Quy định Quản lý và sử dụng con dấu trong Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia năm 2021

^{________________}
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
TỔNG CÔNG TY TRUYỀN TẢI ĐIỆN QUỐC GIA

Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia (EVNNPT) ban hành kèm theo Quyết định số 284/QĐ-EVN ngày 18/10/2018 của Hội đồng thành viên Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN);

Căn cứ Quyết định số 238/QĐ-EVN ngày 28/8/2018 của Hội đồng thành viên EVN về việc ban hành Quy chế Quản trị trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 09/3/2020 của EVN quy định về công tác Văn phòng trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;

Căn cứ Quyết định số 125/QĐ-HĐTV ngày 27/4/2021 của Hội đồng thành viên EVNNPT về việc điều chỉnh Kế hoạch làm việc năm 2021 của Hội đồng thành viên EVNNPT;

Căn cứ Tờ trình số 2437/TTr-EVNNPT ngày 30/6/2021 của Tổng Giám đốc EVNNPT về việc ban hành Quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong EVNNPT;

Căn cứ kết quả biểu quyết bằng văn bản của Thành viên Hội đồng thành viên.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định quản lý và sử dụng con dấu trong Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia.

Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ban hành và thay thế Quyết định số 2538/QĐ-EVNNPT ngày 02/12/2016 của Hội đồng thành viên EVNNPT.

Điều 3.
Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc các đơn vị trực thuộc, Chánh Văn phòng và Trưởng các ban của EVNNPT căn cứ chức năng, nhiệm vụ thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Các TV HĐTV; - Lưu: VT, TH, VP.

TM. HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CHỦ TỊCH Nguyễn Tuấn Tùng

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ

- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/6/2020;

- Nghị định số 47/2021/NĐ-CP ngày 01/4/2021 của Chính phủ về việc quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp;

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Quyết định số 284/QĐ-EVN ngày 18/10/2018 của Hội đồng thành viên Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) về việc ban hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia (EVNNPT);

- Quyết định số 238/QĐ-EVN ngày 28/8/2018 của Hội đồng thành viên EVN về việc ban hành Quy chế Quản trị trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;

- Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 09/3/2020 của EVN quy định về công tác Văn phòng trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;

- Quyết định số 125/QĐ-HĐTV ngày 27/4/2021 của Hội đồng thành viên EVNNPT về việc điều chỉnh Kế hoạch làm việc năm 2021 của Hội đồng thành viên EVNNPT.

II. MỤC ĐÍCH

Đáp ứng yêu cầu công tác hàng ngày của EVNNPT, đồng thời đảm bảo việc sử dụng con dấu đúng nguyên tắc, đúng pháp luật, tránh những trường hợp lạm dụng hoặc sử dụng con dấu không đúng mục đích có thể gây ra những hậu quả không tốt cho EVNNPT.

III. NỘI DUNG

1. Phạm vi điều chỉnh:
- Quy định này thống nhất về mẫu mã, nội dung con dấu, quản lý, sử dụng con dấu trong Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia.
- Con dấu của tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên; dấu tiêu đề, ngày tháng, tiếp nhận công văn, chữ ký không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này.

2. Đối tượng áp dụng:
- Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia.
- Các đơn vị trực thuộc EVNNPT (đơn vị cấp III).
- Các đơn vị trực thuộc đơn vị cấp III.

1. Trong Quy định này, các chữ viết tắt được hiểu như sau:
- EVN: Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
- EVNNPT: Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia (đơn vị cấp II).
- HĐTV: Hội đồng thành viên EVNNPT.
- TGĐ: Tổng Giám đốc EVNNPT.
- PTGĐ: Phó Tổng Giám đốc EVNNPT.
- GĐ: Giám đốc.
- PGĐ: Phó Giám đốc.
- Ban KTGS: Ban Kiểm toán nội bộ và Giám sát tài chính (trực thuộc HĐTV).
- Ban TCNS: Ban Tổ chức và Nhân sự
- Ban TH: Ban Tổng hợp (trực thuộc HĐTV).
- Ban KTTT: Ban Kiểm tra thanh tra.
- CBCNV: Cán bộ công nhân viên.

2. Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
- Điều lệ EVNNPT: Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia.
- Cơ quan EVNNPT: Là bộ máy quản lý điều hành và giúp việc tại trụ sở của EVNNPT.
- Ban, Văn phòng: Được hiểu là Ban Tổng hợp, Ban KTGS, Văn phòng và các ban chuyên môn, nghiệp vụ của EVNNPT.
- Ban Tổng Giám đốc: Gồm Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc.
- Kiểm soát viên: Là Kiểm soát viên của EVN tại EVNNPT.
- Lãnh đạo Ban/Văn phòng: Trưởng ban, Phó Trưởng ban, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng.
- Đơn vị cấp III: Là các đơn vị trực thuộc EVNNPT, bao gồm: các chi nhánh và các đơn vị hạch toán phụ thuộc khác được EVNNPT thành lập theo sự chấp thuận của EVN.
- Giám đốc: Là thủ trưởng các đơn vị trực thuộc EVNNPT, các đơn vị trực thuộc đơn vị cấp III.
- Người trực tiếp quản lý, sử dụng con dấu của EVNNPT/đơn vị: Là nhân viên văn thư phụ trách ban hành các văn bản của EVNNPT/đơn vị.

1. Con dấu của EVNNPT, các đơn vị trực thuộc EVNNPT: có đường kính 36 mm; có hai đường chỉ, đường chỉ ngoài là 2 đường tròn sát nhau, đường tròn phía ngoài nét đậm, đường tròn phía trong nét nhỏ; đường chỉ trong là 1 đường tròn nét nhỏ. Khoảng cách giữa 2 đường chỉ là 5 mm.

2. Con dấu của các đơn vị trực thuộc đơn vị cấp III: có đường kính 34 mm; có hai đường chỉ, đường chỉ ngoài là 2 đường tròn sát nhau, đường tròn phía ngoài nét đậm, đường tròn phía trong nét nhỏ; đường chỉ trong là 1 đường tròn nét nhỏ. Khoảng cách giữa 2 đường chỉ là 4 mm.

1. Thông tin về tên doanh nghiệp được viết bằng chữ in hoa (có đầy đủ dấu) các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu trên bề mặt vòng tròn trung tâm của con dấu. Tên trên bề mặt vòng tròn trung tâm của con dấu phải đúng tên đã được ghi trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép thành lập và hoạt động, quyết định thành lập hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.

2. Thông tin về mã số, loại hình và địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp được được viết bằng chữ in hoa (có đầy đủ dấu) các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu trên vành ngoài con dấu, trong đó:
- Vành ngoài phía trên con dấu: Ghi các nội dung mã số doanh nghiệp, mã số chi nhánh hoặc số giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, loại hình doanh nghiệp.
- Vành ngoài phía dưới con dấu: Ghi địa danh cấp quận (huyện) và tỉnh (thành phố) nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp.

3. Chữ viết tắt trên bề mặt con dấu:
Nội dung trên bề mặt con dấu có nhiều chữ thì được viết tắt, cụ thể:
- M.S.D.N: Mã số doanh nghiệp.
- C.T.T.N.H.H: Công ty trách nhiệm hữu hạn.
- Q: Quận.
- H: Huyện.
- T.X: Thị xã.
- T: Tỉnh.
- T.P: Thành phố.
- TTĐ: Truyền tải điện.
- DVKT: Dịch vụ kỹ thuật.

1. EVNNPT, các đơn vị trực thuộc EVNNPT, các đơn vị trực thuộc đơn vị cấp III chỉ được sử dụng duy nhất 01 con dấu của đơn vị.

