến chỉ đạo (comment). - Lập hồ sơ công việc: Ban/Phòng/cá nhân chủ trì có trách nhiệm lập hồ sơ công việc theo quy định.

Lưu đồ 6: Quy trình lập và nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan

Diễn giải quy trình lập và nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan

Số hiệu	Tên bước	Vai trò	Diễn giải bước quy trình
	Bắt đầu: Tiếp nhận công việc được giao chủ trì	Cá nhân chủ trì giải quyết công việc	- Cá nhân được giao chủ trì giải quyết công việc tiếp nhận các công việc được lãnh đạo giao như xử lý văn bản đến, văn bản từ các Ban/Phòng yêu cầu phối hợp xử lý công việc, trình văn bản đi, hoặc các công việc phát sinh khác,… - Đầu năm, các Ban/Phòng rà soát, xây dựng và cập nhật Danh mục hồ sơ của Ban/Phòng trên Hệ thống theo thời gian quy định. Văn phòng/Phòng tổng hợp, hiệu chỉnh (nếu có) để trình ban hành.
1	Xem xét tình trạng hồ sơ (xác định số và ký hiệu hồ sơ)	Cá nhân chủ trì giải quyết công việc	- Căn cứ vào Danh mục hồ sơ công việc Ban/Phòng đang được quản lý trên Hệ thống (Danh mục này được cơ quan và các Ban/Phòng phê duyệt định kỳ và công bố trong các đơn vị), Cá nhân được giao giải quyết công việc xác định số và sý hiệu hồ sơ liên quan cần cập nhật; Nếu đã có Hồ sơ trong Danh mục thì thực hiện cập nhật các tài liệu vào Hồ sơ (chuyển sang thực hiện Bước 4). - Trường hợp phát sinh Hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ chủ trì giải quyết công việc đề xuất tạo bổ sung Hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống (chuyển sang Bước 2).
2	Khởi tạo hồ sơ đề xuất và xin ý kiến Lãnh đạo phê duyệt bổ sung vào Danh mục	Cá nhân chủ trì giải quyết công việc	- Cá nhân được giao việc thực hiện khởi tạo hồ sơ đề xuất và xin ý kiến với lãnh đạo Ban/Phòng về việc tạo bổ sung hồ sơ mới vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống. Thực hiện khởi tạo hồ sơ công việc: tên hồ sơ (tiêu đề hồ sơ), thời hạn bảo quản của hồ sơ. - Phần mềm cho phép sửa, xóa thông tin Hồ sơ đã tạo (chỉ được sửa khi hồ sơ chưa kết thúc). Mục hồ sơ phát sinh này: Hệ thống Digital office sẽ cho phép cấu hình linh hoạt theo yêu cầu của Ban/Phòng (không cần lãnh đạo Ban/Phòng duyệt mà vẫn lập được hồ sơ/hoặc bắt buộc lãnh đạo Ban/Phòng duyệt mới lập được hồ sơ).Trong Bước 3 của lưu đồ này sẽ được Hệ thống cấu hình linh hoạt theo yêu cầu người sử dụng.
3	Đồng ý thêm hồ sơ phát sinh vào Danh mục (hồ sơ phát sinh)	Lãnh đạo Ban/Phòng chủ trì giải quyết công việc	- Xem xét hồ sơ phát sinh được khởi tạo: + Nếu có yêu cầu hiệu chỉnh hoặc không đồng ý tạo hồ sơ mới thì chỉ đạo chuyên viên để hoàn thiện thông tin. Quy trình trở lại Bước 1 và Bước 2 để chuyên viên đề xuất phương án khác. + Quy trình chuyển sang Bước 4 để chuyên viên tiến hành cập nhật tài liệu vào Hồ sơ. Ghi chú: Đây là bước tùy chọn đối với từng đơn vị, Phòng/Ban. Trong trường hợp không thiết lập cấu hình này, sau khi khởi tạo hồ sơ ở Bước 2, hồ sơ sẽ được cập nhật luôn vào Danh mục hồ sơ cấp Phòng/Ban và sẵn sàng để cập nhật các file tài liệu vào Hồ sơ công việc
4	Cập nhật các tài liệu vào hồ sơ công việc (đưa văn bản/công việc vào hồ sơ)	Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ	- Trong quá trình giải quyết các công việc được giao, cá nhân được giao giải quyết công việc thực hiện cập nhật/liên kết các tài liệu liên quan đến công việc đó vào hồ sơ điện tử. Cách thức cập nhật tài liệu vào hồ sơ bằng cách cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin số và ký hiệu hồ sơ đối với các văn bản (văn bản đến và văn bản đi,...). Các nguồn văn bản, tài liệu cập nhật vào hồ sơ điện tử gồm: + Văn bản đến được giao cho chuyên viên chủ trì xử lý. + Liên kết văn bản, tài liệu từ giao diện văn bản đến, văn bản đi trên D-Office; + Attach các văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ điện tử (với những văn bản, tài liệu không luân chuyển trên D-Office). Yêu cầu phải cập nhật đầy đủ thông tin của văn bản, tài liệu vào hồ sơ: số, ký hiệu văn bản, tên loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản, tác giả văn bản ... - Hệ thống hỗ trợ các chức năng: + Cập nhật trình tự văn bản, tài liệu trong hồ sơ điện tử theo trình tự giải quyết công việc. + Cho phép sửa, xóa, thêm mới văn bản, tài liệu trong quá trình lập hồ sơ; cho phép sắp xếp lại thứ tự văn bản, tài liệu trong hồ sơ điện tử. (Hệ thống sẽ khóa tính năng thêm mới, sửa, xóa khi hồ sơ công việc đã kết thúc và giao nộp). Hệ thống. - Đối với các văn bản/tài liệu mật yêu cầu thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước và EVN (Tuyệt đối không được đưa văn bản ở các cấp độ Mật lên Hệ thống D-Office).
5	Kết thúc hồ sơ, chuyển trạng thái hồ sơ khi công việc được hoàn thành	Cá nhân chủ trì giải quyết công việc	- Khi công việc hoàn thành, cá nhân chủ trì giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản/thành phần tài liệu có trong hồ sơ, sắp xếp văn bản, tài liệu theo đúng trình tự giải quyết công việc, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ - Hồ sơ sau khi được chuyên viên kết thúc sẽ chuyển sang “Hồ sơ công việc Ban/Phòng” và đợi ý kiến chỉ đạo, phê duyệt của lãnh đạo Ban/Phòng. Người chủ trì có trách nhiệm chọn lãnh đạo Ban/Phòng được giao chủ trì chỉ đạo công việc đó để xem xét duyệt hồ sơ công việc đã kết thúc. Chuyển sang Bước 6.
6	Kiểm tra, xác nhận kết quả lập hồ sơ (bao gồm chuyển trạng thái Hồ sơ	Lãnh đạo Ban/Phòng chủ trì giải quyết công việc	- Lãnh đạo Ban/Phòng chủ trì công việc sẽ chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra, xác nhận kết quả lập hồ sơ của chuyên viên được giao chủ trì xử lý; có trách nhiệm xác nhận hoàn thành lập hồ sơ điện tử cho chuyên viên: + Nếu công việc đã kết thúc (Người chủ trì thuộc Ban/Phòng chủ trì có trách nhiệm phải giao nộp ngay hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan bằng chức năng của Hệ thống ngay sau khi công việc kết thúc), Hồ sơ điện tử đã được cập nhật đầy đủ thì lãnh đạo Ban/Phòng xác nhận hoàn thành, hồ sơ sẽ tự động chuyển sang Bộ phận Lưu trữ cơ quan chờ kiểm tra để tiếp nhận vào Lưu trữ cơ quan (Hệ thống D-Office cho phép lãnh đạo Ban/Phòng cấu hình mặc định để cán bộ Lưu trữ chủ động kiểm tra tiếp nhận hồ sơ điện tử của các Ban/Phòng giao nộp) “Hồ sơ công việc Ban/Phòng” được chuyển sang trạng thái “Hồ sơ nộp lưu” và chuyển tới bộ phận Lưu trữ cơ quan để kiểm tra, tiếp nhận (Chuyển sang Bước 7) Ghi chú: Hồ sơ vẫn được theo dõi tại mục hồ sơ đã nộp lưu tại Ban/phòng chủ trì đó để phục vụ cho việc khai thác hồ sơ khi cần. + Nếu công việc chưa kết thúc hoặc hồ sơ lập chưa đầy đủ thì lãnh đạo Ban/Phòng trả lại chuyên viên/nhân viên để hoàn thiện, hồ sơ đó quay lại Bước 4 (để cập nhật các tài liệu vào hồ sơ công việc). + Hệ thống cho phép lãnh đạo Ban/Phòng có thể ủy quyền cho 01 chuyên viên có chuyên môn về công tác lập hồ sơ để xem xét hồ sơ của chuyên viên chủ trì tròng Ban/Phòng giao nộp.
7	Kiểm tra hồ sơ	Cán bộ Lưu trữ cơ quan	- Lãnh đạo Văn phòng (hoặc người được ủy quyền) hoặc theo cấu hình phân công mặc định bằng chức năng của Hệ thống để giao nhân viên lưu trữ tiếp nhận, kiểm tra các hồ sơ nộp lưu. - Cán bộ Lưu trữ cơ quan tiếp nhận các hồ sơ nộp lưu do các Ban/Phòng gửi đến, lúc này đang ở mục “Hồ sơ chờ tiếp nhận”. Thực hiện kiểm tra hồ sơ của các Ban/Phòng (hồ sơ nộp lưu (cả hồ sơ giấy_nếu có) phải đảm bảo đúng theo các yêu cầu Quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, các quy định có liên quan và Quy định này thì mới nhân viên lưu trữ mới được tiếp nhận vào Lưu trữ cơ quan). + Nếu hồ sơ đảm bảo thì xác nhận đồng ý tiếp nhận và chuyển sang Bước 8. + Nếu không đồng ý thì ghi ý kiến cụ thể yêu cầu Ban/Phòng và chuyên viên đang chủ trì cập nhật bổ sung, hiệu chỉnh hồ sơ; trả lại hồ sơ cho chuyên viên đang chủ trì (trả lại có ghi rõ lý do trả lại hồ sơ). Hồ sơ trả lại chuyển về chuyên viên chủ trì xử lý đồng thời thông báo cho lãnh đạo Ban/Phòng có hồ sơ trả lại và lãnh đạo Văn phòng/Phòng biết; đồng thời sẽ đưa vào danh mục thống kê hàng tuần/tháng/quý để báo cáo và đánh giá thành tích.
8	Tiếp nhận hồ sơ và đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ”	Lưu trữ cơ quan	- Nếu hồ sơ giao nộp đảm bảo đúng quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, các quy định có liên quan và Quy định này thì cán bộ lưu trữ mới được tiếp nhận và Hệ thống sẽ tự động cấp mã số hồ sơ lưu (hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “Hồ sơ đã tiếp nhận”) . - Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý “hồ sơ lưu trữ điện tử” trong Hệ thống.
9	Quản lý và tra cứu, khai thác hồ sơ lưu trữ	Lưu trữ cơ quan	Bộ phận Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm quản lý các hồ sơ lưu trữ. Tham chiếu tới các Quy trình quản lý hồ sơ lưu trữ và Quy trình khai thác hồ sơ lưu trữ.
	Một số lưu ý chung:		Ghi chú: + Trong quá trình thực hiện Tập đoàn có thể sẽ xem xét hiệu chỉnh quy trình lập hồ sơ điện tử và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan cho phù hợp với các quy định hiện hành/hoặc tình hình thực tế của Tập đoàn đảm bảo tối ưu/hiệu quả công việc. + Hồ sơ của các Ban/Phòng được giao chủ trì giải quyết công việc thì mới phải giao nộp vào Lưu trữ cơ quan. + Hệ thống văn phòng số sẽ tự động thống kê kết quả lập hồ sơ để đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ của Ban/Phòng/đơn vị/cá nhân chủ trì giải quyết công việc theo biểu mẫu quy định.

Lưu đồ 7: Quy trình khai thác hồ sơ lưu trữ

Diễn giải quy trình khai thác hồ sơ lưu trữ

Số hiệu	Tên bước	Vai trò	Diễn giải bước quy trình
1	Yêu cầu khai thác hồ sơ lưu trữ của cá nhân/tổ chức ngoài EVN/Đơn vị	Cá nhân/tổ chức ngoài EVN/Đơn vị	Cá nhân đến khai thác tài liệu phải có văn bản/giấy giới thiệu và xuất trình thẻ CCCD, điền đầy đủ thông tin vào văn bản yêu cầu khai thác hồ sơ tài liệu như: số văn bản cần khai thác hoặc cung cấp đầy đủ thông tin hồ sơ tài liệu cần khai thác, thời gian xem tài liệu, cơ quan tổ chức cần khai thác.
2	Yêu cầu khai thác HSTL của cá nhân/tổ chức trong EVN/Đơn vị	Cá nhân/tổ chức trong EVN/Đơn vị	CBCNV các Ban/Phòng trong EVN/Đơn vị cung cấp văn bản đề nghị khai thác hoặc giấy giới thiệu ghi rõ tên người, cơ quan, đơn vị khai thác tài liệu, số văn bản hoặc cung cấp đầy đủ thông tin hồ sơ tài liệu cần khai thác, thời gian xem tài liệu (thông qua chức năng được hệ thống văn phòng số). Khi đó, sẽ có 2 trường hợp chuyển yêu cầu khai thác hồ sơ tài liệu (theo quy tắc sau hoặc theo thực tế): - Chuyển yêu cầu tới lãnh đạo EVN/Đơn vị: Lãnh đạo EVN/Đơn vị quyết định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan EVN thuộc độ mật bảo quản tại Lưu trữ cơ quan EVN theo quy định hiện hành. Trường hợp mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi của cơ quan EVN ra nước ngoài do lãnh đạo EVN quyết định. - Chuyển yêu cầu tới lãnh đạo Văn phòng: Đối với các hồ sơ tài liệu lưu trữ không có dấu mật hoặc đã giải mật. Trong một số trường hợp, lãnh đạo Văn phòng có quyền đề nghị các Ban/Đơn vị phải có văn bản trình Tổng giám đốc EVN/Tổng giám đốc/Giám đốc đơn vị xem xét phê duyệt trước khi chuyển Văn phòng cung cấp.
3	Xét duyệt yêu cầu đối với trường hợp cá nhân/tổ chức ngoài EVN	Lãnh đạo EVN	Người có thẩm quyền xem xét các đề nghị khai thác do Văn phòng tiếp nhận/trình và từ chối hoặc phê duyệt yêu cầu trước khi Văn phòng chỉ đạo nhân viên lưu trữ thực hiện cung cấp hồ sơ cho người yêu cầu theo đúng quy định
4	Xét duyệt yêu cầu đối với trường hợp cá nhân/tổ chức trong EVN	Lãnh đạo Văn phòng	Lãnh đạo Văn phòng tiếp nhận, xét duyệt yêu cầu và quyết định cho phép khai thác hoặc từ chối yêu cầu khai thác hồ sơ tài liệu theo ý kiến phê duyệt của người có thẩm quyền hoặc thuộc phạm vi thẩm quyền.
5	Phân công Nhân viên lưu trữ thực hiện	Lãnh đạo Văn phòng	Lãnh đạo Văn phòng phân công chuyên viên/nhân viên trong bộ phận lưu trữ phụ trách công việc để thực hiện.
6	Tìm kiếm trên Hệ thống và phản hồi kết quả	Cán bộ Lưu trữ cơ quan	- Tra cứu thông tin thông tin hồ sơ trên hệ thống Văn phòng số - Cấu hình chức năng trên hệ thống Văn phòng số để mở tính năng xem hồ sơ tài liệu lưu trữ điện tử trong khoảng thời gian cụ thể (từ giờ/ngày/tháng năm đến giờ/ngày/tháng/năm_nhưng không qúa 2 ngày làm việc). - Đối với các hồ sơ tài liệu giấy thì tìm kiếm trong kho lưu trữ và ghi số/biên bản/giao nhận đầy đủ theo quy định.
7	Cấp quyền cho người dùng truy cập hồ sơ	Cán bộ Lưu trữ cơ quan	Đối với hồ sơ điện tử thì thực hiện cấp quyền khai thác cho cá nhân/tổ chức khai thác trong một khoảng thời gian được giới hạn cụ thể. Lưu ý: hệ thống sẽ lưu vết toàn bộ thời gian, người xem, người mở quyền
8	Cho mượn hồ sơ, tài liệu giấy	Cán bộ Lưu trữ cơ quan	Đối với hồ sơ tài liệu giấy, thì cán bộ lưu trữ chuyển cho cá nhân/tổ chức mượn. Các cá nhân/tổ chức xem hồ sơ tài liệu giấy sau đó hoàn trả lại khi kết thúc (có biên bản/sổ giao nhận đầy đủ theo quy định)
9	Truy cập khai thác hồ sơ, tài liệu	Cá nhân/tổ chức trong EVN	Tổ chức/cá nhân xem hồ sơ tài liệu thông qua truy nhập giao diện hệ thống; chỉ có quyền xem mà không được cấp quyền sửa/xóa/thêm hồ sơ tài liệu. Hết thời gian quy định, hệ thống Văn phòng số sẽ tự động khóa tiện ích xem hồ sơ lưu trữ điện tử đối với Ban/Văn phòng/cá nhân này. Toàn bộ quá trình xem đều phải lưu vết trong hệ thống D-Office.
10	Truy cập khai thác hồ sơ, tài liệu	Cá nhân/tổ chức ngoài EVN khai thác cho mục đích nghiên cứu khoa học (sau khi được cấp thẩm duyệt phê duyệt)	Cá nhân truy cập và xem tài liệu trên máy tính được đặt tại bộ phận lưu trữ của EVN/Đơn vị (có giám sát của cán bộ lưu trữ)
	Một số lưu ý chung:		Trong quá trình thực hiện, Tập đoàn có thể sẽ xem xét điều chỉnh quy trình này để phù hợp với các quy định hiện hành của Nhà nước hoặc tình hình thực tế chung của Tập đoàn để đảm bảo tối ưu/hiệu quả.

Phụ lục I

THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

STT	Trường thông tin	Tên (viết tắt tiếng Anh)	Kiểu dữ liệu	Độ dài
1	Mã hồ sơ	FileCode	String
1.1	Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ	Organld	String	13
1.2	Năm hình thành hồ sơ	FileCatalog	Number	4
1.3	Số và ký hiệu hồ sơ	FileNotation	String	20
2	Số thứ tự văn bản trong hồ sơ	DocOrdinal	Number	3
3	Tên loại văn bản	TypeName	String	100
4	Số của văn bản	CodeNumber	String	11
5	Ký hiệu của văn bản	CodeNotation	String	30
6	Ngày, tháng, năm văn bản	IssuedDate	Date	10
7	Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản	OrganName	String	200
8	Trích yếu nội dung	Subject	String	500
9	Ngôn ngữ	Language	String	30
10	Số trang của văn bản	PageAmount	Number	3
11	Ghi chú	Description	String	500
12	Ngày, tháng, năm đến	ArrivalDate	Date	10
13	Số đến	ArrivalNumber	Number	10
14	Chức vụ, họ tên người ký	Signerlnfo
14.1	Chức vụ của người ký văn bản	Position	String	100
14.2	Họ và tên người ký văn bản	FullName	String	50
15	Mức độ khẩn, độ mật	Priority	Number	1
16	Đơn vị hoặc người nhận	ToPlaces	String	1000
17	Ý kiến phân phối, chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản	TraceHeaderList	LongText
18	Thời hạn giải quyết	DueDate	Date	10

Ghi chú: Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ được mặc định trong hệ thống.

Phụ lục II

THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

STT	Trường thông tin	Tên (viết tắt tiếng Anh)	Kiểu dữ liệu	Độ dài
1	Mã hồ sơ	FileCode
1.1	Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ	Organld	String	13
1.2	Năm hình thành hồ sơ	FileCatalog	Number	4
1.3	Số và ký hiệu hồ sơ	FileNotation	String	20
2	Số thứ tự văn bản trong hồ sơ	DocOrdinal	Number	3
3	Tên loại văn bản	TypeName	String	100
4	Số của văn bản	CodeNumber	String	11
5	Ký hiệu của văn bản	CodeNotation	String	30
6	Ngày, tháng, năm văn bản	IssuedDate	Date	10
7	Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản	OrganName	String	200
8	Trích yếu nội dung	Subject	String	500
9	Ngôn ngữ	Language	String	30
10	Số trang của văn bản	PageAmount	Number	3
11	Ghi chú	Description	String	500
12	Chức vụ, họ tên người ký	Signerlnfo
12.1	Chức vụ của người ký văn bản	Position	String	100
12.2	Họ và tên người ký văn bản	FullName	String	50
13	Nơi nhận	To
13.1	Mã định danh của cơ quan, tổ chức nhận văn bản	OrganId	String	13
13.2	Tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản	OrganName	String	200
14	Mức độ khẩn	Priority	Number	1
15	Số lượng bản phát hành	IssuedAmount	Number	3
16	Hạn trả lời văn bản	DueDate	Date	10

Ghi chú: Mã định danh của cơ quan, tổ chưc lập danh mục hồ sơ được mặc định trong hệ thống

Phụ lục III

THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ SƠ

STT	Trường thông tin	Tên (viết tắt tiếng Anh)	Kiểu dữ liệu	Độ dài
1	Mã hồ sơ	FileCode
1.1	Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ	OrganId	String	13
1.2	Năm hình thành hồ sơ	FileCatalog	Number	4
1.3	Số và ký hiệu hồ sơ	FileNotation	String	20
2	Tiêu đề hồ sơ	Title	String	500
3	Thời hạn bảo quản	Maintenance	String	30
4	Chế độ sử dụng	Rights	String	30
5	Người lập hồ sơ	Creator	String	30
6	Ngôn ngữ	Language	String	50
7	Thời gian bắt đầu	StartDate	Date	10
8	Thời gian kết thúc	EndDate	Date	10
9	Tổng số văn bản trong hồ sơ	DocTotal	Number	4
10	Tổng số trang của hồ sơ	PageTotal	Number	4
11	Ghi chú	Description	String	500

Phụ lục IV

(chỉ áp dụng cho các loại đề án hoặc văn bản ở các cấp độ Mật)

TẬP ĐOÀN

ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

TÊN BAN/VP (1)

^{____________________}

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

_________________

Hà Nội, ngày tháng năm (2)

PHIẾU TRÌNH

Về việc …………………….……(3).

^{_________________________}

Kính gửi:……………………(4).

1. Nội dung trình bày: (5)

a. Đặt vấn đề (6):

b. Nội dung công việc (7):

c. Tổng hợp các ý kiến góp ý của các đơn vị liên quan (nếu có) (8):

2. Ý kiến đề xuất: (9)

a. Đề xuất phương án giải quyết vấn đề (10):

b. Kiến nghị (nếu có) (11)

[Tên VP/Ban trình] (12) kính trình/báo cáo (13) đồng chí [chức danh lãnh đạo] (14) xem xét, phê duyệt/có ý kiến chỉ đạo (15)

CÁN BỘ THỤ LÝ (16)

LÃNH ĐẠO BAN/VP TRÌNH (17)

Ý KIẾN CHỈ ĐẠO/PHÊ DUYỆT CỦA LÃNH ĐẠO (18)

HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY PHIẾU TRÌNH

1. Căn lề: 2 x 2 x 3 x 2 cm. Cỡ chữ: 14. Khoảng cách đoạn (spacing) : 6pts. Khoảng cách dòng (line spacing): single. Xuống dòng lùi 1,25 cm.

2. Các đề mục nêu trong Mẫu Phiếu trình chỉ là gợi ý về bố cục và cách thức trình bày Phiếu trình. Người soạn thảo lược bỏ các gợi ý (mục 1, 2, tiểu mục a, b, c) khi trình bày văn bản.

3. Hướng dẫn chi tiết trong trình bày Phiếu trình:

(1): Ghi tên Văn phòng hoặc Ban/Phòng trình văn bản, bằng chữ in hoa.

Ví dụ: Ban Chiến lược trình:

TẬP ĐOÀN

ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

BAN CHIẾN LƯỢC

^{______________________}

(2): Ghi địa danh và ngày tháng trình văn bản.

(3): Trích yếu nội dung trình lãnh đạo: Cần ghi ngắn gọn, khái quát, đại ý chính của sự việc hoặc của văn bản.

(4): Kính gửi: Ghi Đồng chí + [Tên lãnh đạo] + [,] + chức danh lãnh đạo.

Ví dụ: Kính gửi: Đồng chí Dương Quang Thành, Chủ tịch HĐTV

(5): Nội dung trình bày: trình bày toàn bộ nội dung cần báo cáo với lãnh đạo, trong đó nên bố cục thành 3 tiểu mục: Đặt vấn đề. Nội dung công việc. và Tổng hợp các ý kiến góp ý của các đơn vị liên quan (nếu có).

(6): Đặt vấn đề: Nêu lý do hoặc mục đích trình giải quyết hồ sơ/công việc. Trong nội dung này cần trích dẫn các văn bản, các ý kiến chỉ đạo của cấp trên. văn bản, yêu cầu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

(7): Nội dung công việc: Trình bày nội dung sự việc từ các văn bản đề nghị của các cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc ý kiến chỉ đạo của các cấp lãnh đạo hoặc nhu cầu của đơn vị trình.

(8): Tổng hợp các ý kiến góp ý của các đơn vị liên quan (nếu có).

(9): Ý kiến đề xuất: trên cơ sở các nội dung đã nêu, đơn vị trình nêu ý kiến đề xuất với lãnh đạo, trong đó nên bố cục thành 2 tiểu mục: đề xuất phương án giải quyết vấn đề và kiến nghị (nếu có).

(10): Đề xuất phương án giải quyết vấn đề: Nêu rõ phương án đơn vị đề xuất với lãnh đạo để giải quyết vấn đề là gì.

(11): Kiến nghị (nếu có): Nêu những kiến nghị với lãnh đạo để hỗ trợ, bổ sung cho các ý kiến đề xuất đã nêu.

(12): Ghi tên Văn phòng hoặc Ban trình văn bản, bằng chữ in thường.

(13): Tùy thuộc nội dung Ban trình muốn trình hoặc báo cáo lãnh đạo mà ghi tương ứng với nội dung trình bày.

(14): Ghi rõ chức danh của lãnh đạo nhận văn bản.

Ví dụ: Chủ tịch Hội đồng thành viên.

(15) Tùy thuộc nội dung Ban trình muốn trình lãnh đạo phê duyệt hoặc báo cáo để lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo mà ghi tương ứng với nội dung trình bày.

(16): Cán bộ soạn thảo, thụ lý văn bản (ký và ghi rõ họ tên, số điện thoại liên hệ).

(17): Lãnh đạo Ban trình: ký và ghi rõ họ tên.

(18): Nơi ghi ý kiến chỉ đạo/phê duyệt của lãnh đạo nhận văn bản.

Phụ lục V

MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

TÊN BAN/ĐƠN VỊ (giao nộp tài liệu)

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

Năm 20...

Hộp/ cặp số	Số, ký hiệu HS	Tiêu đề hồ sơ	Thời gian TL	Thời hạn bảo quản	Số tờ	Ghi chú
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)

Mục lục này gồm: .................... hồ sơ (đơn vị bảo quản).

Viết bằng chữ: ............................................................ hồ sơ (ĐVBQ).

Trong đó có: ........................... hồ sơ (ĐVBQ) bảo quản vĩnh viễn.

........................... hồ sơ (ĐVBQ) bảo quản có thời hạn.

................, ngày ......... tháng ...... năm 20....

Người lập

(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)

Hướng dẫn cách ghi các cột:

Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao nộp.

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.

Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ.

Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ

Phụ lục VI
MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
_____________

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

_____________

.............., ngày tháng năm 20...

BIÊN BẢN

Về việc giao nhận tài liệu

Căn cứ Nghị định số 30/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Căn cứ …..(Danh mục hồ sơ năm..., Kế hoạch thu thập tài liệu...),

Chúng tôi gồm:

BÊN GIAO:(tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu)

Ông (bà): ……………………………………………………………………..

Chức vụ công tác: …………………………………………………………..

BÊN NHẬN:(Lưu trữ cơ quan)

Ông (bà): ……………………………………………………………………..

Chức vụ công tác: …………………………………………………………..

Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:

1. Tên khối tài liệu giao nộp: …………………………………………………………..

2. Thời gian của hồ sơ, tài liệu: ……………………………………………………….

3. Số lượng tài liệu:

a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy

- Tổng số hộp (cặp): ……………………………………………………………………

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ………………..Quy ra mét giá: …………….. mét.

b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử

- Tổng số hồ sơ: ……………………………………………………………………….

- Tổng số tệp tin trong hồ sơ: …………………………………………………………..

4. Tình trạng tài liệu giao nộp: ………………………………………………………….

5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.

Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

Phụ lục VII

MỤC LỤC VĂN BẢN

Ví dụ:

Số TT	Số, ký hiệu VB	Thời gian	Tên loại và trích yếu nội dung văn bản	Tác giả	Tờ số	Ghi chú
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)	(6)	(7)
01	100/VTLTNN	01/12/2017	Công văn báo cáo công tác văn thư lưu trữ năm 2016	Cục VTLTNN	01
02	123/EVN-VP	02/12/2017	Công văn gửi các đơn vị thành viên và trực thuộc báo cáo công tác văn thư, lưu trữ năm 2016	EVN	02
02	254/EVNNPC – TCKT	05/12/2017	Báo cáo công tác văn thư lưu trữ năm 2016	EVN NPC	05
03	2000/EVNHANOI	7/12/2017	Báo cáo công tác văn thư lưu trữ năm 2016	EVNHANOI	12
04	...
05	...
06	...
07	...
08	500/EVN-VP	10/01/2017	Báo cáo công tác văn thư lưu trữ năm 2016 của EVN	EVN	120

…………, ngày … tháng … năm …

Người lập

Phụ lục VIII

MẪU DANH MỤC HỒ SƠ

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
__________

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

__________

.............., ngày tháng năm 20...

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA ...(tên cơ quan, tổ chức)

Năm ...

(Ban hành kèm theo Quyết định số: ..... /QĐ-EVN ngày .... tháng .... năm ...... của ...............................................)

Số và ký hiệu HS	Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ	Thời hạn bảo quản	Đơn vị/ người lập hồ sơ	Ghi chú
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)
	I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN
	1. Tên đề mục nhỏ
	Tiêu đề hồ sơ

Bản Danh mục hồ sơ này có …….⁽¹⁾hồ sơ, bao gồm:

…………….⁽²⁾hồ sơ bảo quản vĩnh viễn.