2. Trường hợp đặc biệt, khi các đơn vị trực thuộc EVNNPT cần hơn một con dấu thì trình EVNNPT xem xét, quyết định.

3. Màu mực của con dấu là màu đỏ.

1.1. Hội đồng thành viên quyết định nội dung, hình thức, số lượng con dấu chính thức của EVNNPT, con dấu chính thức của các đơn vị trong EVNNPT theo quy định của pháp luật Nhà nước và Điều lệ EVNNPT.

1.2. Ban hành Quy định Quản lý và sử dụng con dấu trong EVNNPT.

1.3. Kiểm tra, giám sát Tổng Giám đốc, lãnh đạo các đơn vị quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định của pháp luật Nhà nước, Điều lệ EVNNPT và Quy định này.

1.4. Hội đồng thành viên, Chủ tịch HĐTV, Thành viên HĐTV được sử dụng con dấu của EVNNPT để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật, Điều lệ EVNNPT và Quy định này. Thành viên HĐTV được sử dụng con dấu của EVNNPT để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch HĐTV khi được Chủ tịch HĐTV ủy quyền bằng văn bản theo quy định của pháp luật, Điều lệ EVNNPT và Quy định này.

1.5. Hội đồng thành viên quyết định các chức danh sử dụng con dấu của đơn vị theo Quy định này.

2.1. Quản lý và sử dụng con dấu của EVNNPT theo quy định của pháp luật, Điều lệ EVNNPT và Quy định này.

2.2. Kiểm tra, giám sát các đơn vị quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định của pháp luật Nhà nước, Điều lệ EVNNPT và Quy định này.

2.3. Tổng Giám đốc được sử dụng con dấu của EVNNPT để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật, Điều lệ EVNNPT và Quy định này.

3. Phó Tổng Giám đốc
Phó Tổng Giám đốc EVNNPT được sử dụng con dấu của EVNNPT để thực hiện chức trách, nhiệm vụ của mình theo sự phân công, ủy quyền của Tổng Giám đốc EVNNPT.

4. Kiểm soát viên
Kiểm soát viên của EVN tại EVNNPT được sử dụng con dấu của EVNNPT để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật và Quy định này. Kiểm soát viên phụ trách chung thay mặt Kiểm soát viên ký các văn bản, báo cáo, hồ sơ liên quan đến nhiệm vụ của Kiểm soát viên trên cơ sở thống nhất ý kiến bằng văn bản của các Kiểm soát viên. 

5.1. Con dấu của EVNNPT được Lãnh đạo EVNNPT giao Văn phòng mà trực tiếp là nhân viên văn thư phụ trách ban hành các văn bản của EVNNPT trực tiếp quản lý, sử dụng, giữ và đóng dấu. Chánh Văn phòng, Người trực tiếp quản lý, sử dụng con dấu của EVNNPT chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước và Lãnh đạo EVNNPT về việc quản lý và sử dụng đúng quy định con dấu của EVNNPT.

5.2. Văn phòng EVNNPT có trách nhiệm:
- Quản lý và sử dụng con dấu của EVNNPT đúng theo quy định của pháp luật Nhà nước, Điều lệ EVNNPT và Quy định này.
- Tham mưu cho Lãnh đạo EVNNPT tổ chức kiểm tra, giám sát các đơn vị trực thuộc quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định của pháp luật Nhà nước, Điều lệ EVNNPT và Quy định này.

5.3. Chánh Văn phòng EVNNPT được sử dụng con dấu của EVNNPT cho các văn bản ký thừa lệnh Tổng Giám đốc phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của TGĐ, PTGĐ; các văn bản thông báo, truyền đạt ý kiến chỉ đạo của TGĐ, PTGĐ; các văn bản hướng dẫn về công tác hành chính, văn phòng... và các văn bản do TGĐ, PTGĐ ủy quyền trực tiếp.
Phó Chánh Văn phòng ký thay Chánh Văn phòng một số văn bản khi được Chánh Văn phòng ủy quyền.