…………...⁽²⁾hồ sơ bảo quản có thời hạn.

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(chữ ký, dấu)

Họ và tên

Hướng dẫn sử dụng:
(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục.
(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục.
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ(theo hướng dẫn tại Quy định này)
Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ. tiêu đề hồ sơ (theo hướng dẫn tại Quy định này).
Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể.
Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ.
Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v...

Phụ lục IX
Biên chế Hồ sơ Tờ trình/ Báo cáo Hội đồng thành viên EVN/Đơn vị

1. Kết quả kiểm toán nội bộ và giám sát tài chính

- Tờ trình.

- Biên bản.

- Văn bản pháp lý (nếu có).

- Tờ trình của Kiểm soát viên, Biên bản (nếu có).

- Báo cáo giải trình của các đơn vị (nếu có).

2. Tờ trình về Đề án

- Tờ trình.

- Đề án.

- Dự thảo Quyết định phê duyệt Đề án hoặc Dự thảo văn bản báo cáo cấp có thẩm quyền phê duyệt Đề án.

- Văn bản pháp lý.

- Tài liệu liên quan (nếu có).

3. Tờ trình về kế hoạch năm

- Tờ trình.

- Các văn bản pháp lý ảnh hưởng tới kết quả tính toán KH năm tới (Quyết định phê duyệt KH vận hành HTĐ, KH vận hành TTĐ,…); Kế hoạch điện thương phẩm và điện SX & mua năm tới.

- Các chỉ tiêu kế hoạch vận hành kỹ thuật năm tới.

- Kế hoạch tài chính của Công ty mẹ và các Tổng công ty năm tới.

- Kế hoạch đầu tư xây dựng toàn Tập đoàn năm.

- Kế hoạch sử dụng, tuyển dụng và năng suất lao động năm.

- Kế hoạch đào tạo năm tới.

- Tờ trình Bộ Công Thương về danh mục A, B.

- Tờ trình KH và các phụ lục chi tiết kèm theo của 9 TCT.

- Các văn bản giải trình, bổ sung của các đơn vị (nếu có).

4. Tờ trình về Quy chế quản lý nội bộ

- Tờ trình.

- Dự thảo Quyết định.

- Dự thảo QCQLNB bản cuối.

- Bảng tổng hợp, giải trình ý kiến góp ý của các Ban chức năng, đơn vị, tổ chức cá nhân có liên quan.

- Bảng tổng hợp các điểm khác biệt giữa Quy chế mới và cũ (nếu có).

- Văn bản thẩm định dự thảo QCQLNB của Ban Pháp chế.

- Văn bản thẩm định dự thảo QCQLNB của Tư vấn luật (nếu có).

- Văn bản cam kết của các Tổng công ty về áp dụng QCQLNB (nếu có).

- Các văn bản khác liên quan (nếu có).

5. Tờ trình về bổ nhiệm mới cán bộ

- Tờ trình.

- Bảng danh mục tài liệu trong hồ sơ kèm theo .

- Ý kiến của Ban Thường vụ/Thường trực Đảng ủy EVN .

- Tờ trình về việc đề nghị bổ nhiệm cán bộ do Người đứng đầu đơn vị ký gửi Tập đoàn. (Trưởng hợp bổ nhiệm Người đứng đầu đơn vị thì cấp phó ký trình, không có cấp phó thì Bí thư/Phó bí thư cấp ủy cùng cấp ký tờ trình).

- Biên bản họp lãnh đạo đơn vị thống nhất phương án nhân sự dự kiến đề nghị bổ nhiệm.

- Biên bản kiểm phiếu giới thiệu (nếu có), tín nhiệm nhân sự đề nghị bổ nhiệm của cán bộ chủ chốt đơn vị. (Trong trường họp tổ chức hội nghị hoặc tổ chức lấy phiếu giới thiệu theo yêu cầu).

- Nghị quyết của Ban Thường vụ Đảng ủy/ cấp ủy đơn vị về nhân sự đề nghị bổ nhiệm.

- Biên bản họp ban lãnh đạo đơn vị để thảo luận, nhận xét ưu khuyết điểm và biểu quyết về đề nghị bổ nhiệm cán bộ.

- Sơ yếu lý lịch cán bộ (Mẫu 2C-BNV/2008) có xác nhận của đơn vị nơi quản lý sử dụng cán bộ; dán ảnh 4x6cm chụp trong vòng 6 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ.

- Bản tự nhận xét đánh giá phân loại cán bộ (có chữ ký của Người đứng đầu đơn vị hoặc một thành viên lãnh đạo và đóng dấu của đơn vị).

- Bản kê khai tài sản thu nhập (Theo mẫu quy định, có chữ ký và ký tắt tất cả các trang).

- Các bản sao văn bằng chứng chỉ đào tạo, bồi dưỡng đã kê khai trong hồ sơ lý lịch cán bộ (Có công chứng hoặc đóng dấu của cơ quan sao y bản chính).

- Hồ sơ khám sức khỏe định kỳ của năm gần nhất.

- Các kết luận kiểm tra, thanh tra giải quyết khiếu nại tố cáo (nếu có).

- Nhận xét, đánh giá của cấp ủy hoặc chính quyền nơi cư trú (quản lý sinh hoạt 2 chiều).

- Văn bản thỏa thuận của lãnh đạo cấp ủy địa phương (đối với các đơn vị trực thuộc cấp ủy đảng địa phương/Đảng ủy khối doanh nghiệp địa phương).

- Giải trình nguồn tài chính cho con đi học nước ngoài (nếu có).

- Ý kiến của các PTGĐ, Trưởng Ban TTBV, Kế toán trưởng (đối với chức danh KTT các đơn vị trực thuộc, công ty con do Tập đoàn nắm 100% vốn điều lệ), hoặc ý kiến của PTGĐ phụ trách đối với chức danh Phó trưởng Ban TĐ, cấp phó đơn vị cấp II trực thuộc và Người đứng đầu đơn vị cấp III.

6. Tờ trình về bổ nhiệm lại/ kéo dài thời gian giữ chức vụ cán bộ

- Tờ trình.

- Bảng danh mục hồ sơ kèm theo tờ trình .

- Ý kiến của Ban Thường vụ/Thường trực Đảng ủy EVN (bản copy).

- Văn bản đồng ý của cấp có thẩm quyền về chủ trương bổ nhiệm lại cán bộ.

- Tờ trình của đơn vị về việc đề nghị bổ nhiệm lại cán bộ kèm danh sách cán bộ được đề nghị bổ nhiệm lại hoặc không được bổ nhiệm lại. (Trường hợp cấp trưởng trong diện được đề nghị bổ nhiệm lại thì có công văn riêng do cấp phó ký, không có cấp phó thì văn bản do đồng chí Bí thư/ Phó bí thư cấp ủy cùng cấp ký).

- Biên bản họp lãnh đạp đơn vị về nhân xét, đánh giá quá trình thực hiện chức trách nhiệm vụ của cán bộ nhiềm kỳ vừa qua và thống nhất chủ trương bổ nhiệm lại/kéo dài thời gian giữ chức vụ (trong trường họp tổ chức hội nghị hoặc tổ chức lấy phiếu giới thiệu theo yêu cầu).

- Biên bản kiểm phiếu tín nhiệm bổ nhiệm lại.

- Bổ sung sơ yếu lý lịch, văn bằng chứng chỉ kê khai tài sản(Nếu có thay đổi).

- Bản tự nhận xét đánh giá hàng năm của cán bộ đề nghị bổ nhiệm lại (có xác nhận của đơn vị nơi quản lý sử dụng cán bộ).

- Bản đánh giá cả nhiệm kỳ của lãnh đạo đơn vị đối với cán bộ đề nghị bổ nhiệm lại (có chữ ký của Người đứng đầu đơn vị hoặc một thành viên lãnh đạo và đóng dấu của đơn vị).

- Chương trình hành động nếu được cấp có thẩm quyền bổ nhiệm lại (Theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền).

- Nhận xét, đánh giá của cấp ủy hoặc chính quyền nơi cư trú (quản lý sinh hoạt 2 chiều).

- Văn bản của cấp có thẩm quyền/người có thẩm quyền phê duyệt chủ trương. (bản chính).

7. Tờ trình về chỉ đạo NĐD phần vốn EVN tại ĐHCĐ thường niên

- Tờ trình.

- Báo cáo tài chính đã được kiểm toán của CTCP.

- Báo cáo của Người đại diện.

- Các tài liệu liên quan (nếu có).

8. Tờ trình về thoái vốn:

- Tờ trình.

- Chứng thư thẩm định giá.

- Các tài liệu khác liên quan.

9. Tờ trình về duyệt khoản vay

- Tờ trình.

- Hợp đồng vay vốn.

- Báo cáo đánh giá hồ sơ đề xuất của Tổ công tác.

- Báo cáo quá trình đàm phán trực tiếp.

- Thư thu phí đại lý/ bảo hiểm/ …

- Thư thu phí.

- Các tài liệu khác kèm theo.

10. Tờ trình về định mức đơn giá:

- Tờ trình.

- Dự thảo Quyết định.

- Các căn cứ pháp lý để xây dựng định mức, đơn giá.

- Bảng tổng hợp chi tiết việc xây dựng định mức, đơn giá (có so sánh).

- Báo cáo thẩm định định mức - đơn giá của đơn vị có thẩm quyền.

11. Tờ trình phê duyệt Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (Pre-FS), Báo cáo nghiên cứu khả thi (FS), Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng dự án và dự thảo quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng của dự án:

- Tờ trình.

- Dự thảo Quyết định.

- Các văn bản pháp lý căn cứ để lập.

- Hồ sơ lập Báo cáo NCTKT, NCKT, kinh tế - kỹ thuật của tư vấn.

- Báo cáo thẩm định của tư vấn theo quy định.

- Các tài liệu khác có liên quan đến nội dung Tờ trình.

- Tờ trình về Kế hoạch Lựa chọn nhà thầu

- Tờ trình.

- Dự thảo Quyết định hoặc văn bản báo cáo cấp trên.

- Báo cáo thẩm định.

- Văn bản pháp lý chính.

- Tờ trình của đơn vị (nếu có).

- Văn bản góp ý của các Ban liên quan (nếu có).

- Dự toán được phê duyệt (nếu có).

- Văn bản giao/ nhận nhiệm vụ và/ hoặc hồ sơ năng lực nhà thầu đối với Gói thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu/ đấu thầu hạn chế.

- Tờ trình về phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.

- Tờ trình.

- Dự thảo Quyết định (nếu có).

- Báo cáo của Tổ chuyên gia xét thầu.

- Báo cáo thẩm định.

- Văn bản pháp lý chính.

- Tờ trình của đơn vị (nếu có).

- Văn bản góp ý của các Ban liên quan (nếu có).

- Tờ trình về Hợp đồng Mua bán điện

- Đối với Hợp đồng MBĐ lần đầu.

- Tờ trình.

- Công văn đề nghị đàm phán hợp đồng mua bán điện của Chủ đầu tư.

- Quyết định đầu tư xây dựng công trình kèm theo thuyết minh và báo cáo thẩm định dự án đầu tư nhà máy của tư vấn độc lập, các tài liệu kèm theo.

- Quyết định phê duyệt tổng mức đầu tư lần đầu của dự án và các nội dung chính trong thiết kế cơ sở của dự án đầu tư có liên quan đến việc đàm phán hợp đồng mua bán điện, báo cáo thẩm định thiết kế cơ sở.

- Báo cáo quyết toán của Chủ đầu tư, báo cáo kiểm toán quyết toán (đối với các dự án đã quyết toán).

- Thỏa thuận đấu nối NMĐ vào HTĐQG kèm theo phương án đấu nối của NMĐ; thỏa thuận đo đếm.

- Hợp đồng vay vốn hoặc các văn bản, tài liệu có tính pháp lý giữa Chủ đầu tư và các bên cho vay, kế hoạch hoặc thực tế giải ngân các nguồn vốn vay.

- Tài liệu tính toán tổn thất công suất và điện năng của MBA, đường dây truyền tải từ NMĐ đến điểm đấu nối với HTĐQG và tài liệu tính toán điện tự dùng trong NMĐ.

- Hợp đồng cung cấp nhiên liệu cho NMĐ, quy định rõ giá nhiên liệu cho phát điện, cước vận chuyển nhiên liệu và các phụ phí kèm theo, điểm giao nhận nhiên liệu và thời hạn cung cấp nhiên liệu.

- Tài liệu tính suất hao nhiên liệu đối với NMĐ than hoặc suất hao nhiệt đối với NMĐ khí.

- Phương án giá bán điện được tính toán theo quy định của pháp luật. Bảng tính giá hợp đồng mua bán điện được lập dưới dạng Excel.

- Công văn báo cáo của Công ty mua bán điện.

- Biên bản cuộc họp đàm phán hợp đồng giữa EPTC và Chủ đầu tư.

- Văn bản góp ý của các Ban EVN liên quan.

- Dự thảo Hợp đồng mua bán điện/HĐ SĐBS theo mẫu.

- Các tài liệu khác (nếu có).

- Đối với Hợp đồng sửa đổi bổ sung

- Tờ trình.

- Các tài liệu dẫn chứng lý do/cơ sở dẫn tới việc phải SĐBS Hợp đồng.

- Phương án giá bán điện được tính toán theo quy định của pháp luật. Bảng tính giá hợp đồng mua bán điện được lập dưới dạng Excel.

- Công văn báo cáo của Công ty mua bán điện.

- Biên bản đàm phán.

- Dự thảo Hợp đồng SĐBS.

- Văn bản góp ý của các Ban EVN liên quan.

- Các tài liệu khác (nếu có).

- Đối với Hợp đồng MBĐ các dự án có giá được quy định bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền (gió, mặt trời, sinh khối, chi phí tránh được, …)

- Tờ trình

- Quyết định đầu tư xây dựng công trình kèm theo thuyết minh và báo cáo thẩm định dự án đầu tư nhà máy của tư vấn độc lập, các tài liệu kèm theo.

- Thỏa thuận đấu nối NMĐ vào HTĐQG kèm theo phương án đấu nối của NMĐ; thỏa thuận đo đếm.

- Công văn báo cáo của Công ty mua bán điện.

- Biên bản đàm phán.

- Dự thảo Hợp đồng SĐBS.

- Ý kiến của các Ban liên quan.

- Các tài liệu khác (nếu có).

- Đối với Hợp đồng SĐBS MBĐ với nước ngoài

- Tờ trình.

- Các tài liệu dẫn chứng lý do/cơ sở dẫn tới việc phải SĐBS Hợp đồng.

- Công văn báo cáo của Công ty mua bán điện.

- Biên bản đàm phán.

- Dự thảo Hợp đồng/Hợp đồng SĐBS.

- Ý kiến của các Ban liên quan.

- Các tài liệu khác (nếu có).

- Tờ trình về thông qua Chủ trương ký biên bản ghi nhớ - MOU:

- Tờ trình.

- Dự thảo MOU.

- Văn bản góp ý của các Ban/ đơn vị.

- Thư trao đổi của EVN, đối tác.

- Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên (nếu có).

- Tờ trình về thông qua chủ trương hỗ trợ kinh phí cơ sở vật chất.

- Tờ trình.

- Bảng tổng hợp tình hình hỗ trợ trên địa bàn của EVN và các đơn vị.

- Văn bản đề nghị hỗ trợ.

- Dự án đầu tư được phê duyệt.

- Văn bản góp ý của các Ban/đơn vị (nếu có).

- Tờ trình về thông qua chủ chương tiếp nhận Hỗ trợ kỹ thuật.

- Tờ trình.

- Tóm tắt dự án Hỗ trợ kỹ thuật.

- Văn bản góp ý của các Ban/ đơn vị.

- Thư trao đổi của EVN, đối tác.

- Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên (nếu có).

Ghi chú:

Các căn cứ pháp lý và văn bản dẫn chiếu trong nội dung tờ trình/ báo cáo Hội đồng thành viên (bản word) cần được tạo Hyperlink liên kết đến cơ sở dữ liệu của Tập đoàn.

Phụ lục X

Mẫu bản cam kết bảo vệ bí mật trong EVN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

^{____________________________________}

BẢN CAM KẾT BẢO VỆ BÍ MẬT

TRONG TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC QUỐC GIA VIỆT NAM

Họ và tên: Bí danh:

Chức vụ:

Đơn vị công tác:

Được phân công công tác: từ ngày tháng năm

Tôi hiểu rằng, việc giữ gìn bí mật Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam là để bảo vệ lợi ích của Tổ quốc Việt Nam. tôi đã được hướng dẫn nghiên cứu các văn bản của Nhà nước, của Tập đoàn Điện lực Việt Nam về bảo vệ bí mật. Tôi xin cam kết như sau:

1. Thực hiện nghiêm túc “Quy định công tác Văn phòng trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam ban hành kèm theo quyết định số: QĐ/EVN ngày tháng năm của Tập đoàn Điện lực Việt Nam” và các quy định của pháp luật có liên quan.

2. Không để mất, lọt ra ngoài, gây thất thoát, làm lộ những bí mật mà tôi được giao tiếp xúc và xử lý.

Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật và kỷ luật của Đơn vị về những sai phạm lời cam kết của mình

CHỨNG NHẬN CỦA LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ

(ký tên và đóng dấu)

............., ngày .... tháng .... năm

Người cam kết

(ký tên)

Phụ lục XI

Phiếu gửi tài liệu mật

TẬP ĐOÀN

ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

(Đơn vị….)

_____________

Số:........................./PG

PHIẾU GỬI TÀI LIỆU MẬT

Kính gửi: .............................................................

Tài liệu số:
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................

Tổng cộng là:....................................................Văn bản, công văn.

….., ngày tháng năm

(Ký nhận và đóng dấu)

……, ngày tháng năm

(Người gửi ký và ghi rõ họ tên)

Xin gửi phiếu này cho Văn phòng/Phòng hành chính (hoặc bộ phận văn thư lưu trữ của đơn vị gửi tài liệu).