5.4. Người trực tiếp quản lý, sử dụng con dấu của EVNNPT:

a. Người trực tiếp quản lý, sử dụng con dấu của EVNNPT phải:
- Có quyết định giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu của người có thẩm quyền.
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của EVNNPT theo quy định hiện hành.
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định.
- Có tính trung thực, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm cao.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Lãnh đạo Tổng công ty và lãnh đạo đơn vị về việc quản lý và sử dụng con dấu đã được giao đúng quy định.
- Được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn.

b. Con dấu của EVNNPT phải được giữ gìn cẩn thận tại trụ sở của EVNNPT.

c. Trong giờ làm việc, Người trực tiếp quản lý, sử dụng con dấu của EVNNPT phải giữ gìn con dấu một cách cẩn trọng, kiểm tra tính đúng đắn về thể thức, chữ ký của người có thẩm quyền trên các văn bản chuẩn bị ban hành và trực tiếp đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ đúng quy định.

d. Hết giờ làm việc, Người trực tiếp quản lý, sử dụng con dấu của EVNNPT phải cất con dấu vào trong két sắt để tại phòng làm việc và phải khóa chắc chắn.

đ. Nghiêm cấm:
- Mang con dấu ra khỏi phòng làm việc của văn thư EVNNPT.
- Giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Nhờ người khác đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Đóng dấu khống chỉ vào giấy trắng.
- Đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ không đúng thể thức hoặc văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của người có thẩm quyền.

e. Trường hợp Người trực tiếp quản lý, sử dụng con dấu của EVNNPT vắng mặt tại Cơ quan Tổng công ty thì phải báo cáo và được sự đồng ý bằng văn bản của Chánh Văn phòng để làm thủ tục ủy quyền bằng văn bản cho 01 nhân viên khác của Văn phòng EVNNPT thay mình trực tiếp quản lý, sử dụng con dấu của EVNNPT đúng quy định. Người được ủy quyền trực tiếp quản lý, sử dụng con dấu của EVNNPT có trách nhiệm thực hiện việc được ủy quyền theo đúng quy định hiện hành.

6.1. Trưởng Ban Tổng hợp được sử dụng con dấu của EVNNPT cho một số văn bản ký thừa lệnh Chủ tịch HĐTV như sau: Thông báo kết luận cuộc họp, thông báo chương trình công tác, giấy mời, thông báo và chương trình họp.
Phó Trưởng Ban Tổng hợp ký thay Trưởng Ban Tổng hợp một số văn bản khi được Trưởng ban ủy quyền.

6.2. Trưởng Ban Tổ chức và Nhân sự được sử dụng con dấu của EVNNPT cho một số văn bản ký thừa lệnh Chủ tịch HĐTV, Tổng Giám đốc như sau: xác nhận lý lịch, đăng ký kết hôn,... của CBCNV Cơ quan EVNNPT; giấy tiếp nhận cán bộ sau khi TGĐ phê duyệt chủ trương và các văn bản khác sau khi được HĐTV, TGĐ, PTGĐ ủy quyền trực tiếp.
Phó Trưởng Ban Tổ chức và Nhân sự ký thay Trưởng Ban Tổ chức và Nhân sự một số văn bản khi được Trưởng ban ủy quyền.

6.3. Trưởng Ban Kiểm tra và Thanh tra được sử dụng con dấu của EVNNPT cho các văn bản ký thừa lệnh Tổng Giám đốc như sau: Giấy báo tin, Phiếu chuyển đơn không yêu cầu hồi báo, Phiếu chuyển đơn có yêu cầu hồi báo, Phiếu hướng dẫn và một số văn bản mang tính chất nghiệp vụ thuộc lĩnh vực công tác thanh tra, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo.
Phó Trưởng Ban Kiểm tra và Thanh tra ký thay Trưởng Ban Kiểm tra và Thanh tra một số văn bản khi được Trưởng ban ủy quyền.