Phụ lục XII

BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU

STT	TÊN NHÓM VÀ TÊN HỒ SƠ, TÀI LIỆU	THBQ
	1. Tài liệu tổng hợp
	*1.1. Tài liệu tổng hợp*
1	Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan - Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước - Gửi để biết (đổi tên cơ quan, thay đổi trụ sở, thông báo mẫu dấu, chữ ký…)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 05 năm
2	Hồ sơ xây dựng, thẩm định chế độ/quy định/hướng dẫn chung về điện lực - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
3	Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn hoặc các sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức	Vĩnh viễn
4	Hồ sơ hội nghị sơ kết, tổng kết công tác của cơ quan - Dài hạn, hàng năm -Quý, 6 tháng, 9 tháng	Vĩnh viễn 20 năm
5	Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành -Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
6	Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành -Đơn vị khác	20 năm 05 năm
7	Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác Quý, tháng, tuần	05 năm
8	Chương trình và báo cáo công tác đột xuất	10 năm
9	Hồ sơ tổ chức thực hiện các Nghị quyết về chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước	Vĩnh viễn
10	Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn chung về điện lực	Vĩnh viễn
11	Hồ sơ ứng dụng ISO trong hoạt động của cơ quan	Vĩnh viễn
12	Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, thuyết trình, giải trình, trả lời chất vấn, phát biểu…)	Vĩnh viễn
13	Sổ ghi biên bản cuộc họp	10 năm
14	Tập công văn trao đổi chungvề công tác tổng hợp	10 năm
	*1.2.Tài liệuhành chính, văn thư, lưu trữ*
15	Tập văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn chung vềcông táchành chính, văn thư, lưu trữ	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
16	Hồ sơ xây dựng quy định/hướng dẫn về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản -Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của vb
17	Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ	10 năm
18	Hồ sơ Hội nghị tập huấn công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ	10 năm
19	Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hàng năm, nhiều năm - Đơn vị ban hành -Các đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
20	Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ quý, tháng - Đơn vị ban hành -Các đơn vị khác	10 năm 05 năm
21	Hồ sơ thực hiện Dự án/Chương trình về cải cách hành chính	20 năm
22	Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ	20 năm
23	Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ	20 năm
24	Hồ sơ ứng dụng Văn phòng số	20 năm sau khi phần mềm được thay thế
25	Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ	20 năm
26	Báo cáo đột xuất về hành chính, văn thư, lưu trữ	10 năm
27	Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo Cải cách hành chính	20 năm
28	Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo thực hiện Quy chế dân chủ	20 năm
29	Sổ đăng ký văn bản đi	Vĩnh viễn
30	Sổ đăng ký văn bản đến	20 năm
31	Tập lưu Nghị quyết, quyết định, quy định, quy chế nội bộ, quy trình, kế hoạch, báo cáo, hợp đồng, công văn, hướng dẫn	Vĩnh viễn
32	Tập lưu văn bản: giấy mời, thông báo ý kiến, chương trình công tác, kết luận cuộc họp.	10 năm
33	Công văn trao đổi về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ	10 năm
	*1.3. Tài liệu về quản trị, quản lý cơ sở vật chất*
34	Hồ sơ về quản lý nhà, đất	Vĩnh viễn
35	Hồ sơ mua sắm máy móc thiết bị	20 năm
36	Hồ sơ bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị	20 năm
37	Hồ sơ kiểm kê, thu hồi, thanh lý máy móc thiết bị	20 năm
38	Hồ sơ sử dụng, vận hành ô tô, máy móc, thiết bị của cơ quan	Theo tuổi thọ thiết bị
39	Hồ sơ về điều hành xe ô tô	05 năm
40	Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định	10 năm
41	Sổ sách theo dõi cấp phát nhiên liệu	05 năm
42	Sổ sách theo dõi cấp phát văn phòng phẩm	05 năm
43	Công văn trao đổi	10 năm
	*1.4. Tài liệu về công tác y tế*
44	Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác y tế - Năm -Quý, 06 tháng	Vĩnh viễn 20 năm
45	Hồ sơ về phòng chống dịch bệnh	10 năm
46	Hồ sơ về tổ chức khám, chữa bệnh, chăm sóc sức khoẻ	20 năm
47	Hồ sơ về cấp phát thẻ bảo hiểm y tế	10 năm
48	Hồ sơ mua sắm thuốc và các dụng cụ y tế	10 năm
49	Sổ cấp phát thuốc	05 năm
50	Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo Dân số và Kế hoạch hoá gia đình	10 năm
51	Hồ sơ điều tra bệnh nghề nghiệp	15 năm
52	Công văn trao đổi về công tác y tế	10 năm
	2. Tài liệu quy hoạch - kế hoạch - thống kê
	*2.1. Tài liệu quy hoạch*
53	Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác quy hoạch	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
54	Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn công tác quy hoạch - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản -Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
55	Hồ sơ xây dựng, thẩm định đề án/dự án quy hoạch và chiến lược phát triển điện lực -Đượcduyệt -Không được duyệt	Vĩnh viễn 05 năm
56	Hồ sơ Hội nghị chuyên đề về quy hoạch ngành điện	Vĩnh viễn
57	Hồ sơ Hội nghị sơ kết/tổng kết việc thực hiện đề án, dự án quy hoạch và chiến lược phát triển điện lực	Vĩnh viễn
58	Hồ sơ thực hiện đề án, dự án quy hoạch và chiến lược phát triển điện lực	Vĩnh viễn
59	Hồ sơ kiểm tra việc thực hiện đề án, dự án quy hoạch và chiến lược phát triển điện lực	Vĩnh viễn
60	Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo phát triển điện lực quốc gia	20 năm
61	Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo Quy hoạch điện	20 năm
62	Công văn trao đổi về công tác quy hoạch	10 năm
	*2.2. Tài liệu kế hoạch*
63	Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác kế hoạch	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
64	Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn công tác kế hoạch (quy chế phân cấp thực hiện công tác kế hoạch, quy trình lập và duyệt kế hoạch…) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản -Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
65	Kế hoạch (chỉ tiêu kế hoạch được giao, kế hoạch chính thức, kế hoạch điều chỉnh, bổ sung) và báo cáo thực hiện kế hoạch toàn diện - Dài hạn, trung hạn và hàng năm - Quý, 6 tháng, 9 tháng -Tuần, tháng	Vĩnh viễn 20 năm 05 năm
66	Kế hoạch (chỉ tiêu kế hoạch được giao, kế hoạch chính thức, kế hoạch bổ sung) và báo cáo thực hiện kế hoạch từng lĩnh vực (sản xuất kinh doanh, lao động tiền lương, xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn, mua sắm vật tư thiết bị, tài chính, vốn…) - Dài hạn, trung hạn và hàng năm - Quý, 6 tháng, 9 tháng -Tuần, tháng	Vĩnh viễn 20 năm 05 năm
67	Hồ sơ kiểm tra việc thực hiện kế hoạch	20 năm
68	Hồ sơ xét duyệt công nhận hoàn thành kế hoạch	Vĩnh viễn
69	Công văn trao đổi về công tác kế hoạch	10 năm
	*2.3. Tài liệu thống kê*
70	Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác thống kê	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
71	Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác thống kê - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản -Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
72	Báo cáo điều tra cơ bản	Vĩnh viễn
74	Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành -Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
74	Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề quý, 6 tháng, 9 tháng -Đơnvị ban hành -Đơn vị khác	20 năm 05 năm
75	Hồ sơ xây dựng niên giám thống kê	10 năm
76	Sổ thống kê	20 năm
77	Công văn trao đổi về công tác thống kê	10 năm
	3. Tài liệu tổ chức - nhân sự
	*3.1. Tài liệu tổ chức*
78	Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác tổ chức	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
79	Hồ sơ xây dựng/bổ sung, sửa đổi Điều lệ tổ chức và hoạt động. Quy chế làm việc và các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn khác về công tác tổ chức - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản -Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
80	Hồ sơ hội nghị chuyên đề về tổ chức nhân sự do cơ quan chủ trì	Vĩnh viễn
81	Kế hoạch và báo cáo công tác tổ chức dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành -Đơn vị khác	Vĩnh viễn 05 năm
82	Kế hoạch và báo cáo công tác tổ chức quý, 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành -Đơn vị khác	20 năm 05 năm
83	Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức, sắp xếp, thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị	Vĩnh viễn
84	Hồ sơ về cổ phần hoá, chuyển đổi, sắp xếp các doanh nghiệp	Vĩnh viễn
85	Hồ sơ về thực hiện phân cấp cho các đơn vị trực thuộc và hạch toán phụ thuộc	Vĩnh viễn
86	Hồ sơ về thành lập Ban/Hội đồng/Tổ chuyên gia/Tổ công tác	20 năm
87	Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn chức danh viên chức chuyên môn nghiệp vụ	Vĩnh viễn
88	Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc công nhân kỹ thuật	Vĩnh viễn
89	Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế, định biên lao động	Vĩnh viễn
90	Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo Đổi mới và Phát triển doanh nghiệp	20 năm
91	Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng xếp hạng doanh nghiệp	20 năm
92	Công văn trao đổi về công tác tổ chức	10 năm
	*3.2. Tài liệu nhân sự/cán bộ*
93	Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác cán bộ	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
94	Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác nhân sự - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản -Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
95	Hồ sơ về xây dựng kế hoạch, quy hoạch cán bộ	20 năm
96	Hồ sơ về đề bạt/bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển cán bộ	70 năm
97	Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển -Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi	20 năm 05 năm
98	Hồ sơ lý lịch của CBCNVC	Vĩnh viễn
99	Danh sách cán bộ, công nhân viên	Vĩnh viễn
100	Báo cáo thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công nhân viên	Vĩnh viễn
101	Sổ thống kê nhân sự	70 năm
102	Hồ sơ kỷ luật cán bộ	70 năm
103	Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng kỷ luật	20 năm
104	Hồ sơ về quản lý bệnh nghề nghiệp, giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, Bảo hiểm xã hội . . .)	70 năm
105	Công văn trao đổi về công tác nhân sự	10 năm
	4. Tài liệu đào tạo, bồi dưỡng
106	Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác đào tạo, bồi dưỡng	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
107	Hồ sơ xây dựng đề án, chiến lược và các văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành công tác đào tạo, bồi dưỡng - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản -Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của vb
108	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
109	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	20 năm 05 năm
110	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề quý, tháng	05 năm
111	Hồ sơ xây dựng Khung chương trình đào tạo, bồi dưỡng - Được duyệt -Không được duyệt	Vĩnh viễn 05 năm
112	Hồ sơ xây dựng giáo trình đào tạo, bồi dưỡng - Được duyệt -Không được duyệt	Vĩnh viễn 05 năm
113	Hồ sơ tuyển sinh các khoá đào tạo tại cơ sở đào tạo và dạy nghề	10 năm
114	Hồ sơ về các khoá đào tạo tại cơ sở đào tạo và dạy nghề - Chính quy -Tại chức	Vĩnh viễn
115	Hồ sơ học sinh/sinh viên	20 năm
116	Hồ sơ quản lý ký túc xá	10 năm
117	Hồ sơ các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, tay nghề ở trong và ngoài nước	10 năm
118	Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ cơ quan	20 năm
119	Công văn trao đổi về công tác đào tạo, bồi dưỡng	10 năm
	5. Tài liệu lao động, tiền lương
	*5.1.Tài liệu lao động*
120	Tập văn bản quy phạm pháp luật về lao động	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
121	Hồ sơ xây dựng các chế độ/quy định về lao động (nội quy lao động, hợp đồng lao động, bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh lao động, định mức lao động…) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản -Đối với đơnvị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
122	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch lao động, tiền lương dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
123	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch lao động, tiền lương 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	20 năm 05 năm
124	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch lao động, tiền lương quý, tháng	05 năm
125	Hồ sơ tổ chức thực hiện các chế độ/quy định về lao động	Vĩnh viễn
126	Báo cáo thống kê lao động	20 năm
127	Hợp đồng lao động	05 năm kể từ khi chấm dứt hợp đồng
128	Hồ sơ giải quyết tranh chấp lao động	10 năm
129	Công văn trao đổi về công tác lao động	10 năm
	*5.2. Tài liệu tiền lương*
130	Tập văn bản quy phạm pháp luật về tiền lương, tiền công	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
131	Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định/hướng dẫn về tiền lương, quỹ tiền lương, đơn giá tiền lương, phụ cấp, thù lao, tiền thưởng - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản -Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
132	Hồ sơ về tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn về tiền lương, quỹ tiền lương, đơn giá tiền lương, phụ cấp, thù lao, tiền thưởng	Vĩnh viễn
133	Báo cáo thống kê tiền lương và thu nhập	20 năm
134	Hồ sơ về quyết toán tiền lương	Vĩnh viễn
135	Hồ sơ về nâng lương, nâng bậc, nâng ngạch, chuyển đổi bảng lương	20 năm
136	Hồ sơ về kiểm tra việc nâng lương, nâng bậc, nâng ngạch, chuyển đổi bảng lương	20 năm
137	Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng lương	20 năm
138	Công văn trao đổi về công tác tiền lương, tiền công	10 năm
	*5.3. Tài liệu bảo hiểm*
139	Tập văn bản quy phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
140	Hồ sơ về bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp	70 năm
141	Công văn trao đổi về công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp	10 năm
	6. Tài liệu tài chính - kế toán
142	Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác tài chính, kế toán	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
143	Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định về tài chính, kế toán (Quy định về quản lý tài chính. quản lý chi tiêu và hạch toán kế toán, quản lý công nợ nhận, quản lý, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn, quản lý, phân phối và sử dụng các quỹ….) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản -Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
144	Hồ sơ hội nghị tài chính - kế toán do cơ quan chủ trì	Vĩnh viễn
145	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch tài chính, kế toán dài hạn, trung hạn và hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
146	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch tài chính, kế toán 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	20 năm 05 năm
147	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch tài chính, kế toán quý, tháng	05 năm
148	Hồ sơ thực hiện chế độ/quy định về tài chính, kế toán (quản lý vốn, tài sản, giá, thuế, phí, lệ phí, chi tiêu…)	Vĩnh viễn
149	Hồ sơ kiểm tra tài chính - Vụ nghiêm trọng - Vụ việc khác	Vĩnh viễn 10 năm
150	Hồ sơ kiểm toán tài chính - Vụ nghiêm trọng - Vụ việc khác	Vĩnh viễn 10 năm
151	Hồ sơ huy động vốn dài hạn, trung hạn và ngắn hạn	50 năm
152	Hồ sơ đầu tư vốn ra bên ngoài	50 năm
153	Hồ sơ phân bổ, cấp phát vốn	20 năm
154	Hồ sơ chuyển nhượng, cho thuê, bàn giao tài sản cố định	Vĩnh viễn
155	Hồ sơ thanh lý tài sản cố định	20 năm
156	Hồ sơ duyệt quyết toán tài chính năm	Vĩnh viễn
157	Hồ sơ duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành	Vĩnh viễn
158	Báo cáo tài chính hàng năm - Đơn vị ban hành -Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
159	Báo cáo tài chính tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành -Đơn vị khác	20 năm 05 năm
160	Báo cáo kiểm kê tài sản cố định	20 năm
161	Sổ kế toán - Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết	20 năm 10 năm
162	Chứng từ kế toán - Sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm -Không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và báo cáo tài chính	10 năm 05 năm (Quy định tại Điều 41 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015)
163	Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán	10 năm
	7. Tài liệu quản lý đầu tư xây dựng và đấu thầu
	*7.1. Tài liệu quản lý đầu tư xây dựng*
164	Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác đầu tư xây dựng	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
165	Hồ sơ xây dựng quy định, quy trình và các văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn công tác đầu tư xây dựng (Quy định về quản lý chất lượng xây dựng công trình thuỷ điện. Quy định về công tác dò tìm, xử lý bom, mìn, vật nổ và chất độc hoá học khi xây dựng công trình nguồn điện…) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản -Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực văn bản
166	Kế hoạch và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tư xây dựng cơ bản dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành -Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
167	Kế hoạch và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tư xây dựng cơ bản 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành -Đơn vị khác	20 năm 05 năm
168	Kế hoạch và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tư xây dựng cơ bản quý, tháng	05 năm
169	Hồ sơ xây dựng công trìnhthuỷ điện, nhiệt điện, điện khí, điện hạt nhân và năng lượng tái tạo, công trình lưới điện - Công trình trọng điểm quốc gia. Dự án nhóm A -Dự án nhóm B, Dự án nhóm C và Dự án cải tạo, sửa chữa lớn, mở rộng quy mô công trình (Cấp công trình được quy định tại Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18/6/2015 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng)	Vĩnh viễn Theo tuổi thọ công trình
170	Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình nhà, xưởng	15 năm
171	Hồ sơ xin chủ trương đầu tư xây dựng công trình	Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 169
172	Hồ sơ lựa chọn nhà thầu (với nhà thầu trúng thầu)	Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 169
173	Hồ sơ về lập và phê duyệt Báo cáo kinh tế kỹ thuật/Dự án đầu tư xây dựng công trình - Tờ trình. - Báo cáo kinh tế kỹ thuật/Dự án đầu tư bao gồm: Thuyết minh dự án, bản vẽ thiết kế cơ sở (tổng thể mặt bằng, bản vẽ kiến trúc, bản vẽ kết cấu, bản vẽ hệ thống kỹ thuật và hạ tầng kỹ thuật, bản vẽ sơ đồ hệ thống phòng chống cháy nổ) và dự toán. - Văn bản thẩm định. -Quyết định phê duyệt/Quyết định đầu tư xây dựng công trình.	Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 169
174	Hồ sơ khảo sát xây dựng công trình (địa chất, địa hình, khí tượng, thuỷ văn…) - Đề cương khảo sát - Hợp đồng khảo sát - Nhiệm vụ và phương án kỹ thuật khảo sát - Báo cáo kết quả khảo sát - Văn bản phê duyệt và chấp thuận nghiệm thu - Báo cáo khảo sát của Chủ đầu tư.	Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 169
175	Hồ sơ thiết kế kỹ thuật xây dựng công trình (TKKT): - Hợp đồng thiết kế bản vẽ kỹ thuật - Thiết kế kỹ thuật gồm: thuyết minh, bản vẽ thiết kế kỹ thuật, dự toán và tổng dự toán công trình - Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu và Biên bản nghiệm thu Hợp đồng thiết kế bản vẽ thiết kế kỹ thuật - Tờ trình TKKT - Các văn bản/báo cáo thẩm định liên quan TKKT -Quyếtđịnh phê duyệt TKKT.	Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 169
176	Hồ sơ thẩm định thiết kế cơ sở (TKCS): - Văn bản đề nghị thẩm định thiết kế cơ sở -Hồsơ thiết kế cơ sở (thuyết minh và bản vẽ) - Hồ sơ khảo sát công trình - Hợp đồng thẩm tra TKCS - Tài liệu chứng minh năng lực hành nghề của đơn vị/cá nhân lập thiết kế cơ sở - Các văn bản tham gia góp ý của cơ quan có thẩm quyền liên quan - Báo cáo thẩm tra của đơn vị thẩm tra -Báo cáo thẩm định củacơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.	Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 169