6.4. Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ và Giám sát tài chính được sử dụng con dấu của EVNNPT cho một số văn bản ký thừa lệnh Chủ tịch HĐTV để thực hiện các nhiệm vụ sau:

a. Quyết định thành lập đoàn kiểm toán, ban hành đề cương kiểm toán trên cơ sở chương trình, nhiệm vụ kiểm toán hàng năm đã được HĐTV phê duyệt.

b. Phát hành báo cáo kiểm toán nội bộ tại các đơn vị.

c. Thông báo kết luận của HĐTV về kết quả kiểm toán; tình hình công tác quản lý, điều hành hoạt động SXKD và ĐTXD của đơn vị được kiểm toán.
Phó Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ và Giám sát tài chính ký thay Trưởng Ban Kiểm toán nội bộ và Giám sát tài chính một số văn bản khi được Trưởng ban ủy quyền.

7. Ký thừa ủy quyền
Trong trường hợp đặc biệt, người có thẩm quyền EVNNPT có thể ủy quyền cho người đứng đầu các đơn vị trực thuộc EVNNPT ký thừa ủy quyền một số văn bản mà EVNNPT phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản ủy quyền có giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số theo quy định của EVNNPT.

8.1. Các Ban Chỉ đạo/Tổ công tác do EVNNPT thành lập được sử dụng con dấu của EVNNPT để thực hiện nhiệm vụ của Ban Chỉ đạo/Tổ công tác.

8.2. Trưởng Ban Chỉ đạo/Tổ trưởng Tổ công tác được sử dụng con dấu của EVNNPT để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật, Điều lệ EVNNPT, Quy định này và Quy chế làm việc của Ban Chỉ đạo/Tổ công tác.

1.1. Quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị theo quy định của pháp luật, Điều lệ EVNNPT và Quy định này.

1.2. Kiểm tra, giám sát các đơn vị trực thuộc (nếu có) quản lý, sử dụng con dấu đúng quy định của pháp luật Nhà nước, Điều lệ EVNNPT và Quy định này.

1.3. Được sử dụng con dấu của đơn vị để thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật Nhà nước; phân cấp, ủy quyền của EVNNPT/đơn vị chủ quản và Quy định này.

2. Phó Giám đốc
Phó Giám đốc được sử dụng con dấu của đơn vị để thực hiện chức trách, nhiệm vụ của mình theo sự phân công, ủy quyền của Giám đốc.

3.1. Con dấu của đơn vị được Giám đốc đơn vị giao Văn phòng/Phòng Tổng hợp đơn vị mà trực tiếp là nhân viên văn thư phụ trách ban hành các văn bản của đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng, giữ và đóng dấu. Chánh Văn phòng/Trưởng Phòng Tổng hợp; Người trực tiếp quản lý, sử dụng con dấu của đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước, Giám đốc đơn vị và Lãnh đạo Tổng công ty về việc quản lý và sử dụng đúng quy định con dấu của đơn vị.

3.2. Văn phòng/Phòng Tổng hợp có trách nhiệm:
- Quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị đúng theo quy định của pháp luật Nhà nước, Điều lệ EVNNPT và Quy định này.
- Tham mưu cho Giám đốc tổ chức kiểm tra, giám sát các đơn vị trực thuộc (nếu có) quản lý, sử dụng con dấu đúng quy định hiện hành.

3.3. Chánh Văn phòng/Trưởng Phòng Tổng hợp được sử dụng con dấu của đơn vị cho các văn bản ký thừa lệnh Giám đốc phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Ban Giám đốc; các văn bản thông báo, truyền đạt ý kiến chỉ đạo của GĐ, PGĐ; các văn bản hướng dẫn về công tác hành chính, văn phòng... và các văn bản do GĐ, PGĐ ủy quyền trực tiếp.
Phó Chánh Văn phòng/Phó Phòng Tổng hợp ký thay Chánh Văn phòng/Trưởng Phòng Tổng hợp một số văn bản khi được Chánh Văn phòng/Trưởng Phòng Tổng hợp ủy quyền.