177	Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công công trình (TKBVTC) - Hợp đồng thiết kế bản vẽ thi công - Thiết kế bản vẽ thi công gồm: thuyết minh, bản vẽ thiết kế thi công, dự toán thi công - Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu và Biên bản nghiệm thu Hợp đồng thiết kế bản vẽ thi công - Quyết định phê duyệt TKBVTC (trường hợp thiết kế 2 bước), Báo cáo đánh giá tác động môi trường (trường hợp thiết kế 2 bước) - Tờ trình phê duyệt TKBVTC (trường hợp thiết kế 2 bước).	Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 169
178	Hồ sơ thẩm định thiết kế bản vẽ thi công: - Văn bản đề nghị thẩm định thiết kế bản vẽ thi công - Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công (thuyết minh và bản vẽ) - Hồ sơ khảo sát công trình - Tài liệu chứng minh năng lực hành nghề của đơn vị/cá nhân lập thiết kế bản vẽ thi công - Các văn bản tham gia góp ý của cơ quan có thẩm quyền liên quan - Hợp đồng thẩm tra TKBVTC (trường hợp thiết kế 2 bước) - Báo cáo thẩm tra của đơn vị thẩm tra (trường hợp thiết kế 2 bước) - Báo cáo thẩm định củacơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền (trường hợp thiết kế 2 bước).	Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 169
179	Hồ sơ cấp giấy phép xây dựng công trình - Văn bản đề nghị cấp giấy phép xây dựng - Tài liệu chứng minh quyền sử dụng đất - Bản vẽ thiết kế được duyệt - Văn bản thẩm định - Giấy phép xây dựng	Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 169
180	Hồ sơ thi công công trình - Hợp đồng thi công - Tài liệu sử dụng làm căn cứ thi công (Thiết kế bản vẽ thi công được duyệt). Bản vẽ hoàn công - Phương án, biện pháp thi công - Biểu đồ thi công - Biên bản kiểm tra, thí nghiệm vật liệu, cấu kiện, vật tư, thiết bị sử dụng - Nhật ký thi công và nhật ký giám sát thi công -Báo cáo tình hình thi công (khối lượng/chất lượng và tiến độ)	Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 169
181	Hồ sơ sự cố công trình - Báo cáo nhanh sự cố - Biên bản kiểm tra hiện trường - Báo cáo đánh giá xác định mức độ và nguyên nhân gây sự cố - Tài liệu thiết kế, thi công có liên quan đến sự cố - Báo cáo về biện pháp khắc phục và kết quả khắc phục sự cố.	Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 169
182	Bản vẽ hoàn công (bản vẽ phù hợp với thực tế, dùng để bảo trì, bảo trì công trình, được lập trên cơ sở bản vẽ thi công)	Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 169
183	Hồ sơ nghiệm thu - Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu - Phiếu yêu cầu nghiệm thu - Biên bản kiểm tra, thử nghiệm thiết bị, vận hành - Biên bản nghiệm thu (từng việc/từng giai đoạn/từng hạng mục/toàn bộ công trình) - Các văn bản liên quan đến việc kiểm tra công tác nghiệm thu công trình xây dựng do các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền thực hiện - Văn bản nghiệm thu về PCCC của cảnh sát PCCC - Giấy xác nhận hoàn thành công trình bảo vệ môi trường của cơ quan chức năng - Hồ sơ bàn giao công trình: Hồ sơ hoàn thành công trình, tài liệu hướng dẫn sử dụng, vận hành, bảo trì công trình.	Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 169
184	Hồ sơ quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành	Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 169
185	Hồ sơ về hoạt động của Ban Quản lý dự án: - Nhiệt điện - Thuỷ điện -Điện lực dầukhí -Điện hạtnhân và năng lượng tái tạo - Lưới điện -Xây dựng dân dụng	Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 169
186	Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng : - Đến bù, giải phóng mặt bằng công trình - Kiểm tra chất lượng, tiến độ các công trình -Nghiệm thucông trình (từng hạng mục và tổng thể)	Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 169
187	Công văn trao đổi về công tác đầu tư xây dựng	10 năm
	*7.2. Tài liệu đấu thầu*
188	Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác đấu thầu	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
189	Hồ sơ xây dựng quy chế, quy trình, quy định, quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn thực hiện công tác đấu thầu (Quy chế về công tác đấu thầu...) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực củavăn bản
190	Hồ sơ đấu thầu các gói thầu: - Tư vấn xây dựng - Thiết kế - Thi công - Cung ứng vật tư -Mua sắmvà lắp đặt thiết bị….	20 năm
191	Kế hoạch đấu thầu	20 năm
192	Hồ sơ về sơ tuyển nhà thầu - Hồ sơ mời sơ tuyển - Thông báo mời sơ tuyển - Biên bản giao nhận hồ sơ dự sơ tuyển - Báo cáo đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển - Tờ trình và Quyết định phê duyệt kết quả sơ tuyển -Thông báo kếtquả sơ tuyển	20 năm
193	Hồ sơ mời thầu - Hồ sơ mời thầu (Thông tin về gói thầu, câu hỏi về năng lực, kinh nghiệm đối với nhà thầu và các chỉ dẫn cần thiết cho nhà thầu) - Thông báo/Thư mời thầu/Văn bản làm rõ hoặc trả lời làm rõ hồ sơ mời thầu - Hồ sơ dự thầu (Đơn dự thầu, bảo lãnh dự thầu, tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu) - Biên bản giao nhận hồ sơ dự thầu - Biên bản mở thầu - Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu -Báo cáo kết quảlựa chọn nhà thầu	20 năm
194	Hồ sơ thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu - Kế hoạch đấu thầu - Hồ sơ mời thầu - Báo cáo kết quả lựa chọn nhà thầu - Báo cáo kết quả thẩm định -Quyết định phêduyệt kết quả trúng thầu	20 năm
195	Hợp đồng kinh tế - Thông báo kết quả trúng thầu - Biên bản thương thảo - Hợp đồng kinh tế	20 năm
196	Hồ sơ dự thầu nhưng không trúng	05 năm
197	Hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị trong đấu thầu dự án	20 năm
198	Báo cáo dài hạn, hàng năm về công tác đấu thầu Thành phần tài liệu gồm: - Văn bản của EVN liên quan - Văn bản của cấp lãnh đạo, bộ ngành liên quan đến báo cáo - Văn bản, báo cáo của các đơn vị (nếu có)	Vĩnh viễn
199	Hồ sơ kiểm tra/thanh tra về đấu thầu Thành phần tài liệu gồm: - Chương trình, kế hoạch kiểm tra, thanh tra hàng năm (nếu có) - Quyết định thanh tra, kiểm tra/Thông báo kiểm tra; - Báo cáo giải trình của cá nhân, đơn vị được thanh tra/kiểm tra (nếu có); - Báo cáo kết quả thanh tra/kiểm tra của Đoàn thanh tra/kiểm tra; - Đề cương kiểm tra, thanh tra tại đơn vị - Báo cáo của đơn vị được kiểm tra, thanh tra về nội dung kiểm tra (nếu có) - Biên bản, kết quả thanh/ kiểm tra của Đoàn thanh/ kiểm tra tại đơn vị - Công văn của EVN yêu cầu đơn vị thực hiện kiến nghị sau thanh/ kiểm tra. - Công văn của đơn vị về việc thực hiện các kiến nghị sau kiểm tra, thanh tra.	20 năm
200	Công văn trao đổi về công tác đấu thầu	10 năm
	8. Tài liệu khoa học công nghệ-môi trường
	*8.1. Tài liệu khoa học công nghệ*
201	Tập văn bản quy phạm pháp luật về hoạt động khoa học công nghệ (KHCN)	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
202	Hồ sơ xây dựng đề án, dự án, chiến lược phát triển KHCNvà văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn về hoạt động KHCN (Quy chế quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ…) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực củavăn bản
203	Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác KHCN	Vĩnh viễn
204	Hồ sơ hội nghị/hội thảo khoa học	Vĩnh viễn
205	Kế hoạch và báo cáo tình hình hoạt động KHCN dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
206	Kế hoạch và báo cáo tình hình hoạt động KHCN 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	20 năm 05 năm
207	Kế hoạch và báo cáo tình hình hoạt động KHCN quý, tháng	05 năm
208	Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu KHCN -CấpNhà nước - Cấp Bộ, ngành -Cấp cơ sở	Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm
209	Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình công nghệ - Được ban hành - Không được ban hành	Vĩnh viễn 05 năm
210	Hồ sơ triển khai ứng dụng kết quả nghiên cứu KHCN	Vĩnh viễn
211	Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng KHCN	20 năm
212	Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng thẩm tra xét duyệt đề tài nghiên cứu khoa học	20 năm
213	Công văn trao đổi về hoạt động KHCN	10 năm
	*8.2. Tài liệu về sở hữu trí tuệ*
214	Tập văn bản quy phạm pháp luật vềsở hữu trí tuệ	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
215	Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn hoạt động sở hữu trí tuệ (Quy định về quản lý hoạt động sáng kiến cải tiến kỹ thuật và hợp lý hoá sản xuất…) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực củavăn bản
216	Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, giải pháp hữu ích được công nhận: - Cấp Nhà nước - Cấp Bộ, ngành -Cấpcơ sở	Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm
217	Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, giải pháp hữu ích không được công nhận	05 năm
218	Hồ sơ về các đối tượng của quyền sở hữu trí tuệ: - Quyền tác giả: các tác phẩm văn học, nghệ thuật, các công trình nghiên cứu khoa học, đối tượng quyền liên quan đến quyền tác giả bao gồm cuộc biểu diễn, bản ghi âm, ghi hình, chương trình phát sóng, tín hiệu vệ tinh mang chương trình được mã hoá, bản quyền các phần mềm của EVN, các chương trình máy tính, cơ sở dữ liệu đã được mã hóa. -Quyền sởhữu công nghiệp: thiết kế kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu ...	Vĩnh viễn
219	Hồ sơ giải quyết vi phạm quyền sở hữu trí tuệ - Vụ nghiêm trọng -Vụviệc khác	Vĩnh viễn 20 năm
220	Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng sáng kiến	20 năm
221	Sổ đăng ký sở hữu trí tuệ	50 năm
222	Công văn trao đổi về sở hữu trí tuệ	10 năm
	*8.3. Tài liệu về tài nguyên, môi trường*
223	Tập văn bản quy phạm pháp luật về tài nguyên, môi trường	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
224	Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý môi trường các công trình điện - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản -Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực củavăn bản
225	Hồ sơ kiểm tra môi trường các công trình điện	20 năm
226	Hồ sơ các vụ gây ô nhiễm vệ sinh môi trường - Nghiêm trọng - Vụ việc khác	Vĩnh viễn 20 năm
227	Công văn trao đổi về môi trường	10 năm
	9. Tài liệu viễn thông và công nghệ thông tin
228	Tập văn bản quy phạm pháp luật về viễn thông và công nghệ thông tin	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
	*9.1. Tài liệu quản lý, vận hành hệ thống viễn thông và công nghệ thông tin*
229	Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, quy định và văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành khác về quản lý vận hành hệ thống viễn thông và công nghệ thông tin (Quy chế quản lý và khai thác hệ thống viễn thông điện lực. quy định công tác điều hành hệ thống viễn thông công cộng…) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản -Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
230	Hồ sơ xây dựng dự án, chiến lược, quy hoạch phát triển viễn thông và công nghệ thông tin - Được duyệt -Khôngđược duyệt	Vĩnh viễn 05 năm
231	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch viễn thông và công nghệ thông tin dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành -Đơnvị khác	Vĩnh viễn 10 năm
232	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch viễn thông và công nghệ thông tin 6 tháng, 9 tháng -Đơnvị ban hành -Đơn vị khác	20 năm 05 năm
233	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch viễn thông và công nghệ thông tin quý, tháng	05 năm
234	Hồ sơ tổ chức thực hiện dự án, chiến lược, quy hoạch phát triển cơ sở hạ tầng kỹ thuật viễn thông và công nghệ thông tin	Vĩnh viễn
235	Hồ sơ theo dõi quản lý chất lượng các công trình chuyên ngành viễn thông và công nghệ thông tin	20 năm
236	Hồ sơ theo dõi quản lý mã số, tên miền và địa chỉ dùng trong dịch vụ viễn thông	20 năm
237	Hồ sơ theo dõi quản lý tiêu chuẩn, chất lượng sản phẩm và dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin	20 năm
238	Hồ sơ theo dõi công tác đầu tư cơ sở hạ tầng mạng viễn thông chuyên dùng cho khách hàng	20 năm
239	Hồ sơ theo dõi quản lý kết nối, hoà mạng viễn thông công cộng, chuyên dùng và các mạng dùng riêng trong hoạt động viễn thông	20 năm
240	Hồ sơ theo dõi quản lý an ninh mạng viễn thông và công nghệ thông tin	20 năm
241	Hồ sơ quản lý hệ thống SCADA/EMS	20 năm
242	Hồ sơ quản lý thiết bị đầu cuối (RTU)	20 năm
243	Hồ sơ quản lý mạng LAN, WAN	20 năm
244	Hồ sơ quản lý hệ thống thông tin liên lạc	20 năm
245	Hồ sơ quản lý các thiết bị viễn thông và công nghệ thông tin khác	20 năm
246	Hồ sơ sửa chữa các thiết bị viễn thông và công nghệ thông tin	20 năm
247	Hồ sơ về quản lý dây thông tin treo trên trụ điện	20 năm
248	Hồ sơ quản lý, phát triển chương trình phầm mềm	10 năm
249	Lệnh điều hành mạng viễn thông	10 năm
250	Hồ sơ về hoạt động của: - Ban chỉ đạo công nghệ thông tin -Ban chỉ đạo thựchiện dự án xây dựng hệ thống thông tin	20 năm
251	Công văn trao đổi về viễn thông và công nghệ thông tin	10 năm
	*9.2. Tài liệu kinh doanh viễn thông và công nghệ thông tin*
252	Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn kinh doanh viễn thông và công nghệ thông tin - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản -Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
253	Chủ trương, Đề án, Kế hoạch... chuyển đổi số trong EVN/Đơn vị - Đơn vị ban hành -Đơn vịkhác	Vĩnh viễn 10 năm
254	Kế hoạch và báo cáo tình hình kinh doanh viễn thông và công nghệ thông tin - Đơn vị ban hành dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành 6 tháng, 9 tháng -Đơn vị khác	Vĩnh viễn 20 năm 05 năm
255	Kế hoạch và báo cáo tình hình kinh doanh viễn thông và công nghệ thông tin quý, tháng	05 năm
256	Hồ sơ về kinh doanh viễn thông - Quảng cáo, tiếp thị - Phát triển khách hàng -Chăm sóc và giải quyết khiếunại thu cước - Phát triển đại lý phân phối - Thuê bao đầu cuối -Quản lý khosố	20 năm
257	Hợp đồng cung cấp dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin	20 năm
258	Hồ sơ mua bán thiết bị viễn thông và công nghệ thông tin	20 năm
259	Hồ sơ kiểm tra việc thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ viễn thông	20 năm
260	Hồ sơ hoạt động của - Ban triển khai dịch vụ viễn thông công cộng -Ban chỉ đạo nghiên cứu xây dựng chiến lược và giá dịch vụ viễn thông côngcộng	20 năm
261	Công văn trao đổi về kinh doanh viễn thông và công nghệ thông tin	10 năm
	10. Tài liệu hợp tác quốc tế
262	Tập văn bản quy phạm pháp luật về hợp tác quốc tế	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
263	Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành về hợp tác quốc tế (Quy định về đón tiếp và làm việc với khách quốc tế, quy định về trình tự làm thủ tục đi công tác nước ngoài…) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
264	Hồ sơ xây dựng chương trình đào tạo và dự án vay, cho vay vốn với nước ngoài - Được duyệt - Không được duyệt	Vĩnh viễn 05 năm
265	Kế hoạch và báo cáo tình hình hợp tác với các nước - Dài hạn và hàng năm - Quý, 6 tháng, 9 tháng - Tháng	Vĩnh viễn 20 năm 05 năm
266	Hồ sơ đoàn ra - Ký kết hợp tác - Học tập, khảo sát, tham quan, triển lãm, dự hội nghị, hội thảo	Vĩnh viễn 20 năm
267	Hồ sơ đoàn vào - Ký kết hợp tác - Học tập, khảo sát, thăm quan, triển lãm, dự hội nghị, hội thảo	Vĩnh viễn 20 năm
268	Hồ sơ tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam	Vĩnh viễn
269	Hồ sơ quản lý các Dự án ODA và các Dự án sử dụng vốn nước ngoài khác	Vĩnh viễn
270	Hồ sơ theo dõi việc thực hiện các cam kết, thoả thuận với các đối tác nước ngoài	50 năm
271	Hồ sơ biên soạn ấn phẩm ngoại ngữ - Báo cáo thường niên - Giới thiệu về hoạt động của cơ quan	10 năm
272	Thư, điện, thiếp chúc mừng - Quan trọng - Thông thường	Vĩnh viễn 20 năm
273	Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế	10 năm
	11.Tài liệu thanh tra , bảo vệ
	*11.1. Tài liệu về thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo với các đối tác nước ngoài*
274	Tập văn bản quy phạm pháp luật về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo. Các quy chế/quy định/quy trình/hướng dẫn về các lĩnh vực công tác trên;	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
275	Hồ sơ xây dựng quy chế, quy định và các văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo (Quy chế tổ chức và hoạt động thanh tra. Quy trình giải quyết khiếu nại tố cáo…) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
276	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch, báo cáo tổng kết công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý giải quyết khiếu nại, tố cáo dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
277	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	20 năm 05 năm
278	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo quý, tháng	05 năm
279	Hồ sơ hội nghị thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo	Vĩnh viễn
280	Hồ sơ tổ chức thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về thanh tra và giải quyết khiếu nại tố cáo	20 năm
281	Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng - Hàng năm - Tháng, quý, 6 tháng	20 năm 05 năm
282	Hồ sơ về kiểm tra công tác phòng chống tham nhũng	20 năm
283	Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo phòng chống tham nhũng	20 năm
284	Hồ sơ thanh tra, kiểm tra các vụ việc - Nghiêm trọng - Vụ việc khác	Vĩnh viễn 20 năm
285	Hồ sơ thực hiện Kết luận thanh tra, kiểm tra	20 năm
286	Hồ sơ, xử lý, giải quyết các vụ khiếu nại, tố cáo - Nghiêm trọng -Vụ việc khác	Vĩnh viễn 20 năm
287	Sổ theo dõi tiếp dân	20 năm
288	Sổ theo dõi đơn thư	20 năm
289	Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo	10 năm
	*11.2. Tài liệu bảo vệ, quốc phòng, an ninh*
290	Tập văn bản quy phạm pháp luật về bảo vệ, quốc phòng, an ninh	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
291	Hồ sơ xây dựng quy chế, quy định, nội quy về bảo vệ, quốc phòng, an ninh trật tự (Quy chế về tổ chức và hoạt động của lực lượng bảo vệ/phòng cháy, chữa cháy/phòng chống bão lụt. quy chế bảo vệ bí mật nhà nước…) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
292	Lịch trực bảo vệ	05 năm
293	Phương án bảo vệ ngày lễ, sự kiện	10 năm
294	Sổ theo dõi ca trực	10 năm
295	Hồ sơ về các vụ cháy, nổ/lũ lụt - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác	Vĩnh viễn 15 năm
296	Hồ sơ về các vụ phá hoại làm mất an ninh trật tự - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác	Vĩnh viễn 15 năm
297	Hồ sơ tổ chức các lớp huấn luyện lực lượng tự vệ	10 năm
298	Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ huy quân sự, tự vệ	20 năm
299	Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo phòng chống AIDS, tệ nạn ma tuý và mại dâm	20 năm
300	Sổ đăng ký CBCNV trong độ tuổi thực hiện nghĩa vụ quân sự	20 năm
301	Sổ theo dõi quân nhân phục viên, xuất ngũ, chuyển ngành	20 năm
302	Công văn trao đổi về công tác bảo vệ, quốc phòng, an ninh	10 năm
	12. Tài liệu về pháp chế
303	Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác pháp chế	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
304	Hồ sơ xây dựng văn bản QCQLNB quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác pháp chế (tổ chức và hoạt động pháp chế, xây dựng và quản lý nhãn hiệu doanh nghiệp, Hồ sơ nhãn hiệu…) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
305	Hồ sơ hội nghị tổng kết việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật	Vĩnh viễn
306	Kế hoạch và báo cáo công tác pháp chế dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
307	Kế hoạch và báo cáo công tác pháp chế 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	20 năm 05 năm
308	Kế hoạch và báo cáo công tác pháp chế quý, tháng	05 năm
309	Hồ sơ về rà soát văn bản pháp luật	10 năm
310	Hồ sơ cập nhật, hệ thống hoá văn bản pháp luật	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
311	Hồ sơ thẩm định pháp lý các văn bản ban hành	Vĩnh viễn
312	Hồ sơ kiểm tra việc tuân thủ pháp luật, các quy chế quản lý nội bộ của EVN	20 năm
313	Văn bản góp ý các dự thảo văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền gửi lấy ý kiến	05 năm
314	Hồ sơ phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và các quy định của cơ quan	10 năm
315	Hồ sơ tham gia tố tụng tại trọng tài hoặc toà án để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp	20 năm
316	Hồ sơ tư vấn pháp lý	20 năm
317	Công văn trao đổi về công tác pháp chế	10 năm
	13. Tài liệu thi đua, khen thưởng