3.4. Người trực tiếp quản lý, sử dụng con dấu của đơn vị:

a. Người trực tiếp quản lý, sử dụng con dấu của đơn vị phải:
- Có quyết định giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu của người có thẩm quyền.
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của đơn vị theo quy định hiện hành.
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định.
- Có tính trung thực, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm cao.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước, Tổng công ty và lãnh đạo đơn vị về việc quản lý và sử dụng con dấu đã được giao đúng quy định.
- Được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn.

b. Con dấu của đơn vị phải được giữ gìn cẩn thận tại trụ sở chính đơn vị.

c. Trong giờ làm việc, Người trực tiếp quản lý, sử dụng con dấu của đơn vị phải giữ gìn con dấu một cách cẩn trọng; kiểm tra tính đúng đắn về thể thức, chữ ký của người có thẩm quyền trên các văn bản chuẩn bị ban hành và trực tiếp đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ đúng quy định.

d. Hết giờ làm việc, Người trực tiếp quản lý, sử dụng con dấu của đơn vị phải cất con dấu vào trong két sắt để tại phòng làm việc và phải khóa chắc chắn.

đ. Nghiêm cấm:
- Mang con dấu ra khỏi phòng làm việc của văn thư đơn vị.
- Giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Nhờ người khác đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Đóng dấu khống chỉ vào giấy trắng.
- Đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ không đúng thể thức hoặc văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của người có thẩm quyền.

e. Trường hợp Người trực tiếp quản lý, sử dụng con dấu của đơn vị vắng mặt tại trụ sở đơn vị thì phải báo cáo và được sự đồng ý bằng văn bản của Chánh Văn phòng/Trưởng Phòng Tổng hợp để làm thủ tục ủy quyền bằng văn bản cho 01 nhân viên khác của Văn phòng/Phòng Tổng hợp thay mình trực tiếp quản lý, sử dụng con dấu của đơn vị đúng quy định. Người được ủy quyền trực tiếp quản lý, sử dụng con dấu của đơn vị có trách nhiệm thực hiện việc được ủy quyền theo đúng quy định hiện hành.

4.1. Trưởng phòng phụ trách về tổ chức và nhân sự được sử dụng con dấu của đơn vị cho một số văn bản ký thừa lệnh Giám đốc sau: xác nhận lý lịch, đăng ký kết hôn,... của CBCNV đơn vị; giấy tiếp nhận cán bộ sau khi Giám đốc phê duyệt chủ trương và các văn bản khác sau khi được GĐ, PGĐ ủy quyền trực tiếp.
Phó Trưởng phòng phụ trách về tổ chức và nhân sự ký thay Trưởng phòng phụ trách về tổ chức và nhân sự một số văn bản khi được Trưởng phòng ủy quyền.

4.2. Trưởng phòng phụ trách về công tác thanh tra bảo vệ được sử dụng con dấu của đơn vị cho các văn bản ký thừa lệnh Giám đốc sau: Giấy báo tin, Phiếu chuyển đơn không yêu cầu hồi báo, Phiếu chuyển đơn có yêu cầu hồi báo, Phiếu hướng dẫn và một số văn bản mang tính chất nghiệp vụ thuộc lĩnh vực công tác thanh tra, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo.
Phó Trưởng phòng phụ trách về thanh tra bảo vệ ký thay Trưởng phòng phụ trách về thanh tra bảo vệ một số văn bản khi được Trưởng phòng ủy quyền.

1. Giao Văn phòng EVNNPT có trách nhiệm chủ trì, phổ biến, hướng dẫn việc thực hiện Quy định này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc phát sinh, các Ban, các đơn vị trực thuộc, các tập thể và cá nhân có liên quan kịp thời phản ánh bằng văn bản về EVNNPT (thông qua Văn phòng) để tổng hợp, báo cáo Hội đồng thành viên xem xét, hiệu chỉnh, bổ sung cho phù hợp.

Điều 9. Hiệu lực thi hành
- Quy định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ban hành.
- Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc các đơn vị trực thuộc, Chánh Văn phòng và Trưởng các Ban của EVNNPT căn cứ chức năng, nhiệm vụ thi hành Quy định này./.