318	Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác thi đua, khen thưởng	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
319	Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác thi đua, khen thưởng - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
320	Hồ sơ hội nghị/đại hội thi đua	Vĩnh viễn
321	Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
322	Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng 6 tháng, 9 tháng, nhân các sự kiện - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	20 năm 05 năm
323	Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng quý, tháng	05 năm
324	Hồ sơ tổ chức thực hiện phong trào thi đua	20 năm
325	Hồ sơ khen thưởng được công nhận - Cấp Chủ tịch nước/Thủ tướng Chính phủ - Cấp Bộ và Tập đoàn - Cấp cơ sở	Vĩnh viễn 20 năm 10 năm
326	Hồ sơ đề nghị khen thưởng không được công nhận	10 năm
327	Hồ sơ tặng Kỷ niệm chương Vì sự nghiệp phát triển điện lực Việt Nam	20 năm
328	Sổ/báo cáo thống kê các danh hiệu thi đua khen thưởng	70 năm
329	Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng thi đua	20 năm
330	Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng Thưởng tiết kiệm nhiên liệu và điện tự dùng	20 năm
331	Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng	10 năm
	14. Tài liệu Truyền thông
332	Tập văn bản quy phạm pháp luật về Truyền thông	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
333	Hồ sơ xây dựng chiến lược, kế hoạch, phương án và các văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành công tác quan hệ cộng đồng, thông tin tuyên truyền, xây dựng và phát triển thương hiệu, văn hoá doanh nghiệp - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
334	Kế hoạch và báo cáo công tác Truyền thông dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
335	Kế hoạch và báo cáo công tác Truyền thông 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	20 năm 05 năm
336	Kế hoạch và báo cáo công tác Truyền thông quý, tháng	05 năm
337	Hồ sơ tuyên truyền thực hiện các cuộc vận động do Đảng và các tổ chức đoàn thể phát động	20 năm
338	Tập bài viết thông tin trên Tạp chí Điện lực, Trang thông tin điện tử điện lực và trên các phương tiện thông tin đại chúng	10 năm
339	Hồ sơ biên soạn ấn phẩm thông tin	20 năm
340	Hồ sơ tổ chức sự kiện truyền thông	20 năm
341	Hồ sơ quản lý và khai thác Nhà truyền thống	Vĩnh viễn
342	Hồ sơ về xây dựng và phát triển thương hiệu	20 năm
343	Hồ sơ về hoạt động của Ban/Tổ Xây dựng và phát triển thương hiệu	20 năm
344	Hồ sơ về xây dựng và phát triển văn hoá doanh nghiệp	20 năm
345	Hồ sơ về hoạt động của Ban/Tổ Xây dựng và phát triển văn hoá doanh nghiệp	20 năm
346	Công văn trao đổi về công tác Truyền thông	10 năm
	15. Tài liệu về kỹ thuật sản xuất điện năng
347	Tập văn bản quy phạm pháp luật về sản xuất điện năng	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
348	Hồ sơ xây dựng quy trình, quy phạm kỹ thuật vận hành thiết bị, quy trình chức danh vận hành và các văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn sản xuất điện năng (Quy định quản lý kỹ thuật các đơn vị phát điện, quy định kỹ thuật các đơn vị quản lý lưới điện, quy định cách xác định tổn thất điện năng, quy trình kỹ thuật an toàn điện trong công tác vận hành, sửa chữa, xây dựng đường dây và trạm, quy định xây dựng, quản lý và vận hành thiết bị…) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
349	Kế hoạch và báo cáo tình hình sản xuất điện năng dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
350	Kế hoạch và báo cáo tình hình sản xuất điện năng 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	20 năm 05 năm
351	Kế hoạch và báo cáo tình hình sản xuất điện năng quý, tháng	05 năm
352	Phương án bảo đảm điện năng	20 năm
353	Sổ ghi các thông số kỹ thuật	20 năm
354	Sổ nhật ký vận hành	20 năm
355	Hồ sơ về sự cố trong sản xuất điện năng (báo cáo nhanh sự cố, biên bản điều tra, báo cáo phân tích sự cố) - Sự cố hệ thống - Sự cố cấp 1 - Sự cố cấp 2 - Sự cố cấp 3 - Hiện tượng bất thường	20 năm
356	Sổ theo dõi sự cố	20 năm
357	Sổ theo dõi hiện tượng bất thường	20 năm
	16. Tài liệu điều độ điện
358	Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác điều độ điện	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
359	Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành công tác điều độ điện - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
	*16.1. Tài liệu về vận hành hệ thống điện*
360	Báo cáo vận hành sản xuất - Năm - Tháng - Tuần, ngày	Vĩnh viễn 10 năm 05 năm
361	Hồ sơ về trực ban chỉ huy điều độ, bao gồm: - Chỉ huy điều độ hệ thống - Chỉ huy điều chỉnh tần số hệ thống điện - Chỉ huy vận hành các nhà máy điện - Chỉ huy điều chỉnh điện áp một số điểm nút chính - Chỉ huy thao tác và xử lý sự cố hệ thống - Chỉ huy khai thác, điều tiết hồ chứa của các nhà máy thuỷ điện - Chỉ huy vận hành thiết bị	20 năm
362	Phương thức ngắn hạn - Biểu cắt điện - Sơ đồ các phần tử hệ thống điện, nhà máy điện và trạm biến áp - Biểu hạn chế công suất phụ tải - Danh sách phụ tải ưu tiên - Phụ tải ngắn hạn - Phiếu thao tác trên hệ thống điện 500KV	20 năm
363	Hồ sơ tính toán kinh tế hệ thống điện - Tính toán chi phí sản xuất của các nhà máy điện - Thủ tục ấn định và dự báo	Vĩnh viễn
364	Hồ sơ phân tích và xử lý số liệu vận hành hệ thống điện - Báo cáo sản xuất định kỳ và đột xuất - Báo cáo sự cố	Vĩnh viễn
365	Hồ sơ về hệ thống SCADA các trạm	Vĩnh viễn
366	Công văn trao đổi về vận hành hệ thống điện	10 năm
	*16.2. Tài liệu vận hành kinh tế*
367	Hồ sơ về xây dựng văn bản quan lý, chỉ đạo vận hành kinh tế hệ thống điện - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
368	Kế hoạch và báo cáo tình hình vận hành thị trường điện - Năm - Tháng - Tuần, ngày	Vĩnh viễn 10 năm 05 năm
369	Hồ sơ về quản lý vận hành thị trường điện	20 năm
370	Hồ sơ giải quyết tranh chấp khiếu nại liên quan đến thị trường điện	20 năm
371	Công văn trao đổi về vận hành kinh tế	10 năm
	*16.3. Tài liệu tính toán hệ thống điện*
372	Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn về tính toán hệ thống điện - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
373	Hồ sơ tính toán chế độ vận hành hệ thống điện	Vĩnh viễn
374	Hồ sơ tính toán rơ le bảo vệ và tự động hệ thống điện	Vĩnh viễn
375	Báo cáo tình hình hoạt động của thiết bị rơ le bảo vệ và tự động hoá - Năm - Quý - Tháng	Vĩnh viễn 20 năm 05 năm
376	Phương thức vận hành trung, dài hạn	Vĩnh viễn
377	Hồ sơ tính toán điều tiết hồ chứa các nhà máy thuỷ điện	Vĩnh viễn
378	Công văn trao đổi về tính toán hệ thống điện	10 năm
	17. Tài liệu truyền tải điện
379	Tập văn bản quy phạm pháp luật về truyền tải điện	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
380	Hồ sơ xây dựng chủ trương, cơ chế, chính sách và các văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành về truyền tải - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
381	Hồ sơ hội nghị về công tác truyền tải	Vĩnh viễn
382	Kế hoạch và báo cáo công tác truyền tải dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
383	Kế hoạch và báo cáo công tác truyền tải 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	20 năm 05 năm
384	Kế hoạch và báo cáo công tác truyền tải quý, tháng	05 năm
385	Hồ sơ về vận hành mạng lưới điện	20 năm
386	Phương án cấp điện và bảo đảm điện hợp lý trong các ngày lễ, tổ chức sự kiện và trong thời kỳ đặc biệt	10 năm
387	Báo cáo thống kê số liệu kỹ thuật trên lưới điện	20 năm
388	Hợp đồng cung cấp dịch vụ truyền tải	10 năm
389	Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo giảm tổn thất điện năng	20 năm
390	Công văn trao đổi về công tác truyền tải	10 năm
	18. Tài liệu kinh doanh và giám sát mua bán điện năng
	*18.1. Tài liệu kinh doanh điện năng*
391	Tập văn bản quy phạm pháp luật về kinh doanh điện	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
392	Hồ sơ xây dựng chiến lược kinh doanh, phương thức kinh doanh, quy trình, quy định và các văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành kinh doanh điện năng (Quy trình kinh doanh điện năng, quy chế về tổ chức và hoạt động bán lẻ điện năng, quy định trình tự, thủ tục đàm phán các hợp đồng mua bán điện, quy chế tham gia thị trường điện của các nhà máy điện hạch toán phụ thuộc….) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
393	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kinh doanh điện năng dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
394	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kinh doanh điện năng 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	20 năm 05 năm
395	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kinh doanh điện năng quý, tháng	05 năm
396	Dự báo nhu cầu điện năng dài hạn	20 năm
397	Hồ sơ kiểm tra kinh doanh điện năng - Doanh thu - Tổn thất - Giá bán bình quân - Thu ngân - Tiết kiệm điện	20 năm
398	Báo cáo đánh giá sự thoả mãn của khách hàng dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
399	Báo cáo đánh giá sự thoả mãn của khách hàng 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	20 năm 05 năm
400	Báo cáo đánh giá sự thoả mãn của khách hàng quý, tháng	05 năm
401	Báo cáo thống kê nợ tiền điện 0h ngày 01/01 và 0h ngày 01/7	10 năm
402	Báo cáo truy thu - thoái hoàn	10 năm
403	Hồ sơ kỹ thuật công tơ đầu nguồn trạm 110KV	20 năm
404	Hồ sơ kỹ thuật công tơ đầu nguồn ranh giới giữa các công ty điện lực và giữa các trạm lẻ	20 năm
405	Hồ sơ kiểm tra công tác quản lý, treo tháo và ghi chỉ số công tơ	20 năm
406	Hồ sơ kiểm tra công tác quản lý, sửa chữa kìm niêm phong hộp đấu dây công tơ	20 năm
407	Hồ sơ quản lý giao, nhận điện năng	05 năm
408	Hồ sơ quản lý thiết bị đo đếm điện năng	20 năm
409	Hợp đồng sản xuất, gia công mặt kìm niêm phong hộp đấu dây công tơ	10 năm
410	Danh sách khách hàng sử dụng điện	10 năm
411	Hợp đồng mua bán điện	10 năm
412	Hoá đơn tiền điện	05 năm
413	Bảng kê hoá đơn tiền điện phát sinh hàng tháng	05 năm
414	Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo triển khai thị trường điện nội bộ	20 năm
415	Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo thực hiện chương trình tiết kiệm điện	20 năm
416	Công văn trao đổi về kinh doanh điện năng	10 năm
	*18.2. Tài liệu kiểm tra, giám sát mua bán điện*
417	Tập văn bản quy phạm pháp luật về kiểm tra, giám sát mua bán điện	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
418	Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành việc kiểm tra, giám sát mua bán điện năng - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
419	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch kiểm tra giám sát mua bán điện dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
420	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch kiểm tra giám sát mua bán điện 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	20 năm 05 năm
421	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch kiểm tra giám sát mua bán điện quý, tháng	05 năm
422	Hồ sơ kiểm tra, giám sát việc thực hiện các hợp đồng mua bán điện, sử dụng điện	20 năm
423	Hồ sơ kiểm tra công tác quản lý khách hàng	20 năm
424	Hồ sơ kiểm tra hệ thống đo đếm điện năng	20 năm
425	Hồ sơ kiểm tra và xử lý hành vi trộm cắp điện	20 năm
426	Công văn trao đổi về kiểm tra, giám sát mua bán điện	10 năm
	19. Tài liệu về công tác điện nông thôn
427	Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác điện nông thôn	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
428	Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành điện nông thôn - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
429	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch điện nông thôn dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
430	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch điện nông thôn 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	20 năm 05 năm
431	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch điện nông thôn quý, tháng	05 năm
432	Hồ sơ kiểm tra công tác điện nông thôn	20 năm
433	Hồ sơ tiếp nhận lưới điện nông thôn (trung áp, hạ áp)	20 năm
434	Hồ sơ hoàn trả lưới điện nông thôn (trung áp, hạ áp)	20 năm
435	Hồ sơ theo dõi công trình lưới điện nông thôn	20 năm
436	Hồ sơ theo dõi dịch vụ bán lẻ điện nông thôn	20 năm
437	Hồ sơ giải quyết tranh chấp trong công tác tiếp nhận, quản lý lưới điện nông thôn	20 năm
438	Công văn trao đổi về tiếp nhận, quản lý lưới điện nông thôn	10 năm
	20. Tài liệu về an toàn vệ sinh lao động, phòng chông thiên tai và tìm kiếm cứu nạn, phòng cháy, chữa cháy và cứu hộ cứu nạn, an toàn hành lang an toàn lưới điện cao áp (VSLĐ, PCTT&TKCN, PCCC&CHCN, an toàn HLATLĐCA)
439	Tập văn bản quy phạm pháp luật về an toàn VSLĐ, PCTT&TKCN, PCCC&CNCH, an toàn HLATLĐCA	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
440	Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn/quy trình/quy phạm kỹ thuật an toàn VSLĐ, PCTT&TKCN, PCCC&CNCH, an toàn HLATLĐCA - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực của văn bản
441	Hồ sơ Hội nghị tổng kết về an toàn và bảo hộ lao động	20 năm
442	Hồ sơ Hội nghị tập huấn về an toàn và bảo hộ lao động	20 năm
443	Chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch an toàn và bảo hộ lao động dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
444	Chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch an toàn và bảo hộ lao động 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	20 năm 05 năm
445	Chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch an toàn và bảo hộ lao động quý, tháng	05 năm
446	Hồ sơ kiểm tra và khen thưởng công tác an toàn VSLĐ, PCTT&TKCN, PCCC&CNCH, an toàn HLAT lưới điện cao áp, sự cố, tai nạn, đánh giá rủi ro	20 năm
447	Báo cáo tai nạn lao động dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	Vĩnh viễn 10 năm
448	Báo cáo tai nạn lao động, văn hóa an toàn 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	20 năm 05 năm
449	Báo cáo tai nạn lao động văn hóa an toàn quý, tháng	05 năm
450	Hồ sơ các vụ sự cố tai nạn lao động - Nghiêm trọng - Vụ khác	Vĩnh viễn 20 năm
451	Hồ sơ về trang bị bảo hộ lao động, tìm kiếm cứu nạn	20 năm
452	Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng an toàn vệ sinh lao động	20 năm
453	Phương án diễn tập phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lũ và tìm kiếm cứu nạn	20 năm
454	Hồ sơ kiểm tra công tác phòng chống cháy nổ	20 năm
455	Hồ sơ về hưởng ứng Tuần lễ Quốc gia PCTT	20 năm
456	Hồ sơ kiểm tra phòng chống lụt bão	20 năm
457	Báo cáo thiệt hại do bão, lũ gây ra - Nghiêm trọng - Vụ việc khác	Vĩnh viễn 20 năm
458	Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo Phòng chống lụt bão	20 năm
459	Hồ sơ về tổng kết công tác PCTT &TKCN, PCCC&CNCH	20 năm
460	Hồ sơ các vụ vi phạm hàng lang an toàn lưới điện - Nghiêm trọng - Vụ việc khác	Vĩnh viễn 20 năm
461	Hồ sơ công tác tập huấn về ATVSLĐ, huấn luyện, sát hạch kiến thức an toàn (Quyết định công nhận kết quả kiểm tra, cấp thẻ an toàn)	20 năm
462	Công văn trao đổi về an toàn và bảo hộ lao động, văn hóa an toàn	10 năm
	21. Vật tư - xuất nhập khẩu
463	Tập văn bản quy phạm pháp luật về vật tư, xuất nhập khẩu	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
464	Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành vật tư, thiết bị - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện	Vĩnh viễn Theo hiệu lực củavăn bản
465	Kế hoạch và báo cáo tình hình mua sắm, tiếp nhận, quản lý, cấp phát và sử dụng vật tư, thiết bị dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	Vĩnh viễn 20 năm
466	Kế hoạch và báo cáo tình hình mua sắm, tiếp nhận, quản lý, cấp phát và sử dụng vật tư, thiết bị 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác	20 năm 05 năm
467	Kế hoạch và báo cáo tình hình mua sắm, tiếp nhận, quản lý, cấp phát và sử dụng vật tư, thiết bị quý, tháng	05 năm
468	Hồ sơ cấp phát vật tư, thiết bị	20 năm
469	Hồ sơ tiếp nhận, quản lý vật tư, thiết bị	20 năm
470	Hồ sơ thí nghiệm thiết bị điện	20 năm
471	Hồ sơ về tro bay (biên bản nghiệm thu khối lượng, phiếu thí nghiệm, biên bản lấy mẫu hiện trường, bảng tổng hợp khối lượng tro bay, biên bản giao nhận vật tư, phiếu xuất, giấy chứng nhận kiểm định cân)	20 năm
472	Hồ sơ điều động vật tư thiết bị	20 năm
473	Hồ sơ chuyển nhượng vật tư thiết bị	20 năm
474	Hồ sơ thanh lý vật tư thiết bị	20 năm
475	Hồ sơ sắp xếp, bảo quản vật tư thiết bị trong kho	20 năm
476	Hồ sơ kiểm tra tồn kho vật tư thiết bị	20 năm
477	Báo cáo thống kê xuất, nhập, tồn kho vật tư, thiết bị	20 năm
478	Sổ theo dõi vật tư thiết bị - Xuất, nhập vật tư - Tồn kho vật tư	20 năm
479	Công văn trao đổi về vật tư, xuất nhập khẩu	10 năm
	22. Tài liệu của tổ chức Đảng ủy(có con dấu riêng)
480	Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
481	Hồ sơ Đại hội Đảng bộ cơ quan, Đảng bộ Tập đoàn	Vĩnh viễn
482	Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác đảng - Năm và hết nhiệm kỳ - Quý, 6 tháng - Tháng	Vĩnh viễn 10 năm 05 năm
483	Hồ sơ về thành lập/sáp nhập tổ chức đảng	Vĩnh viễn
484	Hồ sơ về công nhận cấp uỷ	Vĩnh viễn
485	Hồ sơ về tiếp nhận và bàn giao công tác đảng	10 năm
486	Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối, chỉ thị, nghị quyết và các cuộc vận động của tổ chức đảng	Vĩnh viễn
487	Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát	20 năm
488	Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở đảng và đảng viên hàng năm	70 năm
489	Hồ sơ đảng viên	70 năm
490	Sổ sách - Sổ đăng ký đảng viên - Sổ thu, chi đảng phí - Sổ ghi biên bản…	20 năm
491	Công văn trao đổi về công tác đảng	10 năm
	23. Tài liệu của tổ chức Công đoàn cơ quan(có con dấu riêng)
492	Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
493	Hồ sơ Đại hội Công đoàncơ quan	Vĩnh viễn
494	Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác công đoàn - Năm và hết nhiệm kỳ - Quý, 06 tháng - Tháng	Vĩnh viễn 10 năm 05 năm
495	Hồ sơ về thành lập/sáp nhập/giải thể tổ chức Công đoàn	Vĩnh viễn
496	Hồ sơ về công nhận BCH Công đoàn	Vĩnh viễn
497	Hồ sơ về tiếp nhận và bàn giao công tác Công đoàn	10 năm
498	Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối, chỉ thị, nghị quyết và các cuộc vận động của tổ chức Công đoàn	Vĩnh viễn
499	Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát	20 năm
500	Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức hàng năm	20 năm
501	Hồ sơ về tổ chức và hoạt động của Thanh tra nhân dân	20 năm
502	Sổ sách - Sổ đăng ký đoàn viên - Sổ thu chi công đoàn phí - Sổ ghi biên bản…	20 năm
503	Công văn trao đổi về công tác Công đoàn	10 năm
	24.Tài liệu của Đoàn Thanh niên cơ quan(có con dấu riêng)
504	Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
505	Hồ sơ đại hội Đoàn thanh niêncơ quan	Vĩnh viễn
506	Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác đoàn thanh niên - Năm và hết nhiệm kỳ - Quý, 06 tháng - Tháng	Vĩnh viễn 10 năm 05 năm
507	Hồ sơ về thành lập Đoàn thanh niên	Vĩnh viễn
508	Hồ sơ về công nhận BCH Đoàn	Vĩnh viễn
509	Hồ sơ về tiếp nhận và bàn giao công tác Đoàn	10 năm
510	Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối, chỉ thị, nghị quyết và các cuộc vận động lớn của Đoàn thanh niên	Vĩnh viễn
511	Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát	20 năm
512	Hồ sơ đoàn viên	70 năm
513	Hồ sơ về công tác phát triển Đảng	20 năm
514	Sổ sách: - Sổ đăng ký đoàn viên - Sổ thu chi đoàn phí - Sổ ghi biên bản…	20 năm
515	Công văn trao đổi về công tác Đoàn thanh niên	10 năm
	25.Tài liệu của Hội cựu chiến binh cơ quan (có con dấu riêng)
516	Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Hội Cựu chiến binh	Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
517	Hồ sơ đại hội Hội Cựu chiến binh	Vĩnh viễn
518	Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác cựu chiến binh - Năm và hết nhiệm kỳ - Quý, 06 tháng - Tháng	Vĩnh viễn 10 năm 05 năm
519	Hồ sơ về thành lập Hội	Vĩnh viễn
520	Hồ sơ về công nhận ban chấp hành Hội	Vĩnh viễn
521	Hồ sơ về tiếp nhận và bàn giao công tác Hội	10 năm
522	Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối, chỉ thị, nghị quyết và các cuộc vận động lớn của Hội cựu chiến binh	Vĩnh viễn
523	Sổ sách: - Sổ đăng ký hội viên - Sổ thu chi hội phí - Sổ ghi biên bản…	20 năm
524	Công văn trao đổi về công tác của Hội cựu chiến binh	10 năm

Phụ lục XIII
DANH MỤC VĂN BẢN LIÊN QUAN ĐẾN VĂN PHÒNG SỐ

I.DANH MỤC VĂN BẢN KÝ TRỰC TIẾP BẢN GIẤY VÀ KHÔNG ĐĂNG TẢI LÊN MÔI TRƯỜNG MẠNG:

TT	Lĩnh vực	Tên loại văn bản và nhóm nội dung văn bản đề cập	Ghi chú
1.	Văn bản các cấp độmật của Nhà nước	Văn bản tài liệu các cấp độ mật theo quy định của pháp luật	Theo quy định của EVN và quy định của pháp luật.
2.	An toàn	Biên bảnđiềutra, phân tích nguyên nhân các sự cố lớn, nghiêm trọng trên hệ thống điện
3.	Pháp chế	Ý kiến pháp lý độc lập	Theo yêu cầu của đối tác, cấp có thẩm quyền.
4.	Tài liệu khác	Các văn bản, tài liệu thuộc diện hạn chế công bố theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo EVN/Đơn vị và các tài liệu, báo cáo bắt buộc bằng bản giấy theo quy định của pháp luật.
5.	An toàn	Biên bản điều tra, phân tích nguyên nhân các sự cố lớn, nghiêm trọng trên hệ thống điện.	Theo quy định của EVN
6.	An toàn	Bản điều tra, phân tích sự cố, tai nạn lao động chưa công bố.	Theo quy định của pháp luật

II. DANH MỤC VĂN BẢN CÓ THỂ KÝ TRỰC TIẾP BẰNG BẢN GIẤY VÀ CÓ ĐĂNG TẢI TRÊN MÔI TRƯỜNG MẠNG HOẶC KÝ SỐ KHI ĐỦ ĐIỀU KIỆN

TT	Lĩnh vực	Tên loại văn bản và nhóm nội dung văn bản	Ghi chú
1.	Hợp đồng, Thỏa thuận, Biên bản. Giấy ủy quyền	- Hợp đồng, thỏa thuận ký kết giữa EVN, Đơn vị với các tổ chức, cá nhân ngoài Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam - Biên bản thanh lý, Biên bản giao nhận và các loại Biên bản khác ký kết giữa EVN, Đơn vị với các tổ chức, cá nhân trongvàngoài Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam nhằm thực hiện Hợp đồng. - Giấy ủy quyền; - Hợp đồng, Thỏa thuận, Biên bản ký kết giữa các đơn vị thuộc Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam bằng bản giấy theo quy định của pháp luật cần phải thực hiện bằng bản giấy.	Các loại văn bản này, EVN/Đơn vị thực hiện việc ký số/gửi nhận văn bản với các tổ chức/cá nhân trong và ngoài Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam đápứng các quy địnhvề giao dịch điện tử.
2.	Tài chính kế toán	- Hối phiếu, Giấy tờ có giá: Cổ phiếu, trái phiếu, kỳ phiếu, hối phiếu đòi nợ, hối phiếu nhận nợ, séc, quyền mua cổ phần,chứng quyền,quyền chọn mua, quyền chọn bán,hợp đồng tương lai, nhóm chứng khoán hoặc chỉ số chứng khoán, hợp đồng góp vốn đầu tư. - Các chứng từ thanh, quyết toán.	Trên cơ sở quy định của pháp luật về kế toán, Luật Giao dịch điện tử và hướng dẫn của cấp có thẩm quyền, EVN/Đơn vị quyết định áp dụng hình thức giao dịch điện tử phù hợp.
3.	Tài liệu khác	Các văn bản, tài liệu theo quy định của HĐTV EVN và các văn bản, tài liệu mà hệ thống hạ tầng kỹ thuật chưa đáp ứng được nhu cầu ký số.

Lĩnh vực

Tên loại văn bản và nhóm

nội dung văn bản

Ghi chú

Hợp đồng, Thỏa thuận, Biên bản. Giấy ủy quyền

- Hợp đồng, thỏa thuận ký kết giữa EVN, Đơn vị với các tổ chức, cá nhân ngoài Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam

- Biên bản thanh lý, Biên bản giao nhận và các loại Biên bản khác ký kết giữa EVN, Đơn vị với các tổ chức, cá nhân trongvàngoài Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam nhằm thực hiện Hợp đồng.

- Giấy ủy quyền;

- Hợp đồng, Thỏa thuận, Biên bản ký kết giữa các đơn vị thuộc Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam bằng bản giấy theo quy định của pháp luật cần phải thực hiện bằng bản giấy.

Các loại văn bản này, EVN/Đơn vị thực hiện việc ký số/gửi nhận văn bản với các tổ chức/cá nhân trong và ngoài Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam đápứng các quy địnhvề giao dịch điện tử.

Tài chính kế toán

- Hối phiếu, Giấy tờ có giá: Cổ phiếu, trái phiếu, kỳ phiếu, hối phiếu đòi nợ, hối phiếu nhận nợ, séc, quyền mua cổ phần,chứng quyền,quyền chọn mua, quyền chọn bán,hợp đồng tương lai, nhóm chứng khoán hoặc chỉ số chứng khoán, hợp đồng góp vốn đầu tư.

- Các chứng từ thanh, quyết toán.

Trên cơ sở quy định của pháp luật về kế toán, Luật Giao dịch điện tử và hướng dẫn của cấp có thẩm quyền, EVN/Đơn vị quyết định áp dụng hình thức giao dịch điện tử phù hợp.

Tài liệu khác

Các văn bản, tài liệu theo quy định của HĐTV EVN và các văn bản, tài liệu mà hệ thống hạ tầng kỹ thuật chưa đáp ứng được nhu cầu ký số.

III. Quy định về ký số Phụ lục văn bản điện tử trong hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của EVN/Đơn vị:

1. Đối với các Phụ lục có định dạng là file word: Người chủ trì soạn thảo (thuộc Ban/Văn phòng chủ trì) phải đưa chung vào cùng một file với văn bản để trình ký trên Hệ thống văn phòng số.

2. Đối với các Phụ lục kèm theo không cùng tệp tin với các loại văn bản điện tử do Người có thẩm quyền của EVN/Đơn vị ký ban hành: người chủ trì (thuộc Ban/Văn Phòng chủ trì) đăng ký phát hành cùng với văn bản điện tử, lãnh đạo Ban/Văn Phòng chủ trì ký số (ký tắt) vào các phụ lục kèm theo để trình Người có thẩm quyền (việc xác thực chữ ký số sẽ xem trong thuộc tính của các file phụ lục đính kèm). Sau khi văn bản được Người có thẩm quyền ký số văn bản điện tử, văn thư cơ quan EVN/Đơn vị tiếp nhận trên Hệ thống văn phòng số, cấp số, dấu cho văn bản điện tử và ký số cơ quan đối với các Phụ lục đính kèm văn bản điện tử”.

Phụ lục XIV

VÍ DỤ MẪU VĂN BẢN ĐIỆN TỬ DẠNG 1

(theo điểm a khoản 4 Điều 26).

Phụ lục XV
VÍ DỤ MẪU VĂN BẢN ĐIỆN TỬ DẠNG 2

(theo điểm b khoản 4 Điều 26)

Phụ lục XVI

CÁC BIỂU MẪU ĐÁNH GIÁ

Phụ lục XVII

VĂN BẢN PHÁP LUẬT VÀ CÁC TÀI LIỆU LIÊN QUAN

- Thủ trưởng Cơ quan EVN	Chủ tịch Hội đồng.
- CVP hoặc PCVP EVN	Phó Chủ tịch Hội đồng.
- Đại diện bộ phận bảo mật của cơ quan	Ủy viên.
- Đại diện đơn vị có tài liệu huỷ	Ủy viên.
- Người trực tiếp quản lý tài liệu mật	Ủy viên, thư ký hội đồng.

- Đại diện lãnh đạo đơn vị	Chủ tịch Hội đồng.
- CVP hoặc PCVP, Trưởng/Phó phòng HC.	Phó Chủ tịch Hội đồng
- Đại diện bộ phận bảo mật của cơ quan	Ủy viên.
- Đại diện của bộ phận có tài liệu huỷ	Ủy viên.
- Người trực tiếp quản lý tài liệu mật	Ủy viên, thư ký Hội đồng.

TT	Họ và tên	Tổng số VB phải lập hồ sơ công việc	Tổng số VB đã lập hồ sơ công việc	Tỷ lệ % VB đã lập hồ sơ công việc	Điểm trừ lập hồ sơ công việc
		(1)	(2)	*(3)=(2)/(1)100**	*(4)=(1)-(2)3 (<=20)**
1	Nguyễn Văn A	0	0	0	0
2	....	0	0	0	0
	Tổng	....	....

TT	Tên Ban/Văn phòng	Tổng số VB phải lập hồ sơ công việc	Tổng số VB đã lập hồ sơ công việc	Tỷ lệ % VB đã lập hồ sơ công việc	Điểm trừ lập hồ sơ công việc
		(1)	(2)	*(3)=(2)/(1)100**
1	Ban....	140	140	100	0
	...
	Tổng	.....	.....	......

TT	Họ và tên	Tổng số hồ sơ công việc được lập và kết thúc	Tổng số hồ sơ giao nộp lưu trữ cơ quan	Tổng số hồ sơ chưa giao nộp	Số hồ sơ lập sai quy định (bị trả lại)	Tỷ lệ % hồ sơ vi phạm	Ghi chú
		(1)	(2)	(3) = (1)-(2)	(4)	(5) = ((3)+(4))/(1)
1	Nguyễn Văn A
2	Trần Văn B
	Tổng	....	....

TT	Trích yếu nội dung	Ngày văn bản	Số ký hiệu	Chuyên viên	Ban/Văn phòng
1	Thực hiện công tác….	12/6/2020	12/VPCP-QHQT	Nguyễn Văn A	Ban…
2	...
3

TT	Tên Ban/Văn phòng	Chuyên viên lập HSCV	Tên hồ sơ/tiêu đề hồ sơ	Thời gian hồ sơ (bắt đầu - kết thúc)	Thời gian nộp hồ sơ	Thời hạn bảo quản	Lý do trả lại hồ sơ	Người trả hồ sơ
1	Ban A	Nguyễn Văn A	Hồ sơ....
2	...
	Tổng

TT	Tên đơn vị	Tổng số VB phải lập hồ sơ công việc	Tổng số VB đã lập hồ sơ công việc	Tỷ lệ % VB đã lập hồ sơ công việc	Điểm trừ lập hồ sơ công việc
		(1)	(2)	*(3)=(2)/(1)100**
1	Công ty A	140	140	100	0
2	Công ty B	2666	2665	99	0
	Tổng	.....	.....	......

TT	Tên đơn vị	Kết quả thực hiện nhiệm vụ các đơn vị
		Tổng số nhiệm vụ	Nhiệm vụ đã hoàn thành		Nhiệm vụ đang thực hiện
		Tổng số nhiệm vụ	Số nhiệm vụ	Tỷ lệ %	Nhiệm vụ trong hạn	Tỷ lệ %	Nhiệm vụ quá hạn	Tỷ lệ%
1	Công ty A
2	Công ty